Word-sablonok használata a szabványos dokumentumok létrehozásához

Miután létrehozza és importálja az Office Word-sablonokat az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing és Dynamics 365 Project Service Automation), a felhasználók egyetlen kattintással tudnak létrehozni egységes dokumentumokat, amik automatikusan feltöltődnek adatokkal. Ez a szolgáltatás rendelkezik néhány különleges szemponttal, amikről érdemes tudnia a Word-sablonok sikeres létrehozásához.

Figyelmeztetés:

Van egy ismert hiba a sablonok Wordben való létrehozása során. Ez a témakör információval szolgáltat arról, hogyan előzze meg a Word programot potenciálisan destabilizáló tevékenységeket. Lásd: Fontos! Egy ismert probléma, és ennek elkerülése

Az alábbi Word-verziók vannak támogatva.

Terület	Word-verzió
Word-sablon létrehozása	2013, 2016
Az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban létrehozott Word-dokumentum használata	2010, 2013, 2016

Feljegyzés

A Makróbarát Word-dokumentumok (. docm) nem támogatottak.

Kövesse az ebben a témakörben szereplő lépéseket az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban lévő Word-sablonok létrehozásához és használatához.

1. lépés: Hozzon létre egy Word-sablont

Hol hozhat létre egy sablont

Az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban három helyen hozhat létre Word-sablont:

• A beállítások lapon. Lépjen a Beállítások Sablonok dokumentumsablonok>New>() menüpontra>. Szüksége lesz a megfelelő engedélyekre, például Rendszergazda vagy Rendszertestreszabó engedélyre, hogy elérje a Beállítások lapot.

• Rekordból. Nyissa meg például a partner rekordot az Értékesítésben. Kattintson az alábbira: Értékesítés>Ügyfél partnerek>Aktív partnereim. Kattintson egy partnerre a megnyitáshoz, majd kattintson az Egyebek (…) >Word-sablonok>Word-sablon létrehozása elemre. Az itt létrehozott sablonok személyesek, valamint csak a létrehozó felhasználó számára elérhetőek.

• Rekordlistából Például kattintson az alábbira: Értékesítés>Ügyfél partnerek>Aktív partnereim. Válasszon ki egy partnert, majd kattintson az Egyebek (…) >Word-sablonok>Word-sablon létrehozása elemre.

  

Tipp.

Személyes dokumentumsablonok törléséhez az alábbiakat kell tennie:

1. Kattintson az Irányított keresés () gombra.
2. A Keresésmezőben válassza a Személyes dokumentumsablonok lehetőséget.
3. Kattintson az Eredmények elemre(!).
4. Jelölje ki a törölni kívánt személyes dokumentumsablont, majd kattintson a Delete () gombra.

A sablonok frissítéséhez törölje a sablont, majd töltse fel annak a sablonnak a frissített verzióját.

Miután rákattintott a Word-sablon létrehozása lehetőségre, válassza ki a szűréshez használt entitást, és kattintson a Word-sablon>Entitás kiválasztása lehetőségre.

Megjelenik a kapcsolat kiválasztása lap.

Mik azok az 1:N, N:1 és N:N kapcsolatok?

Ennél a képernyőnél szükségszerű, hogy értse az ügyfélkapcsolati alkalmazások adatszerkezetét. A rendszergazda vagy testreszabó információt szolgáltathat az entitás kapcsolatokról. Az adminisztrátori tartalommal kapcsolatos tovább információkat az Entitáskapcsolatok áttekintése.

Íme néhány példa a Partner entitás kapcsolataira.

Kapcsolat	Description
	Egy partner több kapcsolattal is rendelkezhet.
	Érdeklődő, partner vagy kapcsolattartó több partnerrel is rendelkezhet.
	Egy partner több marketinglistával is rendelkezhet. Egy marketinglistának több partnere is lehet.

Az itt kiválasztott kapcsolatok határozzák meg, milyen entitások és mezők fognak a rendelkezésére állni, amikor meghatározza a Word-sablont. Csak azokat a kapcsolatokat válassza ki, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy a kívánt adatokat felvehesse a Word-sablonba.

Feljegyzés

A dokumentumok időbeni letöltésének biztosítása érdekében legfeljebb 100 kapcsolódó rekordot ad vissza a program minden egyes kapcsolat esetében. Például ha egy sablont exportál egy partnerhez, és szeretné, hogy ez tartalmazzon egy listát a kapcsolatairól, a dokumentum maximum 100 kapcsolatot fog visszaadni az említett partner esetében.

A sablon letöltése

Kattintson a Sablon letöltése lehetőségre az Entitás kiválasztása oldalon hogy létrehozzon egy Word-fájlt a számítógépén, ami tartalmazza az exportált entitást XML-adatként.

Fontos

Egy környezetből letöltött dokumentumsablon csak az adott környezetben használható. A Word- és Excel-sablonok környezetek közötti áttelepítése jelenleg nem támogatott.

Második lépés: A Fejlesztő lap engedélyezése

Nyissa meg a Word-sablonfájlt. A dokumentum ekkor úgy tűnik, hogy üres.

Az ügyfélkapcsolati alkalmazások XML-adatainak megtekintéséhez és hozzáadásához először engedélyeznie kell a Word-fejlesztő lapot

1. Menjen a Fájl>Beállítások>Menüszalag testreszabása lehetőségre, majd engedélyezze a Fejlesztő lapot.

   

2. Kattintson az OK gombra.

   A Word menüszalagján megjelenik a Fejlesztőeszközök elem.

   

Fontos! Egy ismert probléma, és ennek elkerülése

Van egy ismert hiba az ügyfélkapcsolati alkalmazások által generált Word-sablonokkal és az Office Word programmal kapcsolatban. A következő részben XML-tartalomvezérlő mezőket fog hozzáadni a Word-sablonhoz.

Figyelmeztetés:

Néhány dolog, ami a Word lefagyását okozhatja, és a Feladatkezelő használatát teszi szükségessé a Word leállításához:

• Egy tartalomvezérlőt szúr be Kép vagy Egyszerű szöveg helyett
• Módosítja a szöveget, például nagybetűsre változtatja vagy szöveget ad hozzá egy tartalomvezérlőhöz. Ezek a változtatások lehetnek automatikusak, vagy felhasználó általi módosítások. Alapértelmezés szerint a Microsoft Word automatikusan nagybetűvel írja a modat első szavát. Tartalomvezérlő mező hozzáadásakor a Word új mondatként értelmezi azt, és nagybetűvel kezdi, ha a mező már nem lesz kijelölve.

A vezérlőelemeket illető problémák elkerülésért tegye a következőket:

Mezőket csak egyszerű szövegként vagy képként adjon hozzá

1. Az XML-leképezési ablaktábláb entitásmezőket adhat hozzá a Word-sablonhoz. Bizonyosodjon meg róla, hogy mezőket csak Egyszerű szövegként vagy Képként ad hozzá.

   

Ne végezzen változtatást a tartalomvezérlő szöveges részén.

1. A tartalomvezérlő mezők szöveges részein végezhet formátumbéli változtatásokat, például félkövérré teheti a betűket, azonban ezeken kívül semmit, például ne tegye nagybetűssé.

   

   Ha a Word lefagyna, vagy ha romlana a teljesítménye, próbálja meg kikapcsolni az automatikus javítást.

Az automatikus javítás kikapcsolása

1. A sablon fájlt nyissa meg a Wordben, majd lépjen a Fájl>Beállítások>Ellenőrzés>Automatikus javítási beállítások részre.

   

2. Törölje a jelet a Mondatok első betűje legyen nagybetű és a Helyesírás-ellenőrző által javasolt változat automatikus átvétele lehetőségek elől.

   

3. Törölje a jelet a Kötőjeleket (--) gondolatjelre (–) lehetőség elől az Automatikus formázás és az Automatikus formázás beíráskor lapokon.

4. Kattintson az OK gombra.

   Ha követte a fenti javaslatokat, készen áll rá, hogy definiálja a Word-sablont.

3. lépés: Határozza meg a Word-sablont

Használja az XML-leképezési panelt a Word-sablon entitásmezőkkel való definiálásához.

1. A Word-sablonban kattintson a Fejlesztőeszközök>XML-megfeleltetés ablak lehetőségre.

   

   Egy alapértelmezett XML séma ki van jelölve.

   

2. Válassza ki az XML sémát. amely így kezdődik: „urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Fontos

   Ha gyakran végez olyan véletlen módosításokat, amik a Word lefagyását vagy a teljesítményének csökkenését eredményezik, bizonyosodjon meg róla, hogy az automatikus javítási beállítások az „Egy ismert probléma, és annak elkerülése" részben leírtak alapján vannak beállítva.

3. Bontsa ki az entitást, kattintson a jobb gombbal az entitás mezőre, majd kattintson a Tartalomvezérlő beszúrása>Egyszerű szöveg elemre.

   

   Az entitásmező bekerül a Word-sablonba.

   

   Hozzáadhat további entitás mezőket, leíró címkéket és szöveget, valamint formázhatja a dokumentumot.

   Egy befejezett sablon hasonlóan néz ki:

   

   Az Ön által megadott tartalomvezérlő mezők valószínűleg több sornyi adattal rendelkeznek. Például a partnereknek több, mint egy kapcsolattartója van. Az összes adat Word-sablonban való megjelenítéséhez állítsa a tartalomvezérlőt ismétlésre.

A tartalomvezérlő ismétlésre állítása

1. Ismétlődő adatok tábla sor mezőket helyezni.

2. Jelölje ki a teljes sort a táblában a sablonban.

   

3. Az XML-leképezési ablaktáblán kattintson a jobb gombbal a tartalomvezérlő mezőket tartalmazó kapcsolatra, majd kattintson az ismétlődő elemre.

   

   Ha a Word-sablont használja az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban dokumentum létrehozásához, akkor a tábla több adatsorral töltődik fel.

   Ha a sablon tartalmazza a megfelelő mezőket és formázást, mentse el, töltse fel azokat az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba.

4. lépés: A Word-sablon ügyfélkapcsolati alkalmazásokba való visszatöltése

Miután az igényei szerint összeállította a Word-sablont, mentse, hogy fel tudja tölteni az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba.

Az újonnan létrehozott Word sablonhoz való hozzáférés attól függ, hogy hogyan töltötte fel és a biztonsági szerepkörnek biztosított hozzáféréstől. Mindenképpen olvassa el a következőt: Használja a biztonsági szerepköröket, hogy szabályozza a sablonhoz való hozzáférést.

A rendszergazdák a Beállítások lapon tölthetik fel a Word-sablont az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba. A Beállításokba feltöltött sablon a szervezet összes felhasználója számára elérhető.

Rendszergazdáknak: A Word-sablon ügyfélkapcsolati alkalmazásokba való feltöltése

1. Nyissa meg a Beállítások>Sablonok>Dokumentumsablonok menüpontot.

2. Kattintson a Sablon feltöltése elemre.

3. Húzza a Word-fájlt a párbeszédpanelre, vagy tallózzon a fájlhoz.

   

4. Kattintson a Feltöltés gombra.

   A nem rendszergazda felhasználók is feltölthetnek egy sablont a saját felhasználásukra az ő saját rekordlistájukból.

Személyes sablont létrehozni kívánó nem rendszergazdák vagy rendszergazdák: Tölte fel a Word-sablont az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba

1. Nyisson meg egy rekordot tartalmazó oldalt, például az Értékesítés ügyfélszámlák listáját.

2. Válasszon ki egy elemet, például egy partnert, majd kattintson az Egyebek (…) >Word-sablonok>Word-sablon létrehozása elemre.

3. Kattintson a Word sablon>Feltöltés elemre.

   

4. Húzza a Word-fájlt a párbeszédpanelre, vagy tallózzon a fájlhoz.

5. Kattintson a Feltöltés gombra.

5. lépés: Dokumentum létrehozása a Word-sablonból

A létrehozott Word-sablon használatához tegye a következőket:

1. Nyisson meg egy rekordot a kívánt információval, hogy létrehozzon egy dokumentumot. Például nyisson meg egy ügyfélrekordot az Értékesítések lapon.

2. Kattintson a Több (...) > A Word sablonok, majd a Word sablonok alatt válassza ki az Ön által létrehozott sablont.

   Ha az Ön által létrehozott sablon nem látható, akkor két eshetőség áll fenn:

   1. Csak a kijelölt rekordtípushoz (entitás) készült sablonok kerülnek megjelenítésre. Például ha megnyit egy lehetőségbejegyzést, akkor nem fogja látni a bejegyzést, amelyet a Partner entitással hozott létre.

   2. A sablon megtekintéséhez frissítenie kell az ügyfélkapcsolati alkalmazásokat. Frissítse a böngészőt, vagy zárja be és nyissa meg újra az ügyfélkapcsolati alkalmazásokat.

   Miután kiválasztotta a megfelelő Word-sablont, az ügyfélkapcsolati alkalmazások létrehoznak egy Word-dokumentumot a kijelölt rekordból.

Próbálja ki a Word-mintasablonokat

Az ügyfélkapcsolati alkalmazások öt Word-sablont tartalmaznak.

A Word-mintasablonok egy adott rekordtípussal (entitás) lettek létrehozva. Csak az azonos rekordtípusú rekordokhoz használhatja a sablont.

Név szerint	Entitás
Lehetőségek összegzése	Lehetőség (Értékesítési terület)
Kampányösszegzés	Kampány (Marketingterület)
Esetösszegzés	Eset (Szolgáltatás terület)
Számla	Számla (Értékesítés terület)
Partner-összefoglalás	Client_Account (Értékesítés, Szolgáltatás és Marketing területek)

Word-mintasablon alkalmazása

1. Nyisson meg egy rekordot olyan rekordtípus információval, amely egyezik a mintasablonnal. Például nyissa meg az ügyfélrekordot az Értékesítések lapon, hogy alkalmazza a Partner-összefoglalás mintát.

2. Kattintson a Több (...) > A Word sablonok, majd a Word sablonok alatt válassza ki mintasablont.

   Nyissa meg az újonnan létrehozott Word-sablont, és tekintse meg.

Feljegyzés

Áttekintheti, de nem szerkesztheti az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban szereplő sablonokat.

További szempontok

A Biztonsági szerepkörök használata a sablonokhoz való hozzáférés irányításához

A rendszergazdák bizonyos részletességgel vezérelhetik a Word sablonokhoz való hozzáférést. Például az értékesítőknek adhat Olvasás hozzáférést Írás hozzáférés nélkül egy Word sablonhoz.

1. Kattintson a Beállítások>Biztonság>Biztonsági szerepkörökelemre.

2. Válasszon ki egy szerepkört, majd kattintson a Vállalatkezelés lapra.

3. Válassza ki a Dokumentumsablon lehetőséget, hogy az egész szervezet számára hozzáféréseket állítson be az elérhető sablonokhoz. Válassza ki a Személyes dokumentumsablon lehetőséget az olyan sablonokhoz, amelyek egyéni felhasználóknak vannak megosztva.

4. Kattintson a körökre, hogy beállítsa a hozzáférés szintjét.

   

A létrehozott dokumentumokban szereplő listák nem ugyanabban a sorrendben vannak, mint a rekordok

Az egyéni sablonokból létrehozott rekordok listája lehet, hogy nem ugyanabban a sorrendben jelenik meg a Word program dokumentumaiban, mint az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban. A rekordok a létrehozási idő és dátum sorrendjében listázódnak.

Probléma a jobbról balra író nyelvekkel

A jobbról balra író (RTL) nyelvű tartalomban formázási problémák merülhetnek fel a Word-fájlban a dokumentum létrehozása után.

Kapcsolódó információk

Ellenőrizze az adatokat Excel-sablonok segítségével

Word-sablonok hibaelhárítása