Folyamattervezés
A folyamatautomatizálás tervezésekor az első lépés annak eldöntése, hogy mikor és hogyan automatizál. A jelenleg használt üzleti folyamatot megvizsgálva először meg kell határoznia, hogy a folyamat mely része automatizálható.
Az automatizálási területek azonosítása
Az automatizálási lehetőségekkel elérhető előnyök az alábbi kategóriákba sorolhatók:
Egységesített üzleti szabályok következetes alkalmazása
A kézi munkavégzés csökkentése ismétlődő folyamatokkal
Az emberi hibák csökkentése
Leegyszerűsítheti a jóváhagyásokat
Hatékonyság fokozása nagy volumenű tranzakciókban
Adatok hatékony mozgatása a rendszerek között (a manuális adatbevitel csökkentése)
A rendelkezésre álló erőforrások használatának maximalizálása
Az átviteli sebesség növelése
Egységesített üzleti szabályok alkalmazása
Az üzleti szabály ha/akkor logika, amely az üzleti irányelveket alkalmazza. Az automatizálása biztosítja, hogy minden alkalommal következetesen kövessék ezeket.
A minta költségjelentési forgatókönyvünkben egy üzleti szabály megköveteli, hogy ha egy költségjelentés összege meghaladja a $10,000-t, akkor azt a pénzügyi igazgatónak is jóvá kell hagynia. A folyamat automatizálásával a Abhay biztosíthatja, hogy a nagy összegű költségjelentések ne csússzanak át észrevétlenül.
Ismétlődő folyamatok automatizálása
Az ismétlődő folyamatok automatizálása révén az alkalmazottak elkerülhetik a szellemi és a fizikai kiégést. A folyamatokat, amelyeket minden alkalommal ugyanolyan módon végeznek, kezelje prioritással az automatizálás kapcsán.
Például Abhaynek a költségűrlapokat és a nyugtákat kell gyűjtenie mindenkitől. A nyugták lehetnek egy étteremből származó számlák vagy szállítói papírszámlák. Abhaynek dokumentumokat kézzel kell beolvasni egy PDF-fájlba, és azt tárolni is kell. Abhay-nek azt is be kell írnia, ami a papírra van írva, és minden benyújtott költségjelentéshez fel kell adnia a pénzügyi rendszerben.
Az emberi hibák csökkentése
A feladatok, például az értékek másolása és beillesztése egyik rendszerből a másikba, illetve az adatok beírása papíralapú űrlapokba, olyan folyamatok, ahol emberi hibák léphetnek fel.
Példa a költségelszámolás esetére, ahol a banki adatok megkeresésével vissza kell térítenie pénzt az alkalmazottaknak, majd hozzá kell férnie a bonkolási rendszerhez.
Abbay, a könyvelő üzleti folyamatát bemutató ábra. A folyamat két lépése („Alkalmazottak banki adatainak megkeresése” és a „Pénz visszatérítése a kérelmezőnek”) pirossal vannak bekarikázva, hogy jelezzük a lehetséges területeket, ahol a Power Automate a lépések automatizálásával csökkentheti az emberi hibákat.
Leegyszerűsítheti a jóváhagyásokat
Más típusú hiba fordul elő, amikor az emberek elfelejtik elvégezni a feladataikat. Beállíthat automatizálást, hogy emlékeztesse őket a hozzájuk rendelt feladatra vagy folyamatra.
Például Lee elküldte a költségelszámolás, de Nick nem válaszolt a jóváhagyási kérésére egy ideig. Az automatizálás beállítható úgy, hogy emlékeztesse Nicket a döntés meghozatalára, és akár egy gombot is biztosíthat, amellyel közvetlenül az emlékeztetőből válaszolhat.
Abbay, a könyvelő üzleti folyamatát bemutató ábra. A jóváhagyási folyamat úgy módosul, hogy a jóváhagyáshoz tartozó emlékeztető automatikus legyen, egy eseményindító-automatizálást beállításával az állapot ellenőrzése céljából. Ha a jóváhagyás kész, az automatizálás véget ér. Ha a jóváhagyás nem fejeződött be, akkor a rendszer emlékeztetőt küld a jóváhagyónak, és a rendszer ismét futtatja az emlékeztető automatizálását, és ellenőrzi, hogy a jóváhagyás megtörtént-e.
Hatékonyság fokozása nagy volumenű folyamatokban
Előfordulhat, hogy az automatizálni kívánt másik terület egy nagy volumenű folyamat. A nagy volumenű folyamatok nagyon gyakran, napi szinten fordulnak elő. Szorosan kötődik az ismétlődő folyamatokhoz, de kissé eltérő. Előfordulhat, hogy olyan folyamattal rendelkezik, amelynek csak egy vagy két lépése automatizálható. Ha azonban a folyamatot sokszor kell elvégezni, még a kis fejlesztések is nagy hatással lehetnek.
Ha például a költségjelentési forgatókönyv 1 000 értékesítőre vonatkozik, egy perc megtakarítás két munkanap megtakarításának felel meg. A tényleges hatás elemzése az elemzési funkciók használatával végezhető el.
Az adatbevitel automatizálása
Előfordulhat, hogy kézzel kell bevinnie adatot, mert két olyan rendszer van, amely nem kommunikál egymással. A költségjelentés forgatókönyvében ez az a pont, ahol Abhay beviszi az adatokat a könyvelési rendszerbe azáltal, hogy újra megadja az értékeket a beküldött költségjelentésből.
A rendelkezésre álló erőforrások használatának maximalizálása
A további jó jelöltek automatizálásra azok a folyamatok, amelyek az emberi interakciótól függetlenül futtathatók. Ezeket a típusú folyamatokat nem olyan könnyen azonosítani, így a legjobb módszer az, hogy végiggondolja, vannak-e olyan folyamatok, amelyek a szokásos munkaidőn kívül is elvégezhetők. Az ilyen automatizálás az emberek „szorzójaként” működik, és teljes mértékben más erőforrásokra támaszkodik (például PC-k).
Az automatizálás olyan folyamatokhoz is használható, amelyek túl sok időt vesznek igénybe az emberi beavatkozáshoz képest, de ez vállalható ha éjjel végezhető el, amikor nem sürgős az automatizálás befejezése. Ha például egy személy a napját az éjszaka beérkezett megrendelések feldolgozásával kezdi, olyan automatizálást készíthet, amely a megrendeléseket feldolgozza, amint beérkeznek, így a csoport reggel első lépésként kezdheti meg a megrendelések teljesítését.
Az átviteli sebesség növelése
A rendelkezésre álló erőforrások maximális kihasználásához hasonlóan az automatizálás is segít az adott folyamat teljesítményének növelésében. Az ilyen típusú automatizálással az Ön jelenlegi folyamatár emberek is végezhetik az automatizálással párhuzamosan.
Például Abhay, a könyvelő lehet az egyetlen személy, aki feldolgozza a költségjelentéseket, és szokásos munkaidejük 9 és 18 óra között lehet. Az automatizálás beállításával a Power Automate is feldolgozhat költségelszámolási jelentéseket, így Abhay és az automatizálás is végzi a feldolgozást, aminek következtében nagyobb az átviteli teljesítmény.
Példaforgatókönyv
Az összes automatizálási terület alkalmazása esetén az alábbi példa azt mutatja be, hogyan lehet lefedni egy költségjelentés üzleti folyamatát a Power Automate használatával az átviteli teljesítmény javításával, a rendelkezésre álló erőforrások maximalizálásával, az adatbevitel automatizálásával, valamint a jóváhagyások egyszerűsítésével.
