שתף באמצעות


תחילת העבודה עם Copilot ל- Microsoft 365 - מדריך למנהלי מערכת

Copilot ל- Microsoft 365 הוא כלי פרודוקטיביות מבוסס בינה מלאכותית המשתמש במודלים גדולים של שפה (LLMs). הוא משתלב עם הנתונים שלך, עם Microsoft Graph ויישומי Microsoft 365 שלך.

הוא פועל לצד יישומי Microsoft 365 פופולריים כמו Word,‏ Excel,‏ PowerPoint,‏ Outlook,‏ Teams ועוד. Copilot מספק סיוע חכם בזמן אמת ומאפשר למשתמשים לשפר את היצירתיות, הפרודוקטיביות והמיומנויות שלהם.

מאמר זה מתאר כיצד מנהלי IT יכולים להכין את הארגון שלהם עבור Copilot.

עצה

אם אתה משתמש קצה, Copilot Lab היא משאב טוב.

לפני שתתחיל

סעיף זה מספק מבט כולל על התנאים המוקדמים (גישה למרכזי רישוי וניהול) ואפליקציות שיכולות להשתמש ב- Copilot. ייתכן שיש דרישות נוספות בדרישות Copilot ל- Microsoft 365.

דרישות מוקדמות

דרישות אפליקציה

שלב 1 - מיטוב החיפוש ב- SharePoint

מיטוב תוכן SharePoint לחיפוש

כאשר משתמש מבצע בקשה ל- Copilot, הוא מעבד את הבקשה ולאחר מכן יוצר תגובה עם מודלי LLM. מודלי LLM ממנפים תוכן מ- Microsoft Graph ותוכן אינטרנט (אופציונלי).

התוכן ב- Microsoft Graph כולל הודעות דואר אלקטרוני, קבצים, פגישות, צ'אטים, לוחות שנה ואנשי קשר. חלק משמעותי מנתונים אלה מאוחסן ב- SharePoint. Copilot אוסף תוכן SharePoint באותו אופן שבו החיפוש של SharePoint אוסף תוכן.

כדי להפיק את המרב מ- Copilot ולקבל את התוצאות הטובות ביותר, מטב את תוכן SharePoint שלך לחיפוש:

Copilot ל- Microsoft 365 מאפשר למשתמשים למצוא את התוכן שלהם ולגשת אליו באמצעות הצגת הנחיה בשפה טבעית. Copilot מבטיח אבטחת נתונים ופרטיות על ידי עמידה בהתחייבויות קיימות ושילוב עם מדיניות הארגון שלך. הוא משתמש בתוכן שלך ב- Microsoft Graph עם פקדי גישה זהים לפקדים של שירותי Microsoft 365 אחרים.

לקבלת מידע נוסף על פרטיות באמצעות Microsoft 365 Copilot, ראה נתונים, פרטיות ואבטחה עבור Microsoft 365 Copilot.

שלב 2 - החלת עקרונות של 'גישה מספיקה בלבד'

מנע שיתוף יתר ושלוט בגישה באמצעות SharePoint ו- OneDrive

כדי להתכונן לאימוץ Copilot ל- Microsoft 365 בארגון שלך, קיימים כמה שלבים מומלצים ביותר שניתן לבצע עם SharePoint ו- OneDrive.

כדי להתחיל, באפשרותך:

להפחית שיתוף יתר בשוגג עם הגדרות השיתוף של SharePoint

כדי להפחית שיתוף יתר של תוכן בטעות עם תוצאות Copilot, יישם הגדרות שיתוף ברמות הארגון והאתר:

  1. ברמת הארגון:

  2. הפחת שיתוף יתר בטעות ברמת האתר:

בדיקת הרשאות וגישה לאתרים במרכז הניהול של SharePoint

כדי להבטיח שהנתונים מאובטחים, סקור את הגישה וההרשאות של אתר SharePoint. קבע סדר עדיפויות לאתרים המכילים מידע רגיש.

  1. במרכז הניהול של SharePoint, ראה אתרים פעילים> בחר אתר >ערוך>הגדרות.

    פרטי פירושו שרק משתמשים בארגון שלך בעלי גישה לאתר יכולים למצוא אותו. ציבורי (ברירת מחדל) פירושה שכל אדם בארגון שלך יכול למצוא את האתר ולגשת לתוכן שלו.

    צילום מסך המציג את לוח האתרים הפעילים של מרכז הניהול של SharePoint.

  2. בכרטיסיה חברות, סקור את הגישה לבעלי אתרים, לחברים ומבקרים. ודא שרק למשתמשים הנחוצים יש גישה לאתר.

זהה אתרים עם תוכן שעשוי להיות משותף יתר על המידה ושלוט בגישה

  1. השתמש בדוחות הבאים המבוססים על פעילות של ניהול מתקדם של SharePoint ‏(SAM) כדי לזהות במהירות את האתרים המשותפים ביותר באופן פעיל:

  2. התחל סקירת גישה לאתר עבור בעלי אתרים כדי לאשר תוכן ששותף יתר על המידה ולנקוט בצעדי תיקון. מנהלי מערכת של SharePoint יכולים להשתמש במדיניות בקרת הגישה המוגבלת כדי להגביל את הגישה לאתר עם תוכן ששותך יתר על המידה.

עבור אתרים קריטיים לעסקים, קיימות תכונות בניהול מתקדם של SharePoint וב- Microsoft Purview שניתן להשתמש בהן:

הערה

ניהול מתקדם של SharePoint כולל תכונות נוספות שיעזרו לך להתכונן ל- Copilot במהירות ובקנה מידה גדול. לקבלת מידע נוסף, ראה התכונן ל- Copilot ל- Microsoft 365 באמצעות ניהול מתקדם של SharePoint ‏(SAM).

תוויות רגישות מ- Microsoft Purview

שימוש בתוויות רגישות כדי להגן על הנתונים שלך

בפורטל Microsoft Purview, באפשרותך ליצור תוויות רגישות (תוויות רגישות של>הגנה על מידע). השתמש בתוויות אלה כדי לזהות עד כמה הנתונים רגישים בארגון שלך. כאשר הם מוחלים על פריטים כגון מסמכים והודעות דואר אלקטרוני, התוויות מוסיפות שכבת הגנה נוספת ועשויים להשפיע על תוצאות Copilot.

מסך המציג את מסך Microsoft Purview עבור תוויות רגישות.

תוספת ההגנה המאוחרת כוללת:

  • Copilot Business Chat יכול להפנות לנתונים מסוגים שונים של פריטים. תווית הרגישות בעלת העדיפות הגבוהה ביותר גלויה למשתמשים.

  • אם התווית מחילה הצפנה, Copilot בודק את זכויות השימוש עבור המשתמש. כדי ש- Copilot יחזיר נתונים מפריט זה, יש להעניק למשתמש הרשאות להעתיק ממנו.

באמצעות תוויות רגישות, באפשרותך:

  1. ליצור תוויות או להפעיל תוויות ברירת מחדל: אם עדיין אין לך תוויות רגישות, ייתכן שאתה זכאי ליצור עבורך תוויות ברירת מחדל מסוימות באופן אוטומטי, כגון 'ציבורי', 'כללי' ו'סודי'. תוויות ברירת המחדל מתאימות לפריטים כגון קבצים, הודעות דואר אלקטרוני ופגישות. באפשרותך לשנות את תוויות ברירת המחדל וליצור תמיד תוויות משלך.

    לקבלת מידע נוסף, ראה:

  2. הגדר את דרישות רגישות הנתונים ועיין באתרים ובקבצים של SharePoint ב- OneDrive. התמקד במאגרים הקריטיים ביותר וקבע את רגישות הנתונים באתרים אלה.

    אם אתה משתמש בפריסת ניסיון של Copilot, פרוס רישיונות Copilot למשתמשים בעלי גישה לאתרים קריטיים אלה. לאחר מכן, חזור אל שאר המאגרים שלך והרחב את בסיס המשתמשים שלך.

    לקבלת אסטרטגיה מפורטת יותר לפריסה ולהטמעה, ראה שלב 7 - פריסה למשתמשים מסוימים ומדידת הטמעה (במאמר זה).

  3. הפוך והחל תוויות רגישות לזמינות: הפוך תוויות רגישות לזמינות עבור קבצים ב- SharePoint וב- OneDrive. לאחר מכן, באמצעות מדיניות תוויות פרסום, תוכל להגדיר תווית ברירת מחדל ומשתמשים יוכלו להחיל את התוויות שלך באופן ידני. כדי להוסיף תוויות בקנה מידה גדול, השתמש בהוספת תווית אוטומטית כדי להחיל תוויות באופן אוטומטי בהתבסס על מידע רגיש שזוהה.

    לקבלת מידע נוסף על הדרכים השונות שבהן ניתן להחיל תוויות רגישות, ראה תרחישים נפוצים עבור תוויות רגישות.

    אחת משיטות הוספת תוויות הזמינות היא להחיל תוויות רגישות על סמך תוכן שנמצא במסמכים כאשר אתה משתמש במדיניות מניעת אובדן נתונים (DLP). פריטי מדיניות DLP יכולים להחיל תוויות רגישות באופן אוטומטי כאשר סוגים ספציפיים של מידע מזוהים במסמך, כגון נתונים אישיים הכוללים כתובות, פרטי מס או מספרי דרכונים.

    באמצעות פריטי מדיניות DLP, באפשרותך גם:

לאחר החלתן, תוויות הרגישות אוכפות את הגדרות ההגנה שלך.

לקבלת מידע נוסף על תוויות רגישות, ראה קבלת מידע על תוויות רגישות.

פעילות Copilot ו- Microsoft Purview

בצע ביקורת על פעילות Copilot, צור מדיניות שמירה והשתמש בתאימות גילוי אלקטרוני ותקשורת

בפורטל Microsoft Purview, באפשרותך להשתמש בתכונות הבאות כדי לחפש תוכן ופעילויות ספציפיות הכוללות בקשות ותגובות של Copilot.

עצה

לקבלת מידע נוסף על הגנות האבטחה והתאימות של Microsoft Purview עבור Copilot, ועל האופן שבו מרכז הבינה המלאכותית של Microsoft Purview יכול לעזור לך לפרוס אותן במהירות רבה יותר, עיין בהגנות האבטחה והתאימות של Microsoft Purview עבור אפליקציות בינה מלאכותית יצרניות.

שלב 3 - סקירת פרטיות האפליקציה

סקור את הגדרות Microsoft 365 הפרטיות של האפליקציות שלך

הגדרות הפרטיות באפליקציות Microsoft 365 יכולות להשפיע על הזמינות של Copilot ל- Microsoft 365. כדי להבטיח שהמשתמשים יוכלו לגשת לתכונות Copilot, סקור את הגדרות הפרטיות באפליקציות Microsoft 365 שלך.

למידע נוסף, ראה Copilot ל- Microsoft 365 ובקרות פרטיות עבור חוויות מחוברות.

שלב 4 - עדכון ערוצים

השתמש בערוץ השוטף או בערוץ הארגוני החודשי כדי לעדכן אפליקציות

Copilot ל- Microsoft 365 פועל בהתאם לנוהל הסטנדרטי של יישומי Microsoft 365 עבור פריסה ועדכונים. הוא זמין בכל ערוצי העדכונים, למעט ערוץ ארגוני חצי-שנתי.

האפשרויות שלך:

  • ערוצי הייצור כוללים את הערוץ השוטף ואת הערוץ הארגוני החודשי.

    • הערוץ השוטף מספק למשתמשים שלך את התכונות החדשות של אפליקציות Microsoft 365 ברגע שהן מוכנות. הוא מספק את החוויה הטובה ביותר למוצר שמתקדם במהירות, כמו Copilot.

    • הערוץ הארגוני החודשי מספק יכולת חיזוי טובה יותר לגבי המועד שבו תכונות חדשות אלה של אפליקציית Microsoft 365 מופצות מדי חודש. זוהי אפשרות טובה לארגונים המעוניינים לאמת את התכונות החדשות לפני שהן מופצות לערוץ השוטף.

  • ערוצי תצוגה מקדימה כוללים ערוץ נוכחי (תצוגה מקדימה)וערוץ בטא.

    ערוצי תצוגה מקדימה הם אפשרות נהדרת לאימות המוצר לפני ההפצה לשאר הארגון. לקבלת מידע נוסף, ראה מבט כולל על ערוצי עדכוניםוערוצי Microsoft 365 Insider.

קיימות כמה דרכים לניהול ערוצים עבור מכשירי משתמשים. לקבלת מידע נוסף, ראה שינוי ערוץ העדכון של Microsoft 365 כדי להפוך את Copilot.

שלב 5 - הקצאת רישיונות Copilot ל- Microsoft 365

הקצאת רישיונות Copilot באמצעות מרכז הניהול של Microsoft 365

השלב הבא הוא להקצות רישיונות כדי שמשתמשים יוכלו להתחיל להשתמש ב- Copilot. באפשרותך לנהל את רישיונות Copilot ל- Microsoft 365 ממרכז הניהול של Microsoft 365. באפשרותך להקצות למשתמשים בודדים או לקבוצות משתמשים וכן להקצות מחדש רHשיונות למשתמשים אחרים.

כאשר רישיונות מוקצים, Copilot מופיע באפליקציות Microsoft 365, כגון Word ו- Excel. כדי להשתמש ב- Copilot, המשתמשים ייכנסו לאפליקציה באמצעות החשבון שלהם בעבודה או בבית הספר והקובץ חייב להיות ניתן לעריכה (לא לקריאה בלבד).

לקבלת מידע נוסף, ראה:

שלב 6 - קביעת תצורה של הגדרות עבור Copilot

קביעת תצורה של תכונות Copilot נוספות

במרכז הניהול של Microsoft 365>Copilot, קיימות תכונות נוספות של Copilot המיטיבות עם מנהלי מערכת והגדרות שבאפשרותך לקבוע את תצורתן לטובת הארגון שלך.

באפשרותך:

  • הצג את המצב של הקצאות רישיון Copilot
  • גש למידע העדכני ביותר ב- Copilot
  • ניהול פקדי אבטחה ותאימות של נתונים
  • שלח משוב בשם המשתמשים
  • קביעת תצורה של תוספים והרשאות
  • אפשר שימוש בנתוני אינטרנט כנתוני ביסוס ב- Copilot

לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול Copilot ל- Microsoft 365 באמצעות הדף Copilot.

שלב 7 - פריסה למשתמשים מסוימים ומדידת אימוץ

צור קבוצה של מאמצים מוקדמים

קיימים שימושים רבים ב- Copilot ל- Microsoft 365 באפליקציות הפרודוקטיביות השונות של Microsoft 365. בנוסף, ישנן הזדמנויות למשתמשים למצוא ערך בדרכים שונות.

כדי לסייע בהטמעה, צור קבוצה של מאמצים מוקדמים. קבוצה זו יכולה לעזור לך להבין כיצד משתמשים משתמשים ב- Copilot וכיצד הוא חשוב להם.

  1. זהה משתמשים בקבוצות עסקיות שונות בארגון שלך, באופן אידיאלי באמצעות שימוש גבוה בתכונות Microsoft 365 קיימות. באפשרותך לזהות משתמשים אלה על-ידי סקירת מדדי השימושבמרכז הניהול של Microsoft 365.

  2. הקצה למשתמשים אלה רישיונות Copilot ל- Microsoft 365 והטמע אותם באמצעות המשאבים הזמינים במרכז ההטמעה של Copilot ל- Microsoft 365, כולל ערכת קליטת המשתמשים.

  3. ככל שמשתמשים אלה מרגישים יותר בנוח עם השימוש ב- Copilot, הם יכולים לדבר על האופן שבו הם משתמשים בו בצורה הטובה ביותר, והיכן הוא בעל הערך הרב ביותר עבורם. מידע זה מספק לך אלופי מוצרים שיכולים לעזור למשתמשים אחרים לאמץ את Copilot ולהשתמש בו ברחבי הארגון שלך.

    עם הקהילה מבוססת של מאמצים מוקדמים או אלופים, הם יכולים לדבר בצורה טובה יותר לעמיתיהם בתוך הארגון שלהם ולהקשר את הערך של Copilot בהתאם לצרכים שלהם. מסגרת זו מספקת גם למחלקות IT דרך מדרגית לטיפול בשאלות באמצעות מובילים, פיתוח צוות של מומחים ברחבי הארגון שלך.

    לקבלת מידע נוסף על הטמעה, בקר במרכז האימוץ של Copilot ל- Microsoft 365.

קבל תובנות וסנטימנט משתמש

כדי למדוד את ההשפעה של Copilot על הארגון שלך, השתמש בלוח המחוונים של Copilot מ- Viva Insights. Viva Insights מספקת למנהיגים ארגוניים ומקבלי החלטות IT תובנות לגבי מוכנות, אימוץ, השפעה וסנטימנט משתמש.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

משאבים נוספים