Költségvetési munkafolyamatok beállítása

Cikk
08/03/2018

Alkalmazási terület: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Némely szervezetnél követelmény, hogy a költségvetési dokumentumokat, például a költségvetési tételjegyzék-bejegyzéseket és az általános költségvetési foglalásokat jóváhagyja egy olyan személy, aki nem azonos a dokumentum vagy bejegyzés készítőjével. Költségvetési munkafolyamat létrehozásával jóváhagyási folyamatot alakíthat ki. Emellett más folyamatokat is beállíthat a költségvetési egyenlegek felhasználói beavatkozás nélküli frissítésére, vagy a költségvetési dokumentumokban szereplő információk felhasználói ellenőrzésére.

A munkafolyamat egy üzleti folyamatot jelent. Meghatározza, hogy hogyan halad végig egy dokumentum a rendszeren keresztül, és megmutatja, kinek kell elvégznie a feladatot és jóváhagynia a dokumentumot. A munkafolyamat-rendszer használata számos előnnyel jár a szervezeténél:

Egységes folyamatok — Meghatározhatja az egyes dokumentumok jóváhagyási folyamatát, például a beszerzési igénylésekét és költségjelentésekét. A munafolyamat-rendszer segítségével biztosítható, hogy a dokumentumok feldolgozása és jóváhagyása egységes és hatékony módon történjen.
A folyamat láthatósága – Nyomon követheti egy meghatározott munkafolyamat-példány állapotát, előzményeit és teljesítmény metrikáit. Ennek segítségével meghatározhatja, hogy kell-e módosításokat végezni a munkafolyamatban a hatékonyság növelésének érdekében.
Központi munkalista – A felhasználók megjeleníthetik a centralizált munkalistát, amelyben megnézhetik a hozzájuk rendelt munkafolyamat-feladatokat és jóváhagyásokat. Ez a munkalista elérhető a szerepkörfőoldalakról a Microsoft Dynamics AX ügyfélalkalmazásban és az Enterprise Portal alkalmazásban.

Költségvetési munkafolyamatok

Az itt leírt útmutatás alapján munkafolyamat-konfigurációkat állíthat be és engedélyezhet a költségvetési dokumentumokra. A dokumentum típusától függően manuális vagy munkafolyamat keretében történő jóváhagyást írhat elő, vagy mellőzheti is a jóváhagyást.

Költségvetési számlabejegyzésekre vonatkozó munkafolyamat beállításához a munkafolyamatnak egy másik, költségvetési tételjegyzék-bejegyzéshez kapcsolódó munkafolyamat részének kell lennie. Ha egy költségvetési tételjegyzék-bejegyzés minden költségvetési számlabejegyzése jóváhagyható csoportosan, Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata is használható. Amennyiben a költségvetési számlabejegyzés sorai különböző munkafolyamat-jóváhagyást igényelnek, egy Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata segítségével különböző munkafolyamat-konfigurációkat kell létrehoznia. Igénybe vehet például egy Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata-konfigurációt egy magasabb összeg ellenőrzésére és jóváhagyására, illetve egy másik Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata-konfigurációt egy alacsonyabb összeghez.

A költségvetési tételjegyzék-bejegyzési munkafolyamatokat a költségvetési típusok azonosítására beállított bármely költségvetési kóddal használhatja. Miután egy költségvetési kódhoz munkafolyamatot rendelt, az adott költségvetési kódot használó minden költségvetési tételjegyzék-bejegyzéshez munkafolyamat-jóváhagyásra lesz szükség a költségvetési egyenlegek frissítése előtt. További tájékoztatás: Költségvetési kódok definiálása.

Ha létrehoz egy költségvetési dokumentumhoz kapcsolódó munkafolyamat-konfigurációt, a dokumentum mentésekor új vezérlőelemek jelennek meg a képernyő tetején. Ezek között szerepel egy sárga információs sáv és a Küldés gomb vagy a Műveletek menü. További tájékoztatás: Dokumentum küldése és Munkafolyamat-műveletek.

Megjegyzés

A Költségvetési tételjegyzék-bejegyzés képernyő egyes gombjai nem érhetők el, ha már egy költségvetési tételjegyzék-bejegyzést elküldött munkafolyamat-jóváhagyásra. A költségvetési tételjegyzék-bejegyzés vagy számlabejegyzés jóváhagyásakor válnak elérhetővé a Frissítés és az Átutalás menük elemei. Előfordulhat ugyanakkor, hogy a képernyő egyéb vezérlőelemei és mezői nem lesznek elérhetők. Ha módosít egy már jóváhagyott költségvetési tételjegyzék-bejegyzést, a bejegyzést újra el kell küldeni a munkafolyamatba. A költségvetési tételjegyzék-bejegyzések a költségvetési egyenlegek frissítését követően nem módosíthatók.

A Microsoft Dynamics AX munkafolyamataival kapcsolatos áttekintést lásd: A munkafolyamat-rendszer áttekintése, illetve Munkafolyamat – fogalmak.

Munkafolyamat-jóváhagyások az alábbi költségvetési dokumentumtípusokhoz használhatók.

Költségvetési menüelem	Dokumentumtípus
Költségvetési tervek Megjegyzés Ez a vezérlő csak akkor érhető el, ha a Microsoft Dynamics AX 2012 R2 vagy AX 2012 R3 telepítve van.	Költségvetési terv
Költségvetési tételjegyzék-bejegyzés	Költségvetési tételjegyzék-bejegyzés
Költségvetési számlabejegyzések	Költségvetési számlabejegyzés
Commitments	Kötelezettség
General budget reservations	Általános költségvetési foglalás

Új vagy módosított az A Microsoft Dynamics AX 2012 R2, az A Microsoft Dynamics AX 2012 R3 és az Általános költségvetési foglalás KB3047235 gyorsjavítása esetén

Költségvetés-tervezési folyamat beállítása előtt költségvetési munkafolyamatokat kell létrehoznia a költségvetési tervekhez. A költségvetési tervhez beállított munkafolyamat-konfiguráció költségvetési tervek, illetve az azokhoz kapcsolódó munkalapok és indoklások ellenőrzésre és jóváhagyásra való beküldésére szolgál a költségvetés-tervezési folyamatok egyes fázisaiban. A költségvetés-tervezési folyamat határozza meg a költségvetés-tervezési szakaszok sorrendjét, és egy költségvetési szervezeti hierarchiához rendeli a folyamatot. A munkafolyamat konfigurálásakor költségvetési szervezet, biztonsági szerepkör vagy felhasználói csoport alapján felhasználókat társíthat a munkafolyamat egyes feladataihoz.

A költségvetés-tervezési folyamat konfigurálásakor minden költségvetés-tervezési munkafolyamathoz költségvetési munkafolyamat-azonosítót kell rendelnie. Miután a költségvetési tervet elküldte a munkafolyamatba, és egy felhasználó végzett a feladatával, a költségvetési terve a következő költségvetés-tervezési szakaszba lép a költségvetési munkafolyamat-konfiguráció szakaszváltó eleme segítségével.

A létrehozható munkafolyamat-típusok

Az alábbi táblázatban a Költségvetés modulban létrehozható munkafolyamatok típusai szerepelnek.

Típus	Funkció
Költségvetés-tervezési munkafolyamatok Megjegyzés Ez a vezérlő csak akkor érhető el, ha a Microsoft Dynamics AX 2012 R2 vagy AX 2012 R3 telepítve van.	Ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatokat hozhat létre költségvetési tervekhez. A költségvetés-tervezési munkafolyamatoknak minden következő tervezési fázisba lépéshez egy szakaszváltó elemet kell használniuk. Például egy három fázisból álló költségvetés-tervezési munkafolyamathoz két szakaszváltó elem szükséges, amelyek összekötik a három költségvetés-tervezési szakaszhoz társított három jóváhagyási elemet. További információért lásd a A költségvetés-tervezés konfigurációja és beállítása témakör Munkafolyamatok szakaszát. Költségvetési terv jóváhagyása – Jóváhagyási elem létrehozása költségtervekhez. Társított költségvetési terv aktiválása – Automatizált feladat létrehozása a szülő költségvetési tervhez társított költségvetési terv aktiválásához. Költségvetési terv szakaszváltása – Automatizált feladat létrehozása a költségvetés-tervezés különböző fázisai közötti váltáshoz. Költségvetés-tervezési szakasz felosztása – Automatizált feladat létrehozása egy becsült költségterv felosztási ütemezéséhez igazodó költségvetés-tervezési szakaszfelosztás végrehajtásához. Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez. Befejezett társított költségvetési terv(ek) áttekintése – Feladat létrehozása egy felhasználó számára egy adott szülő költségvetési tervhez társított kész költségvetési tervek ellenőrzésére. Költségvetési terv áttekintése – Költségvetési tervek ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása egy felhasználó számára.
Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata	Ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása költségvetési számlabejegyzésekhez. Költségvetési számlabejegyzési munkafolyamatok költségvetési tételjegyzék-bejegyzési munkafolyamatba foglalásához Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata használata szükséges. Ez a munkafolyamat-típus szokásos munkafolyamat-elemeket, illetve költségvetési számlabejegyzésekhez használható elemeket tartalmaz: Költségvetési számla bejegyzésének jóváhagyása – Jóváhagyási elem létrehozása költségvetési számlabejegyzésekhez. Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez. Költségvetési számlabejegyzés értékelése – Költségvetési számlabejegyzés pontosságának ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása felhasználó számára.
Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata	Ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása költségvetési tételjegyzék-bejegyzésekhez. Ez a munkafolyamat-típus szokásos munkafolyamat-elemeket, illetve költségvetési tételjegyzék-bejegyzési munkafolyamatokhoz használható elemeket tartalmaz: Költségvetési tételjegyzék-bejegyzés jóváhagyása – Jóváhagyási elem létrehozása költségvetési tételjegyzék-bejegyzésekhez. Költségvetési egyenlegek költségvetési nyilvántartásának módosítása – Automatizált feladat létrehozása költségvetési egyenlegek frissítéséhez. Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez. Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata – Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata típus belefoglalása. Költségvetési nyilvántartási bejegyzés értékelése – Költségvetési tételjegyzék-bejegyzés pontosságának ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása felhasználó számára.
Commitments approval	Jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása kötelezettségekhez. Kötelezettségi munkafolyamat beállítását és aktiválását követően minden kötelezettségnek azt kel használnia. Ez a munkafolyamat-típus a szokásos munkafolyamat-elemek mellett kötelezettség-jóváhagyási munkafolyamatokhoz használható elemeket tartalmaz: Commitment approval – Jóváhagyási elem létrehozása kötelezettségekhez. Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez. Commitment task – Kötelezettség pontosságának ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása felhasználó számára.
General budget reservations	Jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása általános költségvetési foglalásokhoz. Miután beállította ezt a munkafolyamatot, a használatához társítani kell azt egy foglalási típushoz. Az azonos típusú általános költségvetési foglalások ugyanazt a munkafolyamatot használják. Ez a munkafolyamat-típus szokásos munkafolyamat-elemeket, és olyan elemeket tartalmaz, amelyeket általános költségvetési foglalások jóváhagyási munkafolyamataihoz használhat: Commitment approval – Jóváhagyási elem létrehozása általános költségvetési foglalásokhoz. Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez. Commitment task – Általános költségvetési foglalás pontosságának ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása felhasználó számára.

Költségvetés-tervezési munkafolyamatok

Megjegyzés

Ez a vezérlő csak akkor érhető el, ha a Microsoft Dynamics AX 2012 R2 vagy AX 2012 R3 telepítve van.

Ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatokat hozhat létre költségvetési tervekhez. A költségvetés-tervezési munkafolyamatoknak minden következő tervezési fázisba lépéshez egy szakaszváltó elemet kell használniuk. Például egy három fázisból álló költségvetés-tervezési munkafolyamathoz két szakaszváltó elem szükséges, amelyek összekötik a három költségvetés-tervezési szakaszhoz társított három jóváhagyási elemet. További információért lásd a A költségvetés-tervezés konfigurációja és beállítása témakör Munkafolyamatok szakaszát.

Költségvetési terv jóváhagyása – Jóváhagyási elem létrehozása költségtervekhez.
Társított költségvetési terv aktiválása – Automatizált feladat létrehozása a szülő költségvetési tervhez társított költségvetési terv aktiválásához.
Költségvetési terv szakaszváltása – Automatizált feladat létrehozása a költségvetés-tervezés különböző fázisai közötti váltáshoz.
Költségvetés-tervezési szakasz felosztása – Automatizált feladat létrehozása egy becsült költségterv felosztási ütemezéséhez igazodó költségvetés-tervezési szakaszfelosztás végrehajtásához.
Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez.
Befejezett társított költségvetési terv(ek) áttekintése – Feladat létrehozása egy felhasználó számára egy adott szülő költségvetési tervhez társított kész költségvetési tervek ellenőrzésére.
Költségvetési terv áttekintése – Költségvetési tervek ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása egy felhasználó számára.

Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata

Ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása költségvetési számlabejegyzésekhez. Költségvetési számlabejegyzési munkafolyamatok költségvetési tételjegyzék-bejegyzési munkafolyamatba foglalásához Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata használata szükséges.

Ez a munkafolyamat-típus szokásos munkafolyamat-elemeket, illetve költségvetési számlabejegyzésekhez használható elemeket tartalmaz:

Költségvetési számla bejegyzésének jóváhagyása – Jóváhagyási elem létrehozása költségvetési számlabejegyzésekhez.
Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez.
Költségvetési számlabejegyzés értékelése – Költségvetési számlabejegyzés pontosságának ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása felhasználó számára.

Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata

Ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása költségvetési tételjegyzék-bejegyzésekhez.

Ez a munkafolyamat-típus szokásos munkafolyamat-elemeket, illetve költségvetési tételjegyzék-bejegyzési munkafolyamatokhoz használható elemeket tartalmaz:

Költségvetési tételjegyzék-bejegyzés jóváhagyása – Jóváhagyási elem létrehozása költségvetési tételjegyzék-bejegyzésekhez.
Költségvetési egyenlegek költségvetési nyilvántartásának módosítása – Automatizált feladat létrehozása költségvetési egyenlegek frissítéséhez.
Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez.
Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata – Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata típus belefoglalása.
Költségvetési nyilvántartási bejegyzés értékelése – Költségvetési tételjegyzék-bejegyzés pontosságának ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása felhasználó számára.

Commitments approval

Jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása kötelezettségekhez. Kötelezettségi munkafolyamat beállítását és aktiválását követően minden kötelezettségnek azt kel használnia.

Ez a munkafolyamat-típus a szokásos munkafolyamat-elemek mellett kötelezettség-jóváhagyási munkafolyamatokhoz használható elemeket tartalmaz:

Commitment approval – Jóváhagyási elem létrehozása kötelezettségekhez.
Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez.
Commitment task – Kötelezettség pontosságának ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása felhasználó számára.

General budget reservations

Jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása általános költségvetési foglalásokhoz. Miután beállította ezt a munkafolyamatot, a használatához társítani kell azt egy foglalási típushoz. Az azonos típusú általános költségvetési foglalások ugyanazt a munkafolyamatot használják.

Ez a munkafolyamat-típus szokásos munkafolyamat-elemeket, és olyan elemeket tartalmaz, amelyeket általános költségvetési foglalások jóváhagyási munkafolyamataihoz használhat:

Commitment approval – Jóváhagyási elem létrehozása általános költségvetési foglalásokhoz.
Folyamatvezérlők – Normál munkafolyamat-elemek létrehozása elágazást jelentő döntésekhez és műveletekhez.
Commitment task – Általános költségvetési foglalás pontosságának ellenőrzésére irányuló feladat létrehozása felhasználó számára.

Munkafolyamat létrehozása

Munkafolyamat létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket.

Kattintson a Költségvetés készítése > Beállítás > Költségvetési munkafolyamatok.
A Műveleti ablaktábla elemen kattintson az Új.
Válassza ki a létrehozni kívánt munkafolyamat típusát.
Kattintson a Munkafolyamat létrehozása hivatkozásra. Megjelenik a munkafolyamat-szerkesztő. Tervezze meg a munkafolyamatot. Ehhez húzza a kívánt munkafolyamat-elemeket a vászonra.
A munkafolyamat egyes elemeinek konfigurálása. További tájékoztatás: A munkafolyamat-elemek konfigurálása.
Ha további munkafolyamatokat kíván létrehozni a Költségvetés modulban, ismételje meg a 2–5. lépéseket.

Számított mezők és kifejezések

A költségvetési munkafolyamat-jóváhagyásokhoz a következő számított mezők és kifejezések használhatók. Minden munkafolyamathoz megadhat olyan feltételeket, amelyek ezeket a számított mezőket és kifejezéseket tartalmazzák.

Számított mező	Leírás
Költségvetési ellenőrzés eredménye	A költségvetés-ellenőrzés eredménye. A lehetséges eredmények a következők: A költségvetés megfelelt az ellenőrzésen., A költségvetés megfelelt az ellenőrzésen, de csak figyelmeztetésekkel., A költségvetés nem felelt meg az ellenőrzésen., illetve A költségvetés nem lett ellenőrizve.. Ez a mező a Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata és a Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata konfigurációkhoz érhető el.
Átviteli szabály megsértése	Költségvetés-átviteli szabály megsértésének értékelése. Lehetséges értékek: Igen és Nem. Ha megsértenek egy költségvetés-átviteli szabályt, és a beállítás értéke Igen, abban az esetben a munkafolyamat hozzárendelhető egy olyan felhasználóhoz, aki a költségvetés-átviteli szabályok megsértésekor jogosult a költségvetés-átvitelek jóváhagyására. Ez a mező a Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata és a Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata konfigurációkhoz érhető el.
Tranzakció pénznemének összege	A tranzakció összege a könyvelési pénznemben. Ez a mező a Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata és a Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata konfigurációkhoz érhető el. Megjegyzés Ha a Tranzakció pénznemének összege értékét használja az átviteli műveletekhez, meg kell adnia egy második feltételt is az esetleges negatív összegek figyelmen kívül hagyásához. Példa: Ahol Költségvetési számlabejegyzések.Tranzakció pénznemének összege kevesebb mint 100 000 és Költségvetési számlabejegyzések.Tranzakció pénznemének összege nagyobb mint 0

Költségvetési ellenőrzés eredménye

A költségvetés-ellenőrzés eredménye. A lehetséges eredmények a következők: A költségvetés megfelelt az ellenőrzésen., A költségvetés megfelelt az ellenőrzésen, de csak figyelmeztetésekkel., A költségvetés nem felelt meg az ellenőrzésen., illetve A költségvetés nem lett ellenőrizve..

Ez a mező a Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata és a Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata konfigurációkhoz érhető el.

Átviteli szabály megsértése

Költségvetés-átviteli szabály megsértésének értékelése. Lehetséges értékek: Igen és Nem. Ha megsértenek egy költségvetés-átviteli szabályt, és a beállítás értéke Igen, abban az esetben a munkafolyamat hozzárendelhető egy olyan felhasználóhoz, aki a költségvetés-átviteli szabályok megsértésekor jogosult a költségvetés-átvitelek jóváhagyására.

Ez a mező a Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata és a Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata konfigurációkhoz érhető el.

Tranzakció pénznemének összege

A tranzakció összege a könyvelési pénznemben.

Ez a mező a Költségvetési számlabejegyzés munkafolyamata és a Költségvetési nyilvántartási bejegyzés munkafolyamata konfigurációkhoz érhető el.

Megjegyzés

Ha a Tranzakció pénznemének összege értékét használja az átviteli műveletekhez, meg kell adnia egy második feltételt is az esetleges negatív összegek figyelmen kívül hagyásához. Példa:

Ahol Költségvetési számlabejegyzések.Tranzakció pénznemének összege kevesebb mint 100 000
és Költségvetési számlabejegyzések.Tranzakció pénznemének összege nagyobb mint 0

Résztvevőtípusok

Az alábbi résztvevőcsoportokhoz rendelhet munkafolyamat-elemeket.

Felhasználócsoport	Leírás
Költségvetés-kezelő résztvevői	A munkafolyamat-elemet olyan felhasználóhoz rendelje, aki a költségvetés-ellenőrzési konfigurációban költségvetés-kezelőként van kijelölve. A költségvetés-kezelő jóváhagyhatja a költségvetési tételjegyzék-bejegyzéseket. A költségvetési-ellenőrzési szabályok segítségével további költségvetés-kezelők határozhatók meg az egyes pénzügyi dimenzióértékekhez. További tájékoztatás: Költségvetés-ellenőrzési konfiguráció (képernyő).
Költségvetési szervezet résztvevői Megjegyzés Ez a vezérlő csak akkor érhető el, ha a Microsoft Dynamics AX 2012 R2 vagy AX 2012 R3 telepítve van.	Rendelje hozzá a munkafolyamat-elemet egy költségvetés-szervezeti résztvevőhöz. A költségvetés-szervezeti résztvevők csak költségvetés-tervezési munkafolyamatokhoz érhetők el.
Biztonsági szerepkör résztvevői	Munkafolyamat-elem hozzárendelése egy Microsoft Dynamics AX biztonsági szerepkörhöz.
Felhasználói csoport résztvevői	Munkafolyamat-elem hozzárendelése egy Microsoft Dynamics AX felhasználócsoporthoz.