Ki végzi a munkát, mikor és hol?

Ebben a lépésben meg kell tudnia, hogy ki végzi el a munkát. Mi az illető szerepe?

Előfordulhat, hogy egyszerűbb az emberek nevével kezdeni, de meg kell értenie, hogy mi a feladatuk egy feladat végrehajtása során. Például:

• Bármely alkalmazott, aki költségjelentést küld el

• A jelentéskészítő vezetője, aki jóváhagyja a jelentést (az elküldővel való kapcsolata a kulcs)

• Könyvelési szakértő, aki áttekinti a jelentést (egy adott csapatban való részvétele a legfontosabb)

• Az összesített pénzügyeket áttekintő pénzügyi igazgató (a konkrét cím a legfontosabb)

Előfordulhat, hogy ugyanaz a személy személy tölti be mindezeket a szerepköröket, de a legfontosabb, hogy megértsék a feladat végrehajtása során betöltött szerepkörét. A szerepkörök megismerése segítséget nyújt az alkalmazás képernyőinek megtervezésében, valamint a hozzáférhetőség és biztonság konfigurálásában. (Ezekkel a tervezési fázisban foglalkozunk.)

Informatikai kifejezésekkel élve, minden egyes személyt vagy csoportot, akik ugyanazt a feladatot végzik, munkaszerepkörnek nevezik, és a hozzájuk tartozó jellemzőik leírását egy általános személy azonosítja (akihez a könnyebb hivatkozás érdekében gyakran társítanak nevet).

Miután a Ki? kérdésre választ adott, tegye fel az alábbi kérdéseket:

• Milyen eszközt használ? Hol van a munkavégzés elsődleges helye? Az irodában? Az ügyfél telephelyén? Gyárban? (Ezt a következő szakaszokban fogjuk megvitatni.)

• Milyen más rendszereket használ rendszeresen? (Ennek ismerete hasznos lesz a tervezési fázisban. Például egy vezető, aki "a Microsoft Teams alkalmazásban „él”, valószínűleg ott szeretné megkapni a jóváhagyási kérelmeket, nem e-mailben.)

• Mit nyerne ez a személy, ha az alkalmazást használná, vagy együttműködne az új folyamattal?

Az utolsó pont nagyon fontos, mivel a folyamatban részt vevő személyek ellenkezhetnek vagy habozhatnak az alkalmazás által kezelt lépések előtt vagy után. Ennek eredményeként az alkalmazás nem használható az együttműködés hiánya miatt.

Tipp.

Fontos tudni, hogy kit érint majd az üzleti folyamat változása. Azonosítsa, hogy ki fogja használni az alkalmazást, és hogy kit fog érinteni ez a változás, még akkor is, ha az illető nem használja az alkalmazást.

Tipp.

Amikor végrehajtja ezt az elemzést, hogy olyan információkhoz jusson hozzá, amelyeknek eddig nem volt birtokában, az a legjobb, ha beszél az illetővel, és megismeri a szemszögét. Természetesen bocsátkozhat feltételezésekbe arról, hogyan végzi a munkát, de meglepő, hogy mi mindent meg lehet tudni egy gyors beszélgetésből — nemcsak, hogy hogyan végzi a munkát ma, hanem azt is, hogy később hogyan szeretné.

Milyen gyakran végzi a munkát?

Írja le a feladat elvégzésének gyakoriságát is. Naponta, hetente, alkalmanként, időszakosan?

Egy naponta használt alkalmazás esetén a tervezési megfontolások mások, mint egy olyan program esetén, amelyet csak alkalmanként használnak. (Az előbbi esetben például mindennek gördülékenynek kell lennie, míg az utóbbinak valószínűleg érdemes több magyarázó szöveget tartalmaznia.)

Hol végzi a munkát?

A probléma megoldásához hozzájáruló minden egyes személy esetén gondolja végig, hogy az illető hogyan dolgozik:

• Olyan feladat ez, amit az íróasztalnál végez?

• Terepen dolgozik, egy megadott helyen?

• Mozog-e az illető a terepen?

Érdemes megtudni, hogy az egyes felhasználók hogyan dolgoznak, így a létrehozott megoldás megfelelő lehet számukra.

• Mobilalkalmazás-e a céltermék?

• Asztali alkalmazás?

• Szükség van mobil és asztali verzióra is?

Összekapcsolhatósággal kapcsolatos szempontok

Felléphetnek-e a hálózatra a dolgozók a munka rájuk eső részének végrehajtása során?

Olyan terepen vannak-e, ahol nincs kapcsolat? Képes-e a felhasználó az automatizált megoldás használatára, hogy valós időben rögzítse az adatokat, és hogy a kapcsolat létrehozásakor szinkronizálja azokat?

Mit kell tudni a folyamat többi résztvevőjének (ha van ilyen), miközben az ezt a lépést teljesítő személy offline módban van?

Ennek megismerése segít annak megállapításában, hogy szükség van-e olyan folyamatokra, amelyek helyileg rögzítik az adatot, így a felhasználó „leválasztható”, amíg az újbóli kapcsolódáskor szinkronizálja az eredményeket.

Eszközökkel kapcsolatos megfontolások

Ahogy megérti, hogyan működnek közre az egyes közreműködők a probléma megoldásában, az is fontos, hogy megtudja, milyen eszközöket használnak. Ha a dolgozó terepen van, és csak a telefonon vagy a táblagépen dolgozik, akkor ezt jó tudni, amikor elkezdi a képernyők kinézetének és működésének meghatározását. Ha az összes közreműködő asztali vagy hordozható számítógépen dolgozik, akkor különböző tervezési megközelítéseket is alkalmazhat. Létrehozhat egymással működő asztali és mobil megoldásokat is.

Példa: a költségjelentési folyamathoz tartozó általános személyek

Ezek azok a szerepkörök, a munkastílusok és a preferenciák típusai, amelyeket a költségjelentési folyamat áttekintése során feljegyeztünk.

Lee – értékesítő

• Szinte mindig úton

• Az ügyfelekkel való találkozáskor szívesebben dolgozik táblagépen

• Nem mindig rendelkezik internetkapcsolattal, ezért képesnek kell lennie offline dolgozni

• Inkább a lehető leghamarabb rögzíti saját kiadásait és bevételeit, miután azok megtörténtek;

Nick – Értékesítési igazgató

• Szinte mindig úton

• Csak érintőképernyőre van szüksége

• A távoli telephelyek esetén kapcsolat nélküli támogatásra van szüksége

• Felelős az összes közvetlen beosztottjuk költségjelentésének jóváhagyásáért

Shawna – Ügyfélszolgálat

• Elsősorban asztali gépeket használ

• Jellemzően vállal költségeket a csapatszellem nevében, azonosítania kell az idetartozó alkalmazottakat

Rebecca – auditor

• Az összes telephelyen minden munkatárssal kommunikálnia kell

• Alkalmanként utazási költségei vannak

• Elsősorban asztali számítógépet használ, de inkább mobiltelefont használ

• Általában van internet-hozzáférése

• Felelős az alkalmazottak jelentési eljárásokkal való teljes körű megfelelésének biztosításáért

Abhay – könyvelő

• Át kell tudnia tekinteni az összes költségjelentést és nyugtát

• Felelős az egyes költségjelentések megfelelőségének biztosításáért

• Nagy mennyiségű munkája van; gyorsan fel kell tudnia dolgozni az információkat

• Jelentést kell tudnia tenni erről, hogy a költségek hogyan férnek bele a költségvetésbe

Charlotte – pénzügyi igazgató

• Szem előtt kell tartania a teljes költségvetést, és segítenie kell a részlegek vezetőinek, hogy azon belül maradjanak

• Különböző irodákba utazik, külső találkozókat és konferenciákat tart, és saját költségeit kell fedeznie

• Működik az irodából, távolról és otthonról különböző eszközök— használatával, asztali számítógépen, telefonon és táblagépen

• Nem mindig van internet-hozzáférése

Amikor megvizsgáltuk konkrétan a folyamat első lépését (egy költségjelentés létrehozása), az alábbiakat dokumentáltuk.

1. feladat: költségjelentés létrehozása

Ki végzi ezt el?	Az összes alkalmazott
Hol végzik a munkát?	Az irodában, az ügyfél telephelyén vagy útközben
Mikor végzik a munkát?	Alkalmi módon. Egyes alkalmazottak ezt legalább heti rendszerességgel végzik. Mások csak évente egyszer-kétszer.
Online vagy offline?	Ez jelenleg papíron történik, de a csapat szeretne átállni a digitális munkavégzésre. Az adatbevitel kapcsolat nélküli módban is elvégezhető, ha nincs elérhető kapcsolat. Az értékesítőknek nem kell online lenniük ahhoz, hogy megkezdjék a nyugták és a költségek rögzítését. (Előfordulhat például, hogy ezt a hazafelé tartó repülőúton szeretnék elvégezni.)
Eszközök?	Telefon, táblagép, laptop vagy asztali gép

Következő lépés: Milyen tevékenységeket végeznek?

Megjegyzés

Megosztja velünk a dokumentációja nyelvi preferenciáit? Rövid felmérés elvégzése. (ne feledje, hogy ez a felmérés angol nyelvű)

A felmérés elvégzése körülbelül hét percet vesz igénybe. Semmilyen személyes adatot nem gyűjtünk (adatvédelmi nyilatkozat).