Créer des instructions pour l’utilisation du site

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En utilisant les étapes suivantes comme modèle, créez vos propres conseils personnalisés pour les propriétaires de sites SharePoint sur la façon dont les sites sont configurés et gérés dans votre organization. Chaque section fournit des conseils sur les éléments à inclure, des exemples de texte pour vous aider à démarrer et des liens vers des ressources pour en savoir plus sur chaque domaine.

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Introduction - Mapper Introduction

Orientation:

  • Fournissez une brève introduction à l’encadrement de vos recommandations. Si vous avez une stratégie commerciale ou d’utilisation des ressources numériques plus large, créez un lien vers celle-ci si elle s’applique également aux sites SharePoint.

Exemple de texte :
Un site SharePoint est conçu pour être un outil puissant pour la collaboration et la communication en équipe. [Entrez votre organisation de service informatique/productivité] administre le service Microsoft 365 sur lequel votre site est basé. L’objectif est de faciliter la réalisation de vos objectifs métier.

Instructions Instructions générales

Orientation:

  • Fournissez des instructions de stratégie générales que vous souhaitez que vos utilisateurs suivent. Il peut s’agir d’utilisations professionnelles clés que vous avez définies pour les sites, de stratégies de communication internes ou de règles de sécurité et de confidentialité.

Ressources:

Exemple de texte :
Voici quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous travaillez avec vos sites SharePoint. Reportez-vous à la stratégie d’utilisation des ressources métier [insérer le nom de votre organization]. Ces stratégies s’appliquent à toute utilisation du site SharePoint.

Instructions de création de sous-site Instructions pour la création de votre site

Orientation:

  • Fournissez des conseils de procédure de base. Comment une personne obtient-elle un site SharePoint ? Il peut s’agir du lien « Créer un site » sur la page de démarrage de SharePoint ou d’un processus d’approvisionnement unique pour votre organization.
  • Si vous avez des modèles de site spécifiques que vous souhaitez que vos propriétaires de site sélectionnent lorsqu’ils créent leurs propres sites, incluez ces informations dans cette section.
  • Incluez des informations sur les solutions d’approvisionnement personnalisées.
  • Existe-t-il des exigences de propriété ou de classification de site que votre organization implémente ?
  • Lorsque vous configurez votre site, il est important de sélectionner le niveau de classification de site approprié. Incluez des références ou des liens vers les instructions de classification des données de votre organization.

Ressources:

Exemple de texte :
Les sites peuvent être créés via le lien « Créer un site » à l’adresse [insérer votre lien SharePoint].

Vous devez avoir deux propriétaires de site qui sont tous deux des employés à temps plein au sein de votre organisation.

Lorsque vous configurez votre site, il est important de sélectionner le niveau de classification de site approprié. [Insérer un lien vers les instructions de classification des données de votre organization].

Navigation via les conceptions et les personnalisations Conceptions et personnalisations de votre site

Orientation:

  • Fournissez des informations sur les instructions de conception. Votre organization a-t-il ou autorise-t-il des thèmes personnalisés ? Ou restez-vous avec des options prêtes à l’emploi ?
  • Avez-vous des modèles ou des composants WebPart spécifiques que vous souhaitez que les propriétaires de site utilisent ? Expliquez-les afin qu’ils comprennent pourquoi et comment.
  • Votre organization autorise-t-il des scripts et des compléments personnalisés ?
  • Nous vous recommandons de créer un moyen pour les propriétaires de site de s’engager avec votre équipe lorsqu’ils souhaitent personnaliser un site. Configurez une catégorie ou un formulaire de ticket de service pour faciliter votre contact.

Ressources:

Exemple de texte :
Il est important que votre site réponde aux besoins de votre entreprise. Si vous devez créer un complément personnalisé ou déployer une application gourmande en ressources, collaborez avec notre équipe interne. Pour plus d’informations, contactez [insérer des informations sur la façon de contacter votre équipe informatique].

Partage des instructions Instructions de partage

Orientation:

  • Fournissez des informations sur la façon dont votre organization a configuré le partage. Si vous avez modifié les paramètres par défaut, vous pouvez indiquer aux propriétaires de votre site quels sont les paramètres de partage pour votre organization, y compris pour le partage externe.

Ressources:

Exemple de texte :
Votre site et son contenu peuvent être partagés en interne au sein de notre organization ou en externe avec vos clients ou partenaires.

En tant que propriétaire du site, vous recevez des demandes d’accès quand quelqu’un partage votre site. Vous pouvez approuver ou refuser toutes les demandes qui vous sont envoyées.

Recommandations relatives à la capacité de stockage Instructions relatives à la capacité

Orientation:

  • Fournissez des informations sur les recommandations ou limites de stockage du site (si vous les gérez manuellement). Indiquez aux propriétaires de site si vous disposez d’un processus et d’une stratégie pour en demander davantage.

Ressources:

Exemple de texte :
Votre site autorise _____ Mo/Go de stockage. Nous vous encourageons à supprimer les fichiers et le contenu dont vous n’avez plus besoin.

Sécurisation de l’accès Gestion de l’accès

Orientation:

  • Fournissez des informations détaillées sur l’accès au site. Quels sont vos processus et stratégies pour la gestion de l’accès au site ? Quel est le niveau de contrôle des propriétaires de votre site ? Si vous gérez l’accès au nom des propriétaires de votre site, faites-leur savoir que vous examinez régulièrement les autorisations de site pour les maintenir en conformité avec les stratégies de votre organization. Expliquez comment vous leur communiquez les modifications apportées aux autorisations.

Ressources:

Exemple de texte :
Prévoyez de passer régulièrement en revue les autorisations de votre site et de définir le niveau d’accès de manière appropriée.

Politique de cycle de vie du site Politique de cycle de vie du site

Orientation:

  • Fournissez la politique de cycle de vie de votre organization pour les sites. Votre organization définit-il les expirations de site automatiquement ou avec un processus managé ? Définissez-vous des stratégies d’expiration de groupe Microsoft 365 qui affectent les sites d’équipe SharePoint ? Informez les propriétaires de votre site de la date d’expiration de leur site, de la façon dont ils sont avertis, de ce qui se passe et de ce qu’ils doivent faire pour étendre leur site.
  • La définition de cette stratégie nécessite des autorisations d’administrateur général Microsoft 365.
  • Votre organization prend-il des mesures supplémentaires liées à la sauvegarde et à la restauration de site ? Indiquez aux propriétaires de votre site combien de temps la sauvegarde est disponible et, si nécessaire, comment obtenir la restauration d’un site.

Ressources: