חישובי KPI של ניתוח קשרים

ערכים של ניתוח קשרים נגזרים מתוך ניתוח זהיר של האנשים, הפעילויות, החברות, הפגישות והודעות הדואר האלקטרוני הקשורים הרבים שמאוחסנים בשרתי Dynamics 365 Sales ו- Microsoft Exchange. נתוני Exchange זמינים רק ללקוחות Sales Premium.

למידע נוסף: הצג ניתוח קשרים ומחווני KPI

כיצד מחושבים מחווני KPI של ניתוח קשרים?

תהליך מציאה וחישוב של הציונים מסוכם בתרשים הזרימה הבא.

הסעיפים הבאים מתארים את הפונקציה של כל בלוק בתרשים זרימה.

שלב 1: חיפוש אנשי קשר מעניינים עבור הרשומה

ניתוח קשרים עוסק בפעילויות המבוצעות על-ידי האנשים המשויכים לרשומה נתונה. השלב הראשון במציאת הפעילויות הרלוונטיות הוא להחליט אילו אנשי קשר ברצונך לכלול בניתוח. ניתוח קשרים מספק גם ערכים של הזמן שהושקע על ידך, הצוות שלך, והצוות של הלקוח, כך שניתן לזהות את האנשים שביצעו את הדברים החשובים לכל אורך התהליך.

טבלה זו מציגה כיצד המערכת מוצאת אנשי קשר בעלי עניין בכל סוג רשומה. לאחר מכן, המערכת תחפש פעילויות המשויכות לכל איש קשר ותחליט אילו מהפעילויות האלה צריכות להיכלל בחישובי KPI עבור רשומה זו.

רשומות	אנשי קשר פנימיים	אנשי קשר חיצוניים
תיק לקוח	- כל משתמש Dynamics 365 Sales.	- איש קשר מרכזי עבור תיק הלקוח. - כל אנשי הקשר ברשימת אנשי הקשר של תיק הלקוח.
הזדמנות	- הבעלים של רשומת ההזדמנות. - כל המשתמשים של רשימת ההזדמנויות צוות מכירות.	- איש הקשר של הלקוח הרשום בהזדמנות זו. - כל אנשי הקשר ברשימת בעלי עניין של ההזדמנות. - איש הקשר המרכזי עבור רשומת תיק הלקוח הקשורה.
הפניה	- הבעלים של רשומת ההפניה.	- פרטי אנשי קשר במקטע איש קשר של ההפניה. - כל אנשי הקשר ברשימת בעלי עניין של ההפניה.
איש קשר	- כל משתמש Dynamics 365 Sales.	- פרטי אנשי קשר במקטע איש קשר של איש הקשר.

שלב 2: קישור פעילויות לרשומה

לאחר שהמערכת זיהתה את אנשי הקשר בעלי העניין, היא מחפשת פעילויות המשויכות לכל אחד מאנשי הקשר ולאחר מכן מזהה אילו פעילויות לכלול בניתוח הקשרים עבור הרשומה שאתה בודק. היא מזהה פעילויות רלוונטיות כמפורט להלן:

• רשומת 'לגבי'. כל פעילות שיש לה ערך לגבי שמוגדר ברשומה הנוכחית משויכת אליה במפורש ותמיד תיכלל בניתוח הקשרים שלה, גם אם פעילות זו אינה משויכת לאיש הקשר הרלוונטי.
• הודעות דואר אלקטרוני. כולל את כל המטה-נתונים מהודעות שבהן יש כתובת דואר אלקטרוני (או הפניה לרשומת איש הקשר) עבור איש הקשר הרלוונטי שמוצגת בשדה אל, עותק, או מ.
• פגישות. כולל את כל המטה-נתונים מפגישות שבהן איש קשר רלוונטי מוצג בשדה חובה או רשות.
• שיחות טלפון. כולל את כל השיחות שבהן איש קשר רלוונטי מוצג בשדות מ או אל.

דוגמאות של האופן שבו פעילויות רלוונטיות מזוהות

להלן מספר דוגמאות כיצד הכללים המתוארים בסעיפים הקודמים עשויים להיות מיושמים:

• אם אתה משויך להפניה ורושם פעילות שיחת טלפון עם אחד מבעלי העניין עבור הפניה זו, שיחת טלפון זו תיספר ב- KPI עבור הפניה זו. משתמשים אחרים שמתקשרים לבעל עניין זה, אך אינם משויכים להפניה, השיחות שלהם לא ייספרו במחווני KPI עבור אותה הפניה.
• אם אתה בצוות המכירות של הזדמנות ושלחת הודעות דואר שהוגדרו 'לגבי' הזדמנות זו לאחד מבעלי העניין שלה, המטה-נתונים אודות הודעות הדואר האלקטרוני ייספרו כ- KPI עבור תיק הלקוח הזה. דואר אלקטרוני ממשתמש אחר, שאינו בצוות עבור תיק לקוח זה, לאותו בעל העניין, לא ייספר עבור הזדמנות זו.
• אם אתה משתתף בפגישה עם איש הקשר הראשי של תיק לקוח, המטה-נתונים אודות פגישה זו ייספרו ב- KPI עבור תיק לקוח זה וגם עבור איש קשר זה. אם תיק לקוח זה משויך גם להזדמנות, הפגישה תיחשב רק עבור הזדמנות זו אם אתה גם מוקצה להזדמנות זו (או שהנך בצוות המכירות) ואם הפגישה מוגדרת בתור לגבי עבור הזדמנות זו.

שלב 3: חישוב KPI של ניתוח קשרים

לאחר שהמערכת מצאה את כל הפעילויות הרלוונטיות, היא מוכנה לחשב את ה- KPI ואת הניתוחים האחרים עבור כל רשומה. הטבלה הבאה מתארת את סיכום ה-KPI הזמינים.

סוג פעילות	ביוזמת הצוות שלך או שהושלם על-ידי הצוות שלך	ביוזמת הצוות שלך או שהושלם על-ידי הצוות של הלקוח
הודעות דואר אלקטרוני	המספר הכולל זמן כולל קו זמן (מספר בשבוע) מספר תגובות	המספר הכולל זמן כולל קו זמן (מספר בשבוע) מספר תגובות תוצאות אינטראקציה עבור הודעת דואר אלקטרוני הנמצאות בפיקוח (נפתח, תצוגות קבצים מצורפים ותצוגות קישור)
פגישות	המספר הכולל הזמן הכולל שהושקע על-ידי הצוות שלך (אם מספר חברי צוות היו נוכחים בכל פעילות, משך הזמן מוכפל במספר חברי הצוות שהיו נוכחים) קו זמן (מספר בשבוע)	המספר הכולל הזמן הכולל שהושקע (לא מוכפל במספר אנשי הקשר של הלקוח שהשתתפו) קו זמן (מספר בשבוע)
שיחות טלפון	המספר הכולל זמן כולל קו זמן (מספר בשבוע)	המספר הכולל זמן כולל קו זמן (מספר בשבוע)
סך הכל (כל הפעילויות)	זמן כולל	זמן כולל

הערה

סטטיסטיקה על אינטראקציות עם דואר אלקטרוני מוצגות רק עבור הודעות דואר אלקטרוני הנמצאות בפיקוח, מה שדורש שתשתמש בתכונה דואר אלקטרוני. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו ניתן ליצור ולשלוח הודעות דואר אלקטרוני שנמצאים בפיקוח, ראה שימוש במוערבות בדואר אלקטרוני כדי להציג אניטאקציות עם הודעות.

עבור מחווני KPI שבהם מדווחים הן הצוות שלך והן והלקוח, המערכת מוצאת משכי זמן על-ידי החלת הכללים המתוארים בטבלה הבאה:

סוג פעילות	המקור של ערך משך הזמן
פגישות	שדה משך עבור רשומת הפגישה
קריאות	שדה משך עבור רשומת שיחת טלפון
הודעות דואר אלקטרוני	משוער (2.5 דקות כדי לקרוא, 5 דקות לכתוב)
אחר	שדה משך עבור כל רשומה

טיפ

חישובי הזמן עבור פגישות הם קצת שונים. הפרטים מופיעים בטבלאות הקודמות, אך הנה דוגמה להמחשה. <br/

אם יש לך פעילות שבה שלושת מחברי הצוות שלך (כולל אותך) נפגשים עם שני חברים בצוות הלקוח, והפעילות נמשכת 30 דקות, פעילות זו תורמת ל-KPI של הזמן כדלקמן:

• הזמן שהושקע על-ידי הצוות שלי: 90 דקות‏ (30 דק' × 3 חברי צוות שנכחו)
• הזמן שהושקע על-ידי הלקוח: 30 דקות (זמן לא מוכפל במספר המשתתפים של הלקוח)

שלב 4: חשב את תקינות הקשר ואת מגמת התקינות

הציון הכולל של תוצאת תקינות הקשר מחושב על-ידי איסוף פעילויות רלוונטיות, ושקלול לפי סוג הפעילות (מה שמאפשר למנהל המערכת להגדיר סוגים מסוימים של פעילויות שיקבלו משקל גדול מפעילויות אחרות). התוצאה מנורמלת כדי לייצר תוצאת תקינות בין 0 ל- 100, והתקינות מאופיינת עם ציון טוב (לתוצאה של 60-100), הוגן (40-59) או גרוע (0-39).

הערה:

• דירוגי תקינות מחושבים עבור הפניות אם הן במצב פעיל. פעולה זו מפסיקה ברגע שהן מגיעות למצב מאושר או נפסל.
• דירוגי תקינות מחושבים עבור הזדמנויות אם ההזדמנות פתוחה, ולא מבוצעים אם היא סומנה כזכייה או הפסד.
• דירוגי תקינות מחושבים עבור אנשי קשר ללא קשר למצבם.

מנהל המערכת יכול לבחור אילו סוגי פעילויות הם הרלוונטיים ביותר עבור העסק שלך. כברירת מחדל, כל סוגי הפעילויות מקבלות משקל זהה, אך מנהל המערכת יכול להגדיל או להקטין את התרומה של כל סוג ב- 50 אחוזים. בנוסף, מנהל המערכת יכול לבחור באיזו תדירות אנשי מכירות אמורים ליצור קשר עם הלקוח (כגון אחת לשבוע); הגדרה זו משפיעה גם על תוצאת התקינות.

בנוסף לציון המוחלט של תוצאת התקינות, המערכת מדווחת גם על המגמה הכללית (למעלה, למטה, או נייטרלית) בהתבסס על המספר והערך של הפעילויות האחרונות. כיוון המגמה מתעדכן באופן איטי יחסית, כך שעשוי לקחת זמן מה כדי לציין עלייה או ירידה בפעילות.