Fase satu - Membayangkan

  • Artikel

Dalam fase pertama Kerangka Kerja Adopsi, Anda mengidentifikasi dan memprioritaskan skenario sekaligus mempelajari tentang sumber daya yang tersedia saat merencanakan peluncuran. Tahapan ini sangat penting bagi proses adopsi karena Anda menetapkan sasaran bisnis untuk mengukur keberhasilan.

Langkah-langkah penting dalam fase Membayangkan adalah:

  • Membentuk tim
  • Menetapkan strategi bisnis
  • Menentukan kesiapan

Klik tautan ini untuk mengunduh panduan Adopsi Dynamics 365 versi PDF.

Membentuk tim

Anda perlu menentukan siapa yang harus terlibat dalam upaya adopsi Anda. Beralih ke cara kerja baru ini membutuhkan persetujuan dan dukungan dari seluruh bisnis. Kami telah mengidentifikasi empat grup utama yang akan menjembatani teknologi dan hasil bisnis yang penting bagi organisasi Anda.

Setiap grup memiliki peran khusus dalam implementasi dan harus lebih awal dan sering dilibatkan. Bagian ini menguraikan peran spesifik yang dijalankan oleh anggota tim tersebut:

  • Sponsor eksekutif
  • Penentu keberhasilan
  • Pengadopsi Awal
  • Pemimpin

Cara sponsor eksekutif mendorong keberhasilan proyek

Sponsor eksekutif harus:

  • Membantu tim proyek mengidentifikasi dan memprioritaskan kebutuhan bisnis utama mereka.
  • Berperan dalam mengomunikasikan visi kepada para pemimpin di seluruh organisasi.
  • Berpartisipasi aktif dalam dan menggunakan kemampuan Dynamics 365 untuk membantu mendorong dan memperkuat adopsi.
  • Mendukung proses adopsi. Studi menunjukkan bahwa 87% proyek transformasi yang berhasil memiliki keterlibatan yang nyata dengan sponsor eksekutif.

Pastikan sponsor eksekutif memahami PPK:

  • Partisipasi aktif dan nyata.
  • Pembangunan koalisi dengan rekan eksekutif.
  • Komunikasi langsung dengan karyawan.

Penentu keberhasilan dan alasan pentingnya mereka

Penentu keberhasilan memastikan sasaran bisnis terealisasi dengan membantu orang-orang menggunakan dan mendapatkan nilai dari solusi Dynamics 365 baru.

Penentu keberhasilan harus:

  • Mengidentifikasi dan melibatkan pemangku kepentingan yang tepat.
  • Menerjemahkan sasaran bisnis yang ditetapkan organisasi ke dalam skenario Dynamics 365.
  • Membuat rencana adopsi untuk mendorong penggunaan dan merealisasikan nilai dari Dynamics 365.
  • Memastikan komunikasi dan pelatihan berhasil diimplementasikan.

Siapa yang dimaksud dengan Pengadopsi Awal?

Memilih peserta yang tepat untuk Program Pengadopsi Awal adalah kunci untuk mendapatkan wawasan berharga dan menginformasikan peluncuran di seluruh organisasi.

Daftar ini menjelaskan jenis karyawan yang harus disertakan dalam program Anda:

  • Pengguna dari berbagai lini bisnis dan departemen, idealnya pengguna yang bekerja sama dalam suatu proyek atau proses bisnis.
  • Calon pemimpin yang akan menjadi pemberi saran selama peluncuran luas ke seluruh organisasi.
  • Pengguna yang biasanya kesulitan menggunakan teknologi. Sangat penting untuk memahami dan memenuhi kebutuhan mereka selama peluncuran.
  • TI dan anggota tim layanan bantuan yang akan mendukung pengguna selama peluncuran.

Penting

Jangan sertakan CEO dan manajemen atas. Meskipun meminta agar CEO terlibat mungkin lebih mudah, ketidakikutsertaan mereka dalam Program Pengadopsi Awal akan memberikan kesempatan untuk mengatasi masalah apa pun sebelum terekspos saat peluncuran berlangsung.

Siapa yang dimaksud dengan pemimpin?

Pemimpin mengajarkan dan membantu melatih tim mereka tentang cara kerja baru. Mereka membangun kesadaran, pemahaman, dan keterlibatan di seluruh komunitas.

Pemimpin akan:

  • Menciptakan lonjakan antusiasme yang mengembangkan adopsi.
  • Membuat lingkaran pengaruh di antara tim mereka.
  • Membuat cara kerja baru lebih menarik di seluruh tim.
  • Mengidentifikasi tantangan bisnis dan kemungkinan solusi.
  • Memberikan tanggapan kepada tim proyek dan sponsor.
  • Mengurangi ketegangan pada tim proyek inti melalui keterlibatan aktif dan berkelanjutan.

Anggota tim lainnya yang harus disertakan

Banyak orang di seluruh organisasi Anda akan memiliki tanggung jawab penting selama peluncuran teknologi baru. Tabel di bawah ini memberikan ringkasan peran-peran tersebut. Kami telah membuat templat agar Anda dapat mengidentifikasi dan mendokumentasikan tim Anda di Buku Kerja Perencanaan Adopsi.

Fokus Fasilitasi jaringan Departemen
Sponsor eksekutif Mengomunikasikan visi tingkat tinggi dan nilai Dynamics 365 kepada perusahaan Pemimpin eksekutif
Penentu keberhasilan Memastikan sasaran bisnis terealisasi dari peluncuran Dynamics 365 Anda Departemen mana pun
Manajer program Mengawasi seluruh pelaksanaan dan proses peluncuran Dynamics 365 TI
Pemimpin Membantu mengajarkan Dynamics 365 dan mengelola penanganan keberatan Beberapa departemen
Pemimpin pelatihan Mengelola dan mengomunikasikan konten pelatihan tentang Dynamics 365 TI atau lainnya
Pimpinan departemen (pemangku kepentingan) Mengidentifikasi cara departemen tertentu akan menggunakan Dynamics 365 dan mendorong keterlibatan Setiap departemen (manajemen)
Spesialis TI Mengawasi semua aspek teknis peluncuran, termasuk integrasi TI
Pemimpin komunikasi Mengawasi komunikasi di seluruh perusahaan tentang Dynamics 365 Komunikasi perusahaan, TI, atau lainnya

Catatan

Meskipun sebaiknya masing-masing peran ini dipenuhi selama peluncuran, Anda mungkin tidak memerlukan semuanya untuk memulai solusi yang Anda identifikasi. Pendamping Rincian peran anggota tim adopsi memiliki deskripsi lengkap.

Menetapkan strategi solusi

Pada langkah ini, Anda akan bermitra dengan tim inti untuk menyempurnakan tujuan, mengidentifikasi tujuan dan tantangan bisnis yang penting, serta mulai mengenali area peluang untuk meningkatkan proses kerja. Anda akan menyelenggarakan lokakarya untuk mempelajari lebih dalam tantangan, strategi, dan sasaran saat ini. Lokakarya ini harus mencakup pimpinan departemen, lini bisnis, TI, dan pemangku kepentingan lainnya yang dapat membantu bertukar pikiran tentang cara Dynamics 365 digunakan di organisasi Anda.

Pertimbangkan pertanyaan berikut untuk mengarahkan percakapan:

  • Bagaimana keterkaitan solusi dengan strategi, sasaran, dan tujuan organisasi yang lebih luas?
  • Bagaimana pengaruhnya terhadap pengalaman dan kerja yang dihadirkan oleh para pemangku kepentingan?
  • Bagaimana solusi tersebut mencakup proses holistik yang lebih luas, siklus hidup produk atau pelanggan?

Mengidentifikasi skenario

Skenario mencakup cara orang-orang akan menggunakan Dynamics 365 untuk mengatasi tantangan bisnis dan mencapai hasil adopsi organisasi, budaya, berwujud, atau individu.

Mengapa skenario penting?

  • Skenario memungkinkan tim memahami cara Dynamics 365 dapat membantu mereka mencapai lebih banyak hal.
  • Skenario bertindak sebagai input dan validasi pesan kesadaran Dynamics 365.
  • Skenario mendukung aktivitas kesadaran dan kesiapan dengan menempatkan produk dalam konteks; orang-orang akan tahu waktu dan cara penggunaannya.

Catatan

Pustaka Konten Dynamics 365 adalah kumpulan rekomendasi kasus penggunaan untuk menunjukkan ide tentang cara mengoptimalkan penggunaan produk dengan cara yang relevan bagi Anda. Akses webinar gratis, e-book, laporan analis, dan lainnya di pustaka konten kami untuk mempelajari cara Dynamics 365 mengoptimalkan perusahaan Anda. Persiapan: explore.dynamics.com

Membuat skenario untuk sejumlah tim dan departemen

Anda dapat menggunakan gambar di bawah ini untuk membantu mendokumentasikan skenario bisnis untuk departemen tertentu, lalu mendokumentasikan skenario Anda di Buku Kerja Perencanaan Adopsi.

Membuat skenario.

Menentukan kriteria keberhasilan

Pemimpin mengajarkan dan membantu melatih tim mereka tentang cara kerja baru. Mereka membangun kesadaran, pemahaman, dan keterlibatan di seluruh komunitas. Pemimpin akan:

  • Mengidentifikasi KPI (indikator performa utama) yang harus ditingkatkan berdasarkan pengadopsian berbagai skenario bisnis.
  • Menetapkan tolok ukur KPI dan pengetahuan pengguna tentang Dynamics 365.
  • Memilih kriteria untuk membantu Anda menunjukkan dampak solusi Dynamics 365 kepada pemimpin organisasi Anda.
  • Setelah peluncuran, menggunakan survei pengguna akhir untuk mengukur kepuasan dan kemajuan terhadap tolok ukur Anda.

Lihat sampel KPI di Buku Kerja Perencanaan Adopsi.

Menetapkan Tolok Ukur KPI

Pilih kriteria untuk menunjukkan dampak implementasi Dynamics 365 Anda terhadap setiap ukuran keberhasilan. Kami telah memberikan ide di bawah ini dan template kartu penilaian di Buku Kerja Perencanaan Adopsi agar Anda dapat memantau dan melaporkan keberhasilan secara efektif.

Ukuran keberhasilan Metode Contoh sasaran
Cross-sell dan upsell
Menangkap dan berbagi peluang penjualan silang untuk produk terkait tim penjualan lintas departemen, Customer 360 dengan rekomendasi berbasis AI.		 Dynamics 365 Sales Kuantitatif
  • Meningkatkan pendapatan per pelanggan.
  • Meningkatkan peluang upsell.
  • Meningkatkan nilai pesanan/tingkat penjualan produk sekunder terkait produk primer.
  • Membuat prospek upsell.
 Pendapatan baru dari pelanggan lama meningkat dari 15% menjadi 20%.
Biaya untuk memberikan layanan
Meningkatkan efisiensi agen yang melayani pelanggan dengan pengalaman pengguna yang lebih produktif, menggunakan saluran berbiaya lebih rendah seperti bot dan peningkatan layanan mandiri.		 Dynamics 365 Customer Service Kuantitatif
  • Pergeseran saluran berbiaya lebih rendah.
  • Meningkatkan resolusi pertama kali.
  • Mengurangi waktu resolusi.
  • Meningkatkan efisiensi layanan.
 60% kasus pelanggan diatasi dalam satu panggilan (pertama).
Meningkatkan kapasitas produksi
Meningkatkan hasil produksi dengan pencegahan masalah antisipatif serta peningkatan visibilitas dan wawasan untuk mendukung perencanaan kapasitas yang ditingkatkan.		 Dynamics 365 Finance Kuantitatif
  • Peningkatan pemanfaatan pabrik.
  • Mengurangi biaya waktu henti.
  • Mengoptimalkan rencana produksi.
  • Bereaksi lebih cepat terhadap masalah produksi.
  • Meminimalkan konfigurasi/perubahan seiring waktu.
  • Mengoptimalkan kapasitas jangka panjang.
 Meningkatkan margin kotor dari 50% menjadi 60% dengan meningkatkan hasil menggunakan fasilitas produksi yang ada.

Menentukan kesiapan

Kesiapan adalah kesediaan dan kesiapan pengguna dan organisasi Anda untuk beralih ke Dynamics 365.

Mengapa di sini skenario penting?

  • Setiap organisasi memiliki pendekatan yang berbeda terhadap perubahan, tergantung pada wilayah, gaya kerja, profil profesional, dan elemen lainnya dalam organisasi.
  • Memastikan seberapa reseptif (atau tidak) pengguna Anda dalam mengubah cara kerja mereka dan mengadopsi teknologi baru.
  • Anda perlu membuat rencana peluncuran yang mencerminkan kesiapan organisasi Anda.

Resistansi normal terjadi. Antisipasi dan rencanakan sebelumnya!

Faktor kesiapan

Berikut adalah faktor-faktor utama yang akan membantu Anda memahami seberapa siap organisasi Anda untuk melakukan transisi ke Dynamics 365:

  • Visi yang jelas untuk perubahan perusahaan.
  • Visi yang jelas untuk perubahan individu.
  • Jumlah keseluruhan perubahan yang diperlukan.
  • Penyelarasan eksekutif.

Gunakan Buku Kerja Perencanaan Adopsi untuk menilai organisasi Anda.

Langkah berikutnya

Fase dua - Orientasi

Lihat juga