डेटा आयात करें और नियंत्रित करें कि डुप्लिकेट रिकॉर्ड की पहचान कैसे की जाए
अपने ग्राहक और बिक्री डेटा को आयात करके उसे तुरंत अपने ऐप में लाएँ। आप अधिकांश रिकॉर्ड प्रकारों में डेटा आयात कर सकते हैं.
Dynamics 365 पृष्ठभूमि में आयातों को संसाधित करता है. आयात पूरा हो जाने के बाद, आप समीक्षा कर सकते हैं कि कौन से रिकॉर्ड सफलतापूर्वक आयात किए गए, आयात करने में असफल रहे या आंशिक रूप से आयात किए गए। आयातित नहीं हो पाने वाले रिकॉर्ड को ठीक करने के लिए, उन्हें एक अलग फ़ाइल में निर्यात करें, उन्हें ठीक करें, और फिर उन्हें पुनः आयात करने का प्रयास करें (यदि आवश्यक हो, तो आप पिछले आयात से संबद्ध सभी रिकॉर्ड को हटाकर पुनः प्रारंभ कर सकते हैं)।
समर्थित फ़ाइल प्रकार
आप निम्न फ़ाइल प्रकार से डेटा आयात कर सकते हैं:
- अल्पविराम से अलग किया गया मान (.csv) फ़ाइल
- Dynamics 365 द्वारा प्रदान किए गए Excel टेम्पलेट
अधिक जानकारी: डेटा को Word या Excel फ़ाइलों में निर्यात करें
अपनी फ़ाइल को आयात करने के लिए तैयार करें
यह सुनिश्चित करने में सहायता के लिए यहां कुछ दिशानिर्देश दिए गए हैं कि आपकी फ़ाइल सफलतापूर्वक आयात हो जाएगी:
प्रत्येक रिकॉर्ड प्रकार के रिकॉर्ड एक अलग फ़ाइल में रखें.
सुनिश्चित करें कि फ़ाइल निम्न स्वरूपों में से किसी एक में हो:
- .csv फ़ाइल: .csv फ़ाइल एक्सटेंशन वाली डेटा फ़ाइल. आमतौर पर .csv फ़ाइल में फ़ील्ड और रिकॉर्ड होते हैं, जो टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत होते हैं, जिसमें फ़ील्ड को एक दूसरे से अल्पविराम द्वारा अलग किया जाता है।
- Excel टेम्पलेट
यदि आपकी आयात फ़ाइल .csv फ़ाइल है, तो सुनिश्चित करें कि यह सही ढंग से सीमांकित है। आप डेटा सीमांकक के रूप में दोहरे उद्धरण चिह्न (") या एकल उद्धरण चिह्न (') का उपयोग कर सकते हैं।
सुनिश्चित करें कि फ़ाइल की पहली पंक्ति स्तंभ शीर्षकों की एक पंक्ति हो। यदि स्तंभ शीर्षक (कार्यपुस्तिका या फ़ाइल की पहली पंक्ति में प्रयुक्त पाठ जो प्रत्येक स्तंभ में डेटा को लेबल करता है) पहले से मौजूद नहीं हैं, तो उन्हें जोड़ें।
नोट
सुनिश्चित करें कि .csv फ़ाइल में निम्नलिखित शामिल न हो:
- पहली पंक्ति में एक से अधिक पंक्तियाँ (शीर्षलेख पंक्ति).
- उद्धरण पहली पंक्ति में निशान है. Dynamics 365 डेटा सीमांकक के रूप में उद्धरण चिह्नों का उपयोग करता है।
- अर्द्धविराम (;) से या कॉमा (,) से अलग किया गया डेटा. Dynamics 365 फ़ील्ड सीमांकक के रूप में अर्धविराम और अल्पविराम का उपयोग करता है।
महत्त्वपूर्ण
यदि आयात प्रक्रिया के दौरान डेटा को स्वचालित रूप से मैप किया जा सके तो डेटा को अधिक तेजी से आयात किया जा सकता है। यह आपके स्तंभ शीर्षकों को Dynamics 365 में फ़ील्ड के प्रदर्शन नाम से मेल खाने में मदद करता है। प्रदर्शन नाम वह लेबल है जिसका उपयोग डिफ़ॉल्ट रूप से तब किया जाता है जब कोई विशेषता किसी प्रपत्र, सूची या रिपोर्ट में प्रदर्शित की जाती है। प्रत्येक विशेषता के लिए प्रदर्शन नाम को अनुकूलन क्षेत्र में उस उपयोगकर्ता द्वारा बदला जा सकता है जिसके पास उपयुक्त सुरक्षा भूमिका है।
सुनिश्चित करें कि सभी आवश्यक फ़ील्ड के लिए डेटा मौजूद है.
कोई रिकॉर्ड केवल तभी आयात किया जाएगा जब सभी आवश्यक फ़ील्ड मैप किए गए हों, तथा यदि आवश्यक फ़ील्ड में मैप किए गए प्रत्येक स्रोत कॉलम में डेटा मौजूद हो। आवश्यक फ़ील्ड एक विशेषता है जो किसी रिकॉर्ड को सहेजे जाने से पहले आवश्यक होती है। आप या तो आवश्यक फ़ील्ड पहले से निर्धारित कर सकते हैं, या आयात के दौरान अनुपलब्ध आवश्यक मैपिंग की पहचान कर सकते हैं। किसी भी स्थिति में, सुनिश्चित करें कि आपके पास प्रत्येक रिकॉर्ड में आवश्यक डेटा है। यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से फ़ील्ड आवश्यक हैं, रिकॉर्ड प्रकार के लिए फ़ॉर्म को इस प्रकार खोलें जैसे कि आप एक नया रिकॉर्ड बना रहे हों, और उन फ़ील्ड की पहचान करें जो लाल तारांकन (*) से चिह्नित हैं।
निम्न सूची सामान्यतः आयातित रिकॉर्ड प्रकारों के लिए डिफ़ॉल्ट आवश्यक फ़ील्ड दिखाती है.
- खाता: खाता नाम
- संपर्क करें: अंतिम नाम
- लीड: विषय, अंतिम नाम, कंपनी का नाम
- उत्पाद: डिफ़ॉल्ट इकाई, इकाई समूह, दशमलव समर्थित
उदाहरण के लिए, निम्न पंक्तियाँ दिखाती हैं कि लीड वाली .csv प्रारूप फ़ाइल के लिए डेटा कैसा दिख सकता है। पहली पंक्ति में फ़ील्ड के नाम है, और शेष पंक्तियाँ डेटा की तरह आयात की जाती हैं.
Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"
नोट
डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा आयात की जा सकने वाली फ़ाइलों का अधिकतम आकार 8 मेगाबाइट (MB) है।
Excel टेम्पलेट से रिकॉर्ड आयात करें
निम्न में से कोई एक करके अपना आयात प्रारंभ करें:
- उस निकाय के लिए सूची दृश्य पर जाएँ जिसे आप आयात करना चाहते हैं (जैसे लीड की सूची), और आदेश पट्टी पर Excel से आयात करें का चयन करें.
- यदि आप व्यवस्थापक हैं, तो सेटिंग्स>उन्नत सेटिंग्स>डेटा प्रबंधन>आयात पर जाएं। मेरे आयात पृष्ठ पर, टूलबार में डेटा आयात करें बटन का चयन करें।
फ़ाइल अपलोड करने के लिए फ़ाइल चुनें चुनें.
अगला चुनें. आपकी स्रोत फ़ाइल की सभी फ़ील्ड स्वचालित रूप से मैप हो जाती हैं.
आयात समाप्त करें चुनें.
.csv फ़ाइल से रिकॉर्ड आयात करें
अपनी आयात फ़ाइल को आयात के लिए अपनी फ़ाइल तैयार करें में बताए अनुसार तैयार करें।
निम्न में से कोई एक करके अपना आयात प्रारंभ करें:
- उस निकाय के लिए सूची दृश्य पर जाएँ, जिसे आप आयात करना चाहते हैं (जैसे लीड की सूची), और आदेश पट्टी पर CSV से आयात करें का चयन करें.
- यदि आप व्यवस्थापक हैं, तो सेटिंग्स>उन्नत सेटिंग्स>डेटा प्रबंधन>आयात पर जाएं। मेरे आयात पृष्ठ पर, टूलबार में डेटा आयात करें बटन का चयन करें।
अपलोड करने के लिए एक फ़ाइल चुनें.
अगला चुनें.
यदि आपने वैकल्पिक कुंजी परिभाषित किया है, तो उसे वैकल्पिक कुंजी ड्रॉप-डाउन सूची से चुनें।
आयात के दौरान रिकॉर्ड की अद्वितीय रूप से पहचान करने और उनका अद्यतन करने के लिए प्राथमिक कुंजी के बजाय वैकल्पिक कुंजी का उपयोग किया जाता है. कुछ बाहरी डेटा सिस्टम प्राथमिक कुंजियों को संग्रहित नहीं करते हैं. ऐसे मामलों में, रिकॉर्ड की अद्वितीय रूप से पहचान करने के लिए वैकल्पिक कुंजी का उपयोग किया जा सकता है. अधिक जानकारी: आयात के दौरान वैकल्पिक कुंजी और डुप्लिकेट डिटेक्शन कैसे काम करते हैं
डेटा डिलीमीटर ड्रॉप-डाउन सूची में, उस डेटा डिलीमीटर का चयन करें जिसका उपयोग आपने अपनी .csv फ़ाइल में किया है।
मैपिंग की समीक्षा करें चुनें.
मैपिंग की समीक्षा करें पृष्ठ पर, समीक्षा करें कि आपके स्तंभ शीर्षकों को Dynamics 365 में फ़ील्ड में कैसे मैप किया गया है.
- बाईं ओर, डिफ़ॉल्ट रूप से प्राथमिक फ़ील्ड अनुभाग समीक्षा मैपिंग पृष्ठ पर निकाय के लिए सभी आवश्यक फ़ील्ड दिखाई देते हैं, जिन्हें डेटा को सफलतापूर्वक आयात करने के लिए मैप किया जाना चाहिए।
- यदि आपने एक वैकल्पिक कुंजी चुनी है, तो उस वैकल्पिक कुंजी की सभी फ़ील्ड भी आवश्यक फ़ील्ड बन जाती हैं और उन्हें मैप किया जाना चाहिए.
- यदि आपकी स्रोत फ़ाइल के स्तंभ शीर्षक फ़ील्ड प्रदर्शन नामों से मेल खाते हैं, तो ये फ़ील्ड स्वचालित रूप से मैप हो जाएँगी. सभी मैप की गई फ़ील्ड को हरे चेक मार्क से दिखाया जाएगा.
- यदि स्तंभ शीर्षक मेल नहीं खाते हैं, तो मैप न की गई फ़ील्ड को लाल विस्मयादिबोधक बिंदु से दिखाया जाएगा. अपनी फ़ाइल के मैप न किए गए स्तंभ शीर्षक से मैप करने के लिए एक Dynamics 365 फ़ील्ड चुनें.
- केवल अनमैप किए गए फ़ील्ड पर त्वरित रूप से फ़िल्टर करने के लिए, मैप विशेषताएँ ड्रॉप-डाउन सूची से अनमैप किए गए का चयन करें।
समीक्षा मैपिंग पृष्ठ के वैकल्पिक फ़ील्ड अनुभाग में, बाईं ओर आपकी स्रोत फ़ाइल में स्तंभ शीर्षक दिखाई देते हैं। यदि स्तंभ शीर्षक फ़ील्ड के प्रदर्शन नामों से मेल खाते हैं, तो फ़ील्ड को स्वचालित रूप से संबंधित ड्रॉप-डाउन सूचियों में चुना जाएगा.
- यदि स्तंभ शीर्षक मेल नहीं खाते हैं, तो मैप न की गई फ़ील्ड को लाल विस्मयादिबोधक बिंदु से दिखाया जाएगा.
- अपनी फ़ाइल के मैप न किए गए स्तंभ शीर्षक से मैप करने के लिए एक Dynamics 365 फ़ील्ड चुनें.
- आप एक या अधिक वैकल्पिक फ़ील्ड के लिए ड्रॉप-डाउन सूची से अनदेखा करें भी चुन सकते हैं। अनदेखा किए गए स्तंभों से डेटा Dynamics 365 Customer Insights - Journeys में आयात नहीं किया जाएगा.
यदि आपकी स्रोत फ़ाइल के किसी स्तंभ में मानों का एक निश्चित सेट शामिल है, तो आपको स्तंभ को प्रकार के विकल्प सेट प्रकार के फ़ील्ड पर मैप करना होगा. इस प्रकार के स्तंभ में "हाँ" या "नहीं" या "गर्म," "गर्म," या "ठंडा" जैसे मान होते हैं. ऐसा करने के
लिए, विकल्प सेट फ़ील्ड के आगे स्थित बटन पर क्लिक करें। विकल्प सेट मैपिंग अनुभाग खुलता है:
प्रत्येक स्रोत विकल्प मान आइटम के लिए, Dynamics 365 विकल्प मान सूची से किसी आइटम को मैप करने के लिए उस पर क्लिक करें और उसके बाद ठीक पर क्लिक करें.
Dynamics 365 विकल्प मान ड्रॉप-डाउन सूची आवक फ़ाइल में उपलब्ध मानों को Dynamics 365 डेटाबेस में पहले से मौजूद मानों के साथ संयोजित करती है. उदाहरण के लिए:
- आयात फ़ाइल में मान: निम्न, उच्च
- Dynamics 365 में पहले से मौजूद मान: ठंडा, उष्ण, गर्म
- परिणामी लक्ष्य मान: ठंडा, गर्म, गर्म, निम्न, उच्च
आयात के बाद, आयात विजार्ड Dynamics 365 में सभी मैप किए गए मानों को जोड़ देगा, लेकिन आयात फ़ाइल से बिना मैप किए गए मानों को छोड़ देगा जो अभी तक Dynamics 365 में नहीं हैं. उदाहरण के लिए, आप "ठंडा" लक्ष्य मान के लिए "कम" स्रोत मान को मैप कर सकते हैं, लेकिन (नया) "उच्च" लक्ष्य मान के लिए "उच्च" स्रोत मान का नक्शा बना सकते हैं. इन मैपिंग के आधार पर, आयात विज़ार्ड Dynamics 365 लक्ष्य मान के रूप में "उच्च" बनाता है. यह एक Dynamics 365 लक्ष्य मान के रूप में "कम" नहीं बनाता है क्योंकि आपने इस लक्ष्य मान के लिए किसी भी स्रोत को मैप नहीं किया था.
नोट
आप अपनी स्रोत फ़ाइल के स्तंभ को "दो विकल्प" और "बहुचयन विकल्प सेट" प्रकार की फ़ील्ड से भी मैप कर सकते हैं (जहां फ़ील्ड में कई मान हो सकते हैं). आपको प्रत्येक स्रोत विकल्प मान को Dynamics 365 विकल्प मान सूची में आइटम से मैप करना होगा. "Multiselect विकल्प सेट" प्रकार के किसी फ़ील्ड पर मैप करते समय, यदि आपकी स्रोत फ़ाइल में ऐसे मान शामिल हैं जो इसमें Customer Insights - Journeys उपलब्ध नहीं हैं, तो इसमें Customer Insights - Journeys नए मान नहीं बनाए जाएंगे.
यदि आपकी स्रोत फ़ाइल का कुछ डेटा अन्य मौजूदा रिकॉर्ड्स का संदर्भ देता है Customer Insights - Journeys, तो आपको स्रोत फ़ाइल के स्तंभ को निम्न लुकअप फ़ील्ड पर मैप करना आवश्यक है Customer Insights - Journeys.
उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप Leads.csv नाम की फ़ाइल आयात करना चाहें, जिसमें ग्राहक रिकॉर्ड होते हैं. Leads.csv में ग्राहक स्तंभ में संबद्ध खाता या संपर्क डेटा होता है. इसे मैप करने के लिए, लुकअप फ़ील्ड के
आगे वाले बटन का चयन करें. लुकअप संदर्भ अनुभाग खुलता है और वर्तमान निकाय से संबंधित निकायों को सूचीबद्ध करता है.
प्रत्येक निकाय के लिए, रिकॉर्ड्स के बीच संबंधों को बनाए रखने के लिए आयात के दौरान खोजने के लिए फ़ील्ड का चयन करें और उसके बाद ठीक का चयन करें.
अगली बार अपनी मैपिंग सेटिंग्स सहेजने के लिए, अपना डेटा मानचित्र नाम दें बॉक्स में कोई नाम दर्ज करें . इस तरह, अगली बार जब आपको डेटा का एक समान सेट आयात करने की आवश्यकता होगी, तो आप इस मैपिंग का फिर से उपयोग कर पाएंगे.
जब आप जारी रखने के लिए तैयार हों, तो अपनी मैपिंग का उपयोग करके उस डेटा को आयात करने के लिए आयात समाप्त करें का चयन करें.
आयात के दौरान वैकल्पिक कुंजी और डुप्लिकेट डिटेक्शन कैसे काम करते हैं
रिकॉर्ड आयात करते समय वैकल्पिक कुंजी और डुप्लिकेट डिटेक्शन कैसे काम करता है Customer Insights - Journeys, इस पर निम्न पर ध्यान दें:
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जब डुप्लिकेट डिटेक्शन अक्षम है और एक वैकल्पिक कुंजी को परिभाषित नहीं किया गया है Customer Insights - Journeys
आयात प्रक्रिया नए रिकॉर्ड बनाती है. यदि कोई मेल खाता GUID मिलता है, तो आयात प्रक्रिया रिकॉर्ड का अद्यतन करती है. -
जब डुप्लिकेट डिटेक्शन अक्षम किया जाता है और एक वैकल्पिक कुंजी का चयन किया जाता है
समान वैकल्पिक कुंजी डेटा वाले रिकॉर्ड्स अद्यतन किए जाते हैं और अन्य रिकॉर्ड बनाए Customer Insights - Journeys जाते हैं. -
जब डुप्लिकेट डिटेक्शन अक्षम किया जाता है और एक वैकल्पिक कुंजी चयनित नहीं होती है
इस परिदृश्य में, वैकल्पिक कुंजी प्राथमिक कुंजी के रूप में माना जाता है क्योंकि यह में Customer Insights - Journeys उपलब्ध है। समान वैकल्पिक कुंजी वाले रिकॉर्ड आयात के दौरान एक त्रुटि संदेश के साथ विफल हो जाएंगे. -
जब डुप्लिकेट डिटेक्शन सक्षम किया जाता है और एक वैकल्पिक कुंजी निर्धारित नहीं होती है
डुप्लिकेट डिटेक्शन नियम का पालन किया जाता है। आयात प्रक्रिया नए रिकॉर्ड बनाती है. यदि कोई मेल खाता GUID मिलता है, तो आयात प्रक्रिया रिकॉर्ड्स का अद्यतन करती है. यदि कोई रिकॉर्ड डुप्लिकेट डिटेक्शन नियम से मेल खाता है, तो एक त्रुटि संदेश दिखाया जाता है। - जब डुप्लिकेट डिटेक्शन सक्षम किया गया है और कोई वैकल्पिक कुंजी चयनित नहीं है इस परिदृश्य में, वैकल्पिक कुंजी प्राथमिक कुंजी के रूप में माना जाता है क्योंकि यह में Customer Insights - Journeys उपलब्ध है। समान वैकल्पिक कुंजी वाले रिकॉर्ड आयात के दौरान एक त्रुटि संदेश के साथ विफल हो जाएंगे. डुप्लिकेट डिटेक्शन नियम भी लागू होते हैं। यदि कोई रिकॉर्ड डुप्लिकेट डिटेक्शन नियम से मेल खाता है, तो एक त्रुटि संदेश दिखाया जाता है। जो रिकॉर्ड डुप्लिकेट डिटेक्शन नियम से मेल नहीं खाते हैं, उन्हें बनाया Customer Insights - Journeys जाएगा।
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जब डुप्लिकेट डिटेक्शन सक्षम किया जाता है और एक वैकल्पिक कुंजी का चयन किया जाता है
आयात प्रक्रिया वैकल्पिक कुंजी के आधार पर रिकॉर्ड्स को अद्यतन करती है और फिर डुप्लिकेट डिटेक्शन लागू करती है। यदि वैकल्पिक कुंजी मेल खाता है तो रिकॉर्ड अपडेट हो जाते हैं; अन्यथा, वे सिस्टम में बनाए जाते हैं।
आयात के परिणाम देखें और त्रुटियाँ सुधारें
विफलताओं को सुधारने से पहले आपको आयात कार्य पूरा होने तक प्रतीक्षा करनी होगी।
- सेटिंग्स>उन्नत सेटिंग्स>सिस्टम>डेटा प्रबंधन>आयात पर जाएं. सभी हालिया आयातों के लिए आयात कार्य यहां सूचीबद्ध हैं।
- सूची में अपनी नौकरी ढूंढें और उसकी प्रगति जांचें। स्थिति विवरण स्तंभ निम्नलिखित मानों का उपयोग करके आयात की स्थिति दिखाता है:
- प्रस्तुत किया
- पार्सिंग
- रूपांतरण हो रहा है
- आयात करना
- पूरा हुआ
- आयात पूरा होने के बाद, सफलता, विफलता, और आंशिक विफलता स्तंभ उन रिकॉर्ड्स की संख्या दिखाएंगे जो सफलतापूर्वक आयात किए गए, आयात करने में विफल रहे, या आंशिक रूप से आयात किए गए।
- आयातित नहीं किए गए या आंशिक रूप से आयातित रिकॉर्ड्स को देखने के लिए आयात फ़ाइल खोलें। आयात फ़ाइल रिकॉर्ड पर डबल-क्लिक करें.
- आयात के दौरान रिकॉर्ड्स की विफलता, सफलता या आंशिक विफलता के बारे में जानकारी देखने के लिए टैब का उपयोग करें।
- विफलताएँ टैब पर, उन पंक्तियों को निर्यात करने के लिए त्रुटि पंक्तियाँ निर्यात करें का चयन करें जिन्हें नई .csv फ़ाइल में आयात नहीं किया जा सका. आप इस फ़ाइल में त्रुटियाँ ठीक कर सकते हैं और फिर इसे आयात करते हैं.
आयात किए गए रिकॉर्ड हटाएं
- सेटिंग्स>उन्नत सेटिंग्स>सिस्टम>डेटा प्रबंधन>आयात पर जाएं. सभी हालिया आयातों के लिए आयात कार्य यहां सूचीबद्ध हैं।
- उस आयात फ़ाइल का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं, उसके बाद निम्न में से कोई एक क्रिया करें:
- आयात स्रोत फ़ाइल हटाएँ: आयात लॉग फ़ाइल और उसके विवरण हटाता है।
- इस आयात के दौरान इस निकाय में आयातित सभी रिकॉर्ड: चयनित फ़ाइल से आयातित सभी रिकॉर्ड हटाता है.
- .zip फ़ाइल से सभी आयातित रिकॉर्ड: आयात फ़ाइल से आयात किए गए रिकॉर्ड के साथ-साथ आयात फ़ाइल को भी हटा देता है.