Utiliser des annonces dans Viva Connections

Les annonces vous permettent de créer et de partager des messages qui respectent le temps dans Viva Connections. Vous pouvez configurer, gérer et planifier des annonces à partir du site d’accueil SharePoint de votre organisation.

Remarque

• Les notifications d’annonces sont actuellement uniquement prises en charge sur les expériences mobiles. Une prochaine mise à jour est prévue pour prendre en charge les notifications d’annonces sur les expériences de bureau.
• Les utilisateurs devront disposer d’une suite Microsoft Viva ou d’une licence Viva Communications and Communities pour utiliser la fonctionnalité d’annonces. Pour plus d’informations, consultez Plans et tarifs Microsoft Viva .
• Vous devez disposer d’autorisations de modification ou supérieures au site d’accueil SharePoint de votre organisation ou à Viva Connections pour créer et gérer des annonces.
• Les annonces ne sont pas disponibles dans les environnements GCC, GCC High et DoD. Pour plus d’informations, consultez la liste de disponibilité du service.

Quand utiliser les annonces

Les annonces sont la meilleure façon de communiquer des informations ciblées et sensibles au temps dans l’application Viva Connections.

Exemples de scénarios :

• Rappeler aux utilisateurs d’un rôle spécifique une échéance à venir.
• Partagez des détails sur les avantages de l’inscription ouverte pour les employés à temps plein.
• Envoyer un appel à l’action spécifique pour les nouveaux employés.

Importante

Pour les urgences telles qu’un danger pour la sécurité, il est recommandé d’utiliser plusieurs modes de communication.

Bonnes pratiques pour l’utilisation et l’écriture d’annonces

• Utilisez les annonces avec parcimonie afin que les utilisateurs comprennent leur importance. Leur envoi trop fréquent peut amener les utilisateurs à ignorer les notifications.
• Le délai de livraison augmente avec la taille de l’audience ciblée. L’envoi d’une annonce à un groupe de 50 utilisateurs peut prendre quelques minutes, mais l’envoi d’un à 100 000 utilisateurs peut prendre plusieurs heures.
• Les annonces ne sont pas conçues pour les urgences potentiellement mortelles.
• Gardez les messages courts avec un appel à l’action clair. Prévoyez d’établir un lien vers des informations supplémentaires pour des rubriques complexes.
• Spécifiez les audiences qui doivent recevoir l’annonce pour garantir l’engagement le plus élevé possible.
• Autoriser les utilisateurs à ignorer les annonces pour des sujets moins urgents ou quand plusieurs annonces à fort impact sont actives en même temps.

Affichage des annonces dans Viva Connections

Les annonces sont visibles pour les utilisateurs à partir d’expériences mobiles via Viva Connections.

Remarque

Les notifications d’annonces sont actuellement uniquement prises en charge sur les expériences mobiles. Une prochaine mise à jour est prévue pour prendre en charge les notifications d’annonces sur les expériences de bureau.

• Dans Teams : les utilisateurs reçoivent une notification Teams affichée sur l’écran de verrouillage de leur appareil mobile les alertant d’une nouvelle annonce lorsque l’utilisateur l’a activée.

• Dans Viva Connections : Les annonces s’affichent en haut de l’expérience mobile Viva Connections.

Annonces de canal Teams affichées dans Viva Connections pour les employés de première ligne

Les annonces du canal Microsoft Teams s’affichent également dans la bannière d’annonces Viva Connections sur les expériences de bureau et mobiles pour les employés de première ligne uniquement. Les responsables de première ligne peuvent communiquer des mises à jour importantes à partir de leur canal Teams à l’aide d’un @mention. Les employés de première ligne peuvent ensuite sélectionner le lien dans l’annonce dans Connexions pour être redirigés vers le canal Teams où l’annonce a été faite.

Une annonce de canal Teams s’affiche dans l’expérience Viva Connections uniquement si :

• L’utilisateur s’est vu attribuer une licence Microsoft 365 F1 ou F3 ;
• Les mentions de canal sont activées sous les paramètres de notification du canal Teams ; Et
• L’annonce du canal Teams a été marquée avec un @mention et n’est pas lus.

Remarque

• Si vous rencontrez des problèmes d’authentification, désactivez le mode de verrouillage des autorisations utilisateur à accès limité sous fonctionnalités de collection de sites de votre site SharePoint. En savoir plus sur l’activation ou la désactivation des fonctionnalités de collection de sites.
• Les domaines de vanité ne sont pas pris en charge. Pour plus d’informations, contactez l’équipe de support technique de votre organisation.
• Les mises à jour supplémentaires d’une annonce de canal Teams existante ne seront pas affichées dans Viva Connections. Les utilisateurs devront suivre le lien de l’annonce d’origine dans Viva Connections pour afficher l’annonce du canal Teams.
• Les annonces de canal Teams supprimées puis annulées s’affichent comme non lues.

Pour plus d’informations, consultez Envoi d’une annonce à un canal dans Microsoft Teams.

Cibler les annonces pour les audiences de première ligne en fonction du service, de l’emplacement et du poste

Les gestionnaires peuvent désormais envoyer des annonces ciblées basées sur le service, l’emplacement et le poste d’un employé aux travailleurs de première ligne sur une base limitée dans le temps à l’aide du filtrage régional.

Avant que le filtrage régional puisse être activé, les équipes dynamiques à l’échelle (DTAS) et la hiérarchie de votre organisation doivent être configurées dans le centre d’administration Teams afin que les informations appropriées puissent être filtrées.

Remarque

• Il est recommandé de configurer DTAS et la configuration de votre hiérarchie avant d’utiliser cette fonctionnalité pour éviter que les utilisateurs ne reçoivent une erreur.
• Une fois que DTAS et votre hiérarchie ont été configurés, le filtrage régional doit être activé dans Connexions.

Mapper les attributs de première ligne dans le centre d’administration

Une configuration préliminaire est requise avant que le filtrage régional puisse être activé dans Connexions. Tout d’abord, votre organisation doit avoir configuré DTAS dans le centre d’administration Teams. Pour plus d’informations sur le déploiement d’équipes dynamiques de première ligne à grande échelle , consultez l’article lié.

Si DTAS a été configuré pour votre organisation, vous devez configurer votre hiérarchie opérationnelle de première ligne via un fichier CSV chargé dans le centre d’administration Teams . vous permettant de mapper la structure des équipes et des emplacements de première ligne de votre organisation à une hiérarchie. Une fois la hiérarchie en place, vous pouvez mapper vos attributs de première ligne aux attributs d’ID Microsoft Entra qui représentent les services et les postes de votre organisation. La dernière étape consiste à activer le filtrage régional dans Viva Connections.

Pour commencer à créer votre fichier de hiérarchie CSV

1. Dans le volet de navigation gauche du Centre d’administration Teams, choisissez Teams > Gérer les équipes de première ligne.

2. Accédez à l’onglet Hiérarchie opérationnelle.

3. Choisissez Prise en main. Le volet Hiérarchie opérationnelle s’ouvre et, à partir de là, vous pouvez charger votre fichier CSV de hiérarchie ou télécharger un modèle CSV pour en créer un.

4. Sélectionnez Télécharger le modèle CSV pour créer votre fichier.

5. Après avoir créé le fichier, revenez à l’onglet Hiérarchie opérationnelle.

6. Choisissez Prise en main et chargez votre fichier CSV.

Pour plus d’informations sur le déploiement de votre hiérarchie opérationnelle de première ligne , consultez l’article lié.

Pour mapper les attributs de première ligne

Mappez vos attributs dans la page Mapper les attributs de première ligne de l’expérience déployer des équipes dynamiques de première ligne . Sélectionnez l’attribut Microsoft Entra pour Department et Job title qui représente le mieux les départements et les postes de votre organisation. Vous pouvez mapper un ou les deux attributs. Pour plus d’informations sur la configuration des communications ciblées pour votre ligne de front, consultez l’article lié.

Activer le filtrage régional

Une fois que le service DTAS et Hierarchy a été configuré dans Microsoft Teams, activez le filtrage régional dans la page Annonces de Viva Connections (ou à partir de votre site d’accueil SharePoint).

Pour activer à partir de Viva Connections :

1. Après avoir accédé à la page des annonces, sélectionnez Paramètres dans le coin supérieur droit de la page.

2. Dans le volet Paramètres, sélectionnez le bouton bascule pour activer le filtrage régional.

   

3. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Pour activer à partir d’un site d’accueil SharePoint :

1. Après avoir accédé à la page des annonces, sélectionnez Paramètres dans le coin supérieur droit de la page.

2. Dans le volet Paramètres, sélectionnez le bouton bascule pour activer le filtrage régional.

3. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Filtrer l’annonce par propriétés du worker de première ligne

Une fois que les valeurs d’emplacement, de service et de rôle ont été configurées dans Microsoft Teams et que le filtrage régional est activé dans Viva Connections, les propriétaires et les membres voient des options pour filtrer leur annonce en fonction du nouvel ensemble de propriétés de travail de première ligne créées dans Microsoft Teams.

Pour créer une annonce filtrée par les propriétés des employés de première ligne, suivez les étapes de rédaction de votre annonce jusqu’à la sélection de votre public :

1. Sélectionnez Filtrer par propriété.

2. Sélectionnez parmi trois propriétés pour activer le filtrage des annonces en fonction des variables suivantes :

• Emplacement : entrez un emplacement dans le champ de texte pour filtrer vers le bas en fonction des choix disponibles ou sélectionnez les flèches déroulantes pour choisir plusieurs emplacements dans une liste d’options disponibles. Jusqu’à 10 emplacements peuvent être sélectionnés.

• Département : entrez un service dans le champ de texte pour filtrer en fonction des choix disponibles ou sélectionnez les flèches déroulantes pour choisir plusieurs services dans une liste d’options disponibles.

• Poste : entrez un poste dans le champ de texte pour filtrer en fonction des choix disponibles, ou sélectionnez les flèches déroulantes pour choisir plusieurs postes dans une liste d’options disponibles.

  

3. Continuez à créer votre annonce jusqu’à ce que vous soyez prêt à l’envoyer.

Accès à la page des annonces

Les propriétaires d’expérience peuvent créer des annonces via l’expérience de bureau Viva Connections ou à partir de leur site d’accueil SharePoint à l’aide de la page d’annonces. Pour accéder à la page d’annonce :

• Dans Connexions Viva : Les propriétaires d’expérience peuvent sélectionner les points de suspension dans le coin supérieur droit de Viva Connections, puis sélectionner Annonces. La page annonces s’ouvre, où les utilisateurs peuvent sélectionner + Nouvelle annonce pour commencer à rédiger une annonce.

• À partir du site d’accueil SharePoint : le moyen le plus simple d’accéder à la page d’annonces consiste à sélectionner Annonces dans la navigation du site, puis + Nouvelle annonce.

Remarque

Les utilisateurs peuvent également accéder à la page d’annonce dans SharePoint en :

• Sélectionnez Paramètres > Gérer les annonces > de connexions > Viva + Nouvelle annonce.
• Sélectionnez + Nouveau dans la barre de commandes et choisissez Annonce.

Rédaction de votre annonce

Après avoir choisi de créer une annonce à partir de votre expérience Viva Connections ou du site d’accueil SharePoint, les champs suivants s’affichent pour la rédaction de votre annonce.

1. Ajoutez un titre et un message.

2. Sélectionnez jusqu’à 10 audiences pour distribuer l’annonce. Les audiences peuvent être des groupes Microsoft Entra, des groupes Microsoft 365 ou des groupes dynamiques Microsoft Entra.

3. Sélectionnez une date et une heure de fin pour laquelle l’annonce ne doit plus apparaître (jusqu’à deux semaines à partir de la date de publication d’origine).

   

4. Pour ajouter un lien vers plus d’informations, ajoutez une URL et une étiquette pour le lien sous Plus d’options.

5. Pour autoriser les utilisateurs à ignorer l’annonce après l’affichage, activez le paramètre Autoriser les utilisateurs à ignorer sous Autres options.

6. Sélectionnez Suivant pour passer en revue les détails de votre annonce.

   

7. Si l’annonce est prête à être envoyée immédiatement, sélectionnez l’option Envoyer l’annonce .

   

Remarque

Une fois qu’une annonce a été envoyée, les détails du message et la date de fin peuvent toujours être modifiés.

Comment planifier une annonce à envoyer ultérieurement

1. Suivez les étapes pour accéder à la page d’annonce et pour rédiger votre annonce.

2. Activez l’option Planifier pour envoyer ultérieurement et entrez une date et une heure :

Remarque

• La date de fin peut être jusqu’à deux semaines à partir de la date de publication d’origine.
• La planification est disponible uniquement par incréments d’une demi-heure (par exemple, vous pouvez planifier l’envoi d’une publication à 10h30, mais pas à 10h15).

3. Sélectionnez Suivant pour passer en revue les détails de votre annonce.

4. Si l’annonce est prête à être planifiée, sélectionnez Planifier l’annonce et l’annonce sera envoyée à l’heure planifiée.

   

5. La date et l’heure planifiées peuvent être modifiées à tout moment avant l’envoi de l’annonce.

Enregistrer une annonce en tant que brouillon

1. Suivez les étapes pour accéder à la page d’annonce et pour rédiger votre annonce.

2. Après avoir écrit le titre et le message, choisissez le bouton Enregistrer en tant que brouillon .

3. Vous pouvez revenir et modifier l’annonce ultérieurement à partir de la page annonces.

Gérer les annonces à partir de la page annonces

Vous pouvez afficher toutes les annonces actives, planifiées, enregistrées en tant que brouillons et expirées à partir de la page Annonces .

Dans la page Annonces, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :

Créer une annonce

Choisissez + Nouvelle annonce et suivez les étapes pour rédiger votre annonce.

Modifier une annonce active, planifiée et brouillon

1. Dans la page Annonces , sélectionnez l’icône de modification (crayon) de l’annonce à laquelle vous souhaitez apporter des modifications.

   

2. Apportez les modifications souhaitées dans le volet Détails de l’annonce .

3. Choisissez d’envoyer ou de planifier des annonces brouillons.

Supprimer une annonce

1. Dans votre page Annonces , sélectionnez l’icône supprimer (corbeille) de l’annonce que vous souhaitez supprimer. Les annonces supprimées ne peuvent pas être récupérées.

   

2. Lorsque vous y êtes invité, choisissez Oui, supprimer.

3. Si l’annonce était active, les utilisateurs ne pourront pas l’afficher, mais elle peut toujours être accessible via une notification Teams.