विक्रय के लिए Copilot ऐप में ईमेल संदेश का प्रारूप तैयार करें

जब आप एक नया ईमेल लिखते हैं या अपने ग्राहकों को ईमेल द्वारा उत्तर देते हैं, तो विक्रय के लिए Copilot सामग्री का सुझाव देने के लिए AI का उपयोग करता है, जिससे आपको सौदे को आगे बढ़ाने के लिए सही संदेश लिखने में समय और प्रयास की बचत होती है। पूर्वनिर्धारित प्रत्युत्तर श्रेणियों में से चुनें या अपना स्वयं का पाठ दर्ज करें, और AI सुझाई गई सामग्री उत्पन्न करता है। आप सुझाई गई सामग्री को वैसे ही उपयोग कर सकते हैं या अपनी आवश्यकताओं के अनुसार उसमें संशोधन कर सकते हैं।

नोट

• यह सुविधा केवल तभी उपलब्ध होती है जब इसे आपके व्यवस्थापक द्वारा सक्षम किया जाता है। अधिक जानकारी: Outlook में सुझाई गई ईमेल सामग्री कॉन्फ़िगर करें
• एआई-जनित सामग्री केवल एक सुझाव है। ईमेल भेजने से पहले यह सुनिश्चित करने के लिए कि सुझाई गई सामग्री सटीक और उपयुक्त है, इसकी समीक्षा और संपादन करना आपकी जिम्मेदारी है।
• यदि ईमेल किसी CRM रिकॉर्ड से जुड़ा है और संबंधित गतिविधियों में कुल 28 MB से अधिक अनुलग्नक हैं, तो आपको ईमेल का प्रारूप तैयार करते समय समस्याएँ आ सकती हैं। इसे रोकने के लिए, या तो गतिविधियों से अनुलग्नकों को हटा दें या उनका आकार कम कर दें ताकि अनुलग्नकों का कुल आकार प्रति ड्राफ्ट अनुरोध 28 एमबी से कम हो।

लाइसेंस आवश्यकताएँ

इस आलेख में शामिल अनुभव केवल उन Dynamics 365 Sales ग्राहकों को प्रदर्शित किया जाता है, जो अपने मौजूदा लाइसेंस के साथ उपलब्ध सम्मिलित क्षमताओं तक पहुँच प्राप्त कर रहे हैं . Sales Copilot जिन संगठनों ने विक्रय के लिए Copilot खरीदा है, उन्हें इसमें पूर्णतः एकीकृत अनुभव मिलेगा। Microsoft Outlook अधिक जानकारी के लिए, देखें Outlook में बिक्री जानकारी का उपयोग करके ईमेल संदेश का प्रारूप तैयार करें.

सुझाई गई सामग्री की संरचना

टिप्पणी	विवरण
1	CRM से प्राप्त जानकारी नीले रंग में प्रदर्शित होती है। अधिक जानकारी: सुझाई गई सामग्री में डेटा स्रोत देखें
2	बैठक का समय सुझाया गया। अधिक जानकारी: मीटिंग सुझाव जोड़ें या निकालें
3	अंगूठे-ऊपर या नीचे तीर का उपयोग करके प्रतिक्रिया साझा करें। अधिक जानकारी: प्रतिक्रिया साझा करें
4	सुझाई गई सामग्री में प्रयुक्त अवसर बदलें. अधिक जानकारी: किसी अन्य अवसर के साथ सुझाई गई सामग्री को बेहतर बनाएँ
5	सुझाई गई सामग्री को ईमेल में जोड़ें.
6	सुझाई गई सामग्री को कॉपी करें और उसे ईमेल या टीम्स चैट में पेस्ट करें।
7	अधिक विकल्प मेनू पर जाएँ: सुझाई गई सामग्री को उसके पिछले संस्करण पर पुनर्स्थापित करें. अधिक जानकारी: सुझाई गई सामग्री पुनर्स्थापित करें सुझाई गई सामग्री का दूसरा संस्करण तैयार करें. पुनः शुरू करें और नई सुझाई गई सामग्री तैयार करें।
8	ड्राफ्ट मेनू को इस प्रकार समायोजित करें: सुझाई गई सामग्री की लंबाई निर्धारित करें सुझाई गई सामग्री का स्वर समायोजित करें मीटिंग सुझाव जोड़ें या निकालें सुझाई गई सामग्री की भाषा सेट करें सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत करें

समर्थित भाषाएँ

समर्थित भाषाओं की सूची देखने के लिए, समर्थित भाषाएँ देखें.

सुझाई गई सामग्री तैयार करने के लिए ईमेल और कस्टम संकेत समर्थित भाषाओं में से किसी एक में होना चाहिए।

पूर्वनिर्धारित श्रेणियों का उपयोग करके ईमेल उत्तर बनाएँ

जब आप किसी ग्राहक के ईमेल का उत्तर देते हैं या उसे पढ़ते हैं तो आपको सुझाए गए उत्तर मिल सकते हैं।

1. आउटलुक में:

   • ग्राहक ईमेल खोलें और उत्तर दें चुनें. ड्राफ्ट ईमेल के शीर्ष पर बैनर संदेश में, अभी कोपायलट का उपयोग करें चुनें.

   • जब आप कोई ईमेल पढ़ रहे हों, तो विक्रय के लिए Copilot पैन खोलें.

2. मुख्य ईमेल जानकारी कार्ड में, ईमेल ड्राफ्ट करें बटन के बगल में नीचे तीर का चयन करें, और फिर एक पूर्वनिर्धारित श्रेणी का चयन करें।

   

3. सुझाई गई सामग्री की समीक्षा करें.

   एक अलग सुझाव उत्पन्न करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें, और फिर पुनः प्रयास करें का चयन करें.

   आप सुझाई गई सामग्री को पिछले संस्करण में पुनर्स्थापित कर सकते हैं या यदि आवश्यक हो, सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत कर सकते हैं ।

4. ईमेल बॉडी में सामग्री चिपकाने के लिए ईमेल में जोड़ें चुनें.

   नोट

   ईमेल बॉडी में विद्यमान सामग्री को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है। सुझाई गई सामग्री ईमेल बॉडी में किसी भी मौजूदा सामग्री से पहले जोड़ दी जाती है।

   

5. आवश्यकतानुसार ईमेल की सामग्री संपादित करें और फिर उसे भेजें।

कस्टम संकेत का उपयोग करके एक ईमेल संदेश बनाएँ

यदि पूर्वनिर्धारित प्रत्युत्तर श्रेणियां आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं हैं, तो आप सुझाई गई सामग्री उत्पन्न करने के लिए कस्टम संकेत दर्ज कर सकते हैं।

जब आप किसी ग्राहक के ईमेल का उत्तर देते हैं, कोई ईमेल पढ़ते हैं या कोई नया ईमेल लिखते हैं, तो आपको सुझाई गई ईमेल सामग्री मिल सकती है।

नोट

• सुझाए गए ईमेल सामग्री को उत्पन्न करने के लिए कस्टम संकेत का उपयोग करते समय CRM से जानकारी प्रदर्शित नहीं की जाती है।

• आप आंतरिक ईमेल पते वाले ईमेल के लिए भी सुझाई गई सामग्री तैयार कर सकते हैं। यदि सभी ईमेल पते आंतरिक हैं, तो आपको केवल कस्टम संकेत दर्ज करने का विकल्प दिखाई देगा। यदि आप कोई बाह्य ईमेल पता जोड़ते हैं, तो पूर्व-निर्धारित प्रत्युत्तर श्रेणियां उपलब्ध हो जाती हैं।

1. आउटलुक में:

   • किसी ग्राहक के ईमेल का उत्तर देते समय या नया ईमेल लिखते समय, ड्राफ्ट ईमेल के शीर्ष पर बैनर संदेश में अभी कोपायलट का उपयोग करें का चयन करें।

   • जब आप कोई ईमेल पढ़ रहे हों, तो विक्रय के लिए Copilot पैन खोलें.

2. मुख्य ईमेल जानकारी कार्ड में, ईमेल ड्राफ्ट करें का चयन करें.

   

   नोट

   नया ईमेल लिखते समय पूर्वनिर्धारित प्रत्युत्तर श्रेणियां उपलब्ध नहीं होती हैं। आप केवल कस्टम संकेत दर्ज कर सकते हैं या अपनी बिक्री मीटिंग का सारांश देने के लिए एक ईमेल बना सकते हैं।

3. टेक्स्ट बॉक्स में, उस प्रकार का उत्तर बताने के लिए वाक्यांश दर्ज करें जिसे आप भेजना चाहते हैं।

4. सुझाए गए प्रॉम्प्ट का उपयोग करने के लिए, का चयन करें और फिर एक प्रॉम्प्ट चुनें। अधिक जानकारी: सुझाए गए संकेतों का उपयोग करें

5. सहेजे गए प्रॉम्प्ट का उपयोग करने के लिए, का चयन करें और फिर वह प्रॉम्प्ट चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। अधिक जानकारी: कस्टम प्रॉम्प्ट सहेजें और पुनः उपयोग करें

   

6. ड्राफ्ट बनाएँ चुनें.

7. सुझाई गई सामग्री की समीक्षा करें.

   एक अलग सुझाव उत्पन्न करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें, और फिर पुनः प्रयास करें का चयन करें.

   आप सुझाई गई सामग्री को पिछले संस्करण में पुनर्स्थापित कर सकते हैं या यदि आवश्यक हो, सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत कर सकते हैं ।

8. ईमेल बॉडी में सामग्री चिपकाने के लिए ईमेल में जोड़ें चुनें.

   नोट

   ईमेल बॉडी में विद्यमान सामग्री को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है। सुझाई गई सामग्री ईमेल बॉडी में किसी भी मौजूदा सामग्री से पहले जोड़ दी जाती है।

9. आवश्यकतानुसार ईमेल की सामग्री संपादित करें और फिर उसे भेजें।

कस्टम संकेत सर्वोत्तम अभ्यास

कस्टम संकेत लिखने के लिए यहां कुछ सर्वोत्तम अभ्यास दिए गए हैं:

• इसे संक्षिप्त रखें: यद्यपि AI इंजन लंबे प्रॉम्प्ट को संभाल सकता है, लेकिन छोटे प्रॉम्प्ट का उपयोग करना सरल होता है और आपको लक्षित उत्तर प्राप्त करने में मदद कर सकता है।

• विशिष्ट रहें: आप अपने प्रॉम्प्ट में जितने अधिक विशिष्ट होंगे, प्रत्युत्तर उतना ही अधिक लक्षित होगा। उदाहरण के लिए, "आपका पसंदीदा भोजन क्या है?" पूछने के बजाय आप पूछ सकते हैं "आपका पसंदीदा मैक्सिकन भोजन कौन सा है?"

• संदर्भ का उपयोग करें: AI को यह समझने में मदद करने के लिए कि आप क्या पूछ रहे हैं, अपने संकेतों में प्रासंगिक संदर्भ शामिल करना सुनिश्चित करें।

• व्यक्तिगत सर्वनामों का प्रयोग करने से बचें: अपने संकेतों में व्यक्तिगत सर्वनाम (उदाहरण के लिए, "मैं," "मुझे," "मेरा") शामिल न करें।

• इसे उपयुक्त रखें: AI एक सामान्य प्रयोजन आइडिया का उपयोग करता है और विभिन्न प्रकार के संकेतों के लिए प्रतिक्रियाएं उत्पन्न कर सकता है। अपने संकेतों को सामान्य ऑडिएंस के लिए उपयुक्त रखना हमेशा अच्छा होता है।

सुझाए गए संकेतों का उपयोग करें

जब आप कस्टम संकेत दर्ज करते हैं, तो आपके ईमेल के संदर्भ के आधार पर सुझाए गए संकेत उत्पन्न होते हैं। आप कस्टम संकेत के टेक्स्टबॉक्स में जोड़ने के लिए एक सुझाए गए प्रॉम्प्ट का चयन कर सकते हैं। आप अधिक विवरण या अन्य संकेत भी जोड़ सकते हैं।

1. विक्रय के लिए Copilot खोलें और ईमेल ड्राफ्ट करें चुनें।

2. शीघ्र सुझाव देखने के लिए का चयन करें.

3. वह प्रॉम्प्ट चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं.

   

4. अधिक विवरण जोड़ें या अन्य संकेत जोड़ें.

5. ड्राफ्ट बनाएँ चुनें.

कस्टम प्रॉम्प्ट सहेजें और पुनः उपयोग करें

जब आप कस्टम संकेत का उपयोग करके कोई ईमेल संदेश बनाते हैं, तो आप भविष्य में उपयोग के लिए संकेत को सहेज सकते हैं। इससे आपको समय और प्रयास बचाने में मदद मिलती है जब आपको एक ही संदेश को एकाधिक प्राप्तकर्ताओं को भेजना होता है। आप अधिकतम तीन संकेत सहेज सकते हैं और आवश्यकतानुसार उनका पुनः उपयोग कर सकते हैं।

कस्टम संकेत सहेजें

1. कस्टम संकेत का उपयोग करके सुझाई गई सामग्री उत्पन्न करें।

2. सुझाई गई सामग्री के शीर्ष पर, प्रॉम्प्ट पर माउस घुमाएं और फिर स्टार आइकन चुनें।

   

   जब आप कस्टम संकेत का उपयोग करके एक नया ईमेल संदेश बनाते हैं, तो संकेत पसंदीदा के अंतर्गत सहेजा और प्रदर्शित किया जाता है।

   

सहेजे गए प्रॉम्प्ट का उपयोग करें

1. विक्रय के लिए Copilot खोलें और ईमेल ड्राफ्ट करें चुनें।

2. का चयन करें और फिर उस प्रॉम्प्ट का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।

   

सहेजे गए प्रॉम्प्ट को हटाएँ

आप अधिकतम तीन संकेत सहेज सकते हैं. यदि आप अधिक प्रॉम्प्ट सहेजना चाहते हैं, तो आपको मौजूदा प्रॉम्प्ट हटाना होगा।

1. विक्रय के लिए Copilot खोलें और ईमेल ड्राफ्ट करें चुनें।

2. पसंदीदा अनुभाग के अंतर्गत, उस प्रॉम्प्ट के लिए स्टार आइकन चुनें जिसे आप हटाना चाहते हैं।

   वैकल्पिक रूप से, आप सहेजे गए प्रॉम्प्ट का उपयोग करके सुझाई गई सामग्री तैयार कर सकते हैं, और फिर प्रॉम्प्ट के बगल में स्थित स्टार आइकन का चयन कर सकते हैं।

   

किसी अन्य अवसर के साथ सुझाई गई सामग्री को बेहतर बनाएँ

यदि आप प्रत्युत्तर श्रेणी (प्रस्ताव बनाएं या चिंता का समाधान करें) का उपयोग करते हैं, जो सुझाई गई सामग्री को उत्पन्न करने के लिए अवसर रिकॉर्ड का उपयोग करती है, तो एक संदेश प्रदर्शित होता है जो यह दर्शाता है कि उत्पन्न सामग्री अवसर पर आधारित है। यदि संपर्क से संबंधित कई अवसर हैं, तो आपको सामग्री को पुन: उत्पन्न करने के लिए एक अन्य अवसर चुनने का विकल्प मिलता है।

यदि संपर्क से संबंधित कई अवसर हैं, तो AI सबसे प्रासंगिक अवसर का चयन करता है। यदि पहले से चयनित अवसर सही नहीं है, तो आप कोई अन्य अवसर चुन सकते हैं, और फिर सुझाई गई सामग्री को पुनः उत्पन्न कर सकते हैं।

यदि AI मॉडल द्वारा कोई और खुला अवसर नहीं पहचाना जाता है, तो अवसर चुनने के लिए कोई विकल्प प्रदर्शित नहीं होता है.

1. उपयुक्त प्रत्युत्तर श्रेणी का उपयोग करके सुझाया गया उत्तर तैयार करें। सुझाए गए उत्तर के नीचे संदेश में, बदलें चुनें.

   

2. प्रासंगिक अवसर के अंतर्गत, उस अवसर का चयन करें जिसे आप जनरेट की गई सामग्री में संदर्भित करना चाहते हैं.

   

   नोट

   • विक्रय के लिए Copilot उन अवसरों को प्रदर्शित करता है जो ईमेल में संपर्कों से संबंधित हैं।

   • अवसरों के नीचे प्रदर्शित जानकारी आपके व्यवस्थापक द्वारा अनुकूलित रूप में प्रदर्शित की जाती है। अधिक जानकारी: मिनी दृश्य के लिए मुख्य फ़ील्ड चुनें

3. नया ड्राफ्ट बनाएँ चुनें.

   चयनित अवसर के आधार पर एक नया उत्तर तैयार किया जाता है।

सुझाई गई सामग्री में डेटा स्रोत देखें

सुझाई गई सामग्री में अपने CRM और Office 365 से प्राप्त डेटा के बारे में जानकारी देखें, जैसे संपर्क, अवसर, खाता और ईमेल।

सुझाई गई सामग्री में प्रयुक्त CRM डेटा नीले रंग में प्रदर्शित होता है। CRM डेटा के बारे में जानकारी देखने के लिए सामग्री का चयन करें. आप CRM में कोई रिकॉर्ड खोलकर उसका पूरा विवरण भी देख सकते हैं CRM रिकॉर्ड कार्ड पर.

सुझाई गई सामग्री में प्रयुक्त ईमेल डेटा को उद्धरण संख्या के साथ प्रदर्शित किया जाता है। प्रयुक्त ईमेल सामग्री के बारे में जानकारी देखने के लिए उद्धरण संख्या का चयन करें।

सुझाई गई सामग्री में निम्नलिखित जानकारी प्रदर्शित की गई है:

• सीआरएम से:

  • संपर्क

  • अकाउंट

  • अवसर

  • उत्पाद

  • गतिविधि

• Office 365से:

  • उपलब्धता

  • ईमेल करें

सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत करें

सुझाई गई सामग्री तैयार करने के बाद, आप पिछले सुझाव पर आधारित एक नया संकेत प्रदान करके परिणामों को और अधिक परिष्कृत कर सकते हैं। इससे आप अपनी आवश्यकताओं और प्राथमिकताओं के अनुसार अपने ईमेल उत्तरों को परिष्कृत कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, इसे औपचारिक बनाएं, इसे छोटा करें, या अगले सप्ताह बैठक का सुझाव दें।

1. उपयुक्त प्रत्युत्तर श्रेणी का उपयोग करके सुझाया गया उत्तर तैयार करें।

2. चुनना ड्राफ्ट समायोजित करें.

3. विवरण जोड़ें के अंतर्गत, वे परिवर्तन दर्ज करें जो आप सामग्री में करना चाहते हैं, और फिर अद्यतन करें चुनें. उदाहरण के लिए, अगली खरीदारी पर 10% की छूट प्रदान करें।

4. सुझाई गई सामग्री की समीक्षा करें.

   एक अलग सुझाव उत्पन्न करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें, और फिर पुनः प्रयास करें का चयन करें.

   आप सुझाई गई सामग्री को पिछले संस्करण में पुनर्स्थापित भी कर सकते हैं या यदि आवश्यक हो, तो सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत भी कर सकते हैं।

5. ईमेल बॉडी में सामग्री चिपकाने के लिए ईमेल में जोड़ें चुनें.

   नोट

   ईमेल बॉडी में विद्यमान सामग्री को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है। सुझाई गई सामग्री ईमेल बॉडी में किसी भी मौजूदा सामग्री से पहले जोड़ दी जाती है।

6. आवश्यकतानुसार ईमेल की सामग्री संपादित करें और फिर उसे भेजें।

सुझाई गई सामग्री की लंबाई निर्धारित करें

आप सुझाई गई सामग्री की लंबाई छोटी, मध्यम या लंबी निर्धारित कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट लंबाई मध्यम है.

1. उपयुक्त प्रत्युत्तर श्रेणी का उपयोग करके सुझाया गया उत्तर तैयार करें।

2. चुनना ड्राफ्ट समायोजित करें.

3. लंबाई के अंतर्गत, वह सामग्री लंबाई चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और फिर अपडेट चुनें।

4. सुझाई गई सामग्री की समीक्षा करें.

   एक अलग सुझाव उत्पन्न करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें, और फिर पुनः प्रयास करें का चयन करें.

   आप सुझाई गई सामग्री को पिछले संस्करण में पुनर्स्थापित कर सकते हैं या यदि आवश्यक हो, सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत कर सकते हैं ।

5. ईमेल पढ़ते समय ईमेल के मुख्य भाग में सामग्री चिपकाने के लिए ईमेल में जोड़ें या सामग्री कॉपी करें का चयन करें.

   ईमेल बॉडी में मौजूदा सामग्री को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है. सुझाई गई सामग्री ईमेल बॉडी में किसी भी मौजूदा सामग्री से पहले जोड़ दी जाती है।

6. ईमेल की सामग्री को आवश्यकतानुसार संपादित करें और फिर उसे भेजें।

सुझाई गई सामग्री का स्वर समायोजित करें

सुझाई गई सामग्री तैयार करने के बाद, आप ग्राहक के साथ संबंध के अनुसार या जो भी आपको सुविधाजनक लगे, उसके अनुसार सामग्री के स्वर को समायोजित कर सकते हैं। यह आपको अधिक उत्पादक बनने और बेहतर ईमेल लिखने में मदद करता है। उदाहरण के लिए, आप लहजे को व्यावसायिक से औपचारिक में बदल सकते हैं।

1. उपयुक्त प्रत्युत्तर श्रेणी का उपयोग करके सुझाया गया उत्तर तैयार करें।

2. चुनना ड्राफ्ट समायोजित करें.

3. टोन समायोजित करें के अंतर्गत, वह टोन चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं और फिर अपडेट करें चुनें।

4. सुझाई गई सामग्री की समीक्षा करें.

   एक अलग सुझाव उत्पन्न करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें, और फिर पुनः प्रयास करें का चयन करें.

   आप सुझाई गई सामग्री को पिछले संस्करण में पुनर्स्थापित कर सकते हैं या यदि आवश्यक हो, सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत कर सकते हैं ।

5. ईमेल पढ़ते समय ईमेल के मुख्य भाग में सामग्री चिपकाने के लिए ईमेल में जोड़ें या सामग्री कॉपी करें का चयन करें.

   नोट

   ईमेल बॉडी में विद्यमान सामग्री को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है। सुझाई गई सामग्री ईमेल बॉडी में किसी भी मौजूदा सामग्री से पहले जोड़ दी जाती है।

6. आवश्यकतानुसार ईमेल की सामग्री संपादित करें और फिर उसे भेजें।

सुझाई गई सामग्री पुनर्स्थापित करें

जब आप कोई नई सुझाई गई सामग्री तैयार करते हैं, तो आप सुझाई गई सामग्री को पिछले संस्करण में पुनर्स्थापित कर सकते हैं, या तो पुनः प्रयास करें का चयन करके या उसे परिष्कृत करके।

आप निम्नलिखित परिदृश्यों में सुझाई गई सामग्री को पिछले संस्करण में पुनर्स्थापित नहीं कर सकते:

• आप अवसर बदलें और नया ड्राफ्ट बनाएं।

• आप मीटिंग बदलें और एक नया ड्राफ्ट बनाएं.

• जब केवल पहला ड्राफ्ट तैयार किया गया हो।

आप केवल पिछले ड्राफ्ट को ही पुनर्स्थापित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप ड्राफ्ट #3 से ड्राफ्ट #2 को पुनर्स्थापित कर सकते हैं, लेकिन ड्राफ्ट #1 को नहीं।

सुझाई गई सामग्री को उसके पिछले संस्करण पर पुनर्स्थापित करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें, और फिर पिछला संस्करण पुनर्स्थापित करें का चयन करें।

मीटिंग सुझाव जोड़ें या हटाएँ

डिफ़ॉल्ट रूप से, सुझाई गई सामग्री में मीटिंग का समय शामिल नहीं होता है. यदि कोई ग्राहक किसी निश्चित समय पर बैठक का अनुरोध करता है और ईमेल में इसका उल्लेख करता है, तो बैठक का समय सुझाई गई सामग्री में शामिल कर दिया जाता है। सुझाई गई सामग्री में प्रदर्शित बैठक का समय आपके समय क्षेत्र में है.

मीटिंग समय का सुझाव जोड़ें

यदि आप किसी ग्राहक के साथ बैठक करना चाहते हैं, तो आप सुझाई गई सामग्री में बैठक का समय शामिल कर सकते हैं। आपके कैलेंडर के आधार पर, बैठक के लिए पहले तीन उपलब्ध समय स्लॉट सुझाए जाते हैं। आप सुझाई गई सामग्री में शामिल करने के लिए एक या अधिक मीटिंग समय स्लॉट चुन सकते हैं।

1. उपयुक्त प्रत्युत्तर श्रेणी का उपयोग करके सुझाई गई सामग्री तैयार करें।

2. चुनना ड्राफ्ट समायोजित करें.

3. मीटिंग समय सुझाएँ के अंतर्गत, वह मीटिंग समय चुनें जिसे आप सुझाई गई सामग्री में शामिल करना चाहते हैं.

   

4. अद्यतन करें चुनें.

मीटिंग समय का सुझाव हटाएँ

1. उपयुक्त प्रत्युत्तर श्रेणी का उपयोग करके सुझाई गई सामग्री तैयार करें।

2. चुनना ड्राफ्ट समायोजित करें.

3. मीटिंग समय सुझाएँ के अंतर्गत, चयनित मीटिंग समय को साफ़ करें.

4. अद्यतन करें चुनें.

सुझाई गई सामग्री की भाषा सेट करें

सुझाई गई सामग्री की भाषा निम्नानुसार निर्धारित की जाती है:

• यदि आप किसी ईमेल का उत्तर दे रहे हैं, तो सुझाई गई सामग्री की भाषा ईमेल की भाषा के समान ही होगी।
• यदि आप एक नया ईमेल लिख रहे हैं और सुझाई गई सामग्री बनाने के लिए कस्टम संकेत का उपयोग कर रहे हैं, तो सुझाई गई सामग्री की भाषा कस्टम संकेत की भाषा के समान ही होगी।

कुछ मामलों में, आप सुझाई गई सामग्री को किसी भिन्न भाषा में तैयार करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप ग्राहक की भाषा में सुझाई गई सामग्री तैयार करना चाह सकते हैं।

आप सुझाई गई सामग्री की भाषा को समर्थित भाषाओं में से एक के रूप में सेट कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट भाषा अंग्रेजी पर सेट है.

1. उपयुक्त प्रत्युत्तर श्रेणी का उपयोग करके सुझाया गया उत्तर तैयार करें।

2. चुनना ड्राफ्ट समायोजित करें.

3. ड्राफ्ट भाषा के अंतर्गत, वह भाषा चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और फिर अपडेट चुनें।

4. सुझाई गई सामग्री की समीक्षा करें.

   एक अलग सुझाव उत्पन्न करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें, और फिर पुनः प्रयास करें का चयन करें.

   आप सुझाई गई सामग्री को पिछले संस्करण में पुनर्स्थापित कर सकते हैं या यदि आवश्यक हो, सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत कर सकते हैं ।

5. ईमेल पढ़ते समय ईमेल के मुख्य भाग में सामग्री चिपकाने के लिए ईमेल में जोड़ें या सामग्री कॉपी करें का चयन करें.

   ईमेल बॉडी में मौजूदा सामग्री को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है. सुझाई गई सामग्री ईमेल बॉडी में किसी भी मौजूदा सामग्री से पहले जोड़ दी जाती है।

6. आवश्यकतानुसार ईमेल की सामग्री संपादित करें और फिर उसे भेजें।

बिक्री मीटिंग सारांश ईमेल बनाएँ

अपने ग्राहकों के साथ बैठक के बाद, आप अक्सर अपनी बातचीत का सारांश, प्रासंगिक कार्रवाई आइटम या अगले कदम, और अनुवर्ती तिथि के साथ एक ईमेल भेजते हैं। मैन्युअल रूप से मीटिंग सारांश तैयार करने तथा मीटिंग के दौरान लिए गए सभी नोट्स और कार्यवाही आइटमों को संकलित करने में कुछ समय लगता है और अक्सर यह छूट भी जाता है।

विक्रय के लिए Copilot के साथ, आप अपने बिक्री संपर्कों के साथ अपनी सबसे हाल की लिखित टीम मीटिंग का सारांश दे सकते हैं और जब भी आप कोई नया ईमेल लिखते हैं या अपने ग्राहक के ईमेल का उत्तर देते हैं, तो उसे ईमेल पर भेज सकते हैं।

महत्त्वपूर्ण

सुनिश्चित करें कि विक्रय के लिए Copilot ऐप इंस्टॉल है, और मीटिंग सारांश बनाने के लिए मीटिंग को ट्रांसक्राइब किया गया है। अधिक जानकारी: मीटिंग सारांश तैयार करें

1. आउटलुक में:

   • Outlook में मीटिंग खोलें और सहभागियों से संपर्क करें>सभी को ईमेल से उत्तर दें मीटिंग्स टैब के अंतर्गत चुनें। ड्राफ्ट ईमेल के शीर्ष पर संदेश में, अभी Copilot का उपयोग करें चुनें।

   • जब आप एक नया ईमेल लिख रहे हों, तो विक्रय के लिए Copilot फलक खोलें या ईमेल के शीर्ष पर बैनर संदेश में अभी कोपायलट का उपयोग करें का चयन करें।

2. मुख्य ईमेल जानकारी कार्ड में, ईमेल ड्राफ्ट करें का चयन करें.

   अधिक विकल्प अनुभाग के अंतर्गत, बिक्री मीटिंग का सारांश दें का चयन करें. सूची में हाल ही में लिखित पांच बैठकें प्रदर्शित की गई हैं। उस मीटिंग का चयन करें जिसका आप सारांश देना चाहते हैं.

   

3. सुझाई गई सामग्री की समीक्षा करें.

   एक अलग सुझाव उत्पन्न करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें, और फिर पुनः प्रयास करें का चयन करें.

   यदि आवश्यक हो, तो सारांश बनाने के लिए उपयोग की जाने वाली मीटिंग को बदलें.

4. ईमेल बॉडी में सामग्री चिपकाने के लिए ईमेल में जोड़ें चुनें.

   

   नोट

   ईमेल बॉडी में विद्यमान सामग्री को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है। सुझाई गई सामग्री ईमेल बॉडी में किसी भी मौजूदा सामग्री से पहले जोड़ दी जाती है।

5. आवश्यकतानुसार ईमेल की सामग्री संपादित करें और फिर उसे भेजें।

सारांश बनाने के लिए उपयोग की जाने वाली मीटिंग बदलें

आप ईमेल पर बिक्री संपर्कों के साथ हाल ही में रिकॉर्ड की गई टीम मीटिंग में से चुन सकते हैं।

1. सुझाई गई सामग्री के नीचे संदेश में, चुनें परिवर्तन.

   

2. सारांशित करने के लिए मीटिंग का चयन करें के अंतर्गत, उस मीटिंग का चयन करें जिसे आप जनरेटेड सामग्री में सारांशित करना चाहते हैं।

   टिप

   आप किसी मीटिंग पर माउस घुमाकर और चुनकर Teams में मीटिंग सारांश खोल सकते हैं.

   

3. नया ड्राफ्ट बनाएँ चुनें.

   चयनित मीटिंग के आधार पर नई सामग्री तैयार की जाती है।

प्रतिक्रिया साझा करें

यदि आपके पास सुझाई गई सामग्री के बारे में कोई प्रतिक्रिया है, तो आप प्रत्येक सुझाव के नीचे उपयुक्त आइकन का चयन करके उसे साझा कर सकते हैं। आपकी प्रतिक्रिया बहुमूल्य है और हम इसका उपयोग कार्यक्षमता में सुधार के लिए करते हैं।

नोट

सुनिश्चित करें कि आप फीडबैक साझा करते समय कोई व्यक्तिगत जानकारी दर्ज न करें।

1. सुझाई गई सामग्री के नीचे, या चुनें.

   एक आइकन चुनने के बाद, आपको एक आइकन मिलेगा हमें और अधिक बताएँ जोड़ना।

2. फीडबैक फॉर्म खोलने के लिए लिंक का चयन करें।

3. फीडबैक फॉर्म में अपनी प्रतिक्रियाएं दर्ज करें और फिर भेजें चुनें।

पाठ मॉडरेशन

पाठ मॉडरेशन, संभावित रूप से अनुपयुक्त सामग्री का पता लगाने में मदद करने के लिए मशीन-सहायता प्राप्त वर्गीकरण का उपयोग करता है और जब आप सुझाई गई सामग्री उत्पन्न करने के लिए या पहले से उत्पन्न सुझाई गई सामग्री को परिष्कृत करने के लिए कस्टम संकेत का उपयोग करते हैं, तो उसे अस्वीकार कर देता है। यह प्रत्येक श्रेणी की संभावना बताता है। यह सुविधा संभावित अपमानजनक, अपमानजनक या भेदभावपूर्ण भाषा की पहचान करने के लिए प्रशिक्षित मॉडल का उपयोग करती है। इसमें अपशब्द, संक्षिप्त शब्द, आपत्तिजनक और जानबूझकर गलत वर्तनी वाले शब्द शामिल हैं।

यदि आप ऐसा पाठ दर्ज करते हैं जिसमें अवांछित या अनुचित सामग्री (ऐसी भाषा की संभावित उपस्थिति जिसे यौन रूप से स्पष्ट, अश्लील, वयस्क या आपत्तिजनक माना जा सकता है) शामिल है, तो सुझाई गई सामग्री उत्पन्न नहीं होती है, और एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित होता है।

सुझाई गई सामग्री कैसे तैयार की जाती है?

विक्रय के लिए Copilot सुझाए गए ईमेल सामग्री को उत्पन्न करने के लिए AI का उपयोग करता है। इंटरनेट से बड़ी संख्या में पाठ्य नमूनों पर प्रशिक्षित कोपायलट नई विषय-वस्तु तैयार करता है, जो देखने और सुनने में ऐसी लगती है जैसे वह किसी व्यक्ति द्वारा लिखी गई हो।

हर बार मौलिक सामग्री तैयार की जाती है, लेकिन वह हमेशा तथ्यात्मक नहीं होती। इसके अतिरिक्त, अंतर्निहित प्रौद्योगिकी एआई का उपयोग करती है जिसे इंटरनेट स्रोतों की एक विस्तृत श्रृंखला पर प्रशिक्षित किया जाता है। कुछ सुझावों में संदिग्ध या अनुपयुक्त सामग्री शामिल हो सकती है। उत्पन्न सुझावों को संपादित करना आपकी जिम्मेदारी है ताकि आपका उत्तर सटीक और उचित हो।

ईमेल उत्तर सुझाने के लिए कौन सा डेटा एकत्र किया जाता है?

जब आप ईमेल पढ़ते या उसका उत्तर देते समय विक्रय के लिए Copilot फलक खोलते हैं, तो AI प्रत्युत्तर उत्पन्न करने के लिए निम्नलिखित जानकारी पर विचार करता है:

• ईमेल के संपर्क, विषय और मुख्य भाग

• CRM डेटा विक्रय के लिए Copilot के माध्यम से जुड़ा हुआ है

• आपके द्वारा चुनी गई प्रत्युत्तर श्रेणी या आपके द्वारा दर्ज की गई कस्टम संकेत

यदि ईमेल संपर्क CRM में किसी संपर्क से मेल नहीं खाता है, तो AI इंजन को कोई CRM डेटा नहीं भेजा जाता है.