יצירת תיבת דואר משותפת

הערה

אם הארגון שלך משתמש בסביבה היברידית של Exchange, עליך להשתמש במרכז הניהול המקומי של Exchange כדי ליצור ולנהל תיבות דואר משותפות. ראה יצירת תיבות דואר משותפות במרכז הניהול של Exchange

אם אינך בטוח אם עליך ליצור תיבת דואר משותפת או קבוצה של Microsoft 365 עבור Outlook, ראה השוואה בין קבוצות לקבלת הדרכה מסוימת. לא ניתן להעביר תיבת דואר משותפת לקבוצה של Microsoft 365.

צור תיבות דואר משותפות כדי שקבוצה של אנשים תוכל לנטר ולשלוח דואר אלקטרוני מכתובות דואר אלקטרוני נפוצות, כגון info@contoso.com. כאשר אדם בקבוצה משיב להודעה שנשלחה לתיבת הדואר המשותפת, הדואר האלקטרוני יופיע כאילו נשלח מתיבת הדואר המשותפת, ולא מהמשתמש הפרטי.

תיבות דואר משותפות כוללות לוח שנה משותף. הצוות שלך יכול להשתמש בלוח השנה המשותף כמקום שבו כולם יוכלו להזין את הפעילויות שלהם. לדוגמה, אם יש לך שלושה אנשים שמבקרים בלקוחות, כולם יכולים להשתמש בלוח השנה המשותף כדי להזין את פרטי הביקור של הלקוח.

לפני יצירת תיבת דואר משותפת, הקפד לקרוא אודות תיבות דואר משותפות לקבלת מידע נוסף.

עצה

אם אתה זקוק לעזרה לגבי השלבים בנושא הזה, שקול לעבוד עם מומחה לעסקים קטנים של Microsoft. בעזרת 'סיוע עסקי', אתה והעובדים שלך מקבלים גישה מסביב לשעון למומחי עסקים קטנים בעוד שאתה מגדיל את העסק שלך, החל מההטמעה וכלה בשימוש יומיומי.

יצירת תיבת דואר משותפת והוספת חברים

1. היכנס באמצעות חשבון מנהל מערכת כללי או חשבון מנהל מערכת של Exchange. אם אתה מקבל את ההודעה "אין לך הרשאה לגשת לדף זה או לבצע פעולה זו", אינך מנהל מערכת.

2. במרכז הניהול, עבור אל הדף תיבות דואר משותפות של קבוצות & Teams>.

3. בדף תיבות דואר משותפות , בחר + הוסף תיבת דואר משותפת. הזן שם עבור תיבת הדואר המשותפת. פעולה זו בוחרת את כתובת הדואר האלקטרוני, אך באפשרותך לערוך אותה במידת הצורך.

4. בחר שמור שינויים. ייתכן שיחלפו כמה דקות עד שתוכל להוסיף חברים.

5. תחת השלבים הבאים, בחר הוסף חברים לתיבת דואר זו. חברים הם האנשים שיוכלו לראות את הדואר הנכנס והתשובות היוצאות בתיבת דואר משותפת זו.

6. בחר בלחצן הוסף חברים. בחר את האנשים שברצונך להשתמש בתיבת דואר משותפת זו ולאחר מכן בחר הוסף. ולאחר מכן סגור.

יש לך תיבת דואר משותפת והיא כוללת לוח שנה משותף. עבור לשלב הבא: חסימת כניסה עבור חשבון תיבת הדואר המשותפת.

באיזו הרשאה עליך להשתמש?

באפשרותך להשתמש בהרשאות הבאות עם תיבת דואר משותפת:

• גישה מלאה: ההרשאה 'גישה מלאה' מאפשרת למשתמש לפתוח את תיבת הדואר המשותפת ופעל כבעלים של תיבת דואר זו. לאחר הגישה לתיבת הדואר המשותפת, משתמש יכול ליצור פריטי לוח שנה, לקרוא, להציג, למחוק ולשנות הודעות דואר אלקטרוני וליצור משימות ואנשי קשר בלוח השנה. עם זאת, משתמש בעל הרשאת 'גישה מלאה' אינו יכול לשלוח דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת אלא אם הוא גם בעל ההרשאה 'שלח כ' או 'שלח בשם'.

• שלח בתור: ההרשאה 'שלח כ' מאפשרת למשתמש להתחזות לתיבת הדואר המשותפת בעת שליחת דואר. לדוגמה, אם קייטרינה תתחבר לתיבת הדואר המשותפת 'מחלקת השיווק' ותשלח הודעת דואר אלקטרוני, היא תיראו כאילו מחלקת השיווק שלחה את הדואר האלקטרוני.

• שלח בשם: ההרשאה 'שלח בשם' מאפשרת למשתמש לשלוח דואר אלקטרוני בשם תיבת הדואר המשותפת. לדוגמה, אם יונתן נכנס לתיבת הדואר המשותפת בניין קבלה 32 ושולח הודעת דואר אלקטרוני, זה יראה כאילו הדואר נשלח על-ידי "יונתן בשם בניין קבלה 32". לא ניתן להשתמש ב- EAC כדי להעניק הרשאות 'שליחה בשם', עליך להשתמש ב- cmdlet Set-Mailbox עם הפרמטר GrantSendonBehalf .

הערה

ההרשאות 'שלח בשם' ו'שלח בשם' אינן פועלות בלקוח שולחן העבודה של Outlook עם הפרמטר HiddenFromAddressListsEnabled בתיבת הדואר המוגדרת ל- True, מאחר שהן דורשות שתיבת הדואר תהיה גלויה ב- Outlook באמצעות רשימת הכתובות הכללית.

השתמש ב- EAC כדי לערוך הקצאה של תיבת דואר משותפת

1. במרכז הניהול של Exchange, עבור אל תיבות דואר של>נמענים. בחר את תיבת הדואר המשותפת ולאחר מכן בחר .

2. תחת הרשאות תיבת דואר, בחר ניהול הקצאת תיבות דואר.

3. כדי להעניק או להסיר הרשאות גישה מלאה ושליחה בתור, בחר הוסף סמל או הסר סמל הסר ולאחר מכן בחר את המשתמשים שברצונך להעניק להם הרשאות.

   הערה

   [!הערה] הרשאת 'גישה מלאה' מאפשרת למשתמש לפתוח את תיבת הדואר, וכן ליצור ולשנות פריטים בתוכה. הרשאת 'שלח כ' מאפשרת לכל אחד שאינו הבעלים של תיבת הדואר לשלוח הודעת דואר אלקטרוני מתיבת דואר משותפת זו. שתי ההרשאות דרושות לצורך פעולה מוצלחת של תיבת הדואר המשותפת.

4. לחצו על שמור כדי לשמור את השינויים שלכם.

חסימת כניסה עבור חשבון תיבת הדואר המשותפת

לכל תיבת דואר משותפת יש חשבון משתמש תואם. שים לב כיצד לא התבקשת לספק סיסמה בעת יצירת תיבת הדואר המשותפת? לחשבון יש סיסמה, אך הוא נוצר על-ידי המערכת (לא ידוע). אינך אמור להשתמש בחשבון כדי להיכנס לתיבת הדואר המשותפת.

אך מה קורה אם מנהל מערכת פשוט מאפס את הסיסמה של חשבון המשתמש של תיבת הדואר המשותפת? או מה קורה אם תוקף מקבל גישה אל אישורי חשבון תיבת הדואר המשותפת? פעולה זו תאפשר לחשבון המשתמש להיכנס לתיבת הדואר המשותפת ולשלוח דואר אלקטרוני. כדי למנוע זאת, עליך לחסום כניסה עבור החשבון המשויך לתיבת הדואר המשותפת.

1. במרכז הניהול, עבור אל הדף משתמשים>פעילים .

2. ברשימת חשבונות המשתמשים, מצא את החשבון עבור תיבת הדואר המשותפת (לדוגמה, שנה את המסנן למשתמשים ללא רשיון).

3. בחר את המשתמש כדי לפתוח את חלונית המאפיינים שלו ולאחר מכן בחר חסום כניסה.

   הערה

   אם החשבון כבר חסום, האפשרות כניסה חסומה תופיע בחלק העליון וסמל יקרא ביטול חסימה של משתמש זה.

4. בדף חסימת כניסה , בחר חסום את הכניסה של המשתמש ולאחר מכן בחר שמור שינויים.

לקבלת הוראות כיצד לחסום כניסה עבור חשבונות באמצעות Microsoft Graph PowerShell (כולל חשבונות רבים בו-זמנית), ראה חסימת חשבונות משתמשים של Microsoft 365 באמצעות PowerShell.

הוספת תיבת הדואר המשותפת ל- Outlook

אם מיפוי אוטומטי זמין בעסק שלך (כברירת מחדל, רוב האנשים זמינים), תיבת הדואר המשותפת תופיע ביישום Outlook של המשתמש שלך באופן אוטומטי לאחר שהוא יסגור ויפעיל מחדש את Outlook.

מיפוי אוטומטי מוגדר בתיבת הדואר של המשתמש, ולא בתיבת הדואר המשותפת. כלומר, אם תנסה להשתמש בקבוצת אבטחה כדי לקבוע מי יקבל גישה לתיבת הדואר המשותפת, מיפוי אוטומטי לא יפעל. לכן, אם אתה מעוניין במיפוי אוטומטי, עליך להקצות הרשאות באופן מפורש. מיפוי אוטומטי מופעל כברירת מחדל. כדי ללמוד כיצד לבטל אותה, ראה הסרת מיפוי אוטומטי עבור תיבת דואר משותפת.

לקבלת מידע נוסף על תיבות דואר משותפות ב- Outlook, ראה:

• פתיחת תיבת דואר משותפת ושימוש בה ב- Outlook

• הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook באינטרנט

• הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook Mobile

• פתיחת תיקיה משותפת או תיבת דואר משותפת ב- Outlook עבור Mac

• הוספת כללים לתיבת דואר משותפת

שימוש בתיבת דואר משותפת במכשיר נייד (טלפון או Tablet)

באפשרותך לגשת לתיבת דואר משותפת במכשיר נייד בשתי דרכים:

• הוסף את תיבת הדואר המשותפת באפליקציית Outlook עבור iOS אובאפליקציית Outlook עבור Android למכשירים ניידים.

  לקבלת הוראות, ראה הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook Mobile.

• פתח את הדפדפן, היכנס ולאחר מכן עבור אל Outlook באינטרנט. ב- Outlook באינטרנט, תוכל לגשת לתיבת הדואר המשותפת.

  לקבלת הוראות, ראה הוספת תיבת דואר משותפת Outlook באינטרנט.

הערה

ניתן להוסיף תיבת דואר משותפת רק לאפליקציה של Outlook עבור iOS או לאפליקציה למכשירים ניידים של Outlook עבור Android

שימוש בלוח השנה המשותף

בעת יצירת תיבת הדואר המשותפת, יצרת באופן אוטומטי לוח שנה משותף. אנו מעדיפים את לוח השנה של תיבת הדואר המשותפת על פני לוח שנה של SharePoint לצורך מעקב אחר פגישות ומקום הימצאם של אנשים. לוח שנה משותף משולב עם Outlook וקל הרבה יותר להשתמש בו מאשר בלוח שנה של SharePoint.

1. באפליקציית Outlook, עבור אל תצוגת לוח שנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

2. כאשר אתה מזין פגישות או פעילויות, כל מי שהוא חבר בתיבת הדואר המשותפת יוכל לראות אותן.

3. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול ליצור, להציג ולנהל פעילויות בלוח השנה, בדיוק כפי שהוא עושה את הפעילויות האישיות שלו. כל חבר בתיבת דואר משותפת יכול לראות את השינויים שבוצעו בלוח השנה המשותף.

תוכן קשור

אודות תיבות דואר משותפות (מאמר)
קביעת תצורה של תיבת דואר משותפת (מאמר)
המרת תיבת דואר של משתמש לתיבת דואר משותפת (מאמר)
הסרת רשיון מתיבת דואר משותפת (מאמר)