Escenarios de uso de Power BI: BI para equipos

Nota

Este artículo forma parte de la serie de artículos sobre el planeamiento de la implementación de Power BI. Esta serie se centra principalmente en la experiencia de Power BI en Microsoft Fabric. Para obtener una introducción a la serie, consulte el planeamiento de la implementación de Power BI.

Una vez creada una solución de BI valiosa, es el momento de colaborar con los compañeros. El objetivo es ofrecer un valor adicional al que se puede lograr con el escenario de BI personal.

Como se describe en la hoja de ruta de adopción de Fabric, BI para equipos se centra en un pequeño equipo de personas que trabajan en estrecha colaboración. La colaboración y el uso compartido de contenido de manera informal suelen ser un objetivo clave de la BI para equipos (en los escenarios de BI de departamento y BI empresarial se trata una entrega de contenido más formal).

A veces, cuando se trabaja con compañeros cercanos, la colaboración para equipos pequeños puede llevarse a cabo simplemente dentro de un área de trabajo. Un área de trabajo se puede considerar como una forma de ver contenido de manera informal (sin la formalidad de la publicación de una aplicación de Power BI, que se trata en el escenario de BI de departamento) por parte de los miembros de un equipo pequeño.

Nota

Hay cuatro escenarios de uso de colaboración y entrega de contenido interdependientes. El escenario de BI para equipos es el segundo de los cuatro. Puede encontrar una lista de todos los escenarios en el artículo Escenarios de uso de Power BI.

El escenario de BI de autoservicio administrado presenta un concepto importante sobre el desacoplamiento del modelo semántico y el desarrollo de informes. Por motivos de simplicidad, este concepto no se describe explícitamente en este artículo. Se recomienda aplicar los conceptos descritos en el escenario de BI de autoservicio administrada siempre que sea posible.

Diagrama del escenario

En el diagrama siguiente se muestra información general de alto nivel de las acciones de usuario más comunes y de los componentes de Power BI que admiten la BI para equipos. El enfoque principal es la colaboración en equipos pequeños.

Sugerencia

Le recomendamos que descargue el diagrama de escenariossi desea insertarlo en su presentación, documentación o entrada de blog, o imprimirlo como un póster de pared. Dado que es una imagen de gráficos vectoriales escalables (SVG), puede escalarla o reducirla verticalmente sin pérdida de calidad.

En el diagrama de escenario se muestran las siguientes acciones de usuario, herramientas y características:

Elemento	Descripción
	Los creadores de contenido de Power BI desarrollan soluciones de BI mediante Power BI Desktop. En un escenario de BI para equipos, es habitual que los creadores trabajen en un equipo, departamento o unidad de negocio que estén descentralizados.
	Power BI Desktop se conecta a los datos de uno o varios orígenes de datos. Las consultas y los mashups de datos, que combinan varios orígenes, se desarrollan en el Editor de Power Query.
	El desarrollo del modelos de datos y la creación de informes se realizan en Power BI Desktop. En una solución de BI para equipos, el propósito es ayudar a los miembros del equipo a comprender el significado y la importancia de los datos colocándolos en un contexto visual.
	Cuando lo tienen todo preparado, los creadores de contenido publican su archivo de Power BI Desktop (.pbix) o el archivo de proyecto de Power BI (.pbip) en el servicio Power BI.
	El contenido se publica en un área de trabajo. Su propósito principal es proporcionar información y habilitar la colaboración para un equipo pequeño. Los creadores de contenido también pueden crear o editar contenido en un área de trabajo.
	Todos los usuarios asignados a un rol de área de trabajo (visor o superior) ven el contenido en el área de trabajo e interactúan con este. Una opción es iniciar sesión en el servicio Power BI mediante un explorador web.
	Las aplicaciones móviles de Power BI también están disponibles para ver el contenido publicado.
	A los usuarios que trabajan con frecuencia en Microsoft Teams puede resultarles conveniente administrar o ver contenido de Power BI directamente en Teams. Pueden usar la aplicación Power BI para Microsoft Teams o ver informes insertados en un canal de equipo. Los usuarios también pueden realizar chats privados entre sí y recibir notificaciones directamente en Teams.
	Los usuarios asignados al rol de área de trabajo de administrador, miembro o colaborador pueden publicar y administrar el contenido del área de trabajo.
	La actualización de datos programada se puede configurar en el servicio Power BI para mantener actualizados los datos importados (en modelos semánticos o en flujos de datos).
	Algunos orígenes de datos pueden requerir una puerta de enlace de datos local o una puerta de enlace de red virtual para la actualización de datos, como las que residen dentro de una red organizativa privada.
	Otros creadores de contenido de autoservicio pueden crear nuevos informes mediante un modelo semántico existente. Pueden optar por usar Power BI Desktop, Excel o Power BI Report Builder (no representado en el diagrama de escenarios). Se recomienda la reutilización de los modelos semánticos existentes de esta forma.
	Los administradores de Power BI controlan y supervisan la actividad en el servicio Power BI. Las soluciones de BI para equipos podrían estar sujetas a más requisitos de gobernanza que las de BI personal, pero menos que las soluciones de BI de departamento y BI empresarial.

Puntos clave

A continuación se muestran algunos puntos clave que se deben destacar sobre el escenario de BI para equipos.

Almacenamiento de archivos de origen

Power BI Desktop es la herramienta de creación para desarrollar consultas, modelos e informes interactivos. Dado que la colaboración es una prioridad principal en la BI para equipos, es importante almacenar el archivo de Power BI Desktop de origen en una ubicación compartida segura. Las ubicaciones como OneDrive profesional o educativo o SharePoint (no representadas en el diagrama de escenarios) son útiles por el historial de versiones integrado y la sincronización automática de archivos. Una biblioteca compartida se puede proteger, es fácilmente accesible para compañeros e integra funcionalidades de control de versiones.

Cuando la administración conjunta de una solución de BI implica a varias personas con diferentes conjuntos de aptitudes, considere la posibilidad de desacoplar el modelo y los informes en archivos Power BI Desktop independientes (descritos en el escenario de BI de autoservicio administrado). Este enfoque fomenta la reutilización del modelo semántico y es más eficaz que alternar continuamente entre las personas que editan el archivo de Power BI Desktop. Esto resulta especialmente útil cuando, por ejemplo, una persona trabaja en el modelos semántico mientras que otra persona trabaja en los informes.

Áreas de trabajo

Un área de trabajo de Power BI actúa como contenedor lógico en el servicio Power BI para almacenar elementos relacionados con Power BI, como modelos semánticos e informes. En un escenario de BI para equipos, es práctico y sencillo que un número reducido de usuarios utilice el área de trabajo para la colaboración, así como para la visualización de informes. La distribución del contenido como aplicación de Power BI se describe en el escenario de BI de departamento.

Acceso y uso compartido del área de trabajo

Además de organizar el contenido, un área de trabajo forma un límite de seguridad. Asigne usuarios a los roles del área de trabajo cuando un miembro del equipo necesite editar o ver todos los elementos publicados en un área de trabajo. Los cuatro roles de área de trabajo (administrador, miembro, colaborador y visor) respaldan la productividad de los creadores y consumidores de contenido de autoservicio, sin aprovisionamiento excesivo de permisos.

Nota

Como alternativa, los usuarios del área de trabajo pueden compartir informes individuales y paneles (no representado en el diagrama de escenarios). Mediante el uso compartido se puede conceder acceso de solo lectura a un usuario que no tenga asignado ningún rol de área de trabajo. Sin embargo, intente limitar este tipo de uso, ya que puede ser tedioso configurarlo para muchos elementos o usuarios.

Licencias de usuario de Power BI

Al colaborar en un área de trabajo, todos los usuarios deben tener una licencia de Power BI Pro o Power BI Premium por usuario (PPU).

Nota:

Hay una excepción al requisito de una licencia de Power BI Pro o PPU: cuando el área de trabajo está asignada a la capacidad Premium o de Fabric F64 o posterior, los usuarios de licencias gratuitas de Fabric (con permisos adecuados) pueden ver el contenido del área de trabajo (o de la aplicación Power BI). Este enfoque se describe en el escenario de BI empresarial.

Reutilización de modelos semánticos existentes

La reutilización de los modelos semánticos existentes es importante para la colaboración en equipo. Ayuda a promover una única versión de la verdad. Es especialmente importante cuando un pequeño número de creadores de modelos semánticos admiten muchos creadores de informes. Una conexión dinámica de Power BI Desktop puede conectar un informe a un modelo semántico existente, lo que evita la necesidad de crear otro modelo semántico. Como alternativa, cuando los usuarios prefieren crear un informe de Excel, pueden usar la característica Analizar en Excel. Este tipo de conectividad es preferible a exportar datos a Excel por los motivos siguientes:

• Evita crear modelos semánticos duplicados.
• Reduce el riesgo de datos y cálculos incoherentes.
• Admite todas las funcionalidades de segmentación, fragmentación y dinamización en los objetos visuales al tiempo que se permanece conectado al modelo semántico almacenado en el servicio Power BI.

Para acceder a un modelo semántico existente, el creador del contenido debe tener el permiso de compilación para el modelo semántico. Se puede conceder directa o indirectamente cuando el usuario se asigna a un rol de área de trabajo (colaborador o superior), al publicar una aplicación de Power BI o al compartir un elemento de Power BI. El escenario de BI de autoservicio administrada explora aún más la reutilización de modelos semánticos compartidos.

Integración de Power BI con Microsoft Teams

El uso de una herramienta de colaboración moderna como Microsoft Teams atrae a los usuarios para tomar decisiones controladas por datos. Microsoft Teams admite discusiones colaborativas sobre los datos mientras se visualiza el contenido de Power BI en un flujo de trabajo natural. Para obtener más información sobre las opciones de colaboración, consulte Colaborar con Power BI en Microsoft Teams.

Instalación de la puerta de enlace

Normalmente, se requiere una puerta de enlace de datos al acceder a orígenes de datos que residen en la red privada de la organización o en una red virtual. La puerta de enlace de datos local se vuelve relevante una vez que se publica un archivo Power BI Desktop en el servicio Power BI. Los dos propósitos de una puerta de enlace son actualizar los datos importados y ver un informe que consulta una conexión dinámica o un modelo semántico de DirectQuery (no se muestra en el diagrama de escenarios).

Nota:

En el caso de escenarios de BI para equipo, para departamento y para empresa, se recomiendan las puertas de enlace de datos centralizadas en modo estándar en lugar de puertas de enlace en modo personal. En el modo estándar la puerta de enlace de datos admite conexiones dinámicas y operaciones de DirectQuery (además de las operaciones de actualización de datos programadas).

Supervisión del sistema

El registro de actividad registra las actividades del usuario que se producen en el servicio Power BI. Los administradores de Power BI pueden usar los datos del registro de actividad recopilados para realizar auditorías que les ayuden a comprender los patrones de uso y adopción. El registro de actividad también es valioso para proporcionar asistencia a los esfuerzos de gobernanza, las auditorías de seguridad y los requisitos de cumplimiento.

Contenido relacionado

En el siguiente artículo de esta serie, obtenga información sobre cómo distribuir contenido a un mayor número de visores en el escenario de uso de BI de departamento.