יבא נתונים וקבע איך רשומות כפולות מזוהות
הכנס במהירות את נתוני הלקוחות והמכירות לאפליקציה על-ידי ייבוא שלהם. ניתן לייבא נתונים לרוב סוגי הרשומות.
Dynamics 365 מעבד פעולות ייבוא ברקע. לאחר השלמת הייבוא, תוכל לבחון אילו רשומות יובאו בהצלחה, אילו רשומות לא הצלחת לייבא או אילו רשומות יובאו באופן חלקי. כדי לתקן את הרשומות שהייבוא שלהן נכשל, ייצא אותן לקובץ נפרד, תקן אותן ולאחר מכן נסה שוב לייבא אותן (במידת הצורך, תוכל להתחיל מחדש על-ידי מחיקת כל הרשומות המשויכות לייבוא הקודם).
סוגי קבצים נתמכים
ניתן לייבא נתונים מסוגי הקבצים הבאים:
- קובץ של ערכים מופרדים באמצעות פסיקים (.csv)
- תבניות Excel שסופקו על-ידי Dynamics 365
מידע נוסף: ייצוא נתונים לקובצי Word או Excel
הכנת קובץ לייבוא
הנה כמה הנחיות שיעזרו לוודא שייבוא הקובץ שלך יתבצע בהצלחה:
מקם רשומות עבור כל סוג רשומה בקובץ נפרד.
ודא שהקובץ נמצא באחת מהתבניות הבאות:
- קובץ .csv: קובץ נתונים עם סיומת קובץ .csv בדרך כלל, קובץ .csv מורכב משדות ומרשומות המאוחסנים כטקסט, שבהם השדות מופרדים זה מזה באמצעות פסיקים.
- תבנית Excel
אם קובץ הייבוא הוא קובץ .csv, ודא שהוא מופרד בצורה נכונה. ניתן להשתמש במירכאות כפולות (") או בגרשיים בודדים (') בתור מפרידי נתונים.
ודא שהשורה הראשונה בקובץ היא שורה של כותרות עמודות. הוסף כותרות עמודות (טקסט המופיע בשורה הראשונה של חוברת עבודה או קובץ, שמתייג את הנתונים בכל עמודה) אם הן לא נמצאות.
הערה
ודא שקובץ ה- .csv אינו מכיל:
- שורות מרובות בשורה הראשונה (שורת הכותרת).
- מירכאות וגרשיים בשורה הראשונה. Dynamics 365 משתמש במירכאות ובגרשיים בתור מפרידי נתונים.
- נתונים המופרדים באמצעות נקודה-פסיק (;) או פסיק (,). Dynamics 365 משתמש בסימני נקודה-פסיק ובפסיקים בתור מפרידי שדות.
חשוב
ניתן לייבא נתונים במהירות רבה יותר אם ניתן למפות אותם באופן אוטומטי במהלך הייבוא. כדאי שכותרות העמודות יהיו תואמות לשמות התצוגה של השדות ב- Dynamics 365. שם התצוגה הוא התווית הנמצאת בשימוש כברירת מחדל בעת הצגת תכונה בטופס, ברשימה או בדוח. משתמשים בעלי תפקיד אבטחה מתאים יכולים לשנות את שם התצוגה של כל תכונה באזור התאמה אישית.
ודא שקיימים נתונים עבור כל השדות הנדרשים.
ייבוא רשומה יתבצע רק אם כל השדות הנדרשים ממופים, ואם קיימים נתונים בכל אחת מעמודות המקור הממופות לשדות הנדרשים. שדה נדרש הוא תכונה שנדרשת לפני שניתן יהיה לשמור את הרשומה. באפשרותך לקבוע מראש את השדות הנדרשים, או לזהות מיפויים נדרשים חסרים במהלך הייבוא. בכל מקרה, ודא שהנתונים הנדרשים קיימים בכל רשומה. כדי לקבוע אילו שדות נדרשים, פתח את הטופס המתאים לסוג הרשומה בדומה ליצירת רשומה חדשה, וזהה שדות המסומנים בכוכבית אדומה (*).
ברשימה הבאה מוצגים שדות נדרשים המהווים ברירת מחדל עבור סוגי רשומות מיובאים נפוצים.
- תיק לקוח: שם תיק לקוח
- איש קשר: שם משפחה
- הפניה: נושא, שם משפחה, שם חברה
- מוצר: יחידת ברירת מחדל, קבוצת יחידות, תמיכה בשברים עשרוניים
לדוגמה, השורות הבאות מראות איך הנתונים עשויים להיראות עבור קובץ בתבנית .csv המכיל הפניות. השורה הראשונה מכילה את שמות השדות ויתר השורות מיובאות כנתונים.
Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"
הערה
כברירת מחדל, הגודל המרבי של הקבצים שניתן לייבא הוא 8 מגה-בתים (MB).
ייבוא רשומות מתבנית Excel
התחל את הייבוא באמצעות אחת מהפעולות הבאות:
- עבור לתצוגת הרשימה של הישות שברצונך לייבא אליה (כגון רשימת הפניות) ובחר יבא מ- Excel בשורת הפקודה.
- אם אתה מנהל מערכת, עבור אל הגדרות>הגדרות מתקדמות>ניהול נתונים>ייבוא. בדף הייבוא שלי , בחר בלחצן ייבוא נתונים בסרגל הכלים.
בחר באפשרות בחר קובץ כדי להעלות קובץ.
בחר הבא. כל השדות בקובץ המקור ממופים באופן אוטומטי.
בחר סיים ייבוא.
ייבוא רשומות מקובץ .csv
הכן את קובץ הייבוא כמתואר בנושא הכנת קובץ לייבוא.
התחל את הייבוא באמצעות אחת מהפעולות הבאות:
- עבור לתצוגת הרשימה של הישות שברצונך לייבא אליה (כגון רשימת הפניות) ובחר ייבא מ- CSV בשורת הפקודה.
- אם אתה מנהל מערכת, עבור אל הגדרות>הגדרות מתקדמות>ניהול נתונים>ייבוא. בדף הייבוא שלי , בחר בלחצן ייבוא נתונים בסרגל הכלים.
בחר קובץ להעלאה.
בחר הבא.
אם הגדרת מפתח חלופי, בחר אותו מהרשימה הנפתחת מפתח חלופי.
המפתח החלופי משמש לזיהוי ייחודי ולעדכון של הרשומות במהלך הייבוא, במקום להשתמש במפתח הראשי. מערכות מסוימות של נתונים חיצוניים אינן מאחסנות מפתחות ראשיים. במקרים שכאלה, ניתן להשתמש במפתח חלופי כדי לזהות רשומות באופן ייחודי. מידע נוסף: אופן הפעולה של המפתח החלופי וזיהוי כפילויות במהלך הייבוא
ברשימה הנפתחת מפריד נתונים, בחר את מפריד הנתונים שבו השתמשת בקובץ ה- .csv
בחר סקור מיפוי.
בדף סקירת מיפוי, ראה כיצד כותרות העמודות ממופות לשדות ב- Dynamics 365.
- מימין, המקטע שדות ראשיים של הדף סקירת מיפוי מציג כברירת מחדל את כל השדות הדרושים של הישות שיש למפות עבור הנתונים, כדי שהייבוא יתבצע בהצלחה.
- אם בחרת מפתח חלופי, כל השדות של המפתח החלופי הופכים גם הם לשדות נדרשים ויש למפות אותם.
- אם כותרות העמודה של קובץ המקור תואמות לשמות התצוגה של השדות, שדות אלה ימופו באופן אוטומטי. כל השדות הממופים יוצגו עם סימן ביקורת ירוק.
- אם כותרות העמודות לא תואמות, השדות הלא ממופים יוצגו עם סימן קריאה אדום. בחר שדה של Dynamics 365 למיפוי לכותרת העמודה הלא ממופה בקובץ.
- כדי לסנן במהירות לפי השדות הלא ממופים, בחר ללא מיפוי מהרשימה הנפתחת תכונות מיפוי.
במקטע שדות אופציונליים של הדף סקירת מיפוי, הצד הימני מציג את כותרות העמודות שבקובץ המקור. אם כותרות העמודה תואמות לשמות התצוגה של השדות, השדות ייבחרו באופן אוטומטי ברשימות הנפתחות התואמות.
- אם כותרות העמודות לא תואמות, השדות הלא ממופים יוצגו עם סימן קריאה אדום.
- בחר שדה של Dynamics 365 למיפוי לכותרת העמודה הלא ממופה בקובץ.
- ניתן גם לבחור התעלם מהרשימה הנפתחת עבור אחד או יותר מהשדות האופציונליים. נתונים מעמודות שהתעלמו מהן לא ייכללו בייבוא לתוך Dynamics 365 Customer Insights - Journeys.
אם עמודה כלשהי בקובץ המקור כוללת קבוצת ערכים קבועה, עליך למפות את העמודה לשדה מסוג קבוצת אפשרויות. לעמודה מסוג זה יש ערכים כגון "כן" או "לא", או "חם", "חם" או "קר". כדי לעשות זאת, לחץ על לחצן
ליד השדה קבוצת אפשרויות. המקטע מיפוי קבוצת אפשרויות נפתח:
עבור כל פריט של ערכי אפשרויות מקור, לחץ על פריט מתוך הרשימה ערכי אפשרויות של Dynamics 365 כדי למפות אותו, ולאחר מכן לחץ על 'אישור'.
הרשימה הנפתחת ערכי אפשרויות של Dynamics 365 משלבת בין הערכים הזמינים בקובץ הנכנס לבין הערכים הקיימים במסד הנתונים של Dynamics 365. לדוגמה:
- ערכים בקובץ הייבוא: נמוך, גבוה
- ערכים שכבר קיימים ב- Dynamics 365: קר, חמים, חם
- ערכי היעד שמתקבלים: קר, חמים, חם, נמוך, גבוה
לאחר הייבוא, אשף הייבוא מוסיף את כל הערכים הממופים ל- Dynamics 365, אבל הוא משמיט ערכים לא ממופים מקובץ הייבוא שעדיין לא נמצאים ב- Dynamics 365. לדוגמה, ניתן למפות את ערך המקור "נמוך" לערך היעד "קר", אבל למפות את ערך המקור "גבוה" לערך היעד (החדש) "גבוה". בהתבסס על מיפויים אלה, אשף הייבוא יוצר את הערך "גבוה" בתור ערך יעד של Dynamics 365. הוא אינו יוצר את הערך "נמוך" בתור ערך יעד של Dynamics 365 משום שלא מיפית שום מקור לערך יעד זה.
הערה
ניתן גם למפות עמודה בקובץ המקור לשדה מסוג "שתי אפשרויות" ומסוג "קבוצת אפשרויות של בחירת פריטים מרובים" (שבו השדה יכול להכיל כמה ערכים). עליך למפות כל פריט של ערכי אפשרויות מקור לפריטים ברשימה ערכי אפשרויות של Dynamics 365. בעת ייבוא לשדה מסוג "קבוצת אפשרויות של בחירת פריטים מרובים", אם קובץ המקור כולל ערכים שאינם זמינים ב- Customer Insights - Journeys, ערכים חדשים לא ייווצרו ב- Customer Insights - Journeys.
אם נתונים מסוימים בקובץ המקור מפנים לרשומות קיימות אחרות ב- Customer Insights - Journeys, עליך למפות את העמודה בקובץ המקור לשדה בדיקת מידע של Customer Insights - Journeys.
לדוגמה, כדאי לייבא קובץ בשם Leads.csv, המכיל רשומות של לקוחות. העמודה לקוח בקובץ Leads.csv מכילה את נתוני תיקי הלקוחות או אנשי הקשר המשויכים. כדי למפות זאת, בחר בלחצן
ליד שדה בדיקת המידע. המקטע הפניית בדיקת מידע נפתח ומפרט את הישויות הקשורות לישות הנוכחית.
עבור כל ישות, בחר את השדות שבהם יש לחפש במהלך הייבוא כדי לשמור על הקשרים בין הרשומות, ולאחר מכן בחר אישור.
כדי לשמור את הגדרות המיפוי לפעם הבאה, הזן שם בתיבה קבע שם למפת הנתונים. כך, בפעם הבאה שתצטרך לייבא ערכת נתונים דומה, תוכל להשתמש שוב במיפוי זה.
כשאתה מוכן להמשיך, בחר סיים ייבוא כדי לייבא את הנתונים באמצעות המיפויים שלך.
אופן הפעולה של המפתח החלופי וזיהוי כפילויות במהלך הייבוא
שים לב לפרטים הבאים לגבי אופן הפעולה של המפתח החלופי וזיהוי כפילויות במהלך ייבוא רשומות ב- Customer Insights - Journeys:
-
כאשר זיהוי כפילויות אינו זמין ומפתח חלופי אינו מוגדר ב- Customer Insights - Journeys
תהליך הייבוא יוצר רשומות חדשות. אם נמצא GUID תואם, תהליך הייבוא מעדכן את הרשומה. -
כאשר זיהוי כפילויות אינו זמין ומפתח חלופי נבחר
רשומות עם אותם נתונים של מפתח חלופי מעודכנות, ורשומות אחרות נוצרות ב- Customer Insights - Journeys. -
כאשר זיהוי כפילויות אינו זמין ומפתח חלופי לא נבחר
בתרחיש זה, המפתח החלופי נחשב בתור המפתח הראשי משום שהוא זמין ב- Customer Insights - Journeys. רשומות בעלות אותו מפתח חלופי ייכשלו עם הודעת שגיאה במהלך הייבוא. -
כאשר זיהוי כפילויות זמין ומפתח חלופי אינו מוגדר
כלל זיהוי הכפילויות מיושם. תהליך הייבוא יוצר רשומות חדשות. אם נמצא GUID תואם כלשהו, תהליך הייבוא מעדכן את הרשומות. אם רשומות כלשהן תואמות לכלל זיהוי הכפילויות, מוצגת הודעת שגיאה. - כאשר זיהוי כפילויות זמין ומפתח חלופי לא נבחר בתרחיש זה, המפתח החלופי נחשב בתור המפתח הראשי משום שהוא זמין ב- Customer Insights - Journeys. רשומות עם אותו מפתח חלופי ייכשלו עם הודעת שגיאה במהלך הייבוא. כללי זיהוי כפילויות חלים גם כן. אם רשומות כלשהן תואמות לכלל זיהוי הכפילויות, מוצגת הודעת שגיאה. רשומות שלא תואמות לכלל זיהוי הכפילויות ייווצרו ב- Customer Insights - Journeys.
-
כאשר זיהוי כפילויות זמין ומפתח חלופי נבחר
תהליך הייבוא מעדכן את הרשומות בהתבסס על המפתח החלופי, ולאחר מכן מחיל זיהוי כפילויות. רשומות מעודכנות אם המפתח החלופי תואם; אחרת, הן נוצרות במערכת.
הצגת תוצאות הייבוא ותיקון שגיאות
עליך להמתין עד להשלמת משימת ייבוא כדי שתוכל לתקן כשלים.
- עבור אל הגדרות>הגדרות מתקדמות>מערכת>ניהול נתונים>פעולות ייבוא. משימות ייבוא עבור כל פעולות הייבוא האחרונות מפורטות כאן.
- חפש את המשימה שלך ברשמה ובדוק את ההתקדמות שלה. העמודה סיבת המצב מציגה את מצב הייבוא באמצעות הערכים הבאים:
- נשלח
- מנתח
- ממיר
- מייבא
- הושלם
- לאחר השלמת הייבוא, העמודות הצלחה, כשל, וכשל חלקי יציגו את מספר הרשומות שיובאו בהצלחה, את מספר הרשומות שלא הצלחת לייבא או את מספר הרשומות שיובאו באופן חלקי.
- פתח את קובץ הייבוא כדי להציג את הרשומות שלא יובאו או שיובאו באופן חלקי. לחץ פעמיים על רשומת קובץ הייבוא.
- השתמש בכרטיסיות כדי לראות מידע על כשלים, הצלחות או כשלים חלקיים של הרשומות במהלך הייבוא.
- בכרטיסיה כשלים, בחר ייצא שורות שגיאות כדי לייצא שורות שנכשלו בייבוא לקובץ .csv חדש. תוכל לתקן את השגיאות בקובץ זה ולאחר מכן לייבא אותו.
מחיקת רשומות מיובאות
- עבור אל הגדרות>הגדרות מתקדמות>מערכת>ניהול נתונים>פעולות ייבוא. משימות ייבוא עבור כל פעולות הייבוא האחרונות מפורטות כאן.
- בחר את קובץ הייבוא שברצונך למחוק, ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:
- מחק קובץ מקור של ייבוא: הפעולה מוחקת את קובץ רישום הייבוא ואת הפרטים שלו.
- כל הרשומות שיובאו לישות זו במהלך פעולת ייבוא זו: הפעולה מוחקת את כל הרשומות שיובאו מהקובץ שנבחר.
- כל הרשומות המיובאות מקובץ ה- .zip: הפעולה מוחקת את קובץ הייבוא יחד עם הרשומות שיובאו מקובץ הייבוא.