Déployer des insights personnels

Insights personnels avec Recommandations Microsoft Viva est une solution prête à l’emploi et facile à déployer qui vous permet, à vous et à vos collègues, d’améliorer vos habitudes de productivité personnelles. Il est largement disponible pour les utilisateurs de Microsoft 365 avec ces plans de service. Une fois les licences attribuées, le Viva Insights est activé par défaut, bien que vous puissiez personnaliser votre déploiement en suivant les étapes décrites dans ce guide.

Qu’est-ce que Viva Insights ?

Pour en savoir plus rapidement sur les Viva Insights, consultez Recommandations Microsoft Viva.

Valeur métier de Viva Insights

Plus de gens que jamais pensent qu’ils manquent de contrôle sur leur temps au travail. De nombreuses équipes passent 80 à 90 % de leur semaine à se réunir, à envoyer des e-mails et à parler au téléphone. Mais 50 % du temps de réunion est considéré comme improductif et près de la moitié des employés déclarent que leur travail interfère avec leur vie familiale.

Viva Insights est une extension de votre expérience client Microsoft 365 qui vous aide à trouver des opportunités de créer de meilleures habitudes et de reprendre le contrôle de votre temps.

Avantages de Viva Insights

En utilisant Viva Insights, vous et votre équipe pouvez accomplir de grandes choses.

  • Améliorer les modèles de travail grâce à des insights personnels sur la productivité : Viva Insights utilise les données quotidiennes de Microsoft 365 pour vous donner des informations sur la façon dont vous consacrez votre temps et des conseils qui vous aident à travailler plus intelligemment.
  • Améliorer vos relations : augmentez votre temps de collaboration, améliorez vos réunions d’équipe et développez votre réseau.
  • Obtenez plus de temps pour vous concentrer : trouvez plus de temps pour éliminer les distractions, arrêter les tâches multiples et vous concentrer sur vos priorités principales.
  • Améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée : améliorez vos habitudes de travail et réduisez le temps que vous consacrez à travailler pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et bien-être général.

Déployer Viva Insights

Vous pouvez déployer Viva Insights dans votre organisation en une seule fois ou par phases. Dans les deux cas, avant de déployer le produit à grande échelle, nous vous recommandons d’obtenir un buy-in supplémentaire, une étape facultative décrite dans la section suivante des étapes préparatoires .

Viva Insights liste de vérification du déploiement

  1. (Facultatif) Effectuez les étapes préparatoires.
  2. Choisissez un scénario de déploiement.
  3. Effectuez les étapes du scénario de déploiement que vous avez choisi.

Étapes préparatoires

Il est facile d’activer Viva Insights pour tous les utilisateurs de votre organisation, car il est fourni avec votre abonnement Microsoft 365. Voici une liste d’étapes recommandées mais facultatives que votre organisation peut envisager.

  • Créer un plan de communication : identifiez comment votre organisation communiquera efficacement avec les utilisateurs pendant et après le déploiement de Viva Insights. Permettre aux utilisateurs de trouver facilement des informations sur les Viva Insights. Par exemple, utilisez des groupes Yammer ou des sites SharePoint pour aider les utilisateurs à découvrir les avantages de l’utilisation de Viva Insights au sein de leur organisation.
  • Tenez compte de vos parties prenantes : il peut être important dans votre organisation d’identifier et de communiquer avec les parties prenantes avant le déploiement de Viva Insights. Consultez Inclure les parties prenantes.
  • Envisagez d’exécuter d’abord un pilote : avant de mettre à l’échelle Viva Insights à l’ensemble de votre organisation, vous pouvez envisager d’exécuter un déploiement pilote avec un sous-ensemble d’utilisateurs. En particulier pour les grandes organisations, il est naturel de tester d’abord un déploiement à grande échelle à grande échelle en effectuant un pilote pour valider la préparation des utilisateurs, identifier et atténuer les problèmes, et contribuer à garantir une implémentation réussie à l’échelle de l’organisation.
  • Sécurité et confidentialité : Viva Insights est sécurisé et conçu pour protéger la confidentialité des utilisateurs. Le guide de confidentialité décrit comment Viva Insights se conforme aux réglementations en matière de confidentialité. Nous vous recommandons de partager ce guide de confidentialité avec les équipes de sécurité et de confidentialité pour leur donner une meilleure compréhension des fonctionnalités de confidentialité de Viva Insights.
  • Lier à une initiative existante : lorsque vous présentez Viva Insights, liez-la à une initiative ou à un plan de formation existant au sein de votre organisation, comme une initiative de bien-être des employés. Évitez de l’introduire en tant qu’outil technologique, mais plutôt en tant qu’outil de changement d’habitude intégré aux valeurs de l’organisation.

Inclure les parties prenantes

L’identification et la notification de vos principales parties prenantes avant l’envoi de l’e-mail de bienvenue aux utilisateurs peuvent être une étape préliminaire importante de votre processus de déploiement. Ces parties prenantes doivent comprendre la valeur, les chronologies et les expériences attendues qui accompagnent le déploiement de l’e-mail de bienvenue. Lorsqu’elles sont gérées de manière proactive, ces parties prenantes peuvent devenir des défenseurs précieux pour faire avancer le processus de déploiement.

Voici quelques rôles que vous pouvez envisager dans le cadre du projet de déploiement :

  • Sponsor exécutif Envoyez un e-mail de bienvenue sur Viva Insights, idéalement avec des citations sur leur expérience avec le produit.
  • Responsable de la sécurité : passe en revue le guide de confidentialité pour en savoir plus sur la sécurité des données dans Viva Insights.
  • Administrateur Microsoft 365 : active et désactive l’accès Viva Insights selon les besoins de l’entreprise. Consultez Scénarios de déploiement.
  • Responsable du support ou du support technique : gère les questions des utilisateurs. Vous trouverez des réponses utiles dans le forum aux questions Viva Insights.
  • Responsable de la formation : exécute un atelier de formation. Le prospect peut commencer par Introduction à Recommandations Microsoft Viva en tant que ressource.

Choisir un scénario de déploiement

Cette section présente quatre scénarios de déploiement de Viva Insights. Un administrateur Microsoft 365 peut implémenter l’un de ces scénarios à l’aide de PowerShell ou de la Centre d'administration Microsoft 365. En règle générale, les administrateurs utilisent le Centre d’administration pour configurer largement Viva Insights pour la plupart ou la totalité des utilisateurs, et ils utilisent PowerShell pour définir des configurations spécifiques pour certains utilisateurs.

Scénarios de déploiement

Sélectionnez et effectuez l’un des scénarios suivants :

  • Valeur par défaut activée. Pour tous les utilisateurs, toutes les surfaces de Viva Insights sont activées par défaut. Il s’agit du scénario par défaut.
  • Valeur par défaut désactivée. Viva Insights est désactivé par défaut ; les utilisateurs peuvent activer individuellement tout ou partie des surfaces Viva Insights.
  • Déploiement mixte. Certains utilisateurs sont activés et d’autres sont désactivés de toutes les surfaces Viva Insights.
  • Opt-in facultatif. Certains utilisateurs ont Viva Insights désactivé par défaut et peuvent s’y inscrire ultérieurement.

Valeur par défaut activée

Dans ce scénario, toutes les surfaces de Viva Insights sont activées par défaut pour tous les utilisateurs. Ils recevront l’e-mail de bienvenue et les e-mails de synthèse Viva suivants et auront accès à l’application Viva Insights sur le web, au complément Outlook Viva Insights et aux suggestions inline dans Outlook.

Confirmer la configuration

Rôle – Administrateur Microsoft 365

  1. Dans le Centre d’administration Microsoft, accédez à l’onglet Configuration, sélectionnez Microsoft Viva, puis Viva Insights.

  2. Sous Viva Insights dans Microsoft 365, sélectionnez Gérer les paramètres pour Viva Insights. Capture d’écran montrant Gérer les paramètres pour Viva Insights dans la page d’administration Viva Insights.

  3. Dans le volet qui en résulte, sélectionnez tous les éléments pour les activer.

    Capture d’écran montrant le volet des paramètres Recommandations Microsoft Viva (anciennement MyAnalytics) avec toutes les sélections activées.

  4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Vous pouvez également accéder à ces paramètres dans à partir de la Centre d'administration Microsoft 365 principale :

  1. Dans le volet gauche, développez Paramètres , puis sélectionnez Paramètres de l’organisation.
  2. Sous l’onglet Service, sélectionnez Recommandations Microsoft Viva (anciennement MyAnalytics).
  3. Dans le volet qui en résulte, sélectionnez tous les éléments pour les activer.
  4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Valeur par défaut désactivée

Dans ce scénario, Viva Insights est désactivé par défaut, mais les utilisateurs peuvent l’activer eux-mêmes : toutes les fonctionnalités à la fois ou des fonctionnalités individuelles. Les utilisateurs ne reçoivent pas d’e-mails Viva Digest, mais ils peuvent s’abonner à chaque surface individuellement via leur application Viva Insights dans Teams ou sur le web.

Définir Viva Insights désactivé par défaut

Rôle – Administrateur Microsoft 365

  1. Dans le Centre d’administration Microsoft, accédez à l’onglet Configuration, sélectionnez Microsoft Viva, puis Viva Insights.
  2. Sous Viva Insights dans Microsoft 365, sélectionnez Gérer les paramètres pour Viva Insights.
  3. Dans le volet qui en résulte, désélectez tous les éléments pour les désactiver.
  4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Vous pouvez également accéder à ces paramètres dans à partir de la Centre d'administration Microsoft 365 principale :

  1. Dans le volet gauche, développez Paramètres , puis sélectionnez Paramètres de l’organisation.
  2. Sous l’onglet Service, sélectionnez Recommandations Microsoft Viva (anciennement MyAnalytics).
  3. Dans le volet qui en résulte, désélectez tous les éléments pour les désactiver.
  4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Une fois ces paramètres terminés, les utilisateurs peuvent ouvrir l’application Viva Insights et activer Viva Insights fonctionnalités par eux-mêmes.

Déploiement mixte

Dans ce scénario, certains utilisateurs sont activés et d’autres sont désactivés de toutes les surfaces Viva Insights. Ceux qui ont choisi de recevoir les e-mails digest, peuvent ouvrir Viva Insights dans Teams et le web et voir le complément Viva Insights dans Outlook. Les utilisateurs qui commencent par être désactivés voient la page « off » par défaut affichée ici, où ils peuvent utiliser Paramètres pour accepter l’une des surfaces Viva Insights.

Configurer un déploiement mixte

Rôle – Administrateur Microsoft 365

  1. Désactivez Viva Insights sur toutes les surfaces pour tous les utilisateurs. Pour ce faire, suivez les étapes décrites dans Définir Viva Insights désactivé par défaut.

  2. Procédez comme suit pour modifier l’accès à Viva Insights pour plusieurs utilisateurs. Pour ce faire, exécutez un script PowerShell qui itère au sein des utilisateurs, en modifiant la valeur un utilisateur à la fois. (Consultez également Exchange Online module PowerShell V2.)

  3. Créez un fichier texte de valeurs séparées par des virgules (.csv) qui contient le champ UserPrincipalName des utilisateurs que vous voulez configurer. Cela deviendra votre fichier .csv d’entrée. Par exemple :

    UserPrincipalName
    ClaudeL@contoso.onmicrosoft.com
    LynneB@contoso.onmicrosoft.com
    ShawnM@contoso.onmicrosoft.com
    
  4. Spécifiez l’emplacement du fichier .csv d’entrée, le fichier .csv de sortie et la valeur de PrivacyMode que vous souhaitez définir pour chaque utilisateur. Remarque : le fichier output.csv contient les résultats de l’exécution de ce script PowerShell. Pour plus d’informations sur les valeurs possibles pour PrivacyMode, consultez MyAnalyticsFeatureConfig / Parameters.

    $inFileName="<path and file name of the input .csv file that contains the users, example: C:\admin\Users2License..csv>"
    $outFileName="<path and file name of the output .csv file that records the results, example: C:\admin\Users2License-Done..csv>"
    $privacyMode = "Opt-in"
    
    $users=Import-Csv $inFileName
    ForEach ($user in $users)
    {
    $user.Userprincipalname
    $upn=$user.UserPrincipalName
    
    Set-MyAnalyticsFeatureConfig –Identity $upn -PrivacyMode $privacyMode
    Get-MyAnalyticsFeatureConfig –Identity $upn | Export-Csv $outFileName 
    }
    
  5. Exécutez les commandes qui en résultent à l’invite de la commande du module Exchange Online PowerShell V2. Pour plus d’informations sur le module, voir le module Exchange Online PowerShell V2.

Ce script PowerShell effectue les opérations suivantes :

  • Affiche le nom d’utilisateur principal pour chaque utilisateur.
  • Définit le mode de confidentialité spécifié pour chaque utilisateur.
  • Crée un fichier .csv avec tous les utilisateurs qui ont été traités et affiche leur statut.

Option d’inscription

Dans ce scénario, certains utilisateurs ont Viva Insights désactivé par défaut et peuvent s’y inscrire eux-mêmes ; pour d’autres, le plan de service a été supprimé et ils ne peuvent donc pas s’y inscrire.

Bien que Viva Insights ne soit pas disponible pour ces utilisateurs, leurs données contribuent aux statistiques de lecture des e-mails pour les autres utilisateurs. Par exemple, lorsqu’ils reçoivent un e-mail éligible et le lisent, Viva Insights inclut cette statistique dans le pourcentage de lecture affiché à l’expéditeur. Un utilisateur peut choisir de ne pas contribuer aux données en désactivant le bouton bascule Viva Insights dans Paramètres > Confidentialité dans l’application Viva Insights.

Pour configurer l’option d’adhésion facultative

Cette procédure est identique à La configuration du déploiement mixte avec une différence importante : les utilisateurs sont désactivés pour commencer. Au cours de cette procédure, l’administrateur Microsoft 365 crée un fichier .csv qui répertorie les utilisateurs qui commencent par être désactivés, mais qui peuvent choisir d’y participer eux-mêmes.

Rôle – Administrateur Microsoft 365

  1. Suivez les étapes 1 à 5 dans Configurer le déploiement mixte et, pour l’étape 4, utilisez la commande PowerShell suivante à la place :

    $inFileName="<path and file name of the input .csv file that contains the users, example: C:\admin\Users2License..csv>"
    $outFileName="<path and file name of the output .csv file that records the results, example: C:\admin\Users2License-Done..csv>"
    $privacyMode = "Opt-out"
    
    $users=Import-Csv $inFileName
    ForEach ($user in $users)
    {
    $user.Userprincipalname
    $upn=$user.UserPrincipalName
    
    Set-MyAnalyticsFeatureConfig –Identity $upn -PrivacyMode $privacyMode
    Get-MyAnalyticsFeatureConfig –Identity $upn | Export-Csv $outFileName 
    }
    

    Ce script PowerShell effectue les opérations suivantes :

    • Affiche le nom d’utilisateur principal pour chaque utilisateur.
    • Définit le mode de confidentialité spécifié pour chaque utilisateur.
    • Crée un fichier .csv avec tous les utilisateurs qui ont été traités et affiche leur statut.

    Une fois ces étapes terminées, les utilisateurs peuvent utiliser leur application Viva Insights pour s’y inscrire s’ils le souhaitent.

  2. Pour vous assurer que certains utilisateurs ne sont pas en mesure de participer eux-mêmes à Viva Insights, supprimez le plan de service Viva Insights de ces utilisateurs.

Exécuter un déploiement pilote

Pour les grandes organisations, nous vous recommandons d’exécuter un déploiement pilote à petite échelle avant de déployer Viva Insights dans l’ensemble de l’organisation. Ce pilote peut vous aider à valider la préparation et à identifier et atténuer les problèmes pour garantir un déploiement réussi. Cette section fournit des conseils et décrit les étapes d’exécution d’un pilote.

Pour obtenir les résultats les plus réalistes du projet pilote, il doit impliquer un groupe d’utilisateurs réels qui sont enthousiastes à essayer de nouvelles technologies et sont prêts à partager leurs expériences avec leurs collègues.

Prérequis du pilote

Avant de démarrer le pilote, mettez en place les éléments suivants :

  • Définir et mesurer des objectifs. Vous aurez besoin d’objectifs clairement définis pour mesurer la réussite du pilote.
  • Durée. Identifiez les dates de début et de fin du pilote. Conseil : Laissez-le s’exécuter pendant un minimum de 45 jours.
  • Recruter des utilisateurs pilotes. Inclure un mélange équilibré de parties prenantes et de participants dans le groupe pilote. Incluez une gamme de rôles différents, tels que les gestionnaires avec des rapports directs et les utilisateurs de différents services.
  • Rythmez votre travail. Commencez petit et prenez le temps de suspendre, d’évaluer les résultats et d’ajuster le pilote.

Chronologie du pilote

Nous vous recommandons de suivre ces étapes pour mener le pilote :

  1. Envoyer un e-mail de bienvenue : envoyez un e-mail présentant Viva Insights à tous les utilisateurs pilotes et invitez-les à la formation.
  2. Former les participants pilotes à l’utilisation des Viva Insights.
  3. Attribuer le plan de service : avant de déployer Viva Insights aux utilisateurs pilotes, vérifiez que tous les utilisateurs ont été affectés à un plan de service Viva Insights dans le Centre d'administration Microsoft 365.
  4. Démarrez le pilote : commencez le pilote. Annoncez aux participants que le pilote est en cours et rappelez-leur sa durée et leurs tâches, comme décrit dans le plan d’essai. Pour plus d’informations, consultez Mener le projet pilote .
  5. Consulter les parties prenantes : tout au long du projet pilote, rencontrez les parties prenantes de votre projet pour passer en revue les commentaires des utilisateurs à mesure qu’ils arrivent et résoudre les problèmes techniques qui surviennent pour vous assurer que le pilote fonctionne correctement.
  6. Évaluer et planifier : utilisez les résultats du projet pilote pour planifier vos prochaines étapes. Consultez Évaluer les leçons pilotes et établir un plan.

Définir et mesurer des objectifs

Pour juger de la réussite du projet pilote, vous devez savoir si les participants ont obtenu de la valeur du produit et le recommanderaient à leurs collègues. Envisagez d’utiliser une enquête pour évaluer le sentiment et l’utilité du produit.

Concevoir un plan de test

Pour une expérience pilote réussie, donnez à vos participants des tâches clairement définies à accomplir, ainsi qu’un moyen de partager leurs commentaires. Voici quelques exemples de ce que les utilisateurs peuvent faire dans Viva Insights :

  • Optez pour une ou toutes les fonctionnalités Viva Insights.
  • Obtenez automatiquement le temps de focus tous les jours.
  • Utilisez l’onglet Insights pour effectuer le suivi des tâches en suspens, préparer des réunions ou suivre des documents non lus.

Collecte de commentaires

Vérifiez que vous disposez d’un canal de commentaires ouvert pour suivre la progression et mesurer les résultats, tels que :

  • Concevez une enquête et utilisez-la une fois le pilote terminé pour capturer et évaluer les résultats.
  • Créez un canal Teams ou une communauté Yammer pour que les participants pilotes rejoignent et partagent leurs expériences. Vous pouvez également utiliser Yammer.

Recruter des utilisateurs pilotes

Les utilisateurs pilotes font partie de la première phase du déploiement de l’entreprise. Communiquez avec eux qui sont les premiers utilisateurs d’un nouvel outil pour stimuler la productivité personnelle et améliorer les modèles de travail au travail. Ils doivent être prêts à fournir des commentaires. Partagez avec eux que leurs commentaires faciliteront les choses pour tous les autres dans les phases ultérieures du déploiement en aidant à améliorer les connaissances de configuration, la documentation interne et les notifications aux participants. Notez qu’il est préférable que les utilisateurs pilotes ne soient pas des dirigeants exécutifs.

L’identification des utilisateurs pilotes peut nécessiter une discussion entre l’équipe informatique et les chefs de service des groupes cibles. Dans cette discussion, essayez d’identifier les utilisateurs qui sont enthousiastes à l’utilisation de nouveaux outils pour améliorer leur travail.

Recommandé: Envisagez de regrouper les utilisateurs pilotes en groupes qui correspondent aux différents scénarios de déploiement. Cela permet à l’administrateur Microsoft 365 d’obtenir des commentaires sur les différents scénarios avant de les implémenter à plus grande échelle.

Former des participants pilotes

Votre organisation peut choisir une personne interne responsable de la formation des utilisateurs pilotes. Le formateur peut utiliser Introduction à Recommandations Microsoft Viva comme ressource

Mener le pilote

Voici un exemple de chronologie pour un pilote de 45 jours.

  • Au cours de la semaine précédant le lancement du pilote :

    • Envoyer une communication initiale aux utilisateurs pilotes sur ce à quoi s’attendre et quand. Il s’agit également d’une bonne occasion de mener des formations ou de partager des supports de formation sur la façon d’utiliser Viva Insights. Vous pouvez également envoyer une enquête maintenant pour comparer les sentiments des utilisateurs avant et après le pilote.
    • Affectez un plan de service Viva Insights aux utilisateurs pilotes dans le Centre d'administration Microsoft 365. Choisissez le scénario de déploiement et suivez les étapes de déploiement administrateur pour inscrire des utilisateurs dans Viva Insights.
  • Jour 1 : envoyer un e-mail d’annonce indiquant que le pilote commence.

  • Jour 14 : Envoyer une communication à mi-point aux utilisateurs pilotes et éventuellement envoyer une enquête.

  • Jour 40 : envoyer la communication finale aux utilisateurs pilotes. Mener une enquête finale sur leur expérience.

  • Jours 41 à 45 – Évaluer les résultats du pilote et planifier les étapes suivantes.

Évaluer les leçons pilotes et établir un plan

Une fois le pilote terminé, rassemblez toutes les enquêtes de commentaires, les tickets de support et d’autres métriques. Analysez-les avec vos objectifs à l’esprit, planifiez le déploiement Viva Insights réel. Utilisez votre analyse du pilote pour déterminer si votre organisation est prête pour un déploiement à grande échelle de Viva Insights. Si ce n’est pas le cas, envisagez d’étendre le pilote à plus d’utilisateurs. Consultez Options post-pilote.

Options post-pilote

Les objectifs du pilote ont-ils été atteints? Tenez compte de ces étapes suivantes
Oui (par exemple, la satisfaction des utilisateurs était élevée) Vous êtes prêt à démarrer la phase de déploiement. Selon vos objectifs, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :
  • Étendre le projet pilote à d’autres participants, peut-être dans des rôles différents ou avec des modèles de collaboration différents de ceux du groupe pilote initial.
  • Opt-in Viva Insights pour d’autres groupes sélectionnés dans votre organisation.
  • Opt-in Viva Insights pour tous les autres utilisateurs de votre organisation.
Non Ajustez votre plan et revisitez le pilote. Pour vous assurer que les objectifs sont atteints, nous vous recommandons de lier les objectifs aux initiatives existantes au sein de votre organisation.

Justificatifs

Si les utilisateurs ont des questions sur l’utilisation de Viva Insights, faites-les pointer vers les faq Viva Insights publiées pour obtenir des réponses.

Ressources pour les parties prenantes