उदाहरण: व्यय रिपोर्टिंग

नीचे दिए गए उदाहरण से पता चलता है कि संगठन के भीतर विशिष्ट पेपर-आधारित व्यय अनुमोदन में कैसे कई विभागों और कर्मचारियों के लिए अक्षमताएं हैं.

जैसा कि आप उदाहरण से देख सकते हैं, प्रत्येक व्यक्ति की अपनी समस्याएं हैं, लेकिन यहां आम समस्या यह है कि व्यय अनुमोदन प्रक्रिया कागज पर की जाती है, जो ली, शॉन और रेबेका के लिए रिपोर्ट बनाते समय थकाने वाली और कठिन होती है. निक टीम से आने वाले कागजी काम से अभिभूत है। अभय को वित्तीय प्रणाली में पोस्ट करने के अलावा साप्ताहिक बजट रिपोर्ट के लिए Excel में ट्रांसक्राइब करना और सबकुछ डालना पड़ता है. इसमें काफी समय लगता है क्योंकि शार्लेट को यह पता लगाना होता है कि ली, शॉन और रेबेका ने कितना खर्च किया है.

यह आदर्श समस्या है जिसका Microsoft Power Platform से हो सकता है, क्योंकि क्योंकि पेपर प्रपत्र को Power Apps स्क्रीन के रूप में फिर से बनाया जा सकता है, अनुमोदन को Power Automate में सेट किया जा सकता है और डेटा विश्लेषण Power BI में किया जा सकता है. हम लेखों के इस पूरे सेट में इस उदाहरण पर लौटेंगे.

टीम ने जिस व्यावसायिक समस्या को हल करने का निर्णय लिया है, वह है:

व्यय रिपोर्टिंग: ऐसी प्रक्रिया बनाएं जो कर्मचारियों और लेखा विभाग के लिए कुशल हो, तेज बजट ट्रैकिंग की अनुमति देती है, और ऑडिट में हमारे जोखिम को कम करती है.

हमें लगता है कि यह साफ जाहिर है कि डिजिटल होना महत्त्वपूर्ण है. एक त्वरित गणना के रूप में, लेखापरीक्षा टीम ने हमें बताया कि वे प्रति सप्ताह लगभग 150 व्यय रिपोर्टों का प्रसंस्करण करते हैं, तथा हम अपने मानक कर्मचारी लागत के रूप में $90/घंटा का उपयोग करते हैं। यदि हम प्रत्येक रिपोर्ट के जीवनचक्र में एक घंटा बचा सकें, तो यह केवल बर्बाद हुए समय से कम से कम 500 हजार डॉलर की बचत होगी। हमें लाइसेंस लागत और अनुप्रयोग विकास समय के विरुद्ध प्रतिक्रिया करनी होगी, लेकिन CFO ने उल्लेख किया कि बजट दृश्यता में सुधार और रिपोर्टिंग अनुपालन में निवेश नहीं किया गया था.

Power Apps प्रोजेक्ट की योजना बनाने की प्रक्रिया के दौरान हम इस उदाहरण पर फिर लौटेंगे.

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