Optimizacija vašeg poslovnog procesa

Sada kada ste pregledali cjelokupni poslovni proces, izazovite se da ga optimizirate. Pojednostavljenjem procesa izbjegava se toliko koraka da su zaposlenici preopterećeni ili zbunjeni.

Nekoliko korisnih načina za optimizaciju procesa:

• Započnite s ciljem. Identificirajte ciljeve koje želite postići svojim poslovnim procesom. Ovi bi ciljevi trebali pružiti opću viziju vaših nadanja za budući proces.

• Razmislite može li se nešto dovršiti učinkovitije, jeftinije ili kvalitetnije.

• Potražite ključne pokazatelje uspješnosti da biste utvrdili što dobro funkcionira i što treba poboljšati.

• Odmaknite se i dobijte doprinos dijeljenjem dokumenta procesa sa svojim timom.

• Dijelite procesni dokument s upravom kako biste dobili perspektivu više razine i omogućili transparentnu odgovornost za svaki korak u toku postupka. ​

• Pogledajte svoj proces sa stajališta korisnika ili kupca koji bi mogao imati koristi od procesa i razmislite o načinima na koje možete poboljšati njihovo iskustvo i cjelokupno zadovoljstvo.

Nekoliko ključnih pitanja koja trebate postaviti:

• Mogu li se preostale aktivnosti odvojiti od procesa za povećanje učinkovitosti ili kvalitete ili za smanjenje troškova?

• Ako je aktivnost rezanja važna za cjelokupno poslovanje, može li se njome upravljati u zasebnom poslovnom procesu?

• Može li se korak poboljšati kako biste postigli svoj cilj na bolji način?

• Može li se redoslijed koraka preurediti?

• Mogu li se kombinirati koraci?

• Mogu li se koraci u ovom procesu istodobno izvoditi?

• Možete li smanjiti broj ljudi potrebnih za izvršavanje postupka?

• Možete li promijeniti način na koji obavještavate sljedeću osobu u postupku kako bi ona brže odgovorila?

• Postoje li aspekti postupka koje možete dodatno automatizirati? Kao što su:

  • Automatsko snimanje podataka nasuprot ručnom unosu

  • Automatiziranje odluka na temelju podataka

  • Automatiziranje poduzetih radnji

  • Korištenje umjetne inteligencije za zamjenu ljudske pažnje

Napomena

Ako je vaš zadatak u potpunosti obavljen na radnoj površini, možete koristiti savjetnika za proces za automatsku optimizaciju procesa. Process advisor ima mogućnosti analizirati vaš proces i vizualizirati ga u mapi procesa. Karta procesa otkriva uska grla i metriku za proces putem analitičkog izvješća.

Primjer: Optimizacija postupka izvješćivanja o troškovima

Pregledali smo trenutačni postupak troškova i otkrili očita poboljšanja:

• Čitav postupak odradite bez papira. (Zabilježili smo uštede i utjecaj na okoliš kao korist od projekta.)

• Izvršite sve moguće provjere usklađenosti prije nego što omogućite da se izvješće pošalje na odobrenje. (Uvelike smanjuje vrijeme za ponovnu obradu i završetak procesa.)

• Automatski potražite i dodajte računovodstvene šifre kad se podnese izvješće o troškovima.

• Omogućite računovodstvo da premješta odobrene troškove u financijski sustav bez ponovnog unošenja podataka.

• Automatsko stvaranje tjednih izvještaja o troškovima iz digitalnih podataka.

Charlotte razmatra daljnje načine za optimizaciju postupka pregleda proračuna. A Rebecca istražuje kako se može optimizirati polugodišnja revizija pomoću AI-ja.

Naš predloženi optimizirani postupak izgleda kao na sljedećoj slici.

Sljedeći korak: Isplati li se automatizirati ovaj proces?