Postavljanje obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić

Odnosi se na: Office 365 for enterprises

Vrijeme zadnje izmjene teme: 2012-05-03

Obaveza čuvanja dokumenata radi mogućeg sudskog postupka (još se naziva i pravno zadržavanje) tvrtkama i ustanovama omogućuje da sačuvaju elektronički spremljene informacije. Kada je za korisnički poštanski sandučić postavljena obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, korisnik može izbrisati stavke iz poštanskog sandučića, ali će se one zadržati na poslužiteljima u podatkovnom centru sustava Microsoft Exchange. Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka zadržava poruke e-pošte, kalendarske stavke, zadatke i ostale stavke poštanskog sandučića. Na taj se način štiti i izvorna verzija svake stavke poštanskong sandučića od izmjena korisnika. Ako korisnik izmijeni svojstva stavki u poštanskom sandučiću koji ima obavezu čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, sačuvat će se kopija stavke prije izmjene.

U ovoj se temi objašnjava sljedeće:

• Razlog postavljanja obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić
• Nakon postavljanja obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić
• Nakon uklanjanja obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić
• Postavljanje obaveze čuvanja dokumenata radi mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić
• Konfiguriranje trajanje obaveze čuvanja dokumenata
• Uklanjanje obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka
• Daljnji koraci

Razlog postavljanja obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić

Ako je vaša organizacija uključena u pravni postupak, možda ćete morati poduzeti korake za čuvanje bitnih podataka, poput poruka e-pošte, koji se mogu koristiti kao dokazni materijal. U takvim slučajevima možda ćete morati čuvati svu e-poštu koju su poslale ili primile određene osobe ili ćete morati čuvati svu e-poštu koju je vaša organizacija poslala ili primila u određenom vremenskom razdoblju. Postavljanje obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanske sandučiće prvi je korak u zadovoljavanju takvih pravnih obaveza. Obično upravitelj za otkrivanje, odvjetnik ili drugi ovlašteni službenik u vašoj tvrtki ili ustanovi postavlja obavezu čuvanja dokumenata radi mogućeg sudskog postupka za poštanske sandučiće.

Nakon postavljanja obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić

Kada korisnik izbriše poruke iz svoje mape Izbrisane stavke ili pomoću naredbe Shift+Delete trajno izbriše stavku iz poštanskog sandučića, izbrisane stavke kopiraju se u skrivenu mapu u korisničkom poštanskom sandučiću. Ta se mapa zove Oporavljene stavke, a u prethodnim verzijama sustava Microsoft Exchange zvala se spremnik izbrisanih stavki. Trajno izbrisane stavke kopiraju se u podmapu pod nazivom Brisanja u mapi Oporavljene stavke.

Stavke u mapi Oporavljene stavke prema zadanim se postavkama čuvaju 14 dana, a zatim će ih sustav Microsoft Exchange izbrisati. Kada se za poštanski sandučić postavi obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, stavke iz mape Oporavljene stavke neće se izbrisati, već će se one čuvati do daljnjega. Administrator može konfigurirati i trajanje obaveze čuvanja dokumenata za poštanski sandučić. Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka ne utječe na svakodnevno korištenje e-pošte te korisnici i dalje mogu na uobičajen način mijenjati i brisati stavke iz poštanskih sandučića.

Korisnici ručno mogu brisati stavke iz mape Oporavljene stavke.

• U programu Microsoft Outlook 2010   Kliknite karticu Mapa, odaberite Oporavi izbrisane stavke > Pročisti odabrane stavke.
• U web-aplikaciji Outlook Web App   Izbrisane stavke > Oporavi izbrisane stavke > Pročisti odabrane stavke.

Stavke koje se ručno trajno izbrišu iz mape Oporavljene stavke premještaju se u podmapu Uklanjanja. Ako je postavljena obaveza čuvanja dokumenata za korisnički poštanski sandučić, stavke u sustavu Microsoft Exchange čuvaju se u mapi Uklanjanja dok traje ta obaveza.

Postavljanjem obaveze čuvanja dokumenata čuva se izvorna verzija sadržaja poštanskog sandučića.

Ako postoji takva obveza za poštanski sandučić, Microsoft Exchange štiti originalnu verziju svake stavke poštanskog sandučića zadržavanjem neizmijenjene kopije stavke ako korisnik promijeni svojstva te stavke. Kopija izvorne poruke i sva njezina MAPI svojstva čuvaju se u podmapi Verzije u mapi Oporavljene stavke u korisničkom poštanskom sandučiću. To se događa ako se promijeni neko od sljedećih svojstava:

• Polje Predmet
• Tijelo poruke
• Privici
• Pošiljatelji i primatelji
• Datumi slanja i primanja

Korisnici ne mogu pristupiti originalnoj verziji izmijenjene stavke koja se kopira u podmapu Verzije u mapi Oporavljene stavke. No pomoću značajke pretraživanja više poštanskih sandučića administratori u poštanskim sandučićima korisnika mogu pretražiti izvorne i izmijenjene verzije stavke poštanskog sandučića. Dodatne informacije potražite u odjeljku Pretraživanja više poštanskih sandučića.

Na sljedećem su dijagramu prikazane podmape u mapi Oporavljene stavke i tijek poruka ako su stavke izbrisane, izmijenjene i trajno uklonjene dok za poštanski sandučić vrijedi obveza čuvanja dokumenata.

Povratak na vrh

Obaveza čuvanja dokumenata radi mogućeg sudskog postupka i pravila zadržavanja

Pravila zadržavanja i dalje se primjenjuju na poštanske sandučiće s obavezom čuvanja dokumenata. To znači da pravila zadržavanja neke tvrtke ili ustanove premještaju izbrisane stavke u mapu Oporavljene stavke, a zatim se te stavke premještaju u arhivski poštanski sandučić korisnika nakon isteka razdoblja zadržavanja. Sve stavke u korisničkim glavnim i arhivskim poštanskim sandučićima zadržavaju se dok za poštanski sandučić postoji obaveza čuvanja dokumenata. Dodatne informacije potražite u odjeljku Postavljanje i upravljanje pravilima zadržavanja u značajki Exchange Online.

Važno Maksimalna kvota mape Oporavljene stavke je 30 gigabajte (GB) i ta kvota ne utječe na kvotu korisnikovog primarnog poštanskog sandučića. Kad je za poštanski sandučić aktivna obaveza čuvanja sadržaja poštanskog sandučića administratori Microsoft podatkovnog centra mogu, po potrebi, povećati kvotu mape Oporavljene stavke. Da bi se kvota povećala vi ne morate raditi ništa. Dodatne informacije potražite u odjeljku "Kvota za mapu Oporavljene stavke" u članku Oporavak izbrisanih poruka e-pošte u usluzi Exchange Online.

Nakon uklanjanja obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić

Kada se obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka ukloni za poštanski sandučić, sustav Microsoft Exchange više neće čuvati izbrisane stavke niti kopije stavki čija su svojstva promijenjena. Stavke koje su se čuvale zbog obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka neće se automatski izbrisati iz mape Oporavljene stavke, već će se izbrisati sljedeći put kada sustav Microsoft Exchange u mapi Oporavljene stavke bude provjeravao stavke starije od 14 dana.

Postavljanje obaveze čuvanja dokumenata radi mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić

Prije početka   Upravitelj za otkrivanje, odvjetnik ili drugi ovlašteni službenik u vašoj tvrtki ili ustanovi mora imati ulogu pravnog zadržavanja da bi postavio obavezu čuvanja dokumenata za poštanski sandučić. Najjednostavniji je način dodjele te uloge dodavanje osobe grupi uloga za upravljanje otkrivanjem. Dodatne informacije potražite u odjeljku Dodavanje ili uklanjanje članova grupe uloga.

1. U Upravljačkoj ploči usluge Exchange odaberite Moja organizacija > Korisnici & Grupe > Poštanski sandučići.
2. Odaberite poštanski sandučić za koji želite postaviti obavezu čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, a zatim kliknite Detalji.
3. U Značajkama poštanskog sandučića odaberite Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, a zatim kliknite Omogući.
4. Na stranici Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka možete konfigurirati sljedeća dodatna polja. Tekst iz ovih polja prikazuje se u korisničkom poštanskom sandučiću.
   • Napomena   Ovo polje koristite da biste korisnika obavijestili o obavezi čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, objasnili zašto je za poštanski sandučić postavljena obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka ili da biste korisniku dali dodatne upute, na primjer, da biste ih obavijestili da obaveza čuvanja dokumenata zbog sudskog postupka neće utjecati na njihovo svakodnevno korištenje e-pošte.
   • URL   Ovo polje koristite da biste naveli URL web-mjesta na kojem se nalaze informacije ili upute o obavezi čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka koja je postavljena za poštanski sandučić.
     Važno   Tekst iz tih polja prikazuje se u korisnikovu poštanskom sandučiću samo ako on upotrebljava Outlook 2010. Ne prikazuje se u web-aplikaciji Outlook Web App ni drugim klijentima e-pošte. Da biste u programu Outlook 2010 pregledali tekst iz polja Napomena i URL, kliknite karticu Datoteka te ćete na stranici Informacije, pod Postavke računa vidjeti komentar o obavezi čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka.
5. Kliknite U redu. U tom trenutku obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka je na čekanju. Morate kliknuti Spremi da biste dovršili postupak.
6. Kliknite Spremi da biste za poštanski sandučić postavili obavezu čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka. Prikazat će se upozorenje o tome da primjena obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka može potrajati do 60 minuta.
7. Kliknite Zatvori.

Povratak na vrh

Konfiguriranje trajanje obaveze čuvanja dokumenata

Ako postavljate obavezu čuvanja dokumenata na upravljačkoj ploči sustava Exchange, trajanje te obaveze nije ograničeno, a stavke se zadržavaju dok se obaveza ne ukloni. Ali, nakon što postavite poštanski sandučić na onemogućenu obustavu možete pomoću komponente Windows PowerShell odrediti koliko dugo će se neka stavka zadržati ovisno o datumu primitka. Ovo je poznato kao vrijeme zadržavanja zbog mogućeg sudskog postupka. Ako, primjerice, postavite razdoblje zadržavanje poštanskog sandučića na 7 godina, poruka primljena 30. lipnja 2012. zadržat će se do 30. lipnja 2019.

PowerShell možete koristiti da jednom naredbom postavite čuvanje sadržaja korisničkog poštanskog sandučića zbog mogućeg sudskog postupka i razdolje trajanja.

Prije početka   Informacije o instalaciji i konfiguriranju komponente Windows PowerShell te povezivanju s uslugom potražite u odjeljku Korištenje komponente Windows PowerShell.

Pokrenite sljedeću naredbu da biste konfigurirali trajanje obaveze čuvanja dokumenata za poštanski sandučić za koji već postoji ta obaveza.

Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldDuration <duration, in days>

Primjer   Pomoću sljedeće naredbe postavlja se trajanje obaveze čuvanja dokumenata za poštanski sandučić Ann Beebe na jednu godinu.

Set-Mailbox "Ann Beebe" -LitigationHoldDuration 365

Pokrenite sljedeću naredbu da biste postavili obavezu čuvanja dokumenata i postavili njezino trajanje.

Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration <duration, in days>

Primjer   Sljedeća naredba postavlja obavzeu čuvanja sadržaja poštanskog sandučića Pilar Pinille u razdoblju od 7 godina radi mogućeg sudskog postupka.

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555

Napomena   Da biste vidjeli trajanje obaveze čuvanja dokumenata, morate koristiti parametar IncludeLitigationHoldDuration uz cmdlet Get-Mailbox. Pokrenite, primjerice, sljedeću naredbu da biste prikazali sve postavke obaveze čuvanja dokumenata za Pillar Pinillu.

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" -IncludeLitigationHoldDuration | fl Litigation*

Povratak na vrh

Uklanjanje obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka

1. U Upravljačkoj ploči sustava Exchange odaberite Moja organizacija > Korisnici & Grupe > Poštanski sandučići.
2. Odaberite poštanski sandučić za koji želite ukloniti obavezu čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, a zatim kliknite Detalji.
3. U Značajkama poštanskog sandučića odaberite Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, a zatim kliknite Onemogući.
4. U dijaloškom okviru upozorenja kliknite Da. U tom trenutku obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka je onemogućena. Morate kliknuti Spremi da biste dovršili postupak.
5. Kliknite Spremi da biste za poštanski sandučić uklonili obavezu čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka. Prikazat će se upozorenje o tome da primjena promjene može potrajati do 60 minuta.
6. Kliknite Zatvori.

Daljnji koraci

• Želite vidjeti koji se poštanski sandučići čuvaju zbog mogućeg sudskog postupka?   U Upravljačkoj ploči usluge Exchange odaberite Upravljanje mojom organizacijom > Korisnici & Grupe > Poštanski sandučići te pod Odaberi prikaz odaberite Poštanski sandučići za koje postoji obaveza čuvanja sadržaja zbog mogućeg sudskog postupka.
• Želite vidjeti kada se poštanski sandučić počeo čuvati zbog mogućeg sudskog postupka?   U Upravljačkoj ploči usluge Exchange odaberite poštanski sandučić koji se čuva zbog mogućeg sudskog postupka i kliknite Detalji. U Značajkama poštanskog sandučića odaberite Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, a zatim kliknite Uredi. U prozoru Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka prikazuje se vrijeme postavljanja obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka i osoba koja ju je postavila. Možete i promijeniti ili dodati napomenu ili URL koji će se prikazati u korisničkom poštanskom sandučiću ako korisnik koristi program Outlook 2010.
• Želite vidjeti koliko će dugo trajati obveza čuvanja za poštanski sandučić?   Kao što je već napomenuto, parametar IncludeLitigationHoldDuration morate koristiti zajedno s cmdletom Get-Mailbox da biste vidjeli vrijednost parametra LitigationHoldDuration.
• Želite pronaći promijenjene ili izbrisane stavke u poštanskom sandučiću koji se čuva zbog mogućeg sudskog postupka?   Za traženje stavki koje sustav Microsoft Exchange čuva za poštanske sandučiće kojima je postavljena obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka koristite značajku Pretraživanje više poštanskih sandučića na kartici Otkriće na Upravljačkoj ploči sustava Exchange. Prilikom pretraživanja poštanskog sandučića kojem je omogućena obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka u mapi Oporavljene stavke traže se izbrisane i promijenjene stavke koje odgovaraju vašim kriterijima pretraživanja. Dodatne informacije potražite u odjeljku Pretraživanja više poštanskih sandučića.

Povratak na vrh