מעקב אחר דואר אלקטרוני של Outlook על-ידי העברתו לתיקיה Exchange הנמצאת במעקב

הערה

מרכז הניהול החדש והמשופר של Power Platform נמצא כעת בגירסת Public Preview. תכננו את מרכז הניהול החדש כך שיהיה קל יותר לשימוש, עם ניווט מונחה משימות שעוזר לך להשיג תוצאות ספציפיות מהר יותר. אנו נפרסם תיעוד חדש ומעודכן כאשר מרכז הניהול החדש של Power Platform יעבור לזמינות כללית.

עקוב אחר האינטראקציות עם לקוחות בכל מקום שבו אתה נמצא, מכל מכשיר כמעט, באמצעות מעקב אחר תיקיות. לאחר שתגדיר את התיקיה שמתבצע אחריה מעקב, תוכל לגרור או להעביר דואר אלקטרוני אל תיקיה זו כדי לעקוב אחריה אוטומטית ביישומי Customer Engagement‏ (Dynamics 365 Sales‏, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service,‏ Dynamics 365 Marketing ו- Dynamics 365 Project Service Automation). בנוסף, אם תגדיר רשומת 'לגבי' (לדוגמה, תיק לקוח או רשומת הזדמנות ספציפיים) עבור התיקיה, יישומי Customer Engagement יקשרו באופן אוטומטי את כל הודעות הדואר האלקטרוני בתיקיה זו לרשומה ספציפית זו. מעקב אחר תיקיות פועל ב- Exchange Online, ‏Outlook באינטרנט או בכל יישום למכשירים ניידים שתומך ב- Exchange.

טיפ

מעקב אחר תיקיות פועל גם עם כללי תיבת דואר נכנס של Exchange . בדרך זו קל יותר לנתב הודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי לתיקיה מסוימת. לדוגמה, באפשרותך להגדיר כלל של Exchange שמנתב אוטומטית דואר אלקטרוני מאיש קשר של קונטוסו לתיקיה קונטוסו שבמעקב, המקושרת להזדמנות ספציפית של קונטוסו. ספר לי עוד על הגדרת כללים.

כדי לראות מעקב אחר תיקיות בפעולה, ראה את הסרטון מעקב ברמת התיקיה ב- CRM Online.

הדרישות לשימוש במעקב אחר תיקיות

• תכונת המעקב אחר תיקיות חייבת להיות מופעלת גם על-ידי מנהל המערכת שלך. פנה למנהל מערכת לקבלת מידע נוסף. למידע על הפעלת מעקב אחר תיקיות, ראה קבע תצורה של מעקב ברמת התיקיה‬.

• הארגון שלך צריך להשתמש בסינכרון בצד השרת כשיטה לסינכרון דואר אלקטרוני. אם אינך יודע באיזו שיטת סינכרון הארגון שלך משתמש, פנה למנהל מערכת. לקבלת מידע ניהולי אודות הגדרת סינכרון בצד השרת, ראה הגדרת סינכרון בצד השרת.

הגדרת מעקב אחר תיקיות

1. ביישום האינטרנט, בסרגל הניווט לחץ על אפשרויות.

2. בתיבת הדו-שיח הגדרת אפשרויות אישיות, לחץ על הכרטיסיה דואר אלקטרוני, ולאחר מכן תחת ‏‫בחר את הודעות הדואר האלקטרוני למעקב ב- Dynamics 365, לחץ על ‏‫קבע את התצורה של כללי מעקב אחר תיקיות‬.

3. בתיבת הדו-שיח מעקב ברמת התיקיה, תחת תיקיית Exchange, לחץ על + מיפוי תיקיה חדשה, לחץ על החץ למטה בתיבה שמופיעה ולאחר מכן בחר את התיקיה שאחריה ברצונך לעקוב.

   

   הערה

   תוכל לעקוב אחר תיקיות או תיקיות בתוך תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Exchange בלבד. המעקב יתבצע אחר התיקיה שתבחר בלבד. לדוגמה, אם תבחר תיקיה שמכילה תיקיות משנה, לא יתבצע מעקב אחר תיקיות המשנה אלא אם תבחר אותן באופן ספציפי בתיבת דו-שיח זו. מספר התיקיות המרבי שאחריהן ניתן לעקוב הוא 25.

4. אם ברצונך לקשר את התיקיה לרשומה ספציפית, לדוגמה, לתיק לקוח או להזדמנות, תחת רשומת 'לגבי' ביישומי Dynamics 365, לחץ על הלחצן בדיקת מידע…, ולאחר מכן חפש את הרשומה.

5. חזור על שלבים 3 ו- 4 עבור כל התיקיות הנוספות שאחריהן ברצונך לעקוב ולקשר (אופציונלי) לרשומות 'לגבי'.

6. לאחר שתסיים להוסיף ולקשר את התיקיות, לחץ על שמור.

שיטות עבודה מומלצות למעקב אחר תיקיות

• הקפד לנצל את היתרונות של מעקב אחר תיקיות במכשירים הניידים שלך. אם המכשיר שלך תומך בדואר אלקטרוני של Exchange, מעקב אחר תיקיות יפעל באופן אוטומטי. אינך צריך להתקין דבר. פשוט גרור או העבר את הודעת הדואר האלקטרוני לתיקיה שנמצאת במעקב כדי לעקוב באופן אוטומטי אחר הודעת דואר אלקטרוני זו.

• האופן שבו אתה מתכנן להשתמש בתיקייה יקבע אם עליך להגדיר רשומת 'לגבי' עבור תיקיה:

  • אם אתה מקבל מעט הודעות דואר אלקטרוני מלקוחות רבים ושונים, מומלץ ליצור תיקיה אחת שנקראת 'מעקב ב- Dynamics 365' (או שם דומה) שאינה מקושרת לרשומה מסוימת. בדרך זו, תוכל לגרור הודעות לתיקיה זו כדי לעקוב אחריהן באופן אוטומטי. אם מאוחר יותר תרצה לקשר הודעת דואר אלקטרוני שנמצאת בתיקיה זו לרשומה ספציפית, פתח את רשומת הפעילות, ולאחר מכן מלא את השדה 'לגבי'.

  • אם אתה מקבל כמויות גדולות של דואר אלקטרוני מלקוח מסוים, צור תיקיה (או השתמש בתיקייה קיימת) עבור לקוח זה בלבד וקשר אותה לרשומה ספציפית. לדוגמה, צור תיקיה בשם 'קונטוסו' והגדר את רשומת 'לגבי' לרשומת תיק לקוח או לרשומת הזדמנות של קונטוסו.

• כל הודעת דואר אלקטרוני שמתקבלת בתגובה לדואר אלקטרוני שנמצא במעקב תהיה במעקב אוטומטי רק אם הודעת הדואר האלקטרוני עם התגובה נמצאת בתיקיית דואר נכנס. אם היא הועברה באופן ידני או דרך כללי Outlook לתוך תיקיית משנה בתוך תיבת הדואר הנכנס, היא לא תהיה במעקב אוטומטי. הדרך לעקיפת הבעיה: (1) אל תשתמש בניתוב תיקיות המבוסס על כלל או (2) אל תעביר ידנית דואר אלקטרוני מתיקייה לתיבת הדואר הנכנס עבור כל תגובת דואר אלקטרוני שלדעתך צריכה להיות במעקב.

• באפשרותך להגדיר תיקיות מרובות שמקשרות לאותה רשומת 'לגבי'. לדוגמה, תוכל לקשר את התיקיות 'הצעת מכירות של קונטוסו' ו'נושאים משפטיים של קונטוסו' לאותה רשומת תיק חשבון של קונטוסו.

• מומלץ לא להשתמש באותה התיקיה עבור רשומות שונות לאורך פרק זמן. לדוגמה, נניח שאתה עוקב אחר ההתקשרויות בדואר אלקטרוני עבור הזדמנות עם לקוח 1, אך זכית בהזדמנות, וכעת אינך צריך להמשיך לעקוב אחר ההתקשרויות עם לקוח זה. אתה עלול להתפתות פשוט לשנות את רשומת ה'לגבי' עבור תיקיה זו ללקוח חדש (לקוח 2) שעמו אתה עובד. אולם, אם תעשה זאת, כל הדואר האלקטרוני בתיקיה זו, כולל דואר אלקטרוני הנוגע ללקוח 1, ישויך ללקוח 2. לכן מומלץ במקרה זה ליצור תיקיה חדשה המשויכת ללקוח 2, ולאחר מכן להגדיר את הרשומה 'לגבי' עבור אותה תיקיה חדשה ללקוח 2. לאחר מכן תוכל למחוק את רשומת 'לגבי' עבור התיקייה של לקוח 1.

• תוכל לכלול תיקיה שאינה נמצאת במעקב בתוך תיקיה שנמצאת במעקב. לדוגמה, נניח שברצונך לאחסן דואר אלקטרוני אישי מאיש קשר של קונטוסו. תוכל ליצור תיקיית משנה בשם 'אישי' תחת התיקיה 'קונטוסו' ולהשאיר אותה ללא מעקב.

• אם אינך צריך עוד לעקוב אחר תיקיה, כדאי לבטל את המעקב אחריה משיקולי ביצועים. כדי בטל מעקב אחר תיקיה, הסר אותה מתיבת הדו-שיח מעקב ברמת התיקיה.

מה קורה כאשר אתה מבטל מעקב, מעביר, מוחק, משנה שם של תיקיות או משנה את רשומת ה'לגבי'?

הטבלה הבאה מציגה מה יקרה כאשר תבטל מעקב, תעביר או תמחק תיקיות, או כאשר תשנה את רשומת ה'לגבי' המקושרת לתיקייה שנמצאת במעקב.

פעולה	תוצאה
ביטול מעקב אחר תיקיה, על-ידי מחיקתה מתיבת הדו-שיח מעקב ברמת התיקיה	כל הודעות הדואר האלקטרוני שנכללו בעבר בתיקיה זו עדיין יהיו במעקב, ורשומת ה'לגבי' עדיין תהיה מקושרת להודעות דואר אלקטרוני אלה. לא יתבצע מעקב אחר הודעות הדואר האלקטרוני שתוסיף לתיקיה זו.
מחיקת תיקיה מ- Outlook או Exchange	כל הודעות הדואר האלקטרוני הכלולות בתיקיה זו יימחקו מ- Outlook או מ- Exchange Online. עם זאת, הודעות דואר אלקטרוני שאחריהן אתה כבר מבצע מעקב דרך תיקיה זו לא יימחקו מיישומי Customer Engagement.
העברת תיקיה ב- Outlook או ב- Exchange	את התיקיה וכל התוכן שלה ימשיכו להיות במעקב. אם תעביר תיקיה אל מחוץ לתיבת הדואר הנכנס שלך, כללים למעקב ברמת התיקיה לא יהיו זמינים.
שינוי שם תיקיה ב- Outlook או ב- Exchange	את התיקיה וכל התוכן שלה ימשיכו להיות במעקב. עצה: כאשר תשנה שמות של תיקיות, התוכנה משתמשת במזהה תיקיה של Exchange למטרות מעקב – זה לא תלוי בשם התיקיה בפועל. חשוב שתדע זאת אם אתה מחוק תיקיה ולאחר מכן משנה שם של תיקיה חדשה לשם של התיקיה שנמחקה. לדוגמה, נניח שאתה מוחק תיקיה 1, יוצר תיקיה 2, ולאחר מכן משנה את שם תיקיה 2 לתיקיה 1. מידע מעקב עבור תיקיה 1 המקורית לא יישמר במקרה זה.
הסרת הקישור בין תיקיה שנמצאת במעקב לרשומה ספציפית על-ידי מחיקת הקישור בתיבת הדו-שיח מעקב ברמת התיקיה	כל ההודעות בתיקיה זו שבעבר היו מקשורות ימשיכו להיות מקושרות. הודעות חדשות שנוספו לתיקיה זו לא יקושרו.
העברת הודעת דואר אלקטרוני בתיקיה שנמצאת במעקב ומקושרת לרשומה ספציפית לתיקיה אחרת	אם לתיקיה החדשה אין רשומת 'לגבי', הודעת הדואר האלקטרוני תמשיך להיות מקושרת לרשומת המקורית. אם התיקיה החדשה כוללת רשומת 'לגבי', הודעת הדואר האלקטרוני תקושר לרשומת 'לגבי' זו.
שינוי ידני של רשומת 'לגבי' עבור הודעת דואר אלקטרוני המקושרת אחר לרשומת 'לגבי' באמצעות תיקיה שנמצאת במעקב	כלל התיקיה שנמצאת במעקב מקבל קדימות. כאשר התיקיה מסונכרנת, הודעת הדואר האלקטרוני תקושר מחדש לרשומה שצוינה בכלל המעקב של התיקיה, גם אם תשנה את רשומת ה'לגבי' באופן ידני. כדי לשנות את רשומת ה'לגבי' במקרה זה, בצע אחת מהפעולות הבאות: - העבר את ההודעה לתיקיה שנמצאת במעקב המקושרת לרשומה הרצויה. - הסר את הקישור לרשומת 'לגבי' בתיבת הדו-שיח מעקב ברמת התיקיה לפני שתשנה את רשומת ה'לגבי' באופן ידני. - העבר את הודעת הדואר האלקטרוני הספציפית אל מחוץ לתיקיה שנמצאת במעקב ולאחר שנה באופן ידני את רשומת ה'לגבי' עבור הודעת דואר אלקטרוני זו.
שני משתמשים מעבירים את אותה הודעת דואר אלקטרוני לתיקיות נפרדות בעלות רשומות 'לגבי' שונות	ניתן להגדיר רשומת 'לגבי' אחת בלבד לכל הודעת דואר אלקטרוני. במקרה זה, הרשומה שעובדה ראשונה תקושר לרשומת ה'לגבי'.

למידע נוסף

שאלות נפוצות אודות סינכרון רשומות בין יישומי Customer Engagement לבין Microsoft Outlook
קבע את התצורה של מעקב ברמת התיקיה