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Configurer des rappels case activée, des notifications et des modèles

Les case activée réguliers sont un élément clé d’une implémentation OKR efficace. Les OKR sont étroitement alignés et reflètent donc des inexactitudes si elles ne sont pas mises à jour régulièrement. Pour éviter de telles inexactitudes, il est utile d’envoyer des rappels doux à votre équipe pour case activée sur leurs OKR. La définition d’une cadence pour rappeler aux équipes et aux utilisateurs d’effectuer des case activée est appelée rythme de case activée.

Les notifications rappellent à votre équipe de case activée régulièrement. Par défaut, Viva Goals envoie une notification à tous les membres de l’équipe tous les lundis à 9h00 dans le fuseau horaire de l’utilisateur, mais les notifications peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Définir un rythme de case activée

Sous l’onglet Notifications du tableau de bord Administration, vous pouvez définir :

  • Fréquence (toutes les une, deux ou trois semaines, ou tous les mois sur la première semaine, la deuxième semaine, la troisième semaine, la quatrième semaine ou la dernière semaine)

  • Jours d’envoi des notifications

  • Heure à laquelle les notifications sont envoyées

  • Désactiver les notifications pour les OKR qui ont eu des case activée au cours des X derniers jours (sélectionnez le nombre de jours)

Les propriétaires d’équipe peuvent contrôler si les sous-équipes relevant de leur équipe peuvent définir leur propre rythme de case activée ou suivre la cadence de l’équipe parente. Ils peuvent décider si la cadence qu’ils définissent doit être remise en cascade aux équipes de création de rapports ou si elle est limitée à leur équipe.

Par instance, le chef de cabinet fixe une cadence pour informer les utilisateurs appartenant à leur équipe tous les lundis à 9h00 PST. Ils peuvent choisir de définir le même rythme entre les services tels que marketing, produit, ventes, ingénierie et réussite des clients dans le organization. Une fois défini, tous les utilisateurs appartenant à ces équipes reçoivent une notification pour les case activée-ins tous les lundis à 9h00 PST.

Les Administration d’organisation peuvent contrôler si les équipes qui leur rendent compte peuvent définir leur propre rythme de case activée ou suivre la cadence de l’équipe parente. La situation mentionnée ci-dessus est un exemple classique des sous-équipes qui adhèrent à la cadence du équipe parente.

Les deux options qui déterminent la cadence et la cascade de la cadence sont les suivantes :

  • Autoriser les équipes à modifier leur rythme à tout moment

  • Lors de l’enregistrement, appliquez cette planification aux équipes

Notes

Ces options sont case activée cases qui doivent être cochées, comme vous le souhaitez.

Examinons les scénarios suivants pour mieux comprendre l’utilisation de ces configurations afin de définir un rythme de case activée.

  • Le chef de service, par exemple le chef d’état-major, fixe une cadence pour que le service des opérations Personnes reçoive des notifications chaque mois le premier vendredi à 9 h 00 PST. Le chef d’état-major souhaite que les sous-équipes qui les rendent continuent d’avoir leur propre cadence (de préférence, une cadence hebdomadaire). Par conséquent, cette cadence ne sera pas en cascade pour les équipes de création de rapports et laissera chaque équipe définir son propre rythme de case activée.

    Capture d’écran des sous-équipes suivant leur propre cadence.

  • Le responsable du marketing fixe une cadence bi-hebdomadaire pour que l’équipe marketing reçoive des notifications tous les lundis toutes les deux semaines à 9h00 PST. Le responsable du marketing souhaite que ses équipes de création de rapports (par exemple, Marketing produit, Génération de la demande et Marketing client) aient leur propre cadence, mais recommande vivement de les démarrer avec la même cadence que l’équipe marketing. Dans ce cas, la cadence descend en cascade des équipes ; Toutefois, les équipes peuvent modifier ce calendrier à tout moment.

    Capture d’écran des sous-équipes qui suivent partiellement leur propre cadence.

  • Le vice-président des ventes souhaite que son équipe ait une cadence de case activée hebdomadaire et fixe un rythme pour recevoir des notifications tous les mercredis à 9h00 PST. Pour s’assurer que tout le monde est sur la même page, ils veulent que toutes les sous-équipes qui y sont rattachées suivent la même cadence, au lieu que chaque sous-équipe ait sa propre cadence. Par conséquent, ils fixent une cadence, la descendent en cascade à toutes leurs équipes de création de rapports, et ne les laissent pas changer ce rythme.

    Capture d’écran de toutes les sous-équipes suivant la même cadence de la équipe parente.

Les propriétaires d’équipe peuvent créer une cadence personnalisée pour les rappels pour leurs services et équipes dans Administration > Paramètres d’équipe. Ces cadences peuvent différer de la cadence de niveau organization.

Si les équipes doivent suivre le rythme de case activée de l’équipe parente, les propriétaires d’équipe ne pourront pas modifier le calendrier.

Capture d’écran des sous-équipes qui ne peuvent pas modifier la planification si elles sont configurées pour suivre la cadence du équipe parente.

Archivages pour les propriétaires uniques et multiples

Pour les OKR ayant un ou plusieurs propriétaires, vous pouvez décider quel utilisateur dans le organization est responsable de faire en sorte que les case activée-ins utilisent la fonctionnalité « case activée responsabilité ». Le propriétaire case activée peut case activée dans l’OKR (case activée-ins manuels) et configurer une liaison de données sur l’OKR (pour les case activée-ins automatiques). Cet utilisateur reçoit les rappels case activée. Dans le cas de plusieurs propriétaires, cela empêche tous les propriétaires de recevoir des rappels. Seul l’utilisateur défini comme « case activée propriétaire responsable » recevra les rappels.

Étapes pour attribuer la responsabilité des case activée-ins

  1. Connectez-vous à Viva Goals et sélectionnez le bouton « + » dans le panneau supérieur pour créer un OKR.

  2. Une fois que vous avez entré l’objectif/résultat clé et que vous souhaitez le partager avec une autre personne, choisissez les propriétaires dans l’option « Propriétaire ». Ici, vous pouvez attribuer plusieurs propriétaires pour l’OKR.

  3. Une fois que vous avez affecté un propriétaire, sélectionnez l’utilisateur responsable de la création de case activée dans le « Qui est responsable de la création de case activée-ins ? » liste.

  4. Une fois que vous avez effectué la sélection, l’utilisateur commence à recevoir les rappels case activée.

Notes

Par défaut, le propriétaire (le premier propriétaire dans le cas de plusieurs propriétaires) est défini comme la personne responsable de case activée et les utilisateurs n’ont pas besoin de choisir explicitement, sauf si nécessaire.

Définir un modèle de note case activée pour votre équipe

Chaque case activée inclut une note de case activée, qui est une description qualitative de la progression de l’objectif. Ces notes aident les responsables à comprendre le contexte derrière la progression d’un objectif et la raison de son status actuel, par exemple pourquoi il est sur la bonne voie, derrière ou à risque.

Un problème courant avec les notes case activée est qu’elles ont toutes des formats différents. Il est donc difficile pour les responsables de comprendre rapidement les progrès réalisés par l’équipe. La création d’un modèle de note case activée résout ce problème en prescrivant un format pour tous les case activée de l’équipe.

Si vous êtes propriétaire d’une équipe, vous pouvez définir un modèle de case activée en effectuant les étapes suivantes :

  1. Accédez à votre équipe et sélectionnez ...>Paramètres de l’équipe.

  2. Sous l’onglet Archivages , activez le curseur Modèle de note d’archivage .

  3. Viva Goals fournit un modèle par défaut, mais vous pouvez le modifier selon vos préférences. Sélectionnez Enregistrer.

Désormais, chaque fois qu’un objectif est archivé, les utilisateurs voient le modèle recommandé.

Si un objectif appartient à plusieurs équipes, un utilisateur voit une liste déroulante avec tous les modèles qui peuvent s’appliquer à l’objectif, et il peut choisir parmi les modèles.

FAQ

  1. Comment définir qui reçoit le Nudge pour les OKR appartenant à plusieurs propriétaires ?

    1. Dans le cas d’un OKR ayant plusieurs propriétaires, la notification n’est envoyée qu’au propriétaire de l’archivage.

      • Par exemple, le vice-président marketing et le vice-président produit sont copropriétaires de cet OKR, tandis que Product VP est défini comme propriétaire de l’archivage.

      Capture d’écran du bouton Déplacer pour déplacer le propriétaire de l’case activée.

      • Le fait de cliquer sur Nudge ouvre la fenêtre modale dans laquelle le propriétaire du produit sera averti, car il est le propriétaire case activée pour cet OKR.

      Capture d’écran du modal Nudge pour envoyer la notification.

  2. Notifications pour les commentaires

    1. Viva Goals vous permet d’ajouter des commentaires sur les OKR et les case activée pour interagir avec les parties prenantes. Vous pouvez également utiliser @mention pour étiqueter certains utilisateurs. Les utilisateurs reçoivent des notifications pour les commentaires dans les cas ci-dessous :
      • Lorsqu’un commentaire est ajouté à un OKR, ils sont propriétaires
      • Lorsque l’utilisateur est mentionné dans un commentaire
  3. J’ai activé les rappels case activée, mais ils ne sont pas envoyés. Comment puis-je résoudre ?

    1. Les rappels d’archivage ne seront pas envoyés dans les conditions suivantes :
      • Si le flux de travail d’approbation OKR est activé et que le status de l’OKR est en cours de planification. Nous ne déclenillons pas de rappels pour les OKR brouillons. Uniquement lorsque les OKR passent de la planification à d’autres étapes