Membangun loop persetujuan dengan menggunakan Power Automate dan Dataverse

Dataverse dapat memberi Anda cara untuk membangun alur yang memiliki informasi yang disimpan dalam database yang independen dari aliran cloud. Contoh terbaik dari ini adalah dengan persetujuan. Jika Anda menyimpan status persetujuan dalam tabel, alur Anda dapat bekerja di atasnya.

Dalam contoh ini, Anda akan membuat proses persetujuan yang dimulai saat pengguna menambahkan file ke Dropbox. Saat file ditambahkan, informasi tentang file tersebut akan muncul di app, tempat peninjau dapat menyetujui atau menolak perubahan. Ketika peninjau menyetujui atau menolak perubahan, email pemberitahuan dikirim, dan file yang ditolak dihapus dari Dropbox.

Dengan mengikuti langkah-langkah di bagian ini, Anda akan membuat:

• tabel khusus yang akan berisi informasi tentang setiap file yang ditambahkan ke Dropbox dan apakah status file disetujui, ditolak, atau tertunda.
• alur yang menambahkan informasi ke tabel kustom saat file ditambahkan ke Dropbox, mengirim email saat file disetujui atau ditolak, dan menghapus file yang ditolak. Langkah-langkah ini menunjukkan cara membangun aliran cloud seperti itu dari awal, tetapi Anda dapat membuat alur serupa dari templat.
• aplikasi tempat peninjau dapat menyetujui atau menolak file yang ditambahkan ke Dropbox. Anda akan menggunakan Power Apps untuk menghasilkan aplikasi ini secara otomatis berdasarkan kolom dalam tabel kustom.

Prasyarat

• Daftar untuk Power Automate dan Power Apps.

• Buat koneksi ke Dropbox dan Office 365 Outlook, seperti Kelola koneksi Anda.

Membuat tabel

1. Masuk ke Power Apps.

2. Di bilah navigasi kiri, pilih Tabel.

3. Pilih Tabel baru lalu Tabel baru.

4. Tentukan nama nama tampilan dan jamak untuk tabel baru. Dalam contoh ini, kedua nama tersebut adalah ReviewDropboxFiles. Atau, Anda dapat menambahkan deskripsi.

   

5. Pilih Simpan untuk menyimpan tabel.

Tambahkan kolom ke tabel

1. Pilih tabel ReviewDropboxFiles di halaman Tabel , lalu pilih Kolom Baru>.

   

2. Buat kolom baru bernama Pemberi Persetujuan dengan properti berikut:

   • Set nama tampilan to Approver.
   • Atur Tipe data ke Baris teks tunggal.
   • Atur Format ke Email.
   • Atur Diperlukan ke Bisnis diperlukan.

3. Buat kolom baru bernama Status dengan properti berikut:

   • Set nama tampilan to Status.
   • Atur Tipe data ke Baris teks tunggal.
   • Atur Format ke Teks.
   • Atur Diperlukan ke Bisnis diperlukan.

4. Buat kolom baru bernama Pengidentifikasi file dengan properti berikut:

   • Set nama tampilan to File identifier.
   • Atur Tipe data ke Baris teks tunggal.
   • Atur Format ke Teks.
   • Atur Diperlukan ke Bisnis diperlukan.

Masuk dan buat alur cloud

1. Masuk ke Power Automate.

2. Di menu kanan atas, pilih lingkungan tempat Anda membuat database. Jika Anda tidak memilih lingkungan yang sama, Anda tidak akan melihat tabel Anda.

3. Buka Alur saya dan pilih Alur>baru Alur cloud otomatis.

Mulai saat file ditambahkan

1. Dalam dialog Buat alur awan otomatis, masukkan nama untuk alur dan cari pemicu Saat file dibuat Dropbox.

2. Di bawah Folder, pilih ikon folder, lalu telusuri ke folder tempat file akan ditambahkan.

Menambahkan data ke tabel

1. Di perancang, pilih Langkah baru dan cari tindakan Tambahkan baris Dataverse baru.

2. Konfigurasikan tindakan seperti yang disajikan dalam cuplikan layar berikut:

   1. Di menu tarik-turun Nama tabel , pilih tabel ReviewDropboxFiles .

   2. Di bidang Pemberi Persetujuan, masukkan alamat email orang yang akan meninjau file.

   3. Di kolom File identifier , pilih File identifier dari daftar Konten dinamis .

   4. Di kolom Name , pilih Nama file dari daftar Konten dinamis .

   5. Di kolom Status , masukkan Tertunda.

   

Periksa apakah file telah ditinjau

1. Di bawah tindakan Tambahkan baris baru, pilih Langkah baru dan cari tindakan Olah sampai .

2. Konfigurasikan tindakan Do until seperti yang disajikan dalam cuplikan layar berikut:

   1. Pilih kotak kiri dalam tindakan dan pilih Status dari daftar Konten dinamis.

   2. Di menu drop-down tengah, pilih tidak sama dengan.

   3. Di kotak kanan, masukkan Tertunda.

3. Di dalam tindakan Do until , pilih Add an action dan telusuri tindakan Get a row by ID Dataverse .

4. Konfigurasikan tindakan Dapatkan baris menurut ID seperti yang disajikan dalam cuplikan layar berikut:

   1. Di menu tarik-turun Nama tabel , pilih tabel ReviewDropboxFiles .

   2. Di kolom Row ID , pilih File identifier dari daftar Konten dinamis.

Periksa apakah item telah disetujui

1. Di bawah tindakan Lakukan sebelum , pilih Langkah baru dan cari tindakan Kondisi .

2. Konfigurasikan tindakan Kondisi seperti yang disajikan dalam cuplikan layar berikut:

   1. Pilih kotak kiri dalam tindakan dan pilih Status dari daftar Konten dinamis.

   2. Di menu tarik-turun tengah, pilih sama dengan.

   3. Di kotak sebelah kanan, masukkan Disetujui.

Mengirim email pemberitahuan

1. Di bawah tindakan Jika ya , pilih Tambahkan tindakan dan cari tindakan Kirim email (V2) Office 365 Outlook.

2. Konfigurasikan tindakan Kirim email (V2) seperti yang disajikan dalam cuplikan layar berikut:

   1. Di bidang Kepada , masukkan alamat email orang yang ingin Anda beri tahu saat item diterima.

      Tip

      Untuk mempermudah pengujian alur, tentukan alamat Anda sendiri. Anda dapat mengubahnya ketika aliran siap untuk penggunaan aktual.

   2. Di kolom Subjek , pilih Nama file dari daftar Konten dinamis.

   3. Di kolom Body , masukkan Item telah disetujui..

3. Di bawah tindakan Jika tidak ada , ulangi langkah 2, tetapi tentukan isi pesan email sebagai Item telah ditolak.

Menghapus file yang ditolak

1. Di bawah tindakan Kirim email (V2) untuk email penolakan, pilih Tambahkan tindakan dan cari tindakan Hapus file Dropbox.

2. Di kolom File , pilih Pengidentifikasi file dari daftar Konten dinamis .

Simpan alur

1. Di bagian atas layar, masukkan nama untuk alur cloud yang dibuat, dan pilih Simpan.

2. Di Dropbox, tambahkan setidaknya dua file ke folder yang Anda tentukan: satu untuk menguji persetujuan dan satu untuk menguji penolakan.

Membuat aplikasi

1. Masuk ke Power Apps.

2. Buka halaman Buat lalu pilih Dataverse.

3. Pilih koneksi Anda Dataverse , lalu tabel ReviewDropboxFiles .

   Jika ini adalah kali pertama, Anda diminta membuat sambungan ke Dataverse.

4. Jika kotak dialog Selamat datang di Power Apps Studio muncul, Anda bisa mengikutinya atau melewatinya.

Sesuaikan aplikasi

Pada langkah ini, aplikasi harus berisi tiga layar untuk dijelajahi, melihat detailnya, dan mengedit entri.

Untuk menambahkan atau menghapus bidang dari layar:

1. Pilih layar yang diinginkan pada tampilan Pohon.

2. Pilih elemen akar layar.

3. Pilih Edit di panel kanan.

   

Contoh saat ini berisi bidang berikut untuk setiap layar:

• Di layar jelajah, ada bidang untuk kolom Nama dan Status tabel Dataverse .
• Di layar detail, ada bidang untuk kolom Nama,Status,Pengidentifikasi file, dan Pemberi Persetujuan tabel. Dataverse
• Di layar edit, ada bidang untuk kolom Nama dan bidang teks edit untuk kolom Status tabel Dataverse .

Uji solusi secara keseluruhan

1. Masuk Power Apps, buka mode pratinjau memilih tombol putar pada bilah alat.

   

2. Pilih panah di samping file pertama dalam daftar untuk melihat detailnya.

3. Pilih ikon pensil untuk mengubah detail file.

4. Dalam kotak Status , masukkan Disetujui dan pilih ikon tanda centang untuk menyimpan perubahan Anda. Dalam beberapa menit, Anda akan menerima email yang menyatakan bahwa file telah disetujui.

5. Ulangi langkah sebelumnya tetapi masukkan Ditolak (atau apa pun kecuali Disetujui) di bidang Status . Dalam beberapa menit, Anda akan menerima email yang menyatakan bahwa file ditolak, dan file akan dihapus dari Dropbox.