ייצא רשומות של Sales ל- PDF

שתף עם הלקוחות שלך רשומות מכירה במראה מקצועי ולקריאה בלבד, בפורמט PDF, שנוצרו באמצעות תבניות Word הרגילות שלך.

דרישות רשיון ותפקיד

סוג דרישה	הכרחי
רשיון	‏Dynamics 365 Sales Premium‏, Dynamics 365 Sales Enterprise, או Dynamics 365 Sales Professional למידע נוסף: מחירי Dynamics 365 Sales
תפקידי אבטחה	כל תפקיד מכירות ראשי, כגון איש מכירות או מנהל מכירות מידע נוסף: תפקידי מכירות ראשיים

‏‫דרישות מוקדמות‬

מנהל המערכת צריך,

• לאפשר ייצור PDF מרשומות מכירות.
• לוודא שתבניות Word זמינות עבור הישויות שברצונך להפיק עבורן קבצי PDF. תבניות שכלולות במוצר זמינות עבור הישויות של תיק לקוח, הזדמנות, הזמנה, הצעת מחיר וחשבונית. כדי לאפשר יצירת PDF עבור ישויות אחרות, מנהל המערכת צריך ליצור תבניות Word חדשות.

ייצוא ל- PDF

השתמש ביכולת ליצור PDF כדי ליצור ולשתף קבצי PDF לקריאה בלבד, עם מראה מקצועי עבור רשומות Dynamics 365 עם הלקוחות שלך. קובץ ה- PDF נוצר באמצעות תבנית Word רגילה מהארגון שלך. אפשר ליצור קבצי PDF של רשומות מהישויות הבאות: תיק לקוח, איש קשר, הפניה, הזדמנות, הזמנה, הצעת מחיר וחשבונית גם באינטרנט וגם באפליקציות למכשירים ניידים.

חשוב

יצירת PDF של רשומות הישות המותאמות אישית נתמכת רק באפליקציית האינטרנט.

1. פתח את הרשומה שברצונך לייצא כ-PDF. למשל, אם ברצונך ליצור קובץ PDF עבור הצעת מחיר, פתח את הרשומה של הצעת המחיר.

2. בסרגל הפקודות, בחר יצא ל-PDF.

   הערה

   אם אתה לא רואה את האפשרות ייצוא ל- PDF, צור קשר עם מנהל מערכת שלך כדי לאפשר יצירת קובצי PDF עבור הישות.

   תיבת הדו-שיח יצא ל-PDF מופיעה.

   

   מוצגת תצוגה מקדימה המבוססת על התבנית שנבחרה, עם שם קובץ ה- PDF. אם תרצה להשתמש בתבנית שונה מזו שנבחרה, חפש אותה ובחר אותה בתיבה בחר תבנית ליצירת מסמך PDF. לאחר שתבחר בתבנית, התצוגה המקדימה תתרענן.

   חשוב

   • אם יש מספר תבניות Word זמינות עבור הישות, כברירת מחדל התבנית הראשונה ברשימה נבחרת.
   • אם ההגדרה להציג או להוריד קובץ PDF באופן אוטומטי מושבתת בהגדרות הדפדפן שלך, פונקציונליות התצוגה המקדימה לא תעבוד.

3. בשדה שמור בשם‬, שנה את שם קובץ ה- PDF אם תרצה.

4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   1. כדי להוריד את קובץ ה-PDF למחשב, בחר הורד.

   2. לשליחת קובץ ה- PDF ללקוח בדואר, בחר דואר.

      טופס הדואר האלקטרוני נפתח כשהשדות החשובים מאוכלסים באופן אוטומטי.

      

      הערה

      השדה לגבי מאוכלס ברשומה שממנה הופעל הדואר האלקטרוני. הדגל שולח דואר בישות הראשית צריך להיות מופעל באזור התאמה אישית כדי שהשדה לגבי יאוכלס. למידע נוסף על הדגל הזה, ראה אפשרויות של ישויות שניתן רק להפעיל.

   3. בחר שמור ב- SharePoint או שמור ב- Dynamics.

   • השתמש באפשרות שמור ב- SharePoint כדי לשמור את קובץ ה- PDF באתר SharePoint. הלחצן זמין רק כאשר האינטגרציה של SharePoint מופעלת בארגון שלך ותיבת הסימון ניהול מסמכים מסומנת בדף הישות באזור התאמה אישית. אם אינך רואה את הלחצן, פנה אל מנהל המערכת שלך.
   • אם שילוב SharePoint לא מופעל, תראה את הלחצן שמור ב- Dynamics. פקודה זו שומרת את קובץ ה- PDF כהערה לרשומה הראשית. הלחצן שמור ב-Dynamics זמין כאשר הערות מופעלות עבור הישות הראשית. אם אינך רואה את הלחצן, פנה אל מנהל המערכת שלך.

ייצוא ל-PDF מאפליקציית Dynamics 365 לטלפונים ניידים

אם משתמשים ב-Dynamics 365 לטלפונים במכשיר נייד, היכולת ליצור קבצי PDF מוגבלת לישויות הבאות: תיקי לקוח, אנשי קשר, הפניות, הזדמנויות, הצעות מחיר, הזמנות וחשבוניות.

1. פתח את הרשומה שברצונך לייצא כ-PDF. למשל, אם ברצונך ליצור קובץ PDF עבור הצעת מחיר, פתח את הרשומה של הצעת המחיר.

2. בסרגל הפקודות, בחר צור PDF ולאחר מכן בחר את התבנית שבה ברצונך להשתמש כדי ליצור את ה- PDF.

   

3. בתיבת הדו-שיח שמופיעה, שמור או הורד את ה- PDF.

   • אם תבחר שמור, קובץ ה- PDF נשמר כברירת מחדל באתר SharePoint אם SharePoint מוגדר ומופעל עבור הישות הראשית. אם SharePoint לא מוגדר, ה- PDF נשמר כקובץ מצורף להערות ברשומת הישות הראשית ב- Dynamics 365 Sales.

   • אם תבחר באפשרות הורד, ה- PDF יירד לכונן המקומי. לאחר ההורדה, תוכל להוסיף קובץ זה להערה, לשלוח אותו כקובץ מצורף בדואר או להעלות אותו אל SharePoint.

שלח בדואר האלקטרוני קובץ PDF דרך אפליקציית Dynamics 365 לטלפונים ניידים

ניתן גם ליצור קובץ PDF לשלוח אותו ישירות בדואר אלקטרוני‬ ללקוח.

1. פתח את הרשומה שברצונך לייצא כ-PDF.

2. בסרגל הפקודות, בחר ‏‫שלח בדואר אלקטרוני כ- PDF‬, ולאחר מכן בחר את תבנית המסמך.

   

   טופס הדואר האלקטרוני נפתח כשהשדות החשובים מאוכלסים באופן אוטומטי.

3. אמת או שנה פרטים כלשהם בטופס הדואר האלקטרוני בהתאם לצורך ובחר שלח.

חשוב

הזמן שנדרש כדי ליצור קובץ PDF ולהוריד או לשלוח אותו בדואר תלוי בגודל הקובץ. תראה ביצועים מיטביים כאשר גודל הקובץ קטן מ -2 MB. קבצים גדולים יותר עשויים לדרוש זמן תגובה הרבה יותר משמעותי.

שאלות נפוצות

שאלה: מה קורה אם יותר ממיקום מסמך SharePoint אחד משויך לרשומה?
תשובה: ללא קשר למספר של מיקומי מסמכי SharePoint שקיימים עבור רשומה, קובץ ה- PDF שנוצר נשמר תמיד במיקום ברירת המחדל: [<record_name>_<record_id>].

שאלה: האם אוכל לציין שם אחר לקובץ ה- PDF לפני שאצור אותו?
תשובה: כן. באפשרותך לציין שם קובץ אחר אם אינך משתמש ב-Dynamics 365 לטלפונים במכשיר נייד.

שאלה: האם אוכל לבחור לשמור את קובץ ה- PDF ביישום המכירות כהערות או ל- SharePoint?
תשובה: לא. אם SharePoint מופעל עבור הישות שעבורה אתה מייצר PDF, קובץ ה- PDF יישמר במיקום SharePoint כברירת מחדל.

שאלה: האם יכולת ייצור PDF זמינה בכל הישויות?
תשובה לא. היכולת ליצור PDF זמינה רק בשבע מהישויות הכלולות במוצר: תיק לקוח, איש קשר, הפניה, הזדמנות, הצעת מחיר, הזמנה וחשבונית. עם גל הפצה 2 עבור 2020, יכולת הפקת PDF משופרת לתמיכה בכל הישויות המותאמות אישית.

שאלה: האם קובץ ה- PDF שנוצר תומך בגופנים מותאמים אישית?
תשובה: הגופנים בקובץ שנוצר מוגבלים לגופנים שמותקנים בשרת שיוצרים את קבצי ה- PDF. להלן רשימה של גופנים נתמכים:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

לא מוצא את האפשרויות באפליקציה שלך?

יש שלוש אפשרויות:

• אין לך את הרישיון או התפקיד הדרושים. עיין בסעיף דרישות רישיון ותפקיד בראש דף זה.
• מנהל המערכת שלך לא הפעיל את התכונה.
• הארגון שלך משתמש באפליקציה מותאמת אישית. ודא עם מנהל המערכת שלך מהם השלבים המדויקים. השלבים המתוארים במאמר זה מתייחסים ספציפית לאפליקציות המוכנות לשימוש מרכז המכירות ו-Sales Professional.

מידע קשור

הפעלה או השבתה של האפשרות ליצירת מסמכי PDF מרשומות של מכירות