Hogyan lehet leghatékonyabban együtt használni az Outlook és az ügyfélkapcsolati alkalmazásokat?
A modellvezérelt alkalmazások három módon használhatók az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing és Dynamics 365 Project Service Automation), és az Outlookban együttesen:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Microsoft Exchange Mappakövetés
Használja a Dynamics 365 App for Outlook-ot a kiszolgálóoldali szinkronizálási lehetőséggel együtt, és megtekintheti az ügyfélkapcsolati alkalmazások adatait az Outlook alkalmazásban, és nyomon követheti az Outlook-rekordokat az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban. A Dynamics 365 App for Outlook program a Microsoft Outlook internetes programmal, az Outlook asztali alkalmazással, vagy az Outlook mobillal együtt használható. A Dynamics 365 App for Outlook használatával az ügyfélkapcsolati alkalmazások információi megjelennek a felhasználó Outlook-üzenetei vagy találkozói mellett. Például megtekinthetik az ügyfelekkel és érdeklődőkkel kapcsolatos információkat, amelyet az ügyfélkapcsolati alkalmazások tárolnak, és közvetlenül az email-üzenetből adhatnak hozzá kapcsolattartókat. Hivatkozást küldhetnek továbbá e-maillel, találkozóval vagy kapcsolattartóval kapcsolatos rekordról új vagy meglévő rekordra, például lehetőség-, partner- vagy esetrekord esetén. A Dynamics 365 App for Outlook használatához a kiszolgálóoldali szinkronizálást kell használnia e-mail szinkronizáláshoz. További információ: Levelezőrendszer integrálása
Milyen gyakran szinkronizálják a rekordokat a kiszolgálóoldali szinkronizálás által?
Ha a rekordok szinkronizálása kiszolgálóoldali szinkronizálással zajlik, a folyamat minden felhasználó postaládája esetében dinamikus és egyedi. A szinkronizációs algoritmus biztosítja, hogy a postafiókok szinkronizálása dinamikus paraméterek alapján történik, mint amilyen az üzenetek száma vagy a postafiók tevékenységei. Általában az e-mail-szinkronizálás 5 percenként történik. Ha egy postafiókban sok üzenet van, az intervallum dinamikusan lecsökkenthető 2 percre. Ha a postafiók kevésbé aktív, az intervallum akár 12 percre növelhető. Általánosságban feltételezhető, hogy a postaláda 12 percenként legalább egyszer szinkronizálva lesz.
Azonban ha a Dynamics 365 App for Outlook alkalmazást használja egy e-mailhez vagy találkozóhoz kapcsolódó rekord nyomon követéséhez vagy beállításához, a legtöbb esetben a fogadott e-mailek és elküldött találkozók szinkronizálása azonnal megtörténik. Ha a Dynamics 365 App for Outlook-nál nem sikerül az azonnali szinkronizálás, kiszolgálóoldali szinkronizálással hozzuk létre vagy frissítjük a tevékenységbejegyzést.
Hol találhatóak a kiszolgálóoldali szinkronizálási problémák hibaelhárításával kapcsolatos információk?
Hibaelhárítással és ismert problémákkal kapcsolatos információkat itt talál: Technet: hibaelhárítás és tudnivaló a kiszolgálóoldali szinkronizálásról.
Befolyásolják-e a biztonsági engedélyek a szinkronizálást?
Igen. Ha a rendszergazda biztonsági korlátozásokat valósított meg az adott mezőkre vagy rekordokra vonatkozóan, ez befolyásolhatja, hogy a rendszer mely adatokat szinkronizálja.
Adatvédelmi nyilatkozatok
Ha a Dynamics 365 rendszert használja, a kiszolgálóoldali szinkronizálás során a Dynamics 365 kapcsolattartóit és tevékenységeit (beleértve az e-maileket, találkozókat, kapcsolattartókat és feladatokat is) a rendszer az adott levelezőrendszerrel szinkronizálja (pl. az Exchange rendszerrel).
A rendszergazda megadhatja a kiszolgálóoldali szinkronizálás beállításaiban, hogy melyik felhasználó küldhet leveleket vagy találkozókéréseket a Dynamics 365-ből, illetve hogy ki szinkronizálhatja a tevékenységeket és kapcsolattartókat a Dynamics 365 és a felhasználó postafiókja között. A rendszergazdák és a végfelhasználók is testreszabhatják a szűrési feltételeket, a rendszergazdák pedig még a szinkronizálni kívánt entitásmezőket is megadhatják.
Ha a Dynamics 365 (online) rendszert használja a Szinkronizálás Outlookkal funkció használatakor, akkor a szinkronizált Dynamics 365-adatokat a rendszer az Outlook programba „exportálja”. Az Outlook program információi és a Dynamics 365 (online) információi között kapcsolat létesül, ami biztosítja, hogy a kettő közötti adatok aktuálisak legyenek. Az Outlook-szinkronizálás csak a releváns Dynamics 365 rekordazonosítókat tölti le, és akkor használja fel azokat, amikor egy felhasználó nyomon szeretne követni vagy kapcsolódóként szeretne beállítani egy Outlook-elemet. A vállalat adatait nem tárolja el az eszköz.
A rendszergazda a biztonsági szerepkörök használatával határozza meg, hogy a szervezete felhasználói számára engedélyezett-e a Dynamics 365-adatok Outlookba történő szinkronizálása.
A Microsoft Dynamics 365 for Outlook alkalmazás használatához be kell jelentkeznie a hitelesítő adataival (e-mail-címmel és jelszóval). Lehetősége van arra, hogy ezeket az adatokat helyben mentse, így nem kell az Outlook minden megnyitásakor megadnia a hitelesítő adatokat. Ha úgy dönt, hogy menti ezeket az adatokat, a Dynamics 365 for Outlook az Outlook minden megnyitásakor automatikusan kapcsolódik a Microsoft Dynamics 365 (online) rendszerhez.
Miután az első alkalommal bejelentkezik és használja a Dynamics 365 for Outlook alkalmazást, a számítógép és a Dynamics 365 (online) rendszer közötti kapcsolat mindig nyitva lesz, amikor kapcsolódik az internethez. A beállításokban ki is kapcsolhatja a számítógép és a Dynamics 365 közötti kapcsolatot, de ha kikapcsolja azt, a Dynamics 365 for Outlook teljesítménye esetleg csökkeni fog.
Ha a Dynamics 365 for Outlook használatával e-maileket követ nyomon, akkor a levelezési szál látható lesz a szervezetben a megtekintésére jogosult felhasználók számára.
A Dynamics 365 for Outlook minden fogadott e-mail esetében elküldi a Dynamics 365 (online) rendszernek a feladó e-mail-címét, a címzett e-mail-címét, valamint az üzenet tárgysorát. Ez teszi lehetővé a Dynamics 365 (online) számára, hogy ellenőrizze, a Dynamics 365 (online) szolgáltatásnak tárolnia kell-e egy adott e-mailt vagy sem. Egy tétel nyomon követésekor a Dynamics 365 szolgáltatás megtartja a tétel egy másolatát, és az látható lesz a szervezete azon felhasználói számára, akik engedéllyel rendelkeznek a megtekintésére. Amikor megszűnik egy elem nyomon követése, a másolatok csak abban az esetben törlődnek automatikusan a Dynamics 365 (online) szolgáltatásból, ha Ön az adott elem tulajdonosa.