שתף באמצעות

אודות תיבות דואר משותפות

  • מאמר

תיבות דואר משותפות משמשות כאשר משתמשים מרובים זקוקים לגישה לאותה תיבת דואר, כגון מידע אודות החברה או כתובת הדואר האלקטרוני של התמיכה, דלפק קבלה או פונקציה אחרת שניתן לשתף על-ידי מספר רב של אנשים.

משתמשים בעלי הרשאות לתיבת הדואר של הקבוצה יכולים לשלוח בתור או לשלוח בשם של כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר אם מנהל המערכת העניק לו הרשאות משתמש אלה. פעולה זו שימושית במיוחד כדי לקבל עזרה ותמיכה בתיבות דואר, מכיוון שהמשתמשים יכולים לשלוח הודעות דואר אלקטרוני מ"תמיכה של קונטוסו" או "דלפק קבלה של בניין א‘".

לפני יצירת תיבת דואר משותפת, הנה כמה דברים שעליך לדעת:

  • רשיונות: תיבת הדואר המשותפת שלך יכולה לאחסן עד 50 ג'יגה-בתים של נתונים מבלי שתקצה לה רשיון. לאחר מכן, עליך להקצות רשיון לתיבת הדואר כדי לאחסן נתונים נוספים. לקבלת פרטים נוספים על רישוי תיבת דואר משותפת, ראה Exchange Online שלך. כאשר תיבת דואר משותפת מגיעה למגבלת האחסון, תוכל לקבל הודעות דואר אלקטרוני לזמן מה, אך לא תוכל לשלוח הודעת דואר אלקטרוני חדשה. לאחר מכן היא תפסיק לקבל דואר אלקטרוני. המשתמשים השולחים הודעות לתיבת הדואר יקבלו אישור אי-מסירה.

הערה

התרחישים הבאים דורשים רשיון Exchange Online תוכנית 2:

  • תיבת הדואר המשותפת מכילה שטח אחסון גדול מ- 50 GB בשימוש.
  • תיבת הדואר המשותפת משתמשת באחסון במקום בארכיון.
  • תיבת הדואר המשותפת ממוקמת בהחזקת תביעה משפטית.

לקבלת הוראות מפורטות להקצאת רשיונות, ראה הקצאת רשיונות למשתמשים.

  • הרשאות משתמש: עליך להעניק למשתמשים הרשאות (חברות) כדי להשתמש בתיבת הדואר המשותפת. רק אנשים בתוך הארגון שלך יכולים להשתמש בתיבת דואר משותפת.

  • משתמשים חיצוניים: לא ניתן להעניק לאנשים מחוץ לעסק שלך (כגון אנשים בעלי חשבון Gmail) גישה לתיבת הדואר המשותפת שלך. אם ברצונך לעשות זאת, שקול ליצור קבוצה עבור Outlook במקום זאת. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת קבוצה של Microsoft 365 במרכז הניהול.

  • השתמש עם אפליקציית Outlook עבור Android ו- iOS: בנוסף לשימוש בתיבות דואר Outlook באינטרנט מהדפדפן שלך כדי לגשת לתיבות דואר משותפות, באפשרותך גם להשתמש באפליקציית Outlook עבור iOS או באפליקציית Outlook עבור Android. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook Mobile. אפשרות נוספת היא ליצור קבוצה עבור תיבת הדואר המשותפת שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה השוואה בין קבוצות.

  • הצפנה: לא ניתן להצפין דואר אלקטרוני שנשלח מתיבת דואר משותפת. זאת משום שלתיבת דואר משותפת אין הקשר אבטחה משלה (שם משתמש/סיסמה) ולכן לא ניתן להקצות לה מפתח. אם יותר מאדם אחד הוא חבר, והוא שולח/מקבל הודעות דואר אלקטרוני שהוצפנו באמצעות מפתחות משלהם, ייתכן שאנשים אחרים יוכלו לקרוא את הדואר האלקטרוני, וייתכן שאנשים אחרים לא יוכלו לקרוא אותו, בהתאם למפתח הציבורי שעונו הוצפנה הודעת הדואר האלקטרוני.

  • המרת תיבת דואר: באפשרותך להמיר תיבות דואר של משתמשים לתיבות דואר משותפות. ראה המרת תיבת דואר של משתמש לתיבת דואר משותפת.

  • מרכז הניהול תפקידים: משתמשים בעלי תפקידי מנהל מערכת של Exchange יכולים ליצור תיבות דואר משותפות.

  • דרישות מנוי: כדי ליצור תיבת דואר משותפת, עליך להירשם כמנוי לתוכנית של Microsoft 365 לעסקים הכוללת דואר אלקטרוני (שירות Exchange Online). מנוי יישומי Microsoft 365 לעסקים אינו כולל דואר אלקטרוני. Microsoft 365 Business Standard כולל דואר אלקטרוני.

  • כניסה: תיבת דואר משותפת אינה מיועדת לכניסה ישירה על-ידי חשבון המשתמש המשויך שלה. עליך לחסום תמיד כניסה עבור חשבון תיבת הדואר המשותפת ולשמור על חסימתו.

  • משתמשים רבים מדי: כאשר משתמשים ייעודיים רבים מדי ניגשים בו-זמנית לתיבת דואר משותפת (המספר המרבי הנתמך הוא 25), ייתכן שהם לא יתחברו לתיבת דואר זו לסירוגין או יהיו להם חוסר עקביות כגון שכפול הודעות בתיבת הדואר היוצא. במקרה זה, צמצם את מספר המשתמשים או השתמש בטעינה עבודה אחרת, כגון קבוצה של Microsoft 365.

  • מחיקת הודעה: למרבה הצער, לא ניתן למנוע מאנשים למחוק הודעות בתיבת דואר משותפת. הדרך היחידה לעקוף זאת היא ליצור קבוצה של Microsoft 365 במקום תיבת דואר משותפת. קבוצה ב- Outlook דומה לתיבת דואר משותפת. להשוואה בין שתי הקבוצות, ראה השוואה בין קבוצות. לקבלת מידע נוסף על קבוצות, ראה למד אודות קבוצות Microsoft 365.

  • Multi-Geo בסביבה גיאוגרפית מרובה, תיבות דואר משותפות צריכות להיות ברשיון באותו אופן שבו יש רשיון לתיבת דואר של משתמש. שים לב שביקורת חוצה תיבות דואר גיאוגרפית אינה נתמכת. לדוגמה, אם למשתמש מוקצות הרשאות גישה לתיבת דואר משותפת במיקום גיאוגרפי אחר, פעולות תיבת הדואר שבוצעו על-ידי משתמש זה אינן רשומות ביומן הביקורת של תיבת הדואר של תיבת הדואר המשותפת.

הערה

כדי לגשת לתיבת דואר משותפת, משתמש חייב Exchange Online רשיון חדש, אך תיבת הדואר המשותפת אינה דורשת רשיון נפרד. לכל תיבת דואר משותפת יש חשבון משתמש תואם. שים לב כיצד לא התבקשת לספק סיסמה בעת יצירת תיבת הדואר המשותפת? לחשבון יש סיסמה, אך הוא נוצר על-ידי המערכת (לא ידוע). אין להשתמש בחשבון כדי להיכנס לתיבת הדואר המשותפת. ללא רשיון, תיבות דואר משותפות מוגבלות ל- 50 GB. כדי להגדיל את מגבלת הגודל ל- 100 GB, יש להקצות לתיבת הדואר המשותפת רשיון Exchange Online תוכנית 2. רשיון Exchange Online תוכנית 1 עם רשיון אחסון בארכיון של Exchange Online הרחבה בלבד יגדיל את תיבת הדואר של הארכיון. פעולה זו תאפשר לך גם לאפשר אחסון בארכיון בהרחבה אוטומטית לקבלת קיבולת נוספת של אחסון בארכיון. באופן דומה, אם ברצונך למקם תיבת דואר משותפת בחסימה לצורך תביעה משפטית, לתיבת הדואר המשותפת חייב להיות רשיון Exchange Online תוכנית 2 או רשיון Exchange Online תוכנית 1 עם רשיון הרחבה של אחסון בארכיון של Exchange Online נוסף.

אם ברצונך להחיל תכונות מתקדמות כגון Microsoft Defender עבור Office 365, גילוי אלקטרוני (Premium) או מדיניות שמירה, ייתכן שיידרשו רשיונות. לקבלת מידע נוסף, ראה הדרכת רישוי של Microsoft 365 לקבלת מידע & תאימות.

הערה

לפני יולי 2018, כל תיבות הדואר המשותפות ללא רשיון הוקצו בגודל של 100 GB. לקבלת מידע נוסף, ראה תיקון הקצאה ו לשינוי גודל של תיבת דואר משותפת.

פתרון בעיות בתיבת דואר משותפת

שגיאה בעת יצירת תיבות דואר משותפות

אם אתה רואה את הודעת השגיאה, כתובת ה- Proxy "smtp:<shared mailbox name>" כבר נמצאת בשימוש על-ידי כתובות ה- Proxy או LegacyExchangeDN של "<name>". בחר כתובת Proxy אחרת, פירוש הדבר שאתה מנסה לתת לתיבת הדואר המשותפת שם שכבר נמצא בשימוש. לדוגמה, נניח שברצונך ליצור את תיבות הדואר המשותפות info@domain1 ו- info@domain2. ניתן לעשות זאת בשתי דרכים:

שגיאה לגבי אי-הרשאת שליחה בעת שימוש בתיבת דואר משותפת

אם יצרת תיבת דואר משותפת ולאחר מכן אתה מנסה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, ייתכן שתקבל את ההודעה הבאה:

לא היתה אפשרות לשלוח הודעה זו. אין לך הרשאה לשלוח את ההודעה בשם המשתמש שצוין.

הודעה זו מופיעה כאשר Microsoft 365 נתקל בבעיית זמן השהיה של שכפול. היא אמורה להיעלם תוך שעה בערך, כאשר המידע אודות תיבת הדואר המשותפת החדשה שלך (או משתמש שנוסף) משוכפל בכל מרכזי הנתונים שלנו. המתן שעה ולאחר מכן נסה שוב לשלוח הודעה.

תוכן קשור

יצירת תיבת דואר משותפת (מאמר)
קביעת תצורה של תיבת דואר משותפת (מאמר)
המרת תיבת דואר של משתמש לתיבת דואר משותפת (מאמר)\