अपनी व्यवसाय प्रक्रिया का अनुकूलन करना

अब जब आपने पूरी व्यवसाय प्रक्रिया का निरीक्षण कर लिया है, तो इसे अनुकूलित करने के लिए स्वयं को चुनौती दें. प्रक्रिया को व्यवस्थित बनाने से बहुत अधिक चरणों से बचा जा सकता है ताकि कर्मचारी व्याकुल या भ्रमित न हो जाएं.

प्रक्रिया का अनुकूलन करने के लिए कुछ उपयोगी तरीके:

• लक्ष्य के साथ प्रारंभ करें उन लक्ष्यों को पहचानें जिन्हें आप अपनी व्यावसायिक प्रक्रिया से प्राप्त करना चाहते हैं. ये लक्ष्य भविष्य की प्रक्रिया के लिए आपकी आशाओं की सामान्य परिकल्पना होनी चाहिए.

• विचार करें कि क्या कुछ और अधिक कुशलता से, अधिक किफायत से, या उच्च गुणवत्ता के साथ पूरा किया जा सकता है.

• महत्वपूर्ण कार्य संकेतकों की पहचान करें कि क्या अच्छी तरह से काम कर रहा है और किसमें सुधार की आवश्यकता है.

• पीछे जाएँ और अपनी टीम के साथ प्रक्रिया दस्तावेज़ को साझा करके इनपुट प्राप्त करें.

• उच्च-स्तरीय परिप्रेक्ष्य प्राप्त करने और प्रक्रिया के भीतर प्रत्येक चरण के लिए पारदर्शी जवाबदेही प्रदान करने के लिए प्रबंधन के साथ प्रक्रिया दस्तावेज़ साझा करें.

• उपयोगकर्ता या ग्राहक के दृष्टिकोण से अपनी प्रक्रिया को देखें, जो प्रक्रिया से लाभा प्राप्त कर सकते हैं, और उन तरीकों पर विचार करें जिनसे आप उनके अनुभव और समग्र संतुष्टि को बेहतर कर सकते हैं.

पूछने के लिए कुछ मुख्य प्रश्न:

• क्या दक्षता या गुणवत्ता बढ़ाने या लागत को घटाने के लिए प्रक्रिया से किसी भी शेष गतिविधि को काटा जा सकता है?

• यदि कटी गतिविधि समग्र व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है, तो क्या इसे किसी अलग व्यवसाय प्रक्रिया में संभाला जा सकता है?

• क्या आपके उद्देश्य को बेहतर तरीके से पूरा करने के लिए किसी कदम को बेहतर बनाया जा सकता है?

• क्या कदमों के क्रम को फिर से व्यवस्थित किया जा सकता है?

• क्या कदम जोड़े जा सकते हैं?

• क्या इस प्रक्रिया में कदमों को समवर्ती रूप से चलाया जा सकता है?

• क्या आप इस प्रक्रिया को अंजाम देने के लिए जितने लोग लगते है उनकी संख्या को कम कर सकते हैं?

• क्या आप बदल सकते हैं कि आप प्रक्रिया में अगले व्यक्ति को कैसे सूचित करते हैं ताकि वे ज़्यादा तेज़ी से प्रतिक्रिया दे?

• क्या प्रक्रिया के कुछ ऐसे पहलू हैं जिन्हें आप आगे स्वचालित कर सकते हैं? जैसे कि:

  • स्वचालित रूप से डेटा कैप्चर करना बनाम मैन्युअल रूप से प्रविष्टि करना

  • डेटा के आधार पर निर्णयों को स्वचालित करना

  • की गई कार्रवाई को स्वचालित करना

  • मानव सावधानी को बदलने के लिए AI का उपयोग करना

नोट

यदि आपका कार्य पूरी तरह से डेस्कटॉप पर किया जाता है, तो आप कार्रवाई को स्वचालित रूप से अनुकूलित करने के लिए कार्रवाई सलाहकार का उपयोग कर सकते हैं. कार्रवाई सलाहकार के पास आपकी कार्रवाई का विश्लेषण करने की क्षमता है और इसे कार्रवाई मानचित्र में देखें. विश्लेषणात्मक रिपोर्ट के माध्यम से कार्रवाई नक्शा आपकी कार्रवाई के लिए बाधाओं और मीट्रिक को प्रकट करता है.

उदाहरण: व्यय रिपोर्ट प्रक्रिया को ऑप्टिमाइज़ करना

हमने वर्तमान व्यय प्रक्रिया की समीक्षा की और सुधारने योग्य कुछ स्पष्ट सुधार पाएं हैं:

• पूरी प्रक्रिया कागज रहित तरीके से पूरी करें. (हमने परियोजना बचत और परिवेश प्रभाव को भी लाभ के रूप में नोट किया है.)

• अनुमोदन के लिए रिपोर्ट सबमिट करने से पहले सभी संभावित अनुपालन जांच करें. (यह पुनः कार्य और शुरूआत से अंत का प्रक्रिया समय बहुत कम करता है.)

• व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत किये जाने पर लेखांकन कोड को स्वतः देखे और जोड़े.

• किसी भी डेटा को फिर से दर्ज किए बिना स्वीकृत खर्चों को वित्तीय प्रणाली में स्थानांतरित करने के लिए लेखांकन सक्षम करें.

• डिजिटल डेटा से स्वतः साप्ताहिक व्यय रिपोर्ट बनाएं.

शार्लेट बजट समीक्षा प्रक्रिया को ऑप्टिमाइज़ करने के लिए आगे के तरीकों पर विचार कर रही है. और रेबेका शोध कर रही है कि एआई का उपयोग करके अर्धवार्षिक लेखा परीक्षा को कैसे ऑप्टिमाइज़ किया जा सकता है.

हमारी प्रस्तावित अनुकूलित प्रक्रिया नीचे दिये गए चित्रण की तरह दिखती है.

अगला कदम: क्या यह इस प्रक्रिया को स्वचालित करने लायक है?

नोट

क्या आप हमें अपनी दस्तावेज़ीकरण भाषा वरीयताओं के बारे में बता सकते हैं? एक छोटा सर्वेक्षण पूरा करें. (कृपया ध्यान दें कि यह सर्वेक्षण अंग्रेज़ी में है)

सर्वेक्षण में लगभग सात मिनट लगेंगे. कोई भी व्यक्तिगत डेटा एकत्र नहीं किया जाता है (गोपनीयता कथन).