מבט כולל על שימוש בתהליכי זרימת עבודה

נושא זה חל על Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)‎. לעיון בגירסה של נושא זה עבור Power Apps, ראה: זרימות עבודה קלאסיות של Dataverse שפועלות ברקע

זרימות עבודה הופכות תהליכים עסקיים לאוטומטיים ללא ממשק משתמש. אנשים משתמשים בדרך כלל בתהליכי זרימת עבודה כדי ליזום אוטומציה שאינה דורשת התערבות כלשהי של משתמש.

כל תהליך זרימת עבודה משויך לישות בודדת. בעת קביעת התצורה של זרימות עבודה יש ארבעה נושאים עיקריים שכדאי לחשוב עליהם:

• מתי להתחיל אותם?

• האם להפעיל אותם כזרימת עבודה בזמן אמת או כזרימת עבודה ברקע?

• אלו פעולות הם אמורים לבצע?

• באילו תנאים יש לבצע פעולות?

  נושא זה מציג כיצד למצוא תהליכי זרימת העבודה, מתי להתחיל אותם והאם להפעיל אותם בזמן אמת או ברקע. לקבלת מידע אודות הפעולות שהם אמורים לבצע, והתנאים לכך, ראה הגדרת תהליכי זרימת עבודה.

היכן מבצעים התאמה אישית של תהליכי זרימת עבודה?

באפשרותך לראות את תהליכי העבודה בארגון על-ידי הצגת הצומת תהליכים‏‎ בפתרון ברירת המחדל וסינון תהליכים ששייכים לקטגוריה זרימת עבודה.

בהתאם לאופן בניית היישום, משתמשים יכולים ליצור או לשנות את זרימות העבודה שלהם ביישום.

מפתחים יכולים ליצור זרימות עבודה באמצעות המידע ב Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) מדריך למפתח ופתרונות שאתה רוכש יכולים לכלול זרימות עבודה שתוכל לשנות.

מאפייני זרימת עבודה

בסייר הפתרונות, בחר תהליכים ולחץ על חדש.

בעת יצירת זרימת עבודה, תיבת הדו-שיח יצירת תהליך מחייבת שתגדיר שלושה מאפיינים שיש לכל התהליכים:

שם תהליך
שמו של תהליך זרימת העבודה אינו חייב להיות ייחודי, אך אם אתה מצפה שיהיו לך מספר רב של זרימות עבודה, ייתכן שתרצה להשתמש במוסכמת מתן שמות כדי להבדיל בבירור בין התהליכים שלך. ייתכן שתרצה להחיל קידומות רגילות לשם של זרימת העבודה. הקידומת עשויה לתאר את הפונקציה של זרימת העבודה או מחלקה בתוך החברה. פעולה זו תסייע לך לקבץ פריטים דומים ברשימה של זרימות העבודה.

קטגוריה
מאפיין זה קובע כי זהו תהליך זרימת עבודה.

ישות
יש להגדיר כל תהליך זרימת עבודה כישות בודדת. לא ניתן לשנות את הישות לאחר יצירת תהליך זרימת העבודה.

הפעל זרימת עבודה זו ברקע (מומלץ)
אפשרות זו מופיעה כאשר אתה בוחר זרימת עבודה כקטגוריה. הגדרה זו קובעת אם זרימת העבודה היא בזמן אמת או זרימת עבודה ברקע. זרימות עבודה בזמן אמת פועלות מיד (באופן סינכרוני) וזרימות עבודה שפועלות ברקע רצות באופן אסינכרוני. אפשרויות התצורה הזמינות תלויות במה שבחרת עבור הגדרה זו. זרימות עבודה ברקע מאפשרות תנאי ההמתנה שאינם זמינים עבור זרימות עבודה בזמן אמת. כל עוד שאינך משתמש בתנאי המתנה אלה, במועד מאוחר יותר תוכל להמיר זרימות עבודה ברקע לזרימות עבודה בזמן אמת וזרימות עבודה בזמן אמת לזרימות עבודה ברקע. לקבלת מידע נוסף אודות תנאי המתנה, ראה הגדרת תנאים עבור פעולות זרימת עבודה.

יש לך גם אפשרות של סוג כדי לציין אם לבנות זרימת עבודה חדשה מהתחלה או להתחיל מתבנית קיימת. בעת בחירת תהליך חדש מתבנית קיימת (בחר מתוך רשימה) תוכל לבחור מתוך תהליכי זרימות העבודה הזמינים שנשמרו קודם לכן כתבנית תהליך.

לאחר שתיצור את זרימת העבודה או אם אתה עורך זרימת עבודה קיימת, יהיו לך המאפיינים הנוספים הבאים:

הפעל בתור
באפשרותך לבחור תבנית תהליך כדי ליצור נקודת התחלה מתקדמת עבור תבניות אחרות. אם תבחר באפשרות זו, לאחר ההפעלה של זרימת העבודה היא לא תוחל, אך במקום זאת היא תהיה זמינה לבחירה בדו-שיח יצירת תהליך אם תבחר סוג: תהליך‏‎ חדש מתבנית קיימת (בחר מתוך רשימה)

נוח להשתמש בתבניות תהליך כאשר יש מספר תהליכי זרימת עבודה דומים וברצונך להגדיר אותם ללא שכפול של לוגיקה זהה.

הערה

עריכת תבנית תהליך אינה משנה את אופני הפעולה של תהליכי זרימת עבודה אחרים שנוצרו בעבר שמשתמשים בה כתבנית. זרימת עבודה חדשה שנוצרה באמצעות תבנית היא עותק של התוכן בתבנית.

זמין לפעול
מקטע זה מכיל אפשרויות המתארות כיצד זרימת העבודה זמינה לפעולה.

הפעל זרימת עבודה זו ברקע (מומלץ)
תיבת סימון זו משקפת את האפשרות שבחרת כשיצרת את זרימת העבודה. אפשרות זו אינה זמינה, אך באפשרותך לשנות אותה מתוך תפריט פעולות על-ידי בחירה באפשרות המר לזרימת עבודה בזמן אמת או המר לזרימת עבודה ברקע.

כתהליך לפי דרישה
בחר באפשרות זו אם ברצונך לאפשר למשתמשים להפעיל זרימת עבודה זו באופן ידני. ניתן למצוא תהליכים לפי דרישה במקטע הפעל זרימת עבודה של הזרימה.

כתהליך צאצא
בחר באפשרות זו אם ברצונך לאפשר שזרימת העבודה תהיה זמינה להפעלה מתוך זרימת עבודה אחרת.

שמירת משימות זרימת עבודה
מקטע זה מכיל אפשרות למחיקת זרימת עבודה לאחר שביצוע זרימת העבודה הושלם.

מחק אוטומטית משימות זרימת עבודה שהושלמו (כדי לחסוך שטח דיסק)
בחר באפשרות זו אם ברצונך למחוק באופן אוטומטי משימת זרימת עבודה שהושלמה.

הערה

משימות זרימת העבודה לא נמחקות מיד עם השלמת ביצוען, אלא זמן קצר לאחר מכן, באמצעות תהליך אצווה.

טווח
עבור ישויות בבעלות המשתמש, האפשרויות הן ארגון, אב: יחידות עסקיות שהן צאצאים, יחידה עסקית, או משתמש. עבור ישויות בבעלות הארגון האפשרות היחידה היא ארגון.

אם הטווח הוא ארגון, לאחר מכן לוגיקת זרימת העבודה יכולה לחול על כל רשומה בארגון. אחרת, זרימת העבודה יכולה לחול רק על קבוצת משנה של רשומות הנמצאות בטווח.

הערה

ערך ברירת המחדל של הטווח הוא משתמש. עליך לוודא כי טווח הערך מתאים לפני שתפעיל את זרימת העבודה.

התחל כאשר
השתמש באפשרויות במקטע זה כדי לציין מתי זרימת עבודה אמורה להתחיל באופן אוטומטי. באפשרותך לקבוע תצורה של זרימת עבודה בזמן אמת שתפעל לפני אירועים מסוימים. זוהי יכולת רבת עוצמה שכן זרימת העבודה תוכל להפסיק את הפעולה לפני התרחשותה. מידע נוסף: שימוש בזרימות עבודה בזמן אמת. האפשרויות הן:

• רשומה נוצרת

• מצב רשומה משתנה

• רשומה מוקצית

• שינוי שדות רשומה

• רשומה נמחקת

הערה

זכור שהפעולות והתנאים שהגדרת עבור זרימת העבודה אינם יודעים מתי זרימת העבודה פועלת. לדוגמה, אם תגדיר זרימת עבודה שתעדכן את הרשומה, פעולה זו אינה יכולה להתבצע על-ידי זרימת עבודה בזמן אמת לפני יצירת הרשומה. אין אפשרות לעדכן רשומה שאינה קיימת. באופן דומה, זרימת עבודה ברקע לא יכולה לעדכן רשומה שנמחקה, אף כי ניתן להגדיר פעולה זו עבור זרימת העבודה. אם תגדיר לזרימת עבודה לבצע פעולה שאינה ניתנת לביצוע, הפעולה תיכשל וזרימת העבודה כולה תיכשל.

ביצוע כ
אפשרות זו זמינה רק אם בטלת את הבחירה באפשרות הפעל זרימת עבודה ברקע (מומלץ) כאשר יצרת את זרימת העבודה או אם מאוחר יותר המרת זרימת עבודה ברקע לזרימת עבודה בזמן אמת.

הקשר אבטחה של תהליכי זרימת עבודה

כאשר זרימת עבודה ברקע מוגדרת כתהליך לפי דרישה ומופעלת על ידי המשתמש באמצעות הפקודה הפעל זרימת עבודה, הפעולות שזרימת העבודה יכולה לבצע מוגבלות לאלו שהמשתמש יכול לבצע בהתבסס על ההרשאות ורמות הגישה שהוגדרו על-ידי תפקידי האבטחה שנקבעו עבור חשבון המשתמש שלהם.

בעת זרימת עבודה ברקע מתחילה לפעול בהתבסס על אירוע, זרימת העבודה פועלת בהקשר של הבעלים שלה, בדרך כלל האדם שיצר את זרימת העבודה.

עבור זרימות עבודה בזמן אמת יש לך אפשרות לבצע כ ובאפשרותך לבחור אם זרימת העבודה תחול בהקשר האבטחה של הבעלים של זרימת העבודה או המשתמש שביצע שינויים ברשומה. אם זרימת העבודה שלך כוללת פעולות שכל המשתמשים לא יכולים לבצע, לפי מגבלות האבטחה, עליך להגדיר את זרימת העבודה כך שהיא תפעל כבעלים של זרימת העבודה.

הפעלת זרימת העבודה

ניתן לערוך זרימות עבודה רק כאשר הן אינן מופעלות. לפני שזרימת עבודה יכולה לשמש באופן ידני או לחול עקב אירועים, יש להפעיל אותה. לפני שניתן יהיה להפעיל זרימת עבודה, עליה להכיל לפחות צעד אחד. לקבלת מידע אודות קביעת התצורה של הפעולות, ראה קביעת תצורה של תהליכי זרימת עבודה

רק הבעלים של זרימת העבודה יכול להפעיל או לבטל הפעלה של זרימת עבודה, או אדם בעל הרשאה לפעול בשם של משתמש אחר כגון מנהל המערכת. הסיבה לכך היא שמשתמש זדוני עלול לשנות זרימת עבודה של מישהו בלי שאותו אדם יהיה מודע לשינוי. באפשרותך להקצות מחדש את זרימת העבודה על-ידי שינוי הבעלים. שדה זה נמצא בכרטיסיה ניהול. אם אתה לא מנהל המערכת ועליך לערוך זרימת עבודה שנמצאת בבעלות של משתמש אחר, אותו משתמש צריך לבטל את ההפעלה ולהקצות אותה לעצמך. לאחר שתסיים לערוך את זרימת העבודה, תוכל להקצות אותה בחזרה למשתמש, כדי שהוא יוכל להפעיל אותה.

זרימות עבודה בזמן אמת דורשות שלמשתמש תהיה הרשאה להפעיל תהליכים זמן אמת. מכיוון שלזרימות עבודה בזמן אמת יש סיכון גדול של השפעה על ביצועי המערכת, יש לתת הרשאה זו רק לאנשים שיכולים להעריך את הסיכון הפוטנציאלי.

זרימות עבודה נשמרות כאשר הן מופעלות, כך שאין צורך לשמור אותן לפני הפעלתן.

למידע נוסף

קביעת תצורה של תהליכי זרימת עבודה
ניטור וניהול של תהליכי זרימת עבודה
שיטות עבודה מומלצות עבור תהליכי זרימת עבודה