צור את תוכנית הפיקוח שלך לשיתוף פעולה

תמיד מומלץ להתחיל את ההעברות ל- Microsoft 365 עם ראייה ברורה:

• מהן המטרות העסקיות העיקריות שלך?

• כיצד הכלים והיכולות יספקו ערך לארגון כולו ולעובדים בודדים?

• כיצד תמדדו הצלחה?

הצהרת ראייה ברורה מספקת הדרכה קריטית לעסקאות הבלתי נמנעות של החלטות שתצטרך לבצע במחשבה על תוכנית הפיקוח שלך. מידת הרשמיות והעומק שבהם עליך לתמסמך את תוכנית הפיקוח צריכים להתיישר עם התוצאות שברצונך להשיג. החזון מספק מסגרת הן להקשר והן להשקעה בפיקוח.

Microsoft 365 יוצר פרדיגמה חדשה לטכנולוגיות כדי לתמוך בעסק. פרדיגמה חדשה זו משנה את האופן שבו טכנולוגיות אלה מאומצות, מנוהלות ומנוהלות.

הפיקוח של Microsoft 365 צריך להשלים את המדיניות הקיימת החלת סביבות מקומיות. אולם, מאחר שהענן מאפשר הזדמנויות חדשות לתמוך בעסק, חשוב להבין הזדמנויות אלה ותחשוב על גישה לפיקוח, אשר יוצרת איזון מתאים בין מטרות המשתמש, הסיכון העסקי ודרישות התעשייה והתרגול.

לחשוב על פיקוח תחילה פירושו להתחיל את מסע Microsoft 365 שלך בעזרת כמה החלטות עיקריות למיקום הטוב ביותר להצלחה כוללת. חלק מהחלטות אלה כוללות:

• האם שיתוף חיצוני נתמך באילו תרחישים? קבל מידע נוסף על שיתוף חיצוני.

• מי יכול וכיצד יוקצה קבוצות, אתרים לצוותים? למד כיצד לקבוע למי יש את היכולת ליצור קבוצות.

• איזה סוג תוכן ניתן לפרסם בכל סוג של סביבה – אילו תכונות יש להפוך לזמינות כדי למנוע ממשתמשים לפרסם בטעות מידע במיקומים בלתי הולמים? קבל מידע על הגנה על מידע ב- Microsoft 365.

אין תשובה מושלמת לשאלות אלה – התשובות הנכונות הן אלה שמ איזון הסיכון והתועלת עבור הארגון שלך.

מה המשמעות של פיקוח עבור Microsoft 365?

תכנון הפיקוח עבור Microsoft 365 מיועד לוודא שאתה מגן על נכסי המידע הקריטיים שלך תוך מזעור הסיכון. הפיקוח כולל כמה תחומים עיקריים, שכל אחד מהם צריך להיות מתוכנן, מתואם ומותאם לצרכים ארגוניים משתנים ולתפתחות הטכנולוגיה.

• Operational Assurance – שמירה על הפלטפורמה תפעולית ומבטיחה ביצועים. זוהי בעיקר משימת IT עם רוב העבודה שסופקה על-ידי Microsoft.

• אבטחת מידע – ניהול תוכן לאורך מחזור החיים, טיפול במידע כסכס, כולל ניהול רשומות, תאימות ואבטחה. אבטחת מידע דורשת הבנה של המטרות העסקיות ודרישות הרגולציה. רצוי להשתמש במדיניות אוטומטית שמונעת ממשתמשים לבצע טעויות או להזהיר אותם בתרחישים שבהם עליהם לקבל החלטה מושכלת. כאשר לא ניתן לאכוף לפי מדיניות, עליך לתכנן את החינוך וההדרכה.

• Resultss Assurance – היגוי אתר או בעלים של צוות בכיוון הנכון להשגת תוצאות עסקיות. 'הבטחת תוצאות' כוללת בכמויות גדולות של הדרכה למחברי תוכן, לאתרים, לקבוצה ולבעלי הצוותים – ובכך להבטיח שההדרכה המתאימה תהיה זמינה כדי להבטיח שהם יודעים כיצד לבצע בחירות טובות כדי לקבל את התוצאות הרצויות בתקנים ובשיטות העבודה הארגוניים הכוללים.

תכנון הפיקוח צריך להיות קודם, אך הפיקוח צריך להיות משהו שאתה חוזר בו שוב ושוב בתהליך איטרטיבי. כאשר נכסי הנתונים שלך משתנים לאורך זמן, מומלץ לחזור להחלטות הפיקוח שלך כדי להתאים את עצמן לצרכים העסקיים המשתנים ולזמינות התכונות. ייתכן שתימצא שאתה זקוק לפיקוח גדול יותר כדי להבטיח תאימות. ייתכן שתצטרך פחות פיקוח כדי לעודד יישום יצירתי יותר של תכונות ליבה. ייתכן שתימצא שיש לעדכן תפקידים תחומי אחריות כדי לשקף שינויים בפתרון או שינויים באופן שבו המשתמשים משתמשים ביישומים שונים.

לדוגמה, אחת מיכולות העצמת המפתח של Microsoft 365 היא היכולת לעבוד בקלות בשיתוף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון שלך. ארגונים מסוימים בתעשיות מסוימות בוחרים לחסום את כל השיתוף החיצוני. אחרים מאפשרים שיתוף חיצוני בתרחישים ספציפיים או עם ארגונים ספציפיים. אין החלטת פיקוח נכונה או שגויה בכל הנוגע לשיתוף חיצוני – וקיימים תרחישים רבים ושונות שבהם ניתן לאפשר הגדרות שונות ב- Microsoft 365 כדי לאפשר שיתוף במקרים מסוימים ולחסימתן במקרים אחרים. אם אתה רק מתחיל את המסע שלך מסביבה מקומית לענן, חשוב לחשוב על החלטות שיתוף חיצוני ולהבין את היתרונות והסיכונים המשויכים לאפשרויות הזמינות השונות.

חשוב תחילה על פיקוח

ההשקעה שלך ב- Microsoft 365 טובה רק כמו הערך של התוכן והחוויות שאתה מפעיל - לכן, אם כך, אם אתה חושב על פיקוח בתחילת המסע שלך, מבטיח שאף אחד מהם לא יינעל או יאפשר יותר מדי לפני שתהיה לך הזדמנות להבין ולהעריך את ההשלכות של כל החלטה. קיימות "כפתורים וחיוג" מרובים שניתן להגיש ב- Microsoft 365. תוכנית פיקוח יעילה היא קריטית להשגת יעדים עסקיים – אך הפיקוח הוא איזון הסיכון עם היתרונות. אם ננעל הכל, אנשים ימצא דרך לעקוף את הכללים אם הם יצטרכו לעשות זאת כדי לבצע את העבודה.

לחשוב על פיקוח תחילה מאפשרת לך:

• איזון סיכונים ויתרונות. סקירה בקפידה של החלטות הפיקוח בתחילת הפריסה מאפשרת לארגונים להבין את הסביבה המלאה – עסק, רגולטורי, משפטי, תאימות – ולתכנן פתרון המטב את כל התוצאות – איזון סיכונים עם יתרונות – לעתים קבלת הסיכון ופעמים אחרות, בחירה שלא לקבל את הסיכון. אם אתה מקבל מראש החלטות מושכלות, אתה מקבל תוצאות טובות יותר ללא התקעות ותוכן לא מנוהל.

• התאימו לארגונים שונים וסוגים שונים של תוכן ותרחישים. החלטות פיקוח הן החלטות ייחודיות עבור כל ארגון – גודל אחד אינו מתאים לכולם. לא רק שלארגון יש צרכי פיקוח שונים, אלא שהחלטות הפיקוח לרוב אינן זהות עבור כל סוג תוכן ב- Microsoft 365. לדוגמה, פיקוח על תוכן צוות עשוי להיות שונה מהפיקוח על תוכן אינטרא-נט ולתוכן בודד ב- OneDrive.

• התאם לעדיפויות העסקיות. הזמן להתחיל לחשוב על פיקוח הוא כאשר אתה מזהה את סדרי העדיפויות העסקיים העיקריים עבור הפתרונות שאתה בונה ב- Microsoft 365. תוצאות עסקיות עיקריות אלה מגדירות את ההקשר לתכנון פיקוח. זה חשוב מכיוון שהיעדים העסקיים שלך יכולים לעזור לך להגדיר כמה זמן ואנרגיה עליך להשקיע בפיקוח. לדוגמה, אם שיפור יכולת גילוי התוכן ברחבי הארגון אינו חשוב מאוד, סביר להניח שאינך צריך להשקיע זמן רב מדי ב האכיפה או התכנון של מוסכמות למתן שמות להודעות. אם, עם זאת, ברצונך לסייע בהפחתת מופעים של גירסאות מרובות של אותו מסמך במקומות שונים ברחבי הארגון, החלטות הפיקוח שלך זקוקות לתהליכים, לפריטי מדיניות ולהדרכה כדי להבטיח שמחברי תוכן יבינו כיצד לבחור שמות לקבצים ופעל בהתאם להדרכה "עותק אחד של מסמך" כדי לוודא שהתוכן פורסם במיקום אחד בלבד. כמו כן, פירוש הדבר שאתה זקוק לתהליך כדי לוודא שאינך יוצר יותר מהאתר או צוות אחד מיותרים לאותה מטרה.

כיצד עלינו לתקשר לגבי פיקוח?

ניתן ליישם החלטות פיקוח רבות על-ידי הפעלה או ביטול של תכונות ב- Microsoft 365. זה יכול לעזור לאכוף את תקני הפיקוח שלך, אך ייתכן שזה לא יעזור לאנשים בארגון להבין מה זמין להם ומדוע (או למה לא).

באופן מסורתי, צוותי פיקוח יצרו מסמכים ארוכים המחלוקה לרמות של כל החלטת פיקוח. למרבה הצער, מסמכים ארוכים אלה נקראו לעתים רחוקות – מה שמציין שדרישות הפיקוח שנסתתפו על אנשים לאכוף רק לעתים רחוקות פעלו. נסה להימנע ביצירת מסמכים ארוכים הייעדיים לקהלים מרובים כפי שאתה חושב על אופן העברת החלטות הפיקוח העיקריות שלך. במקום זאת, חשוב על חלופות אלה:

• הטבע החלטות פיקוח ישירות בפתרונות שאתה יוצר. אם ברצונך לוודא שמידע רגיש מוגן ברחבי Microsoft 365, יישם תוויות רגישות כדי להבטיח שהמשתמשים שלך לא יתחשוף בטעות מידע שהם לא אמורים לחשוף. חסום את היישומים שבהם לא ניתן לספק את ההגנה המתאימה. קבל מידע נוסף על תוויות רגישות.

• חיזוק בעזרת אימונים. התאים פתרונות כגון נתיבי למידה של Microsoft 365 כדי להבטיח שהציפיות הספציפיות לארגון שלך יתגברו בעזרת הדרכה שסופקה על-ידי Microsoft.

• העבר כאתר, לא כמסמך. צור מרכז הטמעה של Microsoft 365 באתר תקשורת של SharePoint כדי להבטיח שעורךי התוכן לבעלי האתר והצוות שלך לא יבינו רק "כיצד לבצע", אלא גם "כיצד לעשות". צור דפים ספציפיים לנושא המ לטפל בתרחישים עסקיים שונים כדי לספק הן הדרכה והן שיטות עבודה מומלצות לשימוש ביכולות שונות ב- SharePoint וב- Teams וביישומים אחרים כדי להשיג תוצאות עסקיות. הפוך דפים אלה לחלק מהאינטרא-נט של SharePoint.

מהם גורמי ההצלחה העיקריים?

שלב גורמים אלה להצלחה עיקרית כדי להבטיח תכנון מוצלח של פיקוח עבור Microsoft 365.

זיהוי צוות הליבה של הפיקוח שלך

פיקוח הוא ספורט צוות. ודא כי צוות תכנון הפיקוח המרכזי שלך כולל נציגים הן מהעסק והן מ- IT. ייתכן שהצוות שלך יצטרכו להיפגש בתדירות גבוהה יותר בתחילת הפריסה ולאחר מכן מעת לעת כדי לסקור יכולות חדשות וציפיות עסקיות חדשות.

עבוד על החלטות הפיקוח העיקריות – אך אל תנסה לקבל כל החלטה בבת אחת. קבל את ההחלטות הקריטיות לגבי הקצאת משאבים, מתן שמות וגישה חיצונית ולאחר מכן בצע את ההחלטות הנותרות.

בנוסף לשיתוף חיצוני, הנדון קודם לכן, החלטה עיקרית נוספת עבור כל ארגון היא כיצד להקצות אתרים וקבוצות. לדוגמה, שקול את האפשרויות הבאות:

• מאחר שהמשתמשים יכולים ליצור קבוצות צוותים וקבוצות של Microsoft 365 בקלות כה קלה, ייתכן שתרצה לפתוח את יצירת הקבוצה והצוות כך ש- IT לא יהיה מוכלל בבקשות ליצור אותן בשם אנשים אחרים. כדי להימנע מהתקעות, באפשרותך ליצור זרימת עבודה מותאמת אישית ששולחת הודעת דואר אלקטרוני עם פיקוח, הדרכה ומידע נוסף ליוצרי הקבוצה והצוות. (לדוגמה, "זה עתה יצרת אתר/צוות, קהילה וכן הלאה. -- הנה תחומי האחריות והקישורים שלך לאימונים...") עם זאת, בהתאם לעסק שלך, ייתכן שתרצה לקבוע למי יש את היכולת ליצור קבוצות.

• אם ברצונך לקבוע כיצד נוצרים אתרי SharePoint, באפשרותך להסתיר את הקישור צור אתר בדף הפתיחה של SharePoint. צור טופס מותאם אישית, או צור עיצוב אתר מותאם אישית וקובץ Script של אתר כדי להפוך את הקצאת האתרים המודרניים החדשים לאוטומטיים באמצעות מבנה אתר מוגדר מראש, שעשוי לכלול קישורים לשיטות העבודה המומלצות לפיקוח ולהדרכה שלך.

יישור החלטות למטרות עסקיות

היעדים לתוצאות העסקיות צריכים להיות מניע הפעילויות הראשי עבור החלטות הפיקוח שלך:

• הבן את דרישות הרגולטוריות המשפיעות על הארגון שלך. ייתכן שיהיה צורך ליישר חלק מההחלטות העיקריות שלך ואת דרישות היישום לסביבה שבה אתה פועל.

• נסה לא להיות לכוד ב"זה מה שתמיד עשינו". הענן והגדלת הגלובליזציה של ארגונים רבים מציגים הזדמנויות חדשות. הנחות אתגר אם הן אינן תואמות למטרות עסקיות. האם אתה יכול להירגע את הכללים עבור תרחישים מסוימים או עבור אנשים מסוימים? האם אתה יכול לקבל את אותה תוצאה עסקית באמצעות התכונות של Microsoft 365 במקום לחסום פעילות לחלוטין?

• אם תנעל הכל, אנשים יתמצאו כאן ממצאים. נסה להבין את התרחישים העסקיים העיקריים שהמשתמשים שלך רוצים להפוך לזמינים ולספק הנחיות והדרכה לפי הצורך.

• שקול לשלב פעילויות כדי לסקור אתרים ופעילויות עיקריים כדי לוודא שהאתר והבעלים של הצוות חלים בהתאם להדרכה שלך לפיקוח.

הגדרת תפקידים תחומי אחריות

בנוסף לצוות הפיקוח שלך, ישנם כמה תפקידים או צוותים עיקריים אחרים שיעזרו לך למקם את הארגון שלך להצלחה עם Microsoft 365. ייתכן שתפקידים מסוימים ישולבו או יתמלאו על-ידי אותו אדם ואחרים לא מתאימים לכל הארגונים. לרוב הארגונים יש נותן חסות ניהולי עבור Microsoft 365 כמכלול, ולארגונים מסוימים יש גם ועדת ניווט או צוות עבור Microsoft 365 כמכלול או רק עבור האינטרא-נט. קבל מידע נוסף על התפקידים וההרשאות המקיפים של מנהל המערכת הזמינים ב- Microsoft 365.

בדיקה חוזרת עם שינויים עסקיים וטכנולוגיים

הפיקוח על Microsoft 365 אינו "פעם אחת וסיום". הכן תוכנית כדי להתעדכן בשינויים ב- Microsoft 365 ולהתאים את הנחיות הפיקוח במידת הצורך. (זוהי סיבה חשובה מדוע יצירת מסמך פיקוח ארוך אינה רעיון טוב. עסקים וטכנולוגיות משתנים. ניתן לעדכן דף אינטרנט בקלות. הרבה יותר קשה לעדכן ולהפצת מסמך מחדש.)

יש אסטרטגיה לתקשורת בין מדיניות לפיקוח וקווים מנחים

בסופו של דבר, ההצלחה של המאמצים שלכם לתכנון פיקוח תלויה בצורה שבה מסרתם את הציפיות לחברי הארגון שלכם. בנוסף להצעות שתוארו קודם לכן, שקול את הנקודות הבאות:

• האם אתה יכול לשלב את ההדרכה "כיצד לבצע" שלך? במילים אחרות, האם ניתן ליצור "מרכז משאבי משתמש" עבור Microsoft 365 שבו תוכל לספק משאבים והדרכה כדי לעזור לספק הדרכה והדרכה שמסייעות למשתמשים לאמץ את Microsoft 365 ביעילות? תוכן הפיקוח הטוב ביותר מספק הדרכה שמסייעת לכל המשתמשים לאמץ ולהפיק את הערך הרב ביותר מ- Microsoft 365.

• האם עליך ליצור אישור ואישורים מחדש עבור בעלי האתר והצוות?

• האם באפשרותך ליצור תוכנית Microsoft 365 Champions עבור הארגון שלך? שקול להצטרף לתוכנית המובילים של Microsoft 365 ברחבי העולם כדי לקבל רעיונות וגישות עבור תוכנית מובילים משלך ולחבר אנשים בעלי מחשבה דומה ומנהיגי מחשבה מתוך Microsoft ומחוצה לה.

נושאים קשורים

המלצות לתכנון פיקוח על שיתוף פעולה

פיקוח במסגרת אימוץ הענן של Microsoft עבור Azure

מבט כולל על פיקוח של SharePoint

תכנון פיקוח על ארגון ומחזור חיים עבור שירותי קבוצות

שיתוף פעולה בקבצים ב- SharePoint עם Microsoft 365