Üzleti folyamatok

 

Közzétéve: 2016. november

Hatókör: Dynamics CRM 2015

A Microsoft Dynamics 365 rendszerben az üzleti folyamatok ugyanazt az alaptechnológiát használják, mint a többi folyamat, de a többi folyamatfunkciótól nagyban különböző lehetőségeket nyújtanak.

Jelen témakörben

Mire használhatók az üzleti folyamatok?

Mire képesek az üzleti folyamatok?

Több entitás használata egy üzleti folyamatban

Több üzleti folyamat elérhető egyazon entitáshoz

Az üzleti folyamat szempontjai

Mire használhatók az üzleti folyamatok?

Egy üzleti folyamat útmutatót nyújt a felhasználóknak a munkafolyamat sikeres elvégzéséhez. Olyan zökkenőmentes felhasználói élményt biztosítanak, amely végigvezeti a dolgozót a szervezet által definiált folyamaton, melynek során a különböző interakciókon keresztül eljut egy adott végeredményig. A felhasználói folyamat testreszabható ahhoz, hogy a különböző biztonsági szerepkörrel rendelkező dolgozók olyan felhasználói élményt kapjanak, amely a legjobban megfelel a Microsoft Dynamics 365 rendszerben végzett munkájuknak.

Az üzleti folyamatokkal definiálhatja azon lépések sorát, amelyet a dolgozónak követnie kell egy kívánt végeredmény eléréséhez. Ezek a lépések vizuális megjelenítéssel mutatják meg a felhasználónak, hol tart éppen az üzleti folyamatban. Az üzleti folyamatok lecsökkenti a képzések szükségességét, hiszen egy új felhasználónak nem kell pédául arra figyelnie, hogy milyen entitást kell használnia egy adott esetben. Elég, ha követi a folyamatot. Az üzleti folyamatokat beállítása során gondoskodhat róla, hogy azok a jobb eredmények eléréséhez szükséges értékesítési módszereket támogassák. A szolgáltatással foglalkozó csoportokban az üzleti folyamatok segíthetnek az új dolgozók gyorsabb felkészítésében, és a vevői elégedetlenséget kiváltó hibák elkerülésében.

Mire képesek az üzleti folyamatok?

Egy üzleti folyamatban meghatározhatja a fázisok és a lépések adott halmazát, amelyek azután az űrlap tetején található vezérlőben is láthatók majd.

Az egyes fázisok több lépést tartalmaznak. Az egyes lépések egy-egy mezőt képviselnek, amelybe a felhasználó adatot írhat be. A dolgozó a Következő fázis gombbal léphet tovább a következő fázisba. Lehetősége van kötelezővé tenni egy adott lépést, jelezve ezzel, hogy a felhasználónak feltétlenül meg kell adnia adatokat a vonatkozó mezőben, mielőtt továbbléphetne a következő fázisra. Ezt „fáziskapunak” vagy „stage-gatingnek” is nevezik.

Az üzleti folyamatok viszonylag egyszerűnek tűnnek a többi folyamathoz képest, mert nem tartalmaznak feltételes üzleti logikát vagy automatizált elemeket azon kívül, ami az adatbevitel és a fázisváltás ellenőrzése zökkenőmentes biztosításához szükséges. Ha azonban más folyamatokkal és testreszabásokkal kombinálja ezekez, jelentős szerepet játszhatnak a szükséges emberórák csökkentésében, a képzési költségek visszaszorításában és a felhasználói alkalmazkodás elősegítésében.

Üzleti folyamatok integrálása egyéb testreszabásokkal

Amikor Ön vagy egyik felhasználója üzleti folyamat keretében rögzít egy adatot, az adat az űrlap mezőiben is módosul, így az üzleti szabályok és az űrlapparancsfájlok által biztosított automatizálás azonnal alkalmazható. Lehetőség van hozzáadni olyan lépéseket, amelyek az űrlapon nem megjelenő mezők értékeinek beállítására vonatkoznak, így ezek a mezők is hozzáadódnak az adott űrlapparancsfájlhoz használt Xrm.Page objektummodellhez. Egy üzleti folyamatban mezőjének módosítása által indított munkafolyamat akkor kerül alkalmazásra, amikor az űrlapon található adatot mentik. Ha az automatizálás valósidejű munkafolyamatban lesz alkalmazva, akkor a módosítások azonnal láthatók lesznek a felhasználó számára, amint az űrlap a bejegyzés mentése után frissül.

Bár az űrlapon látható üzletifolyamat-vezérlő nem nyújt lehetőséget a közvetlen kliensoldali programozásra, az üzleti szabályok vagy űrlapparancsfájlok által alkalmazott módosításokat a rendszer automatikusan alkalmazza az üzletifolyamat-vezérlésre. Ha egy űrlapon elrejt egy mezőt, akkor ez az üzletifolyamat-vezérlésben is rejtett lesz. Ha egy értéket üzleti szabályokkal vagy űrlapparancsfájlokkal állít be, akkor az érték az üzleti folyamatban is be lesz állítva.

Rendszerbeállított üzleti folyamatok

Microsoft Dynamics 365 tartalmazza a következő üzleti folyamatokat. Az üzleti folyamatok működésének megismeréséhez érdemes áttekinteni ezeket a rendszerbeállított folyamatokat:

• Érdeklődőből lehetőség értékesítési folyamata

• Lehetőség értékesítési folyamata

• Telefonálásból eset folyamat

Több entitás használata egy üzleti folyamatban

Az üzleti folyamat alapulhat egyetlen entitásra, vagy átfoghat akár több entitást is. Így például létrehozhat olyan folyamatot, amely egy lehetőséggel kezdődik, amely később árajánlattá válik, majd rendelés és számla lesz belőle, míg végül a lehetőség lezárásával végződik.

Akár öt olyan különböző entitást összefogó üzleti folyamatot is kialakíthat, amelyek segítségével a Microsoft Dynamics 365 rendszerben dolgozó felhasználók magára a folyamatra összpontosíthatnak, ahelyett hogy azzal foglalkoznának, éppen melyik entitással dolgoznak. Így sokkal egyszerűbben navigálhatnak az egymáshoz kapcsolódó entitásbejegyzések között.

Több üzleti folyamat elérhető egyazon entitáshoz

Nem minden felhasználó követi ugyanazt a folyamatot a szervezetben, és különböző folyamatokra különböző feltételeket kell alkalmazni. Egy entitásra akár 10 aktív üzleti folyamat is vonatkozhat, amellyel a különböző szituációkra megfelelő folyamatokat biztosíthat.

Az alkalmazott üzleti folyamat vezérlése

Az üzleti folyamatokat biztonsági szerepkörökhöz is hozzárendelheti, így csak azok a dolgozók láthatják vagy használhatják őket, akik rendelkeznek a szükséges szerepkörrel. Emellett beállíthatja az egyes folyamatok sorrendjét is, így meghatározhatja, mely üzleti folyamat lesz alapértelmezetten beállítva. Ez ugyanúgy működik, mint egy adott entitáshoz tartozó űrlapok meghatározásakor.

Amikor valaki új entitásbejegyzést hoz létre, a rendszer összeveti a rendelkezésre álló aktív üzleti folyamatok listáját az adott személy biztonsági szerepköréhez tartozó folyamatokkal, és ez alapján jeleníti meg őket. A listából elsőként aktivált üzleti folyamat lesz alapértelmezettként alkalmazva. Ha egynél több aktív üzleti folyamat áll rendelkezésre, akkor a dolgozó a parancssávon található Folyamatváltás ikonnal válthat egy másik folyamatra. Amikor valaki vált a folyamatok között, az aktuális folyamatfázis mindig az újonnan alkalmazott folyamat első fázisára áll vissza.

Egy bejegyzés egy adott időpontban csak egyetlen üzleti folyamathoz kapcsolódhat. Ha egy felhasználó egy másik folyamatot próbál rá alkalmazni, akkor a bejegyzést legközelebb megtekintő felhasználó ezt a folyamatot fogja látni. Ha egy dolgozó biztonsági szerepköre nem teszi számára lehetővé egy adott üzleti folyamat használatát, akkor az aktuális folyamat lesz látható, de inaktív (letiltott) állapotban.

Az üzleti folyamat szempontjai

Üzleti folyamatot csak olyan entitáshoz definiálhat, amelynél támogatva van az üzleti folyamatok használata. Emellett ismernie kell a hozzáadható folyamatok, fázisok és lépések számának korlátait.

Üzleti folyamathoz engedélyezhető entitások

Csak a frissített űrlapokat használó entitásoknál lehetséges az üzleti folyamatok használata. Ezek közé tartoznak az egyedi entitások, és az alábbi rendszerentitások:

• Partner

• Appointment

• Campaign

• Campaign Activity

• Campaign Response

• Competitor

• Contact

• Email

• Entitlement

• Fax

• Case

• Invoice

• Lead

• Letter

• Marketing List

• Opportunity

• Phone Call

• Product

• Price List Item

• Quote

• Recurring Appointment

• Sales Literature

• Közösségi tevékenység

• Order

• User

• Task

• Team

Ha egy egyedi entitásnál lehetővé kívánja tenni az üzleti folyamatokban való felhasználást, akkor jelölje meg az Üzleti folyamatok (a mezők létre fognak jönni) jelölőmezőt az entitás definíciójában. Vegye figyelembe, hogy ez a művelet nem vonható vissza.

Megjegyzés

Ha átlép abba az üzleti folyamat fázisba, amely tartalmazza a Social Activity entitást, és rákattint a Következő szint gombra, megjelenik a Létrehozás lehetőség. A Létrehozás gombra kattintva a Közösségi tevékenység űrlap töltődik be. Azonban mivel a Social Activity nem érvényes a Create esetén a Dynamics 365 felhasználói felületén, az űrlap nem lesz menthető, és megjelenik a következő hibaüzenet: "Váratlan hiba."

A folyamatok, fázisok és lépések maximális száma

A megfelelő teljesítmény és a felhasználói felület hatékonysága érdekében az üzleti folyamatoknak korlátai is vannak, amelyeket a folyamat kialakításakor figyelembe kell vennie:

• Egy entitás legfeljebb 10 aktív üzleti folyamathoz kapcsolódhat.

• Egy folyamat maximum 30 fázist tartalmazhat.

• Egy folyamat legfeljebb öt entitást tartalmazhat.

Lásd még

Üzleti folyamatok konfigurálása
Az üzleti folyamatok javítása elágaztatással
Videó: Microsoft Dynamics CRM Üzleti folyamatok áttekintése
A folyamat engedélyezése Microsoft Dynamics CRM programmal
Munkafolyamatok
Párbeszédpanelek
Műveletek

© 2016 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. Szerzői jogi tájékoztató