Découper les versions existantes

Découvrez comment réduire la consommation de stockage de version en analysant, en gérant et en découpant les versions de fichier au niveau de la bibliothèque, du site ou du locataire.

Attention

Les versions supprimées à l’aide des tâches de découpage sont définitivement supprimées. Ce workflow de suppression contourne la rétention normale de la corbeille et les versions supprimées ne peuvent pas être récupérées, sauf si les données ont été préalablement sauvegardées à l’aide de la Sauvegarde Microsoft 365 ou d’une solution de sauvegarde similaire. Pour éviter toute perte de données indésirable, nous vous recommandons vivement d’effectuer une analyse What-If avant de découper l’activité.

En tant qu’administrateur général ou administrateur SharePoint dans Microsoft 365, vous pouvez mettre en file d’attente un travail pour supprimer les versions existantes afin de réduire l’encombrement du stockage de version au sein de votre organisation. Le découpage peut être appliqué à différentes étendues :

  • Site, bibliothèque ou niveau OneDrive : ciblez des sites, des bibliothèques de documents ou des comptes d’utilisateur OneDrive spécifiques.
  • Niveau locataire : appliquez votre stratégie de version au niveau client sur tous les sites en une seule opération.

La disponibilité de version est essentielle pour les scénarios de récupération tels que l’annulation de modifications indésirables. Avant de réduire à n’importe quelle portée, évaluez soigneusement vos objectifs de rétablissement et examinez l’impact prévu.

Découper des versions existantes à partir d’un site, d’une bibliothèque ou de OneDrive

Vous pouvez mettre en file d’attente un travail pour découper les versions existantes sur un site, une bibliothèque ou un compte d’utilisateur OneDrive afin de réduire l’empreinte du stockage de version de votre site. Vous pouvez également aligner le stockage des versions existantes sur les limites d’historique des versions mises à jour en planifiant un travail de découpage des versions existantes.

Étape Actions recommandées
Préparation Évaluez vos objectifs de récupération et la version cible de l’utilisation du stockage : Déterminez le mode de découpage et l’étendue de découpage appropriés dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs de récupération de votre organisation. Impact de l’examen : Avant de vous engager à supprimer les versions existantes, vous avez la possibilité d’examiner l’impact de l’action de purge en exécutant une opération d’analyse de simulation du mode de découpage sélectionné sur l’étendue spécifiée.
Travail en file d’attente Une fois que vous êtes prêt à valider un travail de découpage, vous pouvez mettre en file d’attente un travail de découpage de version pour supprimer de manière asynchrone les versions correspondant aux critères spécifiés dans le mode de découpage dans un site, une bibliothèque ou un compte d’utilisateur OneDrive.
Suivre les progrès Vous pouvez suivre la progression de tous les travaux en file d’attente pour examiner la progression effectuée lors de la découpe des versions.

Remarque

Les tâches de découpage sont des tâches d’arrière-plan influencées par des facteurs tels que le volume de versions de fichiers à évaluer, l’intégrité du service et d’autres tâches en cours de traitement dans la batterie de serveurs. Ils sont également soumis à une logique de traitement en heures creuses. La progression d’un travail de découpage peut toujours être suivie.

Examiner l’impact en exécutant une analyse de scénarios

Avant de vous engager à supprimer les versions existantes, vous pouvez examiner l’impact de l’action de purge en exécutant une opération d’analyse de scénario. L’exécution d’une opération « What If » suit les étapes suivantes :

  • Générer un rapport d’utilisation du stockage de version pour un site ou une bibliothèque : ce rapport prend en charge plusieurs utilisations, notamment l’analyse du stockage de version et l’obtention d’informations clés sur l’impact de l’application de différents paramètres de découpage.
  • Exécutez une analyse de simulation en définissant différents modes de découpage pour prévisualiser les modifications et analyser l’impact sur les économies de stockage de l’application de l’un des modes de découpage au fichier CSV du rapport de stockage de version.

Importante

Selon la taille du site ou de la bibliothèque, l’exécution du travail peut prendre quelques jours. Vérifiez la progression du travail jusqu’à ce que le status revienne comme « terminé ».

Modes de découpage de la version

Les flux de travail de découpage de version vous permettent de sélectionner et d’appliquer l’un des modes de découpage pour mettre en file d’attente un travail de découpage sur un site, une bibliothèque de documents ou un compte OneDrive.

Le mode de découpage automatique applique l’algorithme automatique pour supprimer les versions existantes. En fonction de l’ancienneté de la version, le travail supprimera définitivement les versions ou fixera un délai d’expiration selon l’algorithme de stockage automatique des versions.

Pour en savoir plus sur le mode de découpage automatique, consultez Comprendre le stockage de version sous Limites automatiques.

Mode de découpage d’expiration manuelle

Le mode de découpage d’expiration manuel évalue l’âge des versions et supprime les versions correspondant aux critères d’expiration.

Exemple : Dans l’exemple suivant, un travail de découpage est mis en file d’attente pour supprimer les versions de plus de 60 jours. Le 31 août, le travail est repris et il commence à supprimer définitivement les versions datant de plus de 60 jours à compter du 31 août.

Importante

Limitations connues du mode de découpage d’expiration manuelle :

  1. Le mode de découpage d’expiration manuel ne supprime pas les versions créées au cours des 30 derniers jours. Cela signifie que votre entrée ne peut pas être inférieure à 30 jours.
  2. Le mode de découpage d’expiration manuel supprime toujours toutes les versions créées avant le 1er janvier 2023. Si vous souhaitez découper des versions, vous ne pouvez pas conserver les anciennes versions créées avant le 1er janvier 2023. Cela signifie que la valeur que vous utilisez pour le paramètre doit entraîner une date postérieure au DeleteBeforeDays 1er janvier 2023.

Mode de découpage manuel de la limite de comptage

Le mode de découpage manuel supprime les versions les plus anciennes dépassant la limite de nombre spécifiée.

Exemple : Dans l’exemple suivant, un travail de découpage est mis en file d’attente pour supprimer les versions qui dépassent 50 versions principales. Le 31 août, le travail commence à supprimer définitivement les anciennes versions qui dépassent la limite de 50 versions principales au 31 août.

Conseil

Vous pouvez exécuter l’analyse d’impact de l’application du mode Comptage manuel, Expiration ou Découpage automatique pour comprendre l’impact de la suppression de version sous chaque mode.

File d’attente, découper le travail et suivre la progression

Le flux de travail de découpage de version utilise un travail pour supprimer de manière asynchrone les versions correspondant aux critères spécifiés dans le mode de découpage.

Pour mettre le travail de découpage en file d’attente, vous devez déterminer l’étendue de la suppression de version et le mode de découpage pour définir les critères de suppression de version existante. Vous pouvez supprimer les anciennes versions de fichiers en fonction de l’âge de la version, des limites de nombre ou de l’algorithme automatique pour toutes les bibliothèques de documents d’un site ou pour une bibliothèque de documents spécifique.

Une fois que vous êtes prêt à valider le découpage, vous pouvez mettre le travail en file d’attente pour supprimer de manière asynchrone les versions correspondant aux critères du mode de découpage. Vous serez en mesure de surveiller la progression des tâches de découpage validées pour suivre la progression de la suppression.

Remarque

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du découpage de version sur les versions soumises à une stratégie de rétention ou à une conservation eDiscovery, consultez FAQ.

Découper les versions existantes à l’aide de PowerShell

Procédez comme suit pour découper des versions existantes à l’aide de PowerShell.

  1. Téléchargez la dernière version de SharePoint Online Management Shell.

    Remarque

    Si vous avez installé une version antérieure de SharePoint Online Management Shell, accédez à Ajouter ou supprimer des programmes, puis désinstallez SharePoint Online Management Shell.

  2. Connectez-vous à SharePoint en tant qu’administrateur général ou administrateur SharePoint dans Microsoft 365. Pour savoir comment procéder, reportez-vous à l’article Prise en main de SharePoint Online Management Shell.

  3. Exécutez l’une des commandes suivantes pour découper les versions existantes :

    Action Commande PowerShell
    Mettre en file d’attente un travail de découpage pour faire expirer les versions Faire expirer les versions sur un site :New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>Faire expirer les versions d’une bibliothèque :New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
    Mettre en file d’attente une tâche de découpage pour supprimer les versions dépassant la limite de nombre spécifiée Supprimez d’un site les versions dépassant les limites de comptage :New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>Supprimez d’une bibliothèque les versions dépassant les limites de nombre :New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
    Travail de découpage de file d’attente pour supprimer les versions à l’aide de l’algorithme de découpage automatique estimé Appliquez une logique automatique pour découper les versions existantes d’un site :New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -AutomaticAppliquez une logique automatique pour découper des versions existantes à partir d’une bibliothèque :New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
    Travail de découpage au niveau du site de la file d’attente pour supprimer les versions à l’aide de la limite d’historique des versions des bibliothèques de documents individuelles Synchronisez l’historique des versions de toutes les bibliothèques de documents avec le même que le site et découpez les versions existantes du site :New-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrl -SyncListPolicy -TrimUseListPolicy
    Travail de découpage au niveau de la bibliothèque de file d’attente pour supprimer les versions à l’aide de ses limites d’historique des versions Découper les versions existantes de la bibliothèque à l’aide de ses limites d’historique des versions :New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -TrimUseListPolicy
    Arrêter le traitement ultérieur d’une tâche de découpage en cours Pour arrêter le traitement d’un travail de découpage au niveau du site en cours :Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl ou Remove-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrlPour arrêter le traitement d’un travail de découpage au niveau de la bibliothèque en cours :Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
    Obtenir le status d’une version de fichier d’une tâche de découpage Pour obtenir le status d’une tâche de découpage au niveau d’un site :Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl ou Get-SPOSiteManageVersionPolicyJobProgress -Identity $siteUrlPour obtenir le status d’une tâche de découpage au niveau de la bibliothèque :Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

Supprimer les versions existantes au niveau du locataire

Remarque

Le découpage de la version au niveau du client est actuellement en préversion privée. Cette fonctionnalité peut changer en fonction des commentaires, notamment l’ajout de limites sur le nombre de travaux que vous pouvez exécuter au cours d’une période spécifique.

Les administrateurs de client peuvent utiliser des opérations au niveau du client pour démarrer un travail de découpage de version de fichier sur tous les sites d’un client, mettre à jour les stratégies de version de la bibliothèque de documents pour qu’elles correspondent à la stratégie de locataire et estimer l’impact du découpage sur le stockage à l’aide d’une analyse d’évaluation de scénarios.

Les cmdlets de découpage de version de fichier au niveau du locataire vous permettent d’effectuer les opérations suivantes :

  • Mettez à jour toutes les stratégies de version de la bibliothèque de documents pour qu’elles correspondent à la stratégie client.
  • Découpez les versions existantes en fonction de cette stratégie.
  • Suivez la progression et supprimez le travail au niveau du locataire.

Pour vous aider à comprendre l’impact du découpage, des applets de commande supplémentaires vous permettent d’exécuter des requêtes d’analyse de scénarios synchrones rapides après une tâche initiale de collecte de données asynchrones.

Attention

Les versions supprimées à l’aide des tâches de découpage sont définitivement supprimées. Ce workflow de suppression contourne la rétention normale de la corbeille et les versions supprimées ne peuvent pas être récupérées, sauf si les données ont été préalablement sauvegardées à l’aide de la Sauvegarde Microsoft 365 ou d’une solution de sauvegarde similaire.

Conditions préalables et limitations

  • Nécessite une licence de gestion avancée SharePoint ou une licence Copilot.
  • Un seul travail est autorisé par client à la fois.
  • Les types de sites suivants sont exclus du traitement :
    • Sites en lecture seule
    • Sites verrouillés
    • Sites archivés
    • Sites avec héritage de stratégie de version rompu
  • Si la stratégie de version au niveau du locataire change pendant l’exécution de la tâche, la tâche applique la stratégie mise à jour aux sites non traités restants. Les sites déjà traités ne sont pas réévalués.
  • Le découpage au niveau du locataire utilise la stratégie de version configurée au niveau du locataire (Automatique, Expiration manuelle ou Limite manuelle du nombre). Pour comprendre ces modes de découpage, consultez Modes de découpage de version ci-dessus.
  • L’analyse d’évaluation de scénarios retourne des données d’impact pour les sites SharePoint et les comptes OneDrive.
  • Si votre client est multigéographique, l’analyse d’évaluation de scénarios et le découpage de version doivent être exécutés séparément pour chaque emplacement géographique.

1. Conditions préalables

  1. Téléchargez la dernière version de SharePoint Online Management Shell.

  2. Connectez-vous à SharePoint en tant qu’administrateur général ou administrateur SharePoint dans Microsoft 365. Pour savoir comment procéder, reportez-vous à l’article Prise en main de SharePoint Online Management Shell.

  3. Confirmez votre stratégie de version au niveau du locataire en exécutant :

    Get-SPOTenantVersionPolicy

    Vous pouvez également utiliser Get-SPOTenant et vérifier les EnableAutoExpirationVersionTrimpropriétés , MajorVersionLimit, ExpireVersionsAfterDays, et VersionPolicyFileTypeOverride de case activée.

Avant de valider un découpage, vous pouvez estimer l’impact de votre stratégie de version de locataire sans supprimer de versions :

  1. Exécutez une tâche de collecte de données pour collecter les données de version sur tous les sites :

    New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData

  2. Surveillez la tâche de collecte de données jusqu’à ce qu’elle se termine :

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress

  3. Exécutez des requêtes d’évaluation de scénarios pour estimer l’impact de l’application de votre stratégie :

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact

    Vous pouvez exécuter plusieurs requêtes d’évaluation de scénarios avec différentes options de stratégie afin Get-SPOVersionPolicyWithChanges de créer des objets de stratégie modifiés à des fins de comparaison.

  4. Passez en revue l’impact prévu et choisissez une stratégie de version souhaitée.

3. Découper les versions existantes et mettre à jour les stratégies de bibliothèque de documents

Une fois que vous avez confirmé votre stratégie de version de locataire et examiné l’impact prévu :

  1. Exécutez le travail de découpage avec les options souhaitées :

    # Trim existing versions AND set version policy on all libraries
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy

# Or trim only (without updating library policies)
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions

# Or set policy only (without trimming existing versions)
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy

# Or specify a custom version policy object
$policy = Get-SPOVersionPolicyWithChanges -VersionPolicy (Get-SPOTenantVersionPolicy) -EnableAutoExpirationVersionTrim $true
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions

  2. Surveillez et validez le travail de découpage :

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress

  3. Annuler une tâche en cours (si nécessaire) :

    Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob

    Remarque

    Une fois l’applet de commande exécutée avec succès, toute nouvelle suppression de version asynchrone est arrêtée. L’annulation d’une tâche de découpage n’a pas d’impact sur les versions qui ont été définitivement supprimées pendant la tâche.

Référence de l’applet de commande PowerShell au niveau du locataire

Action Applet de commande PowerShell Référence
Collecter les données de version (condition préalable pour les scénarios) New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Estimer l’impact (requête what-if) Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact
Supprimer les versions existantes à l’aide de la stratégie de locataire actuelle New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Définir la stratégie de version pour toutes les bibliothèques de documents New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Découper + définir la stratégie New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Rogner avec un objet de stratégie spécifique New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Suivre la progression du travail Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress
Annuler une tâche en cours Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Obtenir la stratégie de version actuelle du client Get-SPOTenantVersionPolicy Get-SPOTenantVersionPolicy
Créer un objet de stratégie modifié localement Get-SPOVersionPolicyWithChanges Get-SPOVersionPolicyWithChanges

En savoir plus

Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez consulter les ressources suivantes à l’case activée :

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