שימוש בקטגוריית Outlook למעקב אחר פגישות והודעות דואר
סינכרון בצד השרת מאפשר מעקב אחר הודעות דואר אלקטרוני, פגישות ומשימות ב- Outlook עם קטגוריה מיוחדת במעקב ב- Dynamics 365. הקצאת קטגוריה זו לדואר אלקטרוני, לפגישה או למשימה ב- Outlook מסנכרנת את הפריט ביישומי Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ו- Dynamics 365 Project Service Automation). באופן דומה, הסרת הקטגוריה מהודעת דואר אלקטרוני, ממשימה או מפגישה הנמצאות במעקב תבטל את המעקב ביישומי Customer Engagement.
באפשרותך גם לבחור פריטים מרובים ולהקצות להם את קטגוריית Outlook במעקב ב- Dynamics 365, ובכך לעקוב אחר כולם ביישומי Customer Engagement. זהה במהירות את הפריטים במעקב על-ידי בדיקת הנוכחות של קטגוריה זו בתיבת הדואר הנכנס שלך ובתיקיות אחרות.
הגדרת מעקב מבוסס קטגוריה דרך OrgDBOrgSetting
החל מגירסה 9.1.0.4039 ומעלה, מעקב אחר קטגוריות מופעל כברירת מחדל.
טיפ
כדי לראות מהי הגרסה שלך, היכנס ליישומי Customer Engagement ובצד השמאלי העליון של המסך לחץ על הלחצן הגדרות
>אודות.
שימוש בקטגוריה למעקב אחר פריטים ב- Outlook
לאחר שהקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365 תהיה זמינה ב- Outlook, תוכל להשתמש בה כדי לעקוב אחר הפריטים הבאים של Outlook.
דואר אלקטרוני
מעקב אחר דואר אלקטרוני על-ידי הקצאתו לקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365. ניתן לראות את הקצאת הקטגוריה באופן מיידי ב- Outlook. בשלב זה, הודעת הדואר האלקטרוני מסומנת למעקב. הסינכרון בצד השרת יסנכרן את הדואר האלקטרוני עם Customer Engagement תוך 15 דקות, בהתבסס על הגדרת הסינכרון של הדואר האלקטרוני.
אם הודעת הדואר האלקטרוני נמצאת במעקב ומסווגת כתור במעקב ב- Dynamics, הסרת הקטגוריה תבטל את המעקב אחר הודעת הדואר האלקטרוני. עם זאת, רשומת פעילות הדואר האלקטרוני המתאימה לא נמחקת.
טיפ
באפשרותך להגדיר כלל ב- Outlook כדי להקצות או להסיר קטגוריה. ראה ניהול הודעות דואר אלקטרוני באמצעות כללים.
הערה
סינכרון בצד השרת יסווג באופן אוטומטי הודעות דואר אלקטרוני בתיבות דואר של נמעני Dynamics 365 אם הודעת הדואר שעובדה כבר הייתה במעקב של Dynamics על-ידי משתמש אחר או נמען ממתין בתור של אותה הודעת דואר.
רק הודעות דוא"ל התואמות את קוד הכיוון של Dynamics 365 יסווגו אוטומטית בעת הפיכת הגדרת המערכת עקוב אחר הודעות דוא"ל שנשלחות בין משתמשי Dynamics 365 כשתי פעילויות לזמינה.
לדוגמה, הודעות דוא"ל שנמצאות במעקב ושנשלחות מ-Outlook למשתמשי Dynamics 365 אחרים לא יופיעו כמסווגים בתיבות הדואר של נמעני Outlook מכיוון שהם מייצגים את העותק ש"התקבל" של הדואר האלקטרוני. תכונה זו נועדה לאפשר לנמען Dynamics 365 לעקוב אחר עותק נכנס של הדואר האלקטרוני לפי הגדרת המערכת שצוינה לעיל.
פגישה
באפשרותך לעקוב אחר פגישה על-ידי הקצאתה לקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365. הפגישה תהיה במעקב על-ידי יישומי Customer Engagement ותסונכרן איתם בהתבסס על כללי הסינכרון בצד השרת.
אם הפגישה נמצאת במעקב ומסווגת כתור במעקב ב- Dynamics, הסרת הקטגוריה תבטל את המעקב אחר הפגישה. עם זאת, רשומת פעילות הפגישה המתאימה ביישומי Dynamics 365 לא נמחקת.
משימה
הערה
הקצאת משימות לאנשים שנכללים ב- Outlook לא תסונכרן עם יישומי Customer Engagement.
שימוש במעקב מבוסס קטגוריה ביישום ל- Outlook
אם יש לך Dynamics 365 App for Outlook, ניתן להשתמש במעקב מבוסס קטגוריות עם App for Outlook.
הטבלה הבאה מפרטת תרחישים שונים של מעקב.
| פעולה | תוצאה |
|---|---|
| הקצאת הקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365 להודעת דואר אלקטרוני/פגישה | סינכרון בצד השרת יסנכרן הודעת דואר אלקטרוני/פגישה תוך 15 דקות. טעינת היישום ל- Outlook בפריט זה תציג את מצב המעקב. |
| מעקב אחר הודעת דואר אלקטרוני/פגישה באמצעות היישום ל- Outlook | הודעת דואר אלקטרוני/פגישה נמצאות במעקב. הקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365 מוקצית באופן מיידי. |
| הסרת הקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365 מהודעת דואר אלקטרוני/פגישה | סינכרון בצד השרת יבטל מעקב אחר פריט תוך כ-15 דקות. טעינת היישום ל- Outlook בהודעת דואר אלקטרוני זו תציג את מצב המעקב. רשומת הפעילות לא נמחקת מיישומי Customer Engagement. |
| ביטול מעקב אחר הודעת דואר אלקטרוני/פגישה באמצעות היישום ל- Outlook | מתבטל המעקב אחר הודעת דואר אלקטרוני/פגישה, והקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365 נמחקת. |
הקצאת משתמשים
אם אתה מאפשר למשתמש אחר לנהל את הדואר האלקטרוני ואת לוח השנה שלך על-ידי מתן גישה לנציגים, הנציג יכול לגשת לקטגוריות שלך ב- Outlook, אם לנציג יש הרשאות עורך.
אם תיבת הדואר שלך מכילה את הקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365, הנציג יכול לעקוב אחר הודעות דואר אלקטרוני ופגישות שלך על-ידי הקצאת הקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365.
מעקב מבוסס קטגוריות עם Dynamics 365 for Outlook
מעקב מבוסס קטגוריות אינו נתמך ב- Dynamics 365 for Outlook. אנו ממליצים לא להפעיל את OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems בארגון המוגדר לשימוש ב- Dynamics 365 for Outlook.
ביטול מעקב מבוסס קטגוריה
באפשרותך לבטל מעקב מבוסס קטגוריה עבור ארגון יישומי Dynamics 365 על ידי השבתת OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
הערה
אם תבטל את OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, הקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365 נמחקת באופן זמני, כאשר הקצאת הקטגוריה נשמרת ב- Outlook. אם תמחק את הקטגוריה מהרשימה הראשית, הוא תימחק לצמיתות.
שאלות נפוצות
האם אוכל לעקוב אחר אנשי הקשר שלי ב-Outlook על ידי הקצאת הקטגוריה במעקב ל-Dynamics 365?
לא, מעקב מבוסס קטגוריה לא נתמך עבור אנשי קשר של Outlook.
מה קורה אם אשנה את שם הקטגוריה במעקב ל-Dynamics 365?
אם תשנה את שם הקטגוריה, סינכרון בצד השרת ימשיך לזהות את הקטגוריה לפי המזהה שלה והיא תשמש למעקב או לביטול מעקב של פריטי Outlook.
הערה
עבור תרחישי נציג, הבדל בשם הקטגוריה בין הנציג לבעלים הראשי של תיבת הדואר אינו נתמך ועלול לגרום לאופן פעולה בלתי צפוי. אנו ממליצים להתאים את שם הקטגוריה אצל הנציג ואצל הבעלים הראשי של תיבת הדואר.
מה קורה אם אני מוחק את הקטגוריה במעקב ל-Dynamics 365?
אם תמחק את הקטגוריה, סינכרון בצד השרת יצור אותה מחדש בשרת Exchange תוך כ- 15 דקות.
כאשר אני מפעיל את OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems בפעם הראשונה, האם הפריטים שאחריהם בוצעו בעבר יוקצו בקטגוריית Tracked to Dynamics 365?
לא, סינכרון בצד השרת לא יחזור בזמן כדי להקצות את הקטגוריה לפריטים שכבר נמצאים במעקב.
אם אני מקצה את הקטגוריה במעקב ל-Dynamics 365 לשרשור שיחה ב-Outlook, מה קורה?
אם תסווג רצף שיחות בתור במעקב ב- Dynamics 365, כל הודעות הדואר האלקטרוני ברצף תגובות זה יוקצו לקטגוריה וכך יהיו במעקב.
האם אוכל להקצות את קטגוריית Tracked to Dynamics 365 לפגישות חוזרות?
אם תסווג פגישה חוזרת בתור במעקב ב- Dynamics 365, כל הסביבות היחידות של הפגישה יוקצו לקטגוריה וכך יהיו במעקב.
מה קורה כאשר דוא"ל במעקב נכשל?
כברירת מחדל, אם מעקב אוטומטי אחר דוא"ל נכשל, הוא יבוצע שוב במחזור סינכרון חדש – כל 15 דקות בקירוב. יבוצעו עד 5 נסיונות חוזרים. אם כל 5 הנסיונות נכשלים, הדואר האלקטרוני יוקצה לקטגוריה במעקב אל Dynamics 365 (לא ניתן להעברה) ולא יבוצעו נסיונות חוזרים נוספים. במקרה של מעקב אוטומטי אחר דואר אלקטרוני שנכשל עם השגיאות הבאות, יבוצע ניסיון חוזר:
- קידום של דוא"ל נכשל כתוצאה מתוסף שהוגדר בסביבת לקוח.
- קידום של הודעות דואר אלקטרוני נכשל בגלל זמנים קצובים של יישומי Customer Engagement או Microsoft Exchange.
- דואר אלקטרוני נדחה עם InvalidSender או עקב החלטות מסוימות לא ידועות.
- הודעות דוא"ל נכשלות ואינן ניתנות למסירה אם לבעלים של התור לא הוקצה תפקיד האבטחה הנכון. ללא תפקיד אבטחה הנכון, הבעלים לא יוכל להיות הבעלים של רשומת הדוא"ל הנמצאת במעקב של התור.
לאחר 5 נסיונות חוזרים, אם הכשל בקידום הודעת הדואר האלקטרוני היה עקב שגיאת יישום plug-in, נסה לתקן את יישום ה-plug-in. לאחר מכן, הקצה את הקטגוריה מעקב ב- Dynamics 365 כדי לעקוב באופן ידני אחר הודעות דואר אלקטרוני שלא נשלחו כדי שהן יהיו במעקב ביישומי Customer Engagement.
כיצד אוכל להסיר מעקב מבוסס קטגוריות דרך OrgDBorgSetting?
להשבתת קטגוריית Outlook מיוחדת במעקב ב- Dynamics 365, עליך להפעיל את OrgDBOrgSetting בארגון שלך. יישומי Customer Engagement מספקים את הכלי OrgDBOrgSettings המאפשר למנהלי מערכת ליישם עדכונים ספציפיים שבעבר היו שמורים עבור יישומי רישום.
- בצע את ההוראות במאמר זה עבור השלבים לחילוץ הכלי.
- לאחר חילוץ הכלי, השבת את OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- השבתת OrgDBOrgSetting תסיר את הקטגוריה במעקב ב- Dynamics 365 מכל תיבות הדואר של Exchange של הארגון, שסינכרון בצד השרת פעיל אצלן, תוך כ- 15 דקות.
באפשרותך גם להשתמש בכלי זה כדי לערוך את OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.