תכנון פיקוח על ארגון ומחזור חיים עבור קבוצות Microsoft 365 ו- Microsoft Teams

קבוצות Microsoft 365 יש קבוצה עשירה של כלים ליישום יכולות הפיקוח שהארגון שלך דורש.

הסעיף הבא מתאר את היכולות, ממליץ על שיטות עבודה מומלצות ומספק הדרכה כדי לשאול את השאלות ההן כדי לקבוע את הדרישות לפיקוח וכיצד לעמוד בהן.

קבע מי יכול ליצור קבוצות Microsoft 365

משתמשי קצה יכולים ליצור קבוצות Microsoft 365 מנקודות קצה מרובות, כולל Outlook, SharePoint, Teams וסביבות אחרות. יצירת צוות יוצרת תמיד קבוצה של Microsoft 365, כך שפיקוח על מחזור קבוצות Microsoft 365 החיים של הצוותים חל גם על מחזור החיים של צוותים ב- Microsoft Teams.

אנו ממליצים מאוד על שירות עצמי כדי להעצים בעלים של קבוצה ולעזור למשתמשים לבצע את עבודתם ביתר קלות. הגבלת יצירת קבוצות לצוות יכולה להאט את הפרודוקטיביות של המשתמשים מכיוון ששירותים רבים של Microsoft 365 דורשים יצירת קבוצות אלה כדי שהשירות יתנהל.

שקול את אפשרויות הפיקוח הבאות ליצירת קבוצות:

• כדי להגביל קיבוץ, השתמש במדיניות תפוגת תוקף של קבוצות כדי למחוק באופן אוטומטי קבוצות שאינן בשימוש.
• הגבל את יצירת הקבוצה לחברים בקבוצות אבטחה עם חברות דינאמית המכילה, לדוגמה, את כל העובדים בתזמון מלא.
• הגבל את יצירת הקבוצה לקבוצת אבטחה ודרוש מהמשתמשים להשלים את ההדרכה במדיניות השימוש הקבוצתי של הארגון שלך כדי להפוך לחברים בקבוצת האבטחה.

אם ברצונך להגביל את המשתמשים שיכולים ליצור קבוצות, ראה קבע מי יכול ליצור קבוצות של Microsoft 365 לקבלת מידע אודות אופן קביעת התצורה של אפשרות זו.

מחיקה, שחזור ואחסון בארכיון של קבוצה

בעת מחיקת קבוצה של Microsoft 365, היא נשמרת כברירת מחדל למשך 30 יום. בתקופת 30 יום זו המחיקה היא "מחיקה זמנית" מכיוון שעדיין ניתן לשחזר את הקבוצה. לאחר 30 יום, הקבוצה והתוכן המשויך נמחקים לצמיתות ולא ניתן לשחזר אותם.

אם יש לך מדיניות שמירה לשמירת צ'אט, קבצים או דואר, פריטים אלה יישמרו לאחר מחיקת הקבוצה. ראה למד אודות מדיניות שמירה לקבלת פרטים.

אם ברצונך למחוק קבוצה אך לשמר את התוכן מהשירותים המחוברים לקבוצה אחד או יותר, ראה אחסון קבוצות, צוותים וקבוצות בארכיון Viva Engage לקבלת מידע.

מדיניות מתן שמות לקבוצה

מדיניות מתן שמות לקבוצות יכולה לעזור לך לשלוט בקבוצות בשתי דרכים:

• ניתן להשתמש במדיניות מתן שמות לקידומות/סיומת כדי לאכוף מחרוזות קבועות או תכונות Microsoft Entra בתחילת שם קבוצה או בסוף של כתובת הדואר האלקטרוני המשויכת לו. על-ידי ביצוע פעולה זו, באפשרותך להבטיח הכללה של שמות מחלקות או אזורים בשמות קבוצות, לדוגמה.
• מדיניות מילים חסומות יכולה להבטיח שמילים מסוימות, כגון שמות המנהלים, לא ישמשו בשמות קבוצות.

מדיניות מתן שמות מוחלת כאשר קבוצות נוצרות מכל אחד מהשירותים המחוברים לקבוצה.

אם ברצונך להשתמש במדיניות מתן שמות עבור קבוצות, ראה מדיניות קבוצות Microsoft 365 שם.

מדיניות תפוגת קבוצה

באפשרותך לציין תקופת תפוגה וכל קבוצה שתגיע לסוף תקופה זו, והיא לא תחודש, תימחק. תקופת התפוגה מתחילה כאשר הקבוצה נוצרה, או בתאריך החידוש האחרון שלה.

לאחר שתגדיר שתוקף הקבוצות יפוג:

• הבעלים של הקבוצה יקבל הודעה לחדש את הקבוצה כתאריך התפוגה הקרוב.
• קבוצות פעילות מתחדשות באופן אוטומטי.
• כל קבוצה שאינה מתחדשת נמחקת.
• בעלי הקבוצה או מנהל מערכת כללי יכולים לשחזר כל קבוצה שנמחקת תוך 30 יום.

מדיניות תפוגת תוקף היא דרך טובה להגביל את התסיסה בקבוצה על-ידי הבטחה שקבוצות שלא נמצאות עוד בשימוש יימחקו. אם ברצונך ליצור מדיניות תפוגת תוקף של קבוצה, ראה קבוצות Microsoft 365 תפוגת תוקף.

נושאים קשורים

המלצות לתכנון פיקוח על שיתוף פעולה

צור את תוכנית הפיקוח שלך לשיתוף פעולה

הסרת עובד לשעבר ונתונים מאובטחים