הערה
הגישה לדף זה מחייבת הרשאה. באפשרותך לנסות להיכנס או לשנות מדריכי כתובות.
הגישה לדף זה מחייבת הרשאה. באפשרותך לנסות לשנות מדריכי כתובות.
במאמר זה אפשר ללמוד מדוגמה מהעולם האמיתי כיצד Epiq, חברה גלובלית שעוסקת במשפט ותאימות, בנתה פתרון לקליטת עובדים עם Power Automate, Microsoft Dataverse ו- AI Builder.
לפני בניית פתרון הקליטה עם Power Platform Tools, חברת Epiq התמודדה עם אתגרים של תהליכי קליטה ידניים ולא עקביים בקרב כוח העבודה שלה, שכולל 6,000 איש ב- 18 מדינות. מגיפת הקורונה הדגישה את הצורך בפתרון יעיל יותר. Colton Coan, מנהל בכיר של Rapid Development, הוביל את יישום פתרון הקליטה Launchpad של החברה באמצעות Power Automate ו- Dataverse.
יוזמת Launchpad ייעלה את תהליך הקליטה, השתלבה בצורה חלקה עם המערכות הקיימות של Epiq וביטלה משימות ידניות. הפתרון איפשר קנה מידה מהיר לפרויקטים קצרי טווח, והפחית משמעותית את זמן הקליטה והעלויות. כתוצאה מכך, עובדים חדשים קיבלו גישה מהירה יותר לכלים הדרושים, וצוות ה- IT יכול היה להתמקד במשימות בעלות ערך גבוה יותר.
Power Automate ו- Dataverse סיפקו ארגז כלים מוכן לשימוש, המסוגל להשתלב עם מערכות ניהול ההון האנושי (HCM) וה-IT הקיימות של Epiq. השימוש ב- Power Automate וב- Dataverse ביטל את הצורך במאמץ ידני וסיפק את הגמישות להתאים את התהליך ליחידות עסקיות שהיו צריכות לגייס עובדים לטווח קצר עבור פרויקטים ספציפיים.
לקריאת הסיפור המלא: חברת Epiq הופכת את קליטת העובדים לאוטומטית עם Power Platform וחוסכת מעל $500,000 בשנה.
אתגרים עסקיים
חברת Epiq מתמחה בטיפול בסוגיות משפטיות מורכבות, לרבות חקירות, תובענות ייצוגיות, גילוי אלקטרוני וסקירות מסמכים עבור לקוחות עסקיים וממשלתיים. לפני יישום הפתרון עם Power Automate ו- Dataverse התמודדה Epiq עם מספר אתגרי קליטה נפוצים:
- ליחידות עסקיות היו תהליכים לא עקביים ללא פיקוח מרכזי.
- למנהלי גיוס חסרה נראות לגבי סטטוס הקליטה של עובדים חדשים.
- רישיונות Microsoft 365 הוקצו באופן ידני.
- תיבות דואר של Outlook נוצרו באופן ידני.
- ניהול מחזור החיים של נכסי IT היה מורכב עקב מעקב שמבוסס על גיליונות אלקטרוניים.
- ניהול תרחישי גיוס המוניים עבור תובענות ייצוגיות או התקשרויות שירות לסקירת מסמכים היה קשה.
חברת Epiq ייעלה את קליטת העובדים על ידי ביטול הזנת נתונים ידנית הודות ל- Power Automate, שיפור האוטומציה והדיווח עם Dataverse, וביצוע פעולות בכמות גדולה בתרחישי גיוס המוני עם AI Builder.
גישת היישום
כדי ליצור פתרון קליטה שנותן מענה לאתגרי קליטה נפוצים אלה, אפשר להשתמש בגישה של Epiq כדוגמה:
זיהוי משימות מרכזיות לאוטומציה. התחל בזיהוי המשימות שגוזלות זמן רב ביותר ומועדות לשגיאות בתהליך הקליטה. עבור Epiq, משימות אלה כללו הקצאה של רישיונות Microsoft 365, יצירת תיבות דואר של Outlook וניהול בקשות למחשב נייד.
בנה את הפתרון עם זרימות Power Automate. צור זרימות עבודה אוטומטיות שמטפלות במשימות חוזרות. חברת Epiq יצרה זרימות ב- Power Automate כדי להקצות רישיונות Microsoft 365, ליצור תיבות דואר של Outlook, לבקש מחשבים ניידים עבור עובדים חדשים ולשלוח אישור בדואר אלקטרוני למנהלי גיוס.
שילוב AI Builder עבור פעולות בכמות גדולה. AI Builder מטפל בתרחישי קליטה בקנה מידה גדול. צוות Epiq אימן מודלים לזהות דפוסים בנתונים בכמות גדולה ולהפוך פעולות לאוטומטיות בהתאם.
ניטור ומיטוב. צור לוחות מחוונים של Power BI המספקים תובנות לגבי תהליך הקליטה. חברת Epiq סוקרת באופן קבוע את תהליכי העבודה והנתונים שלה, ומזהה ללא הרף תחומים לשיפור.
זיהוי משימות מרכזיות לאוטומציה
ייעול פעולות משאבי אנוש ושיפור היעילות מתחיל בזיהוי משימות מפתח ונקודות שנחשבות אגוז קשה לפיצוח. על ידי עבודה עם IT ובעלי עניין עסקיים, צוות Epiq זיהה מספר נקודות כואבות בתהליך קליטת העובדים החדשים:
הזנת נתונים: מנהל משאבי אנוש מזין פרטים של עובד חדש למערכת HCM ומקצה מזהה עובד.
יצירת חשבון: צוות ה- IT יוצר חשבון משתמש במזהה Microsoft Entra.
הקצאת רשיון: צוות ה- IT מקצה את הרישיון המתאים של Microsoft 365 בהתבסס על תפקיד העובד והיחידה העסקית שלו.
הקצאת תיבות דואר: צוות ה- IT יוצר תיבת דואר של Outlook עבור העובד החדש.
אישור של הגדרת עובד חדש: צוות ה- IT שולח אישור בדואר למנהל של העובד החדש.
בקשות חומרה: המנהל של העובד החדש מבקש חומרה נחוצה (לדוגמה, מחשב נייד) ותוכנות מיוחדות.
מעקב אחר מסירה: המנהל של העובד החדש עוקב אחר משלוח מחשב נייד על ידי בדיקת אתר האינטרנט של ספק השילוח.
מעקב אחר ההתקדמות: צוות ה- IT עוקב אחר המצב של כל פעולת קליטה כדי להבטיח מוכנות ליומו הראשון של העובד החדש.
בנה את הפתרון עם זרימות Power Automate
צוות Epiq בנה פתרון שיחליף את הגיליונות האלקטרוניים השונים שבהם השתמשה כל יחידה עסקית, וישפר את איכות הנתונים והאבטחה באמצעות בקרות מרכזיות:
הזנת פרטי העובד החדש במערכת HCM מפעילה את הזרימה ב- Power Automate, שיכולה להשתמש במחברים בנויים מראש או במחברים מותאמים אישית.
אוטומציה עוקבת יוצרת את חשבון המשתמש במזהה Microsoft Entra.
Power Automate בודק את מערכת HCM כל 15 דקות עבור עובדים חדשים ומזהה את מזהה העובד.
שלב אימות מבטיח שחשבון משתמש קיים במזהה Microsoft Entra לפני שתמשיך.
פרטי העובד, שכוללים את מזהה העובד, שם, יחידה עסקית, מנהל וסוג האירוע קליטה, נאספים ממערכת HCM ומתווספים כשורה חדשה לטבלה ב- Dataverse.
סוג האירוע קליטת עובד ב- Dataverse מפעיל זרימות עוקבות של הגדרת עובדים. ניתן להשתמש בסוגי אירועים אחרים, כגון עזיבה, כדי להפעיל זרימות שונות.
האוטומציה מזהה ומקצה רישיון Microsoft 365 מתאים בהתבסס על התפקיד והיחידה העסקית של העובד החדש.
תיבת דואר של Outlook נוצרת באופן אוטומטי עבור העובד החדש עם Azure Automation Runbooks באמצעות PowerShell.
אישור ההתקנה של העובד החדש נשלח אוטומטית בדואר למנהל המגייס.
בכל שלב, הפרטים נאספים ב- Dataverse כדי להימנע מצורך להתקשר למערכות אחרות מספר פעמים.
"המטרה שלי לאורך כל הפתרון הזה היא שבכל צעד שאנחנו עושים כדי לאסוף עוד נתונים, אנחנו צוברים את הנתונים האלה ברשומה שלהם ב- Dataverse – כך שכאשר אנחנו צריכים לחפש את זה מאוחר יותר בתהליך, אנחנו רק מסתכלים ב- Dataverse".– Colton Coan, מנהל בכיר בחטיבת Rapid Development
יצירת הזרימות
פתרון הקליטה של Epiq משתמש בזרימת ענן מתוזמנת כדי לבדוק באופן שגרתי את מערכת HCM עבור עובדים חדשים, ומוסיף כל אחד מהם כשורה חדשה בטבלה שנבחרה ב- Dataverse. עדכון הטבלה מפעיל פעולות נוספות להגדרת עובדים חדשים.
פיצול האוטומציה ב- Power Automate לשני תהליכי משנה עוזר לפתור בעיות ולהפעיל מחדש את הזרימה עבור עובד בודד אם נתקלת בבעיה:
תהליך משנה ראשון: איסוף פרטי עובדים ממערכת HCM והוספתם ל- Dataverse.
תהליך משנה שני: השלמת משימות התקנה.
צוות Epiq יצר אוטומציה כדי לאסוף נתוני עובדים ממערכות מרובות ולאחר מכן לבצע משימות התקנה.
הטבלה הבאה מתארת את האוטומציה.
| אפליקציה | פעולה | Description |
|---|---|---|
|
אירוע מתוכנן פועל כל 15 דקות. | התחל עם זרימת ענן מתוזמנת כדי להגדיר אוטומציה של זרימה חוזרת. באפשרותך להגדיר את מרווח הזמן החוזר, כגון כל 15 דקות. |
|
בדוק את מערכת HCM עבור עובדים חדשים. | שלב עם מערכת HCM באמצעות מחבר בנוי מראש, אם זמין, או צור מחבר מותאם אישית. |
|
הוסף פרטי עובד חדש לטבלה ב- Dataverse. | השתמש בפעולה ב- Dataverse הוסף שורה חדשה כדי לכתוב את פרטי העובד ממערכת HCM לטבלה ב- Dataverse (לדוגמה, טבלת עובדים). |
|
|
כאשר שורה מתעדכנת בטבלה ב- Dataverse. | השתמש בפעולה ב- Dataverse כאשר שורה נוספת, משתנה או נמחקת כדי לעקוב אחר שינויים בפרטי העובד. באפשרותך גם לציין סוג אירוע, לדוגמה, קליטת עובד, כדי להפעיל תהליכי משנה רלוונטיים. |
|
חיפוש מזהה Microsoft Entra עבור חשבון המשתמש. | השתמש במחבר של מזהה Microsoft Entra כדי לזהות את חשבון המשתמש של העובד החדש במזהה Microsoft Entra בהתבסס על מזהה העובד שנאסף קודם לכן ממערכת HCM. |
|
|
הקצה רישיון Microsoft 365 לעובד חדש. | השתמש בקריאה של Microsoft Graph כדי לזהות את התפקיד של העובד החדש ולהקצות רישיון Microsoft 365 מתאים. |
|
|
צור תיבת דואר של Outlook עבור העובד החדש. | השתמש בקריאה נוספת של Microsoft Graph כדי ליצור תיבת דואר של Outlook עבור העובד החדש. |
|
שליחת דואר אלקטרוני למנהל של העובד החדש. | אישור ההתקנה מהיום הראשון נשלח בדואר אלקטרוני למנהל של העובד החדש באמצעות מחבר Outlook. |
החל את ארכיטקטורת הפתרון על הארגון שלך
באפשרותך להשתמש בארכיטקטורת הפתרון ובדפוסי העיצוב של Epiq עבור מקרי שימוש דומים בקליטת עובדים בארגון שלך. לדוגמה:
ייעל את תהליכי העזיבה של עובדים.
קלוט סטודנטים, חברי סגל או צוות חדשים במכללה או באוניברסיטה, תוך יצירת חשבונות Microsoft 365 המבוססים על מזהה הסטודנט או העובד שלהם.
הפוך תהליכי קליטה שגרתיים בקנה מידה קטן יותר לאוטומטיים כדי לבדוק את הפתרון ולאסוף משוב לפני הרחבת הארגון כולו.
שימוש ב- AI Builder לפעולות באצווה
לאחר מכן, צוות Epiq זיהה את הצורך בתוך יחידות עסקיות ספציפיות כדי להתאים לתרחיש גיוס המוני, שבו חברי צוות חדשים רבים משולבים יחד להתקשרות לקוחות לטווח קצר יותר.
גיוס המוני דרש וריאציה של תהליך הקליטה כדי לאפשר לצוות הגיוס להגיש רשימה של עובדים חדשים כקבוצה ולהימנע משליחה בדואר של אישור קליטה עבור כל חבר צוות חדש.
צוות Epiq התאים את האוטומציה כדי לזהות מתי צוות הגיוס שלח טופס גיוס המוני שנוצר ב- Microsoft Forms. לאחר מכן הם השתמשו ב- AI Builder כדי לבנות את הנתונים לתוך JSON כך שהם יתווספו בפורמט Dataverse עקבי. Power Automate מזהה את התוספת שבוצעה ואוסף את כל פרטי העובדים החדשים להודעת דואר אחת למנהל המגייס.
"האתגר הגדול ביותר שהיה לנו במשך שלוש שנים שהפתרון הזה פתר היה שכאשר אנשים ממלאים את הטופס, חלקם שמים רשימה מופרדת בפסיקים, חלקם משתמשים בנקודה-פסיק. אנחנו משתמשים במודל GPT של AI Builder כדי לנרמל את הנתונים האלה".—Colton Coan, מנהל בכיר בחטיבת Rapid Development
טיפול בבקשות של מחשבים ניידים ובמעקב אחר המצב
הצוות הרחיב את זרימת הקליטה עם אוטומציות כדי לשפר את חוויית המשתמש עבור מנהלי גיוס, כולל הנחיות לבחירת חומרה עבור חבר הצוות החדש שלהם.
יחד עם רישיון Microsoft 365 ותיבת דואר של Outlook, עובדים חדשים צריכים בדרך כלל מחשב נייד, שהוא משימה אידיאלית לאוטומציה ומעקב אחר מצב. על ידי זיהוי פעילויות קליטה בו-זמניות אלה, הצוות הפך פעולות נוספות המופעלות על ידי אותו סוג אירוע של קליטת עובדים.
האוטומציה מבקשת ממנהל הגיוס לבחור חומרה וכל תוכנה הדרושה לעובד החדש, ולאחר מכן רושמת באופן אוטומטי כרטיס בכלי ניהול שירותי IT (ITSM). הקישור למעקב אחר מסירת המחשב הנייד וסטטוס המשלוח מאוחזרים מספק השילוח, ולאחר מכן מתווספים לרשומת העובד ב- Dataverse.
צוות ה- IT משתמש בממשק של Power Apps לניטור מרכזי ולתיקון זרימות התקנה של עובדים בודדים אם מתעוררת בעיה.
יצירת לוחות מחוונים למעקב אחר מצב קליטה
צבירת נתוני קליטה ל- Dataverse לא רק סייעה להניע את האוטומציות ב- Power Automate, אלא גם אפשרה לצוות Epiq להגדיר דוחות ב- Power BI שמותאמים אישית לקהלים שונים מתוך מערך נתונים מרכזי.
לדוגמה, הם יצרו תצוגת ניהול כדי להתמקד במידע מוכנות ברמה גבוהה יותר ליום הראשון עבור מנהלי גיוס. הם יצרו תצוגת ניטור IT המספקת מידע מפורט לניטור מצב, זירוז משימות וניתוח יעילות לטווח ארוך יותר.
מסקנות עיקריות
מקרה הבוחן של פתרון קליטת העובדים של Epiq מדגים את הפוטנציאל הטרנספורמטיבי של שימוש ב- Power Automate, Microsoft Dataverse ו- AI Builder. על ידי התמודדות עם אתגרי קליטה נפוצים, Epiq ייעלה תהליכים, הפחיתה משימות ידניות ושיפרה את היעילות הכוללת. הנה כמה נקודות מרכזיות עבור מומחי IT המעוניינים ליישם פתרון דומה בארגונים שלהם:
זיהוי נקודות שהן אגוז קשה לפיצוח: כדאי להתחיל בזיהוי המשימות שגוזלות זמן רב ביותר ומועדות לשגיאות בתהליך הקליטה. קביעת סדר עדיפויות של המשימות שרוצים להפוך תחילה לאוטומטיות.
שימוש בכלי אוטומציה: השתמש ב- Power Automate ליצירת זרימות עבודה המטפלות במשימות חוזרות, כגון הקצאות רשיונות ויצירת תיבות דואר. צמצום המאמץ הידני ושיפור העקביות.
שילוב עם מערכות קיימות: ודא שהפתרון שלך משתלב בצורה חלקה עם מערכות HCM ו-IT קיימות. שמור על שלמות הנתונים וייעל תהליכים.
השתמש בבינה מלאכותית לפעולות בכמות גדולה: השתמש ב- AI Builder כדי לטפל בתרחישי קליטה בקנה מידה גדול ולנהל מצבים של גיוס בכמות גדולה ביתר קלות.
ניטור ומיטוב: השתמש בכלים כגון Power BI כדי לפקח על הביצועים של תהליכי הקליטה. סקור ומטב באופן קבוע את זרימות העבודה כדי לשפר ללא הרף את היעילות.