Meminta pemberitahuan proses dan email dalam pengelolaan pemberian izin
Saat pengguna mengirim permintaan ke paket akses, proses mulai mengirimkan permintaan akses tersebut. Pengelolaan pemberian izin mengirimkan pemberitahuan email kepada pemberi persetujuan dan pemohon saat peristiwa utama terjadi selama proses. Artikel ini menjelaskan proses permintaan dan pemberitahuan email yang dikirim.
Siapa yang dapat meminta paket akses
Katalog, paket akses, dan pengaturan kebijakan mengontrol apakah pengguna dapat meminta paket akses.
- Pengaturan katalog Diaktifkan menentukan apakah pengguna dapat meminta paket akses dalam katalog.
- Pengaturan katalog Diaktifkan untuk pengguna eksternal menentukan apakah pengguna yang berasal dari direktori eksternal dapat meminta paket akses dalam katalog.
- Pengaturan paket akses Tersembunyi menentukan apakah pengguna dapat melihat paket akses di Akses saya. Ini tidak membatasi apakah pengguna yang memiliki tautan ke paket akses dapat memintanya.
- Daftar paket akses paket akses dan grup yang tidak kompatibel menentukan apakah pengguna yang sudah memiliki tugas lain dapat meminta.
- Pengaturan kebijakan dalam paket akses menentukan siapa yang dapat meminta.
Proses permintaan
Pengguna yang memerlukan akses ke sumber daya dalam paket akses dapat mengirimkan permintaan akses. Bergantung pada konfigurasi kebijakan, permintaan mungkin memerlukan persetujuan. Jika permintaan disetujui, proses mulai memberi pengguna akses ke setiap sumber daya dalam paket akses. Diagram berikut ini memperlihatkan ringkasan proses dan status yang berbeda:
| Provinsi | Deskripsi |
|---|---|
| Diajukan | Pengguna mengirim permintaan. |
| Persetujuan tertunda | Jika kebijakan untuk paket akses memerlukan persetujuan, permintaan akan dipindahkan ke persetujuan tertunda. |
| Kedaluwarsa | Jika tidak ada pemberi izin yang menyetujui permintaan dalam batas waktu permintaan persetujuan, permintaan akan kedaluwarsa. Untuk mencoba lagi, pengguna harus mengirimkan ulang permintaan mereka. |
| Ditolak | Pemberi izin menolak permintaan. |
| Disetujui | Pemberi izin menyetujui permintaan. |
| Mengirimkan | Pengguna belum diberi akses ke semua sumber daya dalam paket akses. Jika ini adalah pengguna eksternal, pengguna mungkin belum mengakses direktori sumber daya. Mereka juga mungkin belum menerima permintaan persetujuan. |
| Dikirim | Pengguna telah diberi akses ke semua sumber daya dalam paket akses. |
| Terkirim Sebagian | Pengguna belum diberi akses ke semua sumber daya dalam paket akses. |
| Akses diperluas | Jika ekstensi diizinkan dalam kebijakan, pengguna telah memperluas penetapan. |
| Akses kedaluwarsa | Akses pengguna ke paket akses telah kedaluwarsa. Untuk mendapatkan akses lagi, pengguna harus mengirimkan permintaan. |
Pemberitahuan email
Jika Anda adalah pemberi izin, Anda akan dikirimi pemberitahuan email saat harus menyetujui permintaan akses. Anda juga menerima pemberitahuan saat permintaan akses telah selesai. Anda juga dikirimi pemberitahuan email yang menunjukkan status permintaan Anda jika Anda adalah pemohon.
Diagram berikut menunjukkan waktu saat pemberitahuan email ini dikirim ke pemberi izin atau pemohon. Lihat tabel pemberitahuan email untuk menemukan nomor terkait ke pemberitahuan email yang ditampilkan dalam diagram.
Catatan
Jika admin secara langsung menetapkan pengguna ke paket akses, Anda tidak akan menerima pemberitahuan email ketika permintaan akses telah selesai atau ditolak. Pemberitahuan email dikirim hanya ketika pengguna membuat permintaan untuk akses.
Pemberi izin pertama dan pemberi izin alternatif
Diagram berikut menunjukkan pengalaman pemberi izin pertama dan pemberi izin alternatif, dan pemberitahuan email yang mereka terima selama proses permintaan:
Pemohon
Diagram berikut menunjukkan pengalaman pemberi izin dan pemberitahuan email yang mereka terima selama proses permintaan:
Persetujuan multi-tahap
Diagram berikut menunjukkan pengalaman pemberi izin dan pemberitahuan email tahap 1 dan tahap 2 yang mereka terima saat proses permintaan:
Tabel pemberitahuan email
Tabel berikut menyediakan detail selengkapnya tentang setiap pemberitahuan email ini. Untuk mengelola email ini, Anda dapat menggunakan aturan. Misalnya, di Outlook, Anda dapat membuat aturan untuk memindahkan email ke folder jika subjek berisi kata-kata dari tabel ini. Kata-kata didasarkan pada pengaturan bahasa default penyewa tempat pengguna meminta akses.
| # | Subjek email | Waktu terkirim | Dikirim ke |
|---|---|---|---|
| 1 | Tindakan yang diperlukan: Menyetujui atau menolak permintaan yang diteruskan berdasarkan [tanggal] | Email ini akan dikirim ke pemberi izin alternatif Tahap 1 (setelah permintaan diajukan) untuk mengambil tindakan. | Pemberi izin alternatif Tahap 1 |
| 2 | Tindakan yang diperlukan: Menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan [tanggal] | Email ini dikirim ke pemberi izin pertama, jika eskalasi dinonaktifkan, untuk mengambil tindakan. | Pemberi izin pertama |
| 3 | Pengingat: Menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan [tanggal] untuk [pemohon] | Email pengingat ini dikirim ke pemberi izin pertama, jika eskalasi dinonaktifkan. Email meminta mereka untuk mengambil tindakan jika mereka belum melakukannya. | Pemberi izin pertama |
| 4 | Menyetujui dan menolak permintaan berdasarkan [waktu] pada [tanggal] | Email ini dikirim ke pemberi izin pertama (jika eskalasi diaktifkan) untuk mengambil tindakan. | Pemberi izin pertama |
| 5 | Pengingat tindakan yang diperlukan: Menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan [tanggal] untuk [pemohon] | Email pengingat ini dikirim ke pemberi izin pertama, jika eskalasi diaktifkan. Email meminta mereka untuk mengambil tindakan jika mereka belum melakukannya. | Pemberi izin pertama |
| 6 | Masa berlaku permintaan telah berakhir untuk [access_package] | Email ini akan dikirim ke pemberi izin pertama dan pemberi izin alternatif tahap-1 setelah masa berlaku permintaan berakhir. | Pemberi izin pertama, pemberi izin alternatif tahap 1 |
| 7 | Permintaan disetujui untuk [pemohon] ke [access_package] | Email ini dikirim ke pemberi izin pertama dan pemberi persetujuan alternatif tahap-1 setelah permintaan selesai. | Pemberi izin pertama, pemberi izin alternatif tahap 1 |
| 8 | Permintaan disetujui untuk [pemohon] ke [access_package] | Email ini dikirim ke pemberi izin pertama dan pemberi persetujuan alternatif tahap-1 dari permintaan multi-tahap saat permintaan tahap-1 disetujui. | Pemberi izin pertama, pemberi izin alternatif tahap 1 |
| 9 | Permintaan ditolak untuk [access_package] | Email ini dikirim ke pemohon ketika permintaan mereka ditolak | Pemohon |
| 10 | Masa berlaku permintaan telah berakhir untuk [access_package] | Email ini dikirim ke pemohon di akhir permintaan satu atau beberapa tahap. Email memberi tahu pemohon bahwa masa berlaku permintaan berakhir. | Pemohon |
| 11 | Tindakan yang diperlukan: Menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan [tanggal] | Email ini dikirim ke pemberi persetujuan kedua, jika eskalasi dinonaktifkan, untuk mengambil tindakan. | Pemberi izin kedua |
| 12 | Pengingat tindakan yang diperlukan: Menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan [tanggal] | Email pengingat ini dikirim ke pemberi persetujuan kedua, jika eskalasi dinonaktifkan. Pemberitahuan meminta mereka mengambil tindakan jika belum melakukannya. | Pemberi izin kedua |
| 13 | Tindakan yang diperlukan: Menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan [tanggal] untuk [pemohon] | Email ini dikirim ke pemberi persetujuan kedua, jika eskalasi diaktifkan, untuk mengambil tindakan. | Pemberi izin kedua |
| 14 | Pengingat tindakan yang diperlukan: Menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan [tanggal] untuk [pemohon] | Email pengingat ini dikirim ke pemberi persetujuan kedua, jika eskalasi diaktifkan. Pemberitahuan meminta mereka mengambil tindakan jika belum melakukannya. | Pemberi izin kedua |
| 15 | Tindakan yang diperlukan: Menyetujui atau menolak permintaan yang diteruskan berdasarkan [tanggal] | Email ini dikirim ke pemberi izin alternatif tahap-2, jika eskalasi diaktifkan, untuk mengambil tindakan. | Pemberi izin alternatif Tahap 2 |
| 16 | Permintaan disetujui untuk [pemohon] ke [access_package] | Email ini dikirim ke pemberi izin kedua dan pemberi persetujuan alternatif tahap-2 setelah menyetujui permintaan. | Pemberi izin kedua, Pemberi izin alternatif tahap 2 |
| 17 | Masa berlaku permintaan telah berakhir untuk [access_package] | Email ini akan dikirim ke pemberi izin kedua atau pemberi izin alternatif, setelah masa berlaku permintaan berakhir. | Pemberi izin pertama, pemberi izin alternatif tahap 2 |
| 18 | Anda kini memiliki akses ke [access_package] | Email ini dikirim ke pengguna akhir untuk mulai menggunakan akses mereka. | Pemohon |
| 19 | Perluas akses untuk [access_package] berdasarkan [tanggal] | Email ini dikirim ke pengguna akhir sebelum akses mereka kedaluwarsa. | Pemohon |
| 20 | Akses telah berakhir untuk [access_package] | Email ini akan dikirim ke pengguna akhir setelah aksesnya kedaluwarsa. | Pemohon |
Email permintaan akses
Ketika pemohon mengirimkan permintaan akses untuk paket akses yang dikonfigurasi untuk memerlukan persetujuan, semua pemberi izin yang ditambahkan ke kebijakan menerima pemberitahuan email dengan detail permintaan, pada tahap persetujuan mereka. Detail dalam email meliputi: organisasi nama pemohon, dan pertimbangan bisnis; dan tanggal mulai dan berakhir akses yang diminta (jika disediakan). Detail juga akan mencakup waktu saat permintaan diajukan dan waktu saat permintaan kedaluwarsa.
Email menyertakan pemberi izin tautan dapat memilih untuk masuk ke Akses Saya untuk menyetujui atau menolak permintaan akses. Berikut adalah contoh pemberitahuan email yang dikirim ke pemberi izin untuk menyelesaikan permintaan akses:
Pemberi izin juga dapat menerima email pengingat. Email meminta pemberi izin membuat keputusan atas permintaan tersebut. Berikut adalah contoh pemberitahuan email yang diterima pemberi persetujuan untuk mengingatkan mereka untuk mengambil tindakan:
Email permintaan pemberi izin alternatif
Jika pengaturan pemberi izin alternatif diaktifkan dan permintaan masih tertunda, itu diteruskan. Pemberi izin alternatif menerima email untuk menyetujui atau menolak permintaan. Anda dapat mengaktifkan pemberi izin alternatif di tahap-1 dan tahap-2. Berikut adalah contoh email pemberitahuan yang diterima pemberi persetujuan alternatif:
Pemberi izin dan pemberi izin alternatif dapat menyetujui atau menolak permintaan.
Email yang disetujui atau ditolak
Saat menerima permintaan akses yang diajukan oleh pemohon, pemberi izin dapat menyetujui atau menolak permintaan akses. Pemberi persetujuan harus menambahkan pertimbangan bisnis untuk keputusannya. Berikut adalah contoh email yang dikirim ke pemberi izin dan pemberi persetujuan alternatif setelah permintaan disetujui:
Jika permintaan akses disetujui, dan aksesnya diberikan, pemberitahuan email akan dikirim ke pemohon bahwa mereka kini memiliki akses ke paket akses. Berikut adalah contoh pemberitahuan email yang dikirim ke pemohon saat mereka diberikan akses ke paket akses:
Jika permintaan akses ditolak, pemberitahuan email akan dikirim ke pemohon. Berikut adalah contoh pemberitahuan email yang dikirim ke pemohon saat permintaan akses mereka ditolak:
Email permintaan akses persetujuan multi-tahap
Jika persetujuan multi-tahap diaktifkan, setidaknya satu pemberi persetujuan dari setiap tahap harus menyetujui permintaan, sebelum pemohon dapat menerima akses.
Selama tahap-1, pemberi izin pertama menerima email permintaan akses dan membuat keputusan.
Setelah pemberi izin pertama atau alternatif menyetujui permintaan di tahap-1, tahap-2 dimulai. Selama tahap-2, pemberi persetujuan kedua menerima email pemberitahuan permintaan akses. Setelah pemberi izin kedua atau pemberi izin alternatif di tahap-2 (jika eskalasi diaktifkan) memutuskan untuk menyetujui atau menolak permintaan, email pemberitahuan dikirim ke pemberi izin pertama dan kedua, dan semua pemberi izin alternatif di tahap-1 dan tahap-2, serta pemohon.
Masa berlaku email permintaan akses berakhir
Masa berlaku permintaan akses akan berakhir jika tidak ada pemberi izin yang menyetujui atau menolak permintaan.
Jika permintaan mencapai tanggal kedaluwarsa yang dikonfigurasi dan masa berlakunya berakhir, permintaan tidak lagi dapat disetujui atau ditolak oleh pemberi izin.
Pemberitahuan email juga dikirim ke pemohon, yang memberitahukan bahwa masa berlaku permintaan akses mereka telah berakhir, dan mereka harus mengirimkan ulang permintaan akses. Diagram berikut menunjukkan pengalaman pemohon dan pemberitahuan email yang mereka terima saat meminta untuk memperpanjang akses:
Berikut adalah contoh pemberitahuan email yang dikirim ke pemohon saat permintaan akses mereka telah kedaluwarsa:
