Beszerzési rendelések – áttekintés

  • Cikk

Ez a cikk általános információkat tartalmaz a beszerzési rendelésekről (PO), és hivatkozásokat tartalmaz más cikkekre, amelyek a PO különböző szakaszaihoz kapcsolódnak.

A beszerzési rendelés áruk vagy szolgáltatások vásárlásáról szóló, a szállítóval kötött megállapodást jelképező dokumentum. A dokumentum szintén segít nyomon követni a rendelés felé készült termékbevételezéseket és később a szállító által a rendelés felé kiállított számlák könyvelését.

A Beszerzési rendelések oldal tartalmazza a rendelkezésre álló rendelések áttekintését, és lehetővé teszi a rendelések módosítását. Amikor megnyit egy beszerzési rendelést, választhatja a Fejléc nézetet, amely olyan információkat tartalmaz, amelyek az egyes beszerzési rendeléseknek csak egyszer lett megadva, mint például a szállítói adatok. Másik lehetőségként választhatja a Sorok nézetet, ahol a a rendelési sorokat módosíthatja. Általában a PO-k módosítása során váltogat e két nézet között. A költségek nem jelennek meg közvetlenül a Beszerzési rendelések oldalon, hanem a menükből nyithatók meg a rendelési fejlécen és sorokon keresztül.

Számos jelentésben találhat információt a Beszerzési rendelésekről, termékbevételezésekről és szállítói számlákról. Ezek a jelentések megtalálhatók a beszerzés és forrás és kötelezettségek modulok.

A Beszerzési rendelés előkészítése és a Beszerzési rendelés átvétele és nyomon követése munkaterületeken megtekintheti a különböző állapotú rendelések listáit. A végrehajtandó műveletekről is összegzést nyújtanak. A Beszerzési rendelés készítése munkaterület a beszerzési rendelés létrehozására és ellenőrzésére, jóváhagyására és a szállító visszaigazolására összpontosít. A Beszerzési rendelés bevételezése és követése munkaterület összpontosít a cikkek vagy szolgáltatások beérkezésének feldolgozására a beszerzési rendelés ellenében. Ez magában foglalja a listákat, amelyek segítségével megtekinthetők a lejárt nyugták, vagy amelyek hamarosan aktuálisak lesznek a szállító általi szállításra. Ezeket a munkaterületeket nem a raktárban végzett kapcsolódó bevételezési tevékenységek végrehajtásához használják. Ezeket a tevékenységeket a Készletgazdálkodás és a Raktárkezelés modulok oldalainak használatával hajtják végre. Szállítói számlák feldolgozását a Szállítói számla bevitele munkaterület használatával kell elvégezni és a kifizetéseket a Szállítói kifizetések munkaterület használatával kell elvégezni.

A következő cikkek áttekintést adnak a beszerzési rendelés különböző szakaszairól:

Beszerzési rendelések típusai

Háromféle BR van. A beszerzési rendelés létrehozásakor meg kell adnia a típusát. Beállíthatja az új rendelések alapértelmezett rendelési típusát a Beszerzési és forrásparaméterek oldalon.

Beszerzési rendelési típusa Leírás
Napló Ezzel a típussal rendelés tervezetet hozhat létre. Ez a típus nincs hatással a raktári mennyiségekre és nem hoz létre készlettranzakciókat. A beszerzési rendelés naplósorai nem lesznek az alapütemezés részei.
Beszerzési rendelés Ezt a típust akkor használja beszerzési rendelések létrehozására, ha a szállító visszaigazolta a rendeléseket és a rendelések bevételezése és a számlázása a szállító kifizetése előtt feldolgozásra került. Ez a beszerzési rendelés típus a leggyakoribb.
Visszaküldött rendelés Ezt a típust használja, ha cikkeket küld vissza a szállítónak. Ennél a rendeléstípusnál a szállító által adott visszáru-jóváhagyási szám (Return Materials Authorization – RMA) megadása szükséges. Az visszáru-jóváhagyási számot az beszerzési rendelés Általános lapján adhatja meg. A rendeléssoroknak negatív mennyiségekkel kell rendelkeznie.

Beszerzési rendelés állapotai

A beszerzési rendelések számos állapotmezőt tartalmaznak, melyek a rendelés állapotát jelölik. Ezek a mezők a rendelés Fejléc nézetén láthatók, és néhány közülük az összes rendelési rács áttekintésében is látható. A beszerzési rendelés státusz mező a rendelésen szereplő mennyiségek státuszát mutatja. A következő értékek állnak rendelkezésre:

  • Nyitott megrendelés - A megrendelések létrejöttek, és a mennyiségek megrendelésre állnak.
  • Beérkezett - A megrendelés teljes mennyisége beérkezett, de még nem számlázták ki.
  • Számlázva - A megrendelés teljes mennyisége kiszámlázásra került. Ha egy megrendelés részben beérkezett vagy kiszámlázott, akkor sem a Beérkezett státusz, sem a Számlázott státusz nem megfelelő. Ezért a rendelés állapota még mindig Nyitott rendelés.
  • Törölt - A megrendelést megerősítették, de később törölték. Ezért ez az állapot azt jelzi, hogy már nincsenek nyitott mennyiségek megrendelve.

A Dokumentum állapota a mező segíti a rendelés állapotának gyors áttekintését a feldolgozott dokumentumok vonatkozásában. A rendelés legutoljára elkészült dokumentumának állapotát mutatja. A következő értékek állnak rendelkezésre:

  • Nincs - A megrendeléshez még nem készült dokumentum.
  • Vásárlási lekérdezés - Vásárlási lekérdezést generáltak, és a megrendelés a szállítótól vár visszajelzésre.
  • Megrendelés - A megrendelés megerősítése megtörtént.
  • Termék átvétele - A termék átvétele megtörtént a megrendeléshez.
  • Számla - A megrendeléshez számla is tartozik.

A Jóváhagyási állapot mező akkor használatos, ha egy beszerzési rendelés halad át az ellenőrzési folyamaton vagy a munkafolyamaton. A következő értékek állnak rendelkezésre:

  • Tervezet, Felülvizsgálatban és Elutasítva - Ezek az állapotok csak akkor használatosak, ha a PO-hoz jóváhagyási munkafolyamatot használnak.
  • Jóváhagyva - Ez a státusz a munkafolyamatok jóváhagyását befejezett megrendelésekhez van rendelve. Jóváhagyási munkafolyamat használata nélkül létrehozott rendelések állapota azonnal Jóváhagyva lesz.
  • Külső felülvizsgálat alatt - Ezt a státuszt olyan esetekben használják, amikor a szállítónak beszerzési lekérdezést küldenek, hogy a szállító megerősíthesse a rendelés feltételeit. Ez az állapot is használatban van a folyamat során, amelyet a Megerősítés kérés művelet kezdeményez. Ehhez a folyamathoz a szállítónak meg kell erősítenie a Beszerzési rendelés feltételeit a rendszerhez való kapcsolódással és a rendelés megerősítésének vagy elutasításának regisztrálásával.
  • Megerősítve - Ez a státusz a megrendelés megerősítése után kerül kijelölésre. Általában ez az állapot van hozzárendelve a rendelés utolsó jóváhagyási állapotához.

További erőforrások