Költségvetés-ellenőrzés beállítása

Alkalmazási terület: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

A költségvetés-ellenőrzés forrásbizonylatoknál és könyvelési naplóknál használható. A forrásbizonylatok közé tartoznak a beszerzési igénylések, beszerzési rendelések, szállítói számlák, utazásigénylések és költségjelentések. A könyvelési naplók közé tartoznak a napi naplók, felosztási naplók, projektköltségnaplók és tárgyieszköznaplók. A költségvetés-ellenőrzés beállításaitól függően megakadályozható a forrásbizonylatok és könyvelési naplók további feldolgozásra, ha a költségvetés-ellenőrzés azt jelzi, hogy a tervezett összegek nem állnak rendelkezésre.

Megjegyzés

A költségvetés-ellenőrzés beállítása előtt állítsa be az alapvető költségvetés-tervezést. További tájékoztatás: Alapvető költségvetés. Ha költségvetési munkafolyamatok használatát tervezi, hozza létre a munkafolyamatokat, és rendelje azokat költségvetési kódokhoz az alapvető költségvetés-tervezés beállításakor. További tájékoztatás: Költségvetési munkafolyamatok beállítása. A költségvetési tételjegyzék-bejegyzések küldésének megkezdése előtt állítsa be a költségvetés-ellenőrzés konfigurációját.

Megjegyzés

A költségvetés-ellenőrzés konfigurációja aktív verzióban és vázlatverzióban érhető el. Módosíthatja a vázlatverziót, miközben az aktív verzió be van kapcsolva, és a költségvetés-ellenőrzés érvényben van. Bármikor rákattinthat a Visszaállítás aktív állapotból elemre, miközben a vázlatverzión dolgozik. Ha azonban rákattint a Visszaállítás aktív állapotból elemre, a vázlatverzión végzett összes módosítás elvész. Ha a költségvetés-ellenőrzés konfigurációja aktív, kattintson a Szerkesztés gombra a költségvetés-ellenőrzés konfigurációjának módosításához.

Költségvetés-ellenőrzési paraméterek meghatározása

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Válasszon ki egy számlastruktúrát. Ha több aktív számlastruktúra szerepel a számlatükörben, azt a számlastruktúrát válassza ki, amelyet az eredmény- és költségszámlákhoz használnak majd. Ez a számlastruktúra tartalmazza a költségszámlák fő számlatartományát.

   Egy számlastruktúra kiválasztása után a Költségvetési dimenziók listán megjelenik az adott számlastruktúrában levő összes olyan pénzügyi dimenzió, amelyet a költségvetés-tervezéshez definiáltak.

3. Válasszon ki egy pénzügyi dimenziót, és helyezze át a Költségvetés-ellenőrzési dimenziók listára.

   A költségvetés-tervezéshez definiált pénzügyi dimenziók közül választhatja ki a költségvetés-ellenőrzéshez használt pénzügyi dimenziókat. Ez lehetővé teszi költségvetések kidolgozását egy szinten és a költségvetés-ellenőrzés konfigurálását egy másik szinten. Például kiválaszthatja a fő számla, a részleg és a költséghely pénzügyi dimenziót a költségvetés-tervezéshez, majd kiválaszthatja csak a részleg és a költséghely dimenziót a költségvetés-ellenőrzéshez. Emellett költségvetés-ellenőrzési szabályok segítségével megadhatja pénzügyi dimenziók kombinációit a költségvetés-ellenőrzéshez. További információért tekintse át a „Költségvetés-ellenőrzési szabályok meghatározása” című részt ebben a témakörben.

4. Válasszon ki egy költségvetés-ellenőrzési intervallumot, például Pénzügyi év vagy Pénzügyi év az aktuális dátumig.

   A költségvetés-ellenőrzési intervallum a költségvetési ciklussal együtt meghatározza, hogyan lesznek összegezve az összegek a költségvetés ellenőrzéséhez. Ha például a Pénzügyi év intervallumot választja, a pénzügyi évre vonatkozó összes forrás összegezve lesz a költségvetés ellenőrzéséhez. Ha a Pénzügyi év az aktuális dátumig vagy a Költségvetés az aktuális dátumig intervallumot választja, a befejezési dátum meghatározása a pénzügyi időszak, valamint az ellenőrzésre kerülő forrásbizonylat vagy könyvelési napló könyvelési dátuma alapján történik.

5. Válassza ki a költségvetési ciklus időtartamát, amely meghatározza a költségvetési ciklus hosszát. További tájékoztatás: Költségvetési ciklusok meghatározása.

6. Válasszon ki egy költségvetés-kezelőt, ez egy olyan felhasználó, aki jóváhagyhatja a költségvetési munkafolyamatokat. Költségvetés-ellenőrzési szabály használatával egy másik költségvetés-kezelő is definiálható.

7. A Költségvetés küszöbértéke mezőbe írja be a költségvetés elkölthető részét százalékos formában.

   A küszöbérték figyelmeztető üzenetek megjelenítésére használható, illetve olyan költségvetési engedélyek meghatározásához, amelyek megakadályozzák, hogy bizonyos felhasználócsoportok túllépjék a költségvetési küszöbértéket. Ez a küszöbérték meghaladhatja a 100 százalékot.

8. Jelölje be az Üzenet megjelenítése a költségvetés küszöbértékének túllépésekor jelölőnégyzetet, ha üzenetet szeretne megjeleníteni a költségvetési küszöbérték túllépésekor.

Költségvetés-túllépési engedélyek definiálása felhasználócsoportok számára

Engedélyezheti bizonyos felhasználócsoportok számára a rendelkezésre álló költségvetési keret túllépését, illetve megtilthatja felhasználócsoportok számára a rendelkezésre álló költségvetési keret vagy költségvetési küszöbértékek túllépését. A Feldolgozás megakadályozása a költségvetési küszöbértéknél beállítás vonatkozik az összes olyan felhasználóra, aki nem szerepel felhasználócsoportban. Az ezen a képernyőn megadható beállítások egy költségvetés-ellenőrzési szabály vagy költségvetési csoport használatával felülbírálhatók.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Költségvetés-túllépési engedélyek hivatkozásra.

3. Kattintson a Hozzáadás gombra, és válasszon ki egy felhasználócsoportot.

   Megjegyzés

   Ha nincs definiálva felhasználócsoport, kattintson a jobb oldali egérgombbal a Csoport mezőben, és válassza a Részletek megtekintése menüpontot a Felhasználói csoportok képernyő megnyitásához, ahol létrehozhat csoportokat, és felvehet beléjük felhasználókat.

4. A Költségvetés-túllépési lehetőségek mezőben válassza ki a megfelelő beállítást a felhasználócsoport számára.

   • Költségvetés-túllépés feldolgozásának megakadályozása – Az ebben a csoportban levő felhasználók nem tudnak feldolgozni egy költségvetési tételjegyzék-bejegyzést, ha a rendelkezésre álló költségvetési egyenleg nem fedezi azt.

   • Költségvetés-túllépés feldolgozásának engedélyezése – Az ebben a csoportban levő felhasználók fel tudnak dolgozni egy költségvetési tételjegyzék-bejegyzést, ha a rendelkezésre álló költségvetési egyenleg nem fedezi azt.

   • Feldolgozás megakadályozása a költségvetési küszöbértéknél – Az ebben a csoportban levő felhasználók nem tudnak feldolgozni egy költségvetési tételjegyzék-bejegyzést, ha a pénzügyi dimenzió vagy a fő számla meghaladja a megadott küszöbértéket a bejegyzés fedezéséhez.

   Megjegyzés

   Ha a költségvetési küszöbérték 100 százaléknál nagyobb, a Feldolgozás megakadályozása a költségvetési küszöbértéknél beállítás kevésbé korlátozó, mint a Költségvetés-túllépés feldolgozásának megakadályozása beállítás.

A rendelkezésre álló költségvetési forrásokat meghatározó számítás definiálása

A képernyő Rendelkezésre álló költségvetési alapok területén levő jelölőnégyzetek bejelölésével meghatározhatja a rendelkezésre álló költségvetési forrásokhoz hozzáadott és azokból levont összegeket. Az Eredeti költségvetés és a Tényleges kiadások jelölőnégyzet alapértelmezés szerint be van jelölve, így az alapértelmezett számítás a következő: Rendelkezésre álló költségvetési források = Eredeti költségvetés – Tényleges kiadások. A költségvetési források számítása megjelenik a jelölőnégyzetek alatt, így megtekintheti, hogyan változik a számítás a jelölőnégyzetek bejelölésével és jelölésük törlésével.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Rendelkezésre álló költségvetési alapok hivatkozásra.

3. Jelölje be az Áthozott összegek szerepeltetése jelölőnégyzetet azon összegek befoglalásához, amelyeket a beszerzési rendelések év végi feldolgozási folyamatának részeként átvisznek a következő évre, valamint az Áthozott költségvetés költségvetéstípussal rendelkező költségvetési tételjegyzék-bejegyzések átviteléhez.

   A beszerzési rendelések év végi feldolgozási folyamatának részeként a nyitott beszerzési rendelések költségvetési összegei átvihetők a következő pénzügyi évre. A kötelezettségvállalásokhoz beállított költségvetési zárolások szintén átvitelre kerülnek. Amikor számlákat rögzítenek az átvitt beszerzési rendelésekhez, a költségvetés-ellenőrzés a tényleges kiadásokat is átvitelre kerülő összegnek tekinti. Ezért lekérdezésekben és jelentésekben ezek az összegek az át nem vitt összegektől elkülönítve jeleníthetők meg.

4. Az alábbi jelölőnégyzeteket jelölheti be a számításba befoglalni kívánt összegek meghatározásához.

   Lehetőség	A számításban szereplő összegek
   Eredeti költségvetés	A Befejeződött állapotú eredeti költségvetési tételjegyzék-bejegyzések. Szintén szerepelnek a Befejeződött állapotú, Projekt, Tárgyi eszközök, Igény-előrejelzés és Ellátási előrejelzés költségvetési típusú bejegyzések, amelyeket a program eredeti költségvetési összegnek tekint a más modulokból való áthozat után. Az Eredeti költségvetés, Alverzió, Átutalás, Áthozott költségvetés, Projekt, Tárgyi eszközök, Igény-előrejelzés és Ellátási előrejelzés költségvetési típusú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések összegeinek összege.
   Preliminary budget	A Befejeződött állapotú előzetes költségvetési tételjegyzék-bejegyzések. Ezeket a program egy előzetes költségvetés létrehozására használja, amikor a tényleges költségvetés felülvizsgálat és jóváhagyás alatt áll. Megjegyzés Ez a vezérlő csak akkor érhető el, ha az Public Sector konfigurációs kulcs ki van választva.
   Költségvetés-verziók	Azok a Befejeződött állapotú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések, amelyek változásokat vezetnek be az eredeti költségvetésekben.
   Költségvetési verzióvázlatok	Azok a Vázlat állapotú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések, amelyek változásokat vezetnek be az eredeti költségvetésekben.
   Költségvetés-átvitelek	Azok a Befejeződött állapotú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések, amelyek átvisznek költségvetési összegeket egy pénzügyi dimenzióértékből egy másikba.
   Költségvetés-átviteli vázlatok - bejövő	Azok a Vázlat állapotú átviteli költségvetési tételjegyzék-bejegyzések, amelyek növelik a költségvetést.
   Költségvetés-átviteli vázlatok - kimenő	Azok a Vázlat állapotú átviteli költségvetési tételjegyzék-bejegyzések, amelyek csökkentik a költségvetést.
   Budget apportionments	A Befejeződött állapotú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések. Az állami szektorban felosztásokat alkalmaznak a költségvetésben tervezett összegek és a jóváhagyott kiadások összege közötti különbségek megjelenítésére. Például egy állami szektorban működő szervezet rendelkezhet 10 000,00 egységes eredeti költségvetéssel egy számlához, és használhat egy felosztást 5000 egységnyi kiadás jóváhagyásához. Ilyenkor csak a felosztás összege költhető el. Megjegyzés Ez a vezérlő csak akkor érhető el, ha az Public Sector konfigurációs kulcs ki van választva.
   Tényleges kiadások	Azok a tényleges kiadások, amelyeket költségjelentésekből, szállítói számlákból és könyvelési naplókból rögzítettek a főkönyvben. A forrásbizonylatokból vagy könyvelési naplókból származó összegek csak akkor szerepelnek a költségvetés-ellenőrzésben, ha a forrásbizonylat vagy könyvelési napló engedélyezve van a költségvetés-ellenőrzéshez.
   Feladatlan tényleges kiadások	Azok a tényleges kiadások, amelyeket még nem rögzítettek a főkönyvben a költségjelentésekből, szállítói számlákból és könyvelési naplókból. A forrásbizonylatokból vagy könyvelési naplókból származó összegek csak akkor szerepelnek a költségvetés-ellenőrzésben, ha a forrásbizonylat vagy könyvelési napló engedélyezve van a költségvetés-ellenőrzéshez.
   Költségvetési zárolások a kötelezettségvállalásokhoz	A megerősített beszerzési rendelésekhez, általános költségvetési foglalásokhoz vagy utazási igénylésekhez létrehozott költségvetési zárolások, továbbá a Befejeződött állapotú és Kötelezettségvállalás költségvetési típusú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések.
   Költségvetési zárolások a meg nem erősített kötelezettségvállalásokhoz	A nem megerősített beszerzési rendelésekhez, általános költségvetési foglalásokhoz vagy utazási igénylésekhez létrehozott költségvetési zárolások, továbbá a Vázlat állapotú és Kötelezettségvállalás költségvetési típusú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések. Ezek olyan, manuális módon létrehozott költségvetési zárolások, amelyek még nem szerepelnek a teljes költségvetési egyenlegben. Megjegyzés Ha nem jelöli be ezt a jelölőnégyzetet, a költségvetés-ellenőrzés attól még elvégezhető a vázlat állapotú forrásbizonylatokra, például beszerzési rendelésekre, általános költségvetési foglalásokra és utazási igénylésekre vonatkozóan. A költségvetési zárolás összege azonban nem szerepel majd az ezt követő forrásbizonylatokra vonatkozó költségvetés-ellenőrzésben. E beállítás esetén elvégezheti a vázlatbizonylatokra vonatkozó költségvetés-ellenőrzést véglegesített zárolás létrehozása nélkül.
   Csökkentés a költségvetési zárolásoknak megfelelő értékre a meg nem erősített kötelezettségvállalások esetén	A meg nem erősített fizetési kötelezettségekre fenntartott összegeket csökkentő összegek. Egy beszerzési rendelés javítása visszaállítható, ezért e beállítás célja, hogy megakadályozza egy költségvetési zárolás összegének egy beszerzési rendelés javítása miatti csökkentését a javítás megerősítése előtt.
   Költségvetési zárolások az előzetes kötelezettségvállalásokhoz	A jóváhagyott és megerősített beszerzési igénylésekhez létrehozott költségvetési zárolások, továbbá a Befejeződött állapotú és Előzetes kötelezettségvállalás költségvetési típusú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések.
   Költségvetési zárolások a meg nem erősített előzetes kötelezettségvállalásokhoz	A jóvá nem hagyott és meg nem erősített beszerzési igénylésekhez létrehozott költségvetési zárolások, továbbá a Vázlat állapotú és Előzetes kötelezettségvállalás költségvetési típusú költségvetési tételjegyzék-bejegyzések. Ezek a manuális módon létrehozott költségvetési zárolások költségvetési tételjegyzék-bejegyzések révén jönnek létre, de nem szerepelnek a teljes költségvetési egyenlegben. Megjegyzés Ha nem jelöli be ezt a jelölőnégyzetet, a költségvetés-ellenőrzés attól még elvégezhető a vázlat állapotú beszerzési igénylésekre vonatkozóan. A költségvetési zárolás összege azonban nem szerepel majd az ezt követő forrásbizonylatokra vonatkozó költségvetés-ellenőrzésben. E beállítás esetén elvégezheti a vázlatbizonylatokra vonatkozó költségvetés-ellenőrzést véglegesített zárolás létrehozása nélkül.

Költségvetés-ellenőrzési forrásdokumentumok kiválasztása

A képernyő Forrásbizonylatok kijelölése területén levő jelölőnégyzetek bejelölésével meghatározhatja, hogy mely forrásbizonylatokra vonatkozzon a költségvetés-ellenőrzés. Bejelölhet olyan jelölőnégyzeteket is, amelyek lehetővé teszik a költségvetés-ellenőrzést a forrásbizonylatok sorainak beírásakor és mentésekor.

Egyeztesse a kiválasztott forrásbizonylatokat és a képernyő Rendelkezésre álló költségvetési alapok területén a rendelkezésre álló költségvetési források kiszámításához bejelölt jelölőnégyzeteket. Ha például kiválasztotta a Költségvetési zárolások a kötelezettségvállalásokhoz elemet, hogy az szerepeljen a rendelkezésre álló költségvetési források kiszámításában, akkor célszerű bejelölnie a Beszerzési rendelések jelölőnégyzetet. Amikor a program költségvetés-ellenőrzést végez egy beszerzési sorban szereplő összegekre és számlákra vonatkozóan, a Kötelezettségvállalás költségvetés-ellenőrzési kategóriát rendeli a zároláshoz.

Megjegyzés

A program forrásbizonylat létrehozásakor végez költségvetés-ellenőrzést, a szerkesztésekor azonban nem. Akkor is történik költségvetés-ellenőrzés, amikor egy forrásbizonylatot elküldenek egy munkafolyamatnak, illetve amikor jóváhagyják és megerősítik azt.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Forrásbizonylatok kijelölése hivatkozásra.

3. Jelölje be a Beszerzési igénylések jelölőnégyzetet. A Beszerzési rendelések és a Szállítói számlák jelölőnégyzetet automatikusan bejelöli a program.

   Ha nem jelöli be a Beszerzési igénylések jelölőnégyzetet, hanem a Beszerzési rendelések jelölőnégyzetet jelöli be helyette, a program automatikusan bejelöli a Szállítói számlák jelölőnégyzetet.

   A Szállítói számlák, az Utazási igénylések és a Költségjelentések jelölőnégyzet a többi forrásbizonylattól függetlenül bejelölhető.

   Megjegyzés

   Amikor bejelöli a Szállítói számlák jelölőnégyzetet, a program engedélyezi a számlanaplókat, a számla-jóváhagyási naplókat és a számlajegyzék-naplókat is a költségvetés-ellenőrzéshez.

4. Nem kötelező: Ha az állami szektorban dolgozik és használni fogja az általános költségvetési foglalásokat, jelölje be a General budget reservations jelölőnégyzetet. További tájékoztatás: Set up general budget reservation rules and reservation types (Public sector).

5. Minden egyes forrásbizonylatnál bejelölheti a Sori tétel költségvetési ellenőrzésének engedélyezése a beírásakor jelölőnégyzetet, ha engedélyezni szeretné a költségvetés-ellenőrzést minden egyes sorra a sor beírásakor és mentésekor.

   Megjegyzés

   Amikor egy beszerzési igénylést átalakítanak beszerzési rendeléssé, a program akkor is elvégzi a költségvetés-ellenőrzést, ha nincs engedélyezve a sorok szintjén történő ellenőrzés. Ez felszabadítja az előzetes kötelezettségvállalást, és létrehozza a tervezett kötelezettségvállalást. Amikor számlát hoznak létre egy beszerzési rendelésből, a program akkor is elvégzi a költségvetés-ellenőrzést, ha nincs engedélyezve a sorok szintjén történő ellenőrzés.

Könyvelési naplók választása a költség-ellenőrzéshez

A képernyő Könyvelési naplók kiválasztása területén levő jelölőnégyzetek bejelölésével meghatározhatja, hogy mely könyvelési naplókra vonatkozzon a költségvetés-ellenőrzés. Emellett bejelölhet olyan jelölőnégyzeteket is, amelyek lehetővé teszik a költségvetés-ellenőrzést a könyvelési naplók sorainak beírásakor és mentésekor.

Megjegyzés

A program könyvelési napló létrehozásakor végez költségvetés-ellenőrzést, a szerkesztésekor azonban nem. Akkor is történik költségvetés-ellenőrzés, amikor egy könyvelési naplót elküldenek egy munkafolyamatnak, illetve amikor jóváhagyják és feladják azt.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Könyvelési naplók kiválasztása hivatkozásra.

3. Az alábbi jelölőnégyzetek bármelyikének bejelölésével engedélyezheti a költségvetés-ellenőrzést a könyvelési naplókra vonatkozóan:

   • Napi naplók

   • Felosztási naplók

   • Projektköltségnaplók

   • Tárgyieszköz-naplók

4. Minden egyes könyvelési naplónál bejelölheti a Sori tétel költségvetési ellenőrzésének engedélyezése a beírásakor jelölőnégyzetet, ha engedélyezni szeretné a költségvetés-ellenőrzést minden egyes sorra a sor beírásakor és mentésekor.

Költségvetési modellek hozzárendelése költségvetés ciklusokhoz

Hozzárendelhet egy költségvetési modellt egy költségvetési ciklushoz, ha költségvetés-ellenőrzést kíván végezni a költségvetési ciklusra vonatkozóan. Egy költségvetési ciklushoz csak egy költségvetési modell használható. A program akkor végez költségvetés-ellenőrzést, ha egy költségvetés-ellenőrzéshez engedélyezett forrásbizonylat vagy könyvelési napló könyvelési dátuma a költségvetési ciklusba esik.

Megjegyzés

Definiálnia kell a költségvetési ciklust, mielőtt egy költségvetési modellhez társítja a költségvetési ciklust. A Költségvetési modellek társítása területen látható Költségvetési modellek hivatkozásra kattintva megnyithatja a Költségvetési modell képernyőt, a Költségvetési ciklus időtartamai hivatkozásra kattintva pedig megnyithatja a Költségvetési ciklus időtartamai képernyőt.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Költségvetési modellek társítása hivatkozásra.

3. Kattintson a Hozzáadás gombra, és válassza ki a költségvetési ciklus időtartamát.

4. Válasszon ki egy költségvetési ciklust.

5. A költségvetési modell kiválasztása. Csak a részmodelleket nem tartalmazó költségvetési modellek használhatók költségvetés-ellenőrzéshez.

Megjegyzés

A költségvetés-ellenőrzéshez használt költségvetési ciklus meghatározható egy költségvetés-ellenőrzési szabályhoz kiválasztott költségvetési ciklus időtartama által is.

Költségvetés-ellenőrzési szabályok meghatározása

A költségvetés-ellenőrzéshez költségvetés-ellenőrzési szabályok szükségesek. Ezek határozzák meg a pénzügyi dimenzióértékek kombinációit a költségvetés-ellenőrzéshez. Ha a részleg és a költséghely pénzügyi dimenziót választotta ki a költségvetés-ellenőrzéshez, szabályokat definiálhat a költségvetés-ellenőrzés hatálya alá tartozó részlegek és költséghelyek adott kombinációihoz. Megadhatja például a Részleg = Értékesítés és a Költséghely = * feltételt, ahol a * egy helyettesítő karakter, amely bármelyik költséghelyet jelentheti.

Megjegyzés

Két vagy több szabályban nem használhatók azonos pénzügyi dimenzióértékekre vonatkozó szabályok. Ha a pénzügyi dimenzióértékek összes kombinációját engedélyezi a költségvetés-ellenőrzéshez, definiálhat egy feltételt nem tartalmazó költségvetés-ellenőrzési szabályt.

A program érvényesíti a költségvetés-ellenőrzési szabályokat azon főkönyvi számlákkal összevetve, amelyeket forrásbizonylaton levő könyvelési felosztásokhoz és könyvelési naplókhoz használnak. Ha a főkönyvi számlákon szereplő pénzügyi dimenziók megfelelnek a költségvetés-ellenőrzési szabályokba felvett pénzügyi dimenzióknak, megtörténik a költségvetés-ellenőrzés.

Példa: Olyan költségvetés-ellenőrzési szabályok definiálása, amelyek eltérő költségvetési küszöbértéket adnak meg egy részleg számára

A program a Paraméterek meghatározása területen megadott alapértelmezett költségvetés-ellenőrzési paraméterértékeket használja, hacsak nem ad meg eltérő költségvetésiciklus-időtartamot, költségvetési időszakot, költségvetési küszöbértéket vagy költségvetés-kezelőt az egyes szabályokhoz. Ha például eltérő költségvetési küszöbértéket kíván rendelni csak az egyik részleghez, definiálhat két költségvetés-ellenőrzési szabályt: egy szabályt az adott részleghez és a hozzá tartozó költségvetési küszöbértékhez, míg egy másik szabályt az összes többi részleghez és a hozzájuk tartozó küszöbértékhez.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Költségvetés-ellenőrzési szabályok meghatározása hivatkozásra.

3. Definiáljon egy szabályt, amelyben a 010-s részleg költségvetési küszöbértéke 90.

   1. Kattintson az Új elemre egy szabály létrehozásához, majd adja meg a szabály nevét és leírását.

   2. Kattintson a Feltételek gyorslapon levő Szűrő hozzáadása elemre.

   3. Az Ahol listáról válassza ki a Részleg pénzügyi dimenziót.

   4. Válassza ki az Operátor lista = elemét, majd adja meg a 010 számot a részleg számaként.

   5. A Költségvetés küszöbértéke mezőbe írja be a 90 értéket.

4. Definiáljon egy második szabályt, amelyben az összes többi részleg költségvetési küszöbértéke 100.

   1. Kattintson az Új elemre egy másik szabály létrehozásához, majd adja meg a szabály nevét és leírását.

   2. Kattintson a Feltételek gyorslapon levő Szűrő hozzáadása elemre.

   3. Az Ahol listáról válassza ki a Részleg pénzügyi dimenziót.

   4. Válassza az Operátor lista nagyobb, mint, és tartalmazza elemét, és adja meg a 020 számot, hogy a feltétel a 010-s részleg kivételével az összes többi részleget tartalmazza.

   5. A Költségvetés küszöbértéke mezőbe írja be a 100 értéket.

Példa: Definiáljon felhasználócsoportra vonatkozó engedélyeket egy felhasználócsoport részére egy költségvetés-ellenőrzési szabályhoz

Költségvetés-ellenőrzési szabály definiálásával egyedi felhasználócsoport-engedélyeket adhat meg a költségvetési összegekhez a pénzügyi dimenziók meghatározott kombinációihoz. Ha az összes felhasználócsoportra vonatkozó alapértelmezett költségvetés-túllépési beállítás Költségvetés-túllépés feldolgozásának megakadályozása, definiálhat egy szabályt, amely eltérő költségvetés-túllépési beállítást tartalmaz egy felhasználócsoport számára a pénzügyi dimenziók adott kombinációihoz. Ha például definiál egy költségvetés-ellenőrzési szabályt, amelynek költségvetési küszöbértéke 90 a 010-s részleg számára, definiálhat felhasználócsoport-engedélyeket a 010-s részleg egyik felhasználócsoportja számára, amelyek az adott felhasználócsoportnak lehetővé tennék a feldolgozást a költségvetés túllépése mellett is.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Költségvetés-ellenőrzési szabályok meghatározása hivatkozásra.

3. Definiáljon egy szabályt, amelyben a 010-s részleg költségvetési küszöbértéke 90.

4. Kattintson a Felhasználói csoport költségvetési engedélyei hivatkozásra.

5. A 010-s részleg egyik felhasználócsoportjához válassza a Költségvetés-túllépés feldolgozásának engedélyezése beállítást a Költségvetés-túllépési lehetőségek mezőben.

   Figyelemfelhívás

   Költségvetési csoportok megadása esetén ki kell választania költségvetés-túllépési beállításokat a költségvetési csoportok ellenőrzésének megakadályozásához vagy engedélyezéséhez abban az esetben, ha nem áll rendelkezésre költségvetési forrás. További információért tekintse át a „Költségvetési csoportok meghatározása” című részt ebben a témakörben.

6. Ha felül kívánja bírálni az aktuális felhasználócsoport költségvetési engedélyeit a költségvetés-ellenőrzés konfigurációjához, kattintson a Másolás elemre. Válassza ki a másolni kívánt felhasználócsoportot, majd módosítsa az adott felhasználócsoport költségvetési engedélyeit.

Főszámlák kiválasztása

Ha a fő számla pénzügyi dimenzió nincs megadva a költségvetés-ellenőrzéshez, kiválaszthatja azokat a fő számlákat, amelyekre a költségvetés-ellenőrzési szabályok vonatkozni fognak. Ha a fő számla pénzügyi dimenzió meg van adva költségvetés-ellenőrzési dimenzióként, akkor a fő számla pénzügyi dimenzió része a költségvetés-ellenőrzési szabályoknak, és ez a beállítási lépés nem szükséges.

Csak Összesen, Eredmény és Kiadás típusú fő számlák választhatók ki, mert jellemzően ezeket a számlákat használják a tényleges kiadásokhoz. Az Összesen típusú számlák azért szerepelnek, mert Összesen típusú fő számlákon is megadhatók költségvetési összegek.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Főszámlák kiválasztása hivatkozásra.

3. Jelölje be a megfelelő jelölőnégyzeteket a fő számlák kiválasztásához, vagy kattintson Az összes kijelölése gombra az összes fő számla kiválasztásához.

4. A Kiválasztás gombra kattintva definiálhat egy lekérdezést is a fő számlák listájának szűréséhez.

Választható lehetőség: Költségvetési csoportok meghatározása

A Költségvetési csoportok meghatározása területen megadhat költségvetési csoportokat egy költségvetési gyűjtő kialakításához, illetve olyan pénzügyi dimenzióértékek gyűjteményének kialakításához, amelyek költségvetései csoportosítva lesznek egy másodlagos költségvetés-ellenőrzéshez. A program mindig ellenőrzi a költségvetés-ellenőrzési szabályban található pénzügyi dimenziók kombinációihoz tartozó költségvetési összegeket. Ha a pénzügyi dimenziók valamely kombinációja egy költségvetési csoportban is megtalálható, a program elvégez egy második költségvetés-ellenőrzést a költségvetési csoport szintjén.

Ha például létezik egy költségvetés-ellenőrzési szabály a részleg és költséghely pénzügyi dimenziók összes kombinációjához, definiálhat egy költségvetési csoportot a 010-s részleghez, amely az adott részleg összes költséghelyét tartalmazza. Ez a költségvetési csoport összegyűjti a 010-s részleg összes költséghelyének költségvetését. Ha egy kezdeti költségvetés-ellenőrzés sikertelen volt a 010-s részleg egyik költséghelyénél, a program elvégez egy második költségvetés-ellenőrzést a 010-s részleg összes költséghelyének összegzett költségvetésére vonatkozóan.

Megjegyzés

Egy költségvetési csoporthoz több feltétel is megadható. A program az összes feltételt használja a költségvetési csoport pénzügyi dimenzióból álló kombinációk meghatározásához. Egymást átfedő feltételek nem engedélyezettek költségvetési csoportok és a költségvetési csoport tagjai között.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

   Kattintson a Költségvetési csoportok meghatározása hivatkozásra.

   A főkönyv neve a hierarchia tetején jelenik meg.

2. Kattintson a Hozzáadás gombra a költségvetési csoport tagjának létrehozásához. Írja be a költségvetési csoport nevét és leírását.

   Csoporttag hozzáadásakor megadhat szűrőfeltételeket, módosíthatja a felhasználócsoport engedélyeit, és módosíthatja a költségvetés-ellenőrzés alapértelmezett tulajdonságait.

3. Kattintson a Feltételek gyorslapon levő Szűrő hozzáadása elemre.

4. Ebben a példában válassza a Részleg pénzügyi dimenziót az Ahol listáról.

5. Válassza ki az Operátor lista = elemét, majd adja meg a 010 számot a részleg számaként.

   Megjegyzés

   A másodlagos költségvetés-ellenőrzés végrehajtásához a költségvetés-ellenőrzési szabályokra vonatkozó Felhasználói csoport költségvetési engedélyei képernyőn levő Kerettúllépési beállítás költségvetési csoport ellenőrzéséhez beállításnál a Költségvetési csoport ellenőrzésének végrehajtása, ha nem állnak rendelkezésre költségvetési alapok lehetőséget kell választani.

Választható lehetőség: Üzenetszintek meghatározása a felhasználócsoportok számára

Az Üzenetszintek meghatározása területen megadhatja, hogy a költségvetés-ellenőrzési figyelmeztető üzenetek ne jelenjenek meg a kijelölt felhasználócsoportok számára. A kijelölt felhasználócsoportokban levő felhasználók továbbra is megkapják a hibaüzeneteket, a költségvetés-túllépési engedélyeiktől függően.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Üzenetszintek meghatározása hivatkozásra.

3. Kattintson Az összes kijelölése gombra, vagy jelölje be a jelölőnégyzetet azon felhasználócsoportok mellett, amelyek nem kapják majd meg a költségvetés-ellenőrzési figyelmeztető üzeneteket.

   Megjegyzés

   Ha egy felhasználó több felhasználócsoport tagja, és kijelöl egy olyan felhasználócsoportot, amelyben a felhasználó szerepel, az adott felhasználó számára nem jelennek majd meg figyelmeztető üzenetek.

Költségvetés-ellenőrzés aktiválása

A Költségvetés-ellenőrzés aktiválása területen aktívvá tehet egy vázlatverziójú költségvetés-ellenőrzési konfigurációt, ha az Aktiválás gombra kattint. A költségvetés-ellenőrzés bekapcsolásakor az aktív költségvetés-ellenőrzési konfiguráció lép érvénybe.

Figyelemfelhívás

Ha kikapcsolja a költségvetés-ellenőrzést, a program eltávolítja a Vázlat állapotú forrásbizonylatokat és könyvelési naplókat a költségvetés-ellenőrzési követési rendszerből. Ezt követően nem történik több költségvetés-ellenőrzés. Ha újból bekapcsolja a költségvetés-ellenőrzést, előfordulhat, hogy manuálisan kell helyesbítenie a költségvetést a zárolt költségvetési összegek kijavításához.

1. Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetés-ellenőrzés > Költségvetés-ellenőrzés konfigurációja.

2. Kattintson a Költségvetés-ellenőrzés aktiválása hivatkozásra.

3. Kattintson az Aktiválás gombra a költségvetés-ellenőrzési konfiguráció vázlatverziójának aktiválásához.

   Az Utolsó aktiválás dátuma mezőben megjelenik az aktuális dátum, az Aktiválta: mezőben pedig megjelenik az Ön felhasználói azonosítója.

4. Kattintson a Bekapcsolás lehetőségre a költségvetés-ellenőrzés elindításához az aktív konfiguráció használatával.

   A költségvetési-ellenőrzés állapota Bekapcsolva értékre változik, a Bekapcsolás lehetőség helyén pedig megjelenik a Kikapcsolás lehetőség.