Ikhtisar rekaman pelacakan di Dynamics 365 for Outlook
Anda dapat menggunakan Microsoft Dynamics 365 for Outlook untuk melacak pesan email, kontak, tugas, dan janji temu. Saat Anda melacak pesan email, kontak, tugas, atau rekaman janji temu, salinan rekaman tersebut disimpan sebagai aktivitas di Dynamics 365 for Customer Engagement dan disinkronkan dengan rekaman Outlook. Anda kemudian dapat melihat dan mengedit rekaman tersebut di Dynamics 365 for Outlook atau Customer Engagement. Jika Anda menyinkronkan Outlook di perangkat seluler, Anda juga dapat mengakses rekaman ini di perangkat tersebut.
Pelacakan rekaman di Dynamics 365 for Outlook adalah proses manual. Ini memberi Anda kemampuan untuk menjaga rekaman Outlook pribadi Anda terpisah dari rekaman aplikasi Dynamics 365 Anda.
Tip
- Jika Anda ingin, Anda dapat mengatur pilihan untuk melacak email secara otomatis. Informasi lebih lanjut: Atur opsi untuk melacak email Outlook masuk secara otomatis di Dynamics 365 for Outlook
- Jika organisasi Anda mensinkronisasi rekaman melalui sinkronisasi sisi server, Anda dapat melacak pesan melalui pelacakan folder. Pelacakan folder adalah cara kuat dan intuitif untuk melacak email langsung dari hampir setiap perangkat. Informasi selengkapnya: Lacak email Outlook dengan memindahkannya ke folder Exchange yang dilacak.
Menggunakan tombol Lacak vs tombol Atur mengenai
Untuk melacak rekaman Dynamics 365 for Outlook, Anda mengklik atau mengetuk tombol Lacak atau tombol Atur Mengenai untuk rekaman yang ingin Anda lacak.
Anda dapat menggunakan salah satu tombol untuk melacak rekaman, tetapi hampir selalu lebih baik menggunakan tombol Set Regarding Saat Anda menggunakan tombol Atur Mengenai , Anda dapat menautkan pesan email, janji temu, atau tugas ke rekaman Customer Engagement tertentu seperti akun atau peluang, atau bahkan jenis rekaman kustom (entitas). Beberapa organisasi juga menggunakan tombol Set Regarding untuk melacak proyek.
Menggunakan panel pelacakan
Saat rekaman dilacak, panel Dynamics 365 for Customer Engagement (juga dikenal sebagai "panel pelacakan") muncul di bagian bawah rekaman. Panel ini menunjukkan:
Apakah item dilacak
Catatan mengenai, jika diatur
Nama induk akun untuk kontak, jika diatur
Tautan ke rekaman Customer Engagement untuk penerima email. Ini sangat berguna ketika Anda ingin mengakses rekaman kontak Customer Engagement penerima email dengan cepat atau melihat informasi lain yang disimpan di Customer Engagement.
Rekaman terkait, bersama dengan simbol yang mengidentifikasi jenis rekaman di Customer Engagement
Apakah alamat email, nama, atau daftar distribusi dalam pesan email adalah rekaman Customer Engagement
Sebagai contoh, berikut menunjukkan panel pelacakan untuk tugas dilacak yang ditautkan ke akun Adventure Works:
Anda dapat membuka catatan mengenai, catatan induk, catatan kontak, atau catatan terkait langsung dari panel pelacakan. Panel pelacakan juga menyertakan tombol Opsi yang menyediakan akses cepat ke opsi pelacakan pribadi.
Catatan
Jika Anda melacak pesan email tanpa pertama memperluas daftar distribusi, panel pelacakan menampilkan nama daftar distribusi. Untuk melacak alamat email individu, perluas daftar distribusi sebelum Anda melacak pesan.
Apa yang dapat Anda lakukan setelah Anda melacak catatan?
Setelah melacak rekaman, Anda dapat menggunakan tombol pada Dynamics 365 for Outlook pita untuk melakukan tugas berikut.
| Untuk melakukan tugas ini | Pilih | Berlaku untuk |
|---|---|---|
| Buka rekaman langsung di Customer Engagement |
|
Email, Janji Temu, Kontak, dan Tugas |
| Tambahkan koneksi antara rekaman dan rekaman Customer Engagement yang mampu melacak koneksi |
|
Email, Janji Temu, Kontak, dan Tugas |
| Ubah rekaman menjadi peluang, prospek, atau kasus Customer Engagement |
|
Email, Janji Temu, dan Tugas |
| Menyisipkan template Customer Engagement |
|
|
| Menyisipkan artikel basis Pengetahuan Customer Engagement |
|
|
| Lampirkan literatur penjualan Customer Engagement |
|
Tip
Jika tombol ini tidak tersedia, mungkin catatan ditandai untuk dilacak belum disinkronisasi. Ini dapat terjadi jika organisasi Anda menggunakan sinkronisasi sisi server untuk melakukan sinkronisasi email, janji temu, kontak, dan tugas, namun sinkronisasi belum terjadi. Jika tombol Tampilkan di aplikasi Dynamics 365 diaktifkan, rekaman telah disinkronkan. Anda juga dapat menggunakan panel pelacakan (seperti dijelaskan sebelumnya) untuk menentukan apakah catatan telah disinkronisasi.
Hal-hal lain untuk diketahui tentang melacak catatan
Menggunakan beberapa komputer. Anda dapat menggunakan beberapa komputer untuk melacak item menggunakan Dynamics 365 for Outlook. Misalnya, Anda mungkin menggunakan komputer desktop dan laptop. Hanya satu komputer dapat mensinkronisasi komputer, namun. Perubahan atau pembaruan pada rekaman yang disinkronkan tidak akan muncul di Customer Engagement jika komputer sinkronisasi tidak tersambung ke server Customer Engagement. Informasi selengkapnya: Mengatur opsi pribadi yang memengaruhi pelacakan dan sinkronisasi antara aplikasi Dynamics 365 dan Outlook atau Exchange
Memilih data untuk disimpan secara lokal. Data Customer Engagement yang disimpan di komputer lokal Anda ditentukan oleh filter sinkronisasi online. Anda dapat juga mengedit, menonaktifkan atau menghapus filter ini. Informasi selengkapnya: Memilih rekaman yang akan disinkronkan antara aplikasi Dynamics 365 dan Outlook atau Exchange
Menghapus rekaman yang dilacak. Ketika catatan dilacak, aturan khusus berlaku ketika menghapus catatan. Informasi lebih lanjut: Menghapus rekaman yang telah dilacak dengan Dynamics 365 for Outlook
Mendelegasikan akses. Jika Anda telah mendelegasikan akses ke akun Outlook, delegasi dapat melacak item atas nama Anda. Item ini tidak akan disinkronkan dengan Customer Engagement hingga Anda tersambung ke server Customer Engagement. Informasi selengkapnya: Izinkan orang lain mengelola email dan kalender Anda
Baca juga
Melacak email Outlook dengan memindahkannya ke folder Exchange yang dilacak
Lacak email Outlook dengan memilih tombol di Dynamics 365 for Outlook
Lacak janji temu Outlook di Dynamics 365 for Outlook
Lacak kontak Outlook di Dynamics 365 for Outlook
Lacak tugas Outlook di Dynamics 365 for Outlook
Menghapus rekaman yang telah dilacak dengan Dynamics 365 for Outlook
Atur opsi pribadi yang memengaruhi pelacakan dan sinkronisasi antara aplikasi Dynamics 365 dan Outlook atau Exchange
Pertanyaan umum tentang menyinkronkan catatan antara Microsoft Dynamics aplikasi 365 dan Microsoft Outlook