שימוש בתכונה 'מעורבות בדואר אלקטרוני' כדי להציג אינטראקציות עם הודעות

מעורבות בדואר אלקטרוני ב- Dynamics 365 Sales עוקבת אחר האינטראקציות של הלקוחות שלך עם ההודעות שלך. אתה יכול ללמוד אם הם לחצו עלקישור, פתחו קובץ מצורף או שלחו תשובה. תוכל גם לקבל התראות שיעזרו לך לזכור להמשיך את הטיפול בלקוחות שלך.

דרישות רשיון ותפקיד

סוג דרישה	הכרחי
רשיון	Dynamics 365 Sales Premium, או Dynamics 365 Sales Enterprise
תפקידי אבטחה	כל תפקיד מכירות ראשי

‏‫דרישות מוקדמות‬

• מנהל מערכת שלך הפעיל את התכונה מעורבות בדואר אלקטרוני.
• מנהל המערכת שלך לא הפעיל את המסייע. מעורבות בדואר אלקטרוני משתמשת במסייע כדי להעביר התראות והודעות אחרות.

כיצד מעורבות בדואר אלקטרוני עוזרת לך להיות מוכר יעיל יותר

באמצעות מעורבות בדואר אלקטרוני, אפשר:

• גלי מתי נמען פתח את ההודעה שלך, לחץ על קישור, פתח קובץ מצורף או שלח תשובה. (כאשר לקוח הדואר האלקטרוני של הלקוח סורק אוטומטית את הודעת הדואר האלקטרוני שלך מטעמי אבטחה, הוא יכול להגדיל באופן מלאכותי את הספירה של פתיחת דואר אלקטרוני, ובחירת קישורים.)
• קבל התראה באופן מיידי, כשלקוח פותח את ההודעה שלך בפעם הראשונה.
• לתזמן את מועד המסירה היעיל ביותר בהתבסס על אזור הזמן של הנמען.
• לבחור את תבנית ההודעה היעילה ביותר בהתבסס על היסטוריית האינטראקציות הקודמות של הארגון שלך בדואר אלקטרוני.
• הגדר התראה שתזכיר לך מתי יגיע הזמן להמשיך את הטיפול לגבי הודעת דואר אלקטרוני.
• סקור את היסטוריית האינטראקציות המלאה של הודעה בודדת או הצג מדדי ביצועים מרכזיים (KPI) עבור כל ההודעות שלך.

חלק מהתכונות של מעורבות בדואר אלקטרוני עשויים להיות גלויים גם כאשר התכונה כבויה. תכונות אלה עדיין מופיעות אך הן ריקות:

• הטבלה קבצים מצורפים, שמוצגת בעת כתיבת הודעת דואר אלקטרוני או תבנית דואר אלקטרוני, כוללת תמיד את העמודה בפיקוח.
• הטבלה הודעת דואר אלקטרוני הנמצאת בפיקוח מציגה תמיד את העמודות נפתח, ‏‫שעת פתיחה אחרונה, צפיות בקבצים מצורפים, לחיצות על קישור, ו תשובות.
• הטבלה תבנית דואר אלקטרוני מציגה תמיד את העמודות שיעור תשובות, שיעור פתיחה, מומלץ ו ספירת דואר אלקטרוני.
• גירסאות המוכנות לשימוש של טופסי תיק לקוח, איש קשר והפניה כוללות את השדה מעקב אחר דואר אלקטרוני.

שיקולים

בדוק את השיקולים הבאים לפני שתשתמש במעורבות בדואר אלקטרוני:

• מבוצע מעקב אחר הודעת דואר מבוצע רק אם רשימת הנמענים מכילה רשומות חשבונות, אנשי קשר או הפניות בשדות אל או עותק. אם סוגים אחרים של רשומות מתווספים לשדות אל ועותק, לא ניתן לעקוב אחר ההודעה. במקרים כאלה, מוצגת הודעה המציינת שלא ניתן לעקוב אחר הדואר מכיוון שרשימת הנמענים אינה מכילה רשומות חשבונות, הפניות או אנשי קשר.

הצגת היסטוריית מעורבות בדואר אלקטרוני

המצב, סטטיסטיקת אינטראקציות ומחווני ביצועי מפתח (מחווני KPI) עבור הודעות דואר אלקטרוני הנמצאות בפיקוח זמינים בחלקים רבים ב- Dynamics 365 Sales עבור כל רשומה שבה הם רלוונטיים.

היסטוריית דואר אלקטרוני בעמודה 'פעילויות'

לאחר שמירה או שליחת הודעה, היא מופיעה ברשימת הפעילויות עבור הרשומה לגבי שלה, שהיא בדרך כלל הרשומה שבה צפית כשכתבת את ההודעה. במקרים מסוימים, ייתכן שמדובר ברשומה קשורה.

הודעות בפיקוח מציגות את מצב האינטראקציה הנוכחי שלהן באריח שלהן ברשימה פעילויות. השתמש בלחצנים בפינה השמאלית העליונה של אריח דואר אלקטרוני כדי להרחיב את היסטוריית האינטראקציה והתוכן שלה ישירות ברשימה, או כדי לפתוח את דף ההודעה המלאה.

מחווני KPI של דואר אלקטרוני ברשימת דואר אלקטרוני

אתה יכול להציג את מספר הפתיחות, הצפיות בקבצים מצורפים, לחיצות על קישורים ותשובות להודעות בפיקוח ברשימת ההודעות שארגון המכירות שלך שלח.

1. עבור אל מכירות>פעילויות.

2. ברשימה בראש הדף, בחר בדואר אלקטרוני>כל הודעות הדואר האלקטרוני בפיקוח.

פרטי הודעה

כדי לפתוח תצוגת לקריאה בלבד פתח את דף הפרטים של הודעה שנמסרה, בחר הנושא שלה ברשימה פעילויות או הודעות דואר אלקטרוני. הפרטים שאתה יכול להציג כוללים את היסטוריית האינטראקציות של ההודעות ומחווני KPI.

מחווני ה- KPI, בראש ציר הזמן, מציגים את סך כל הפתיחות, תצוגות קובץ מצורף, לחיצות ותשובות שתועדו עבור ההודעה. ציר הזמן מציג סמל עבור כל אירוע אינטראקציה, החדשים ביותר למעלה, וכולל מספר פרטים על כל אירוע.

תוצאות והמלצות של תבנית ברשימת תבניות

תוכל לראות את הביצועים של תבניות הדואר האלקטרוני שלך, כולל שיעור התשובות, שיעור הפתיחה, מספר הפעמים שבהן נעשה בהן שימוש והאם הן מומלצות או לא.

עבור אל הגדרות>עסק>תבניות, ולאחר מכן בחר תבניות דואר אלקטרוני.

הבנת היסטוריית האינטראקציה בדואר אלקטרוני

בדרך כלל כאשר אתה שולח הודעת דואר אלקטרוני, אתה לא יודע אם היא נפתחה או נקראה אלא אם הנמען בוחר לכתוב לך בחזרה. הסיבה לכך היא שהודעת הדואר האלקטרוני נוצרה כדי לדמות דואר מסורתי, ולא תוכננה תוך מחשבה על מעקב אחר תשובות. Dynamics 365 Sales משתמש בטכניקות מיוחדות כדי לעקוף מגבלה זו ולספק את התכונות הבאות במעורבות בדואר אלקטרוני.

• גלה מתי נפתחה ההודעה שלך: בעת שליחת הודעת דואר אלקטרוני הנמצאת בפיקוח מ- Dynamics 365 Sales , המערכת באופן אוטומטי יוצרת קובץ GIF בעל שם ייחודי, שקוף, עם פיקסל אחד, ומוסיפה אותו כתמונה מקושרת אל ההודעה. ה- GIF הבלתי נראה הזה, יחד עם כל תמונה אחרת שתוסיף להודעה, מאוחסנים ב- Dynamics 365. הם מובעים כאשר הנמען פותח את ההודעה ובוחר להוריד את התמונות שלה. כאשר מתבקש GIF ייחודי, Dynamics 365 Sales רושם שההודעה המשויכת נפתחה.

  אנו ממליצים תמיד לכלול תמונות בהודעות שלך, כמו לוגו חברה או איור מעניין, כי זה מניע את הנמענים להוריד אותן. לא תדע שהם פתחו את ההודעה אם תמונות לא נטענו.

• גלה מתי נלחץ כל קישור: בעת שליחת הודעת דואר אלקטרוני הנמצאת בפיקוח מ- Dynamics 365 Sales, המערכת מחליפה כל אחד מהיפר-קישורים שלה באופן אוטומטי בקישור ניתוב מחדש ייחודי המצביע על Dynamics 365. כל קישור ניתוב מחדש כולל מזהה שמזהה באופן ייחודי הן את ההודעה המכילה אותו והן את כתובת ה-URL של יעד הקישור המקורי. כאשר Dynamics 365 מקבל את הבקשה לקישור, הוא מתעד את הלחיצה ולאחר מכן מנתב מחדש את הלחיצה לכתובת המקורית שלה כך שהנמען מקבל את המידע הנכון בעיכוב קל או ללא עיכוב.

• גלה מתי נפתח כל קובץ מצורף: בעת הוספת קובץ מצורף הנמצא בפיקוח, הקובץ אינו מצורף ישירות כמו באמצעות דואר אלקטרוני רגיל. במקום זאת, הוא מאוחסן בשיתוף OneDrive for Businessהמשמש את Dynamics 365 ונוסף כקישור להודעה. בדומה לקישורים הנמצאים בפיקוח, כאשר נמען לוחץ כדי להוריד את הקובץ המצורף, Dynamics 365 רושם את הלחיצה והשעה. ייתכן שנמענים שלך יעדיפו בפועל לקבל קבצים מצורפים כקישורים ולא כקבצים מאחר שההודעות שלך יתפסו הרבה פחות מקום בתיבת הדואר הנכנס שלהם.

  אתה יכול לערבב בין קבצים מצורפים בפיקוח וכאלה שלא בפיקוח בהודעת דואר אלקטרוני אחת. דבר זה חשוב אם אתה שולח קבצים רגישים שאינך רוצה לשמור ב- OneDrive for Business.

פעולות שבוצעו בדואר אלקטרוני מאוחסנות ב- Microsoft Azure Storage. Azure Storage ייחודי עבור כל ארגון. אם ארגון משוחזר לארגון אחר, ההיסטוריה של הפעולות המתבצעות בדואר אלקטרוני של הארגון הקודם תעבור לארגון המשוחזר.

חשוב

עליך להתייחס לכל נתוני האינטראקציה בדואר אלקטרוני כאל הערכות. המערכת יכולה לרשום אירוע פתיחת דואר אלקטרוני רק אם הנמען מוריד גם את תמונות ההודעה, כולל קובץ ה- GIF הבלתי נראה. מספר הפתיחות בפועל יכול להיות גדול מהמספר שנרשם ב- Dynamics 365 Sales. באופן דומה, אם התמונות מאוחסנות במטמון, מה שאופייני ללקוחות דואר אלקטרוני מבוסס יאינטרנט, ייתכן שפתיחות נוספות לא ידווחו ל- Sales.

שיקולים לספירת דואר אלקטרוני

מעורבות בדואר אלקטרוני מספקת תובנות חשובות לגבי הודעות הדואר האלקטרוני שלך, אך תוצאות חיוביות כוזבות עשויות להתרחש עקב מסנני דואר זבל ומנגנונים אחרים שמיושמים בארגון שלך. לכן, ייתכן שספירת הדואר האלקטרוני לא תהיה מדויקת ויש להשתמש בה כדי לקבוע את המגמות ולא למדוד באופן מדויק אם לקוח פוטנציאלי קרא הודעה ספציפית. הנה כמה שיקולים שצריך לדעת:

• מטעמי אבטחה, הארגון שלך עשוי להגדיר סריקת דואר יוצא, וסריקות אלו עשויות להירשם כשהודעה נפתחת, במיוחד עבור הודעות דואר אלקטרוני שמכילות היפר-קישורים או קבצים מצורפים. זו יכולה להיות סיבה לכך שנראה כי הודעות מרובות נפתחות בו-זמנית, במיוחד כאשר הן נשלחות לנמענים שונים בארגונים שונים.
• ספקים מסוימים של שירותי דואר אלקטרוני (ESP) סורקים הודעות יוצאות, בעיקר שמכוונות לתיבות דואר חדשות, לאלו שהייתה בהן עלייה לאחרונה בפעילות הדיוור ותיבות דואר שסומנו כהתנהגות חשודה או דואר זבל. כמו כן, ספקי ESP עורכים סריקות אקראיות על בסיס זמני עבור חלק מתיבות הדואר. בדרך כלל, המשתמשים אינם יכולים להגדיר תהליך זה, שמשמש להרתיע שולחי דואר זבל מלנצל את הפלטפורמה שלהם.
• אינטגרציה או הרחבה של צד שלישי סורקת את ההודעות היוצאות שלך לאיתור דואר זבל או דיווח פנימי. בכל פעם שנפתחת הודעה, אפילו על ידי כלי סריקה או מעקב, היא נרשמת כאירוע פתיחה.
• מסנני דואר זבל של נמענים עשויים לסרוק ולפתוח את הודעות הדואר האלקטרוני שאתה שולח וזה עשוי להיחשב כפתוח במהלך סריקת האבטחה.

למידע נוסף

הפעלת מעורבות בדואר אלקטרוני
יצירה ושליחה של הודעת דואר אלקטרוני
הגדרת העדפות פרטיות