Playbook pengadaan - Cara mendorong penawaran kustom pada Marketplace Azure
Marketplace Azure menawarkan kesempatan yang sangat baik untuk memaksimalkan investasi Anda di Azure sambil mengeksplorasi solusi lain yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan Anda. Namun, perdagangan B2B di lingkungan cloud dilengkapi dengan serangkaian kompleksitas dan pertimbangannya sendiri. Dokumen ini menyediakan praktik terbaik orang dalam pengadaan untuk memaksimalkan potensi Marketplace Azure.
Sebelum Anda mulai
Penting untuk memahami konsep dasar Azure sebelum menggunakan Marketplace Azure. Konsep-konsep ini meliputi:
Akun penagihan dan langganan: Akun penagihan mengelola biaya dan faktur Anda, sementara langganan adalah entitas operasional tempat sumber daya Azure Anda berjalan. Setiap akun penagihan memiliki satu atau beberapa langganan. Penting untuk dicatat bahwa memiliki izin admin ke akun penagihan tidak memberikan izin ke langganannya, dan sebaliknya. Izin ini dikonfigurasi secara independen satu sama lain.
Untuk membeli produk dari marketplace (gratis atau berbayar) memerlukan penyebaran sumber daya dan mengaitkannya dengan langganan Azure. Langganan Azure adalah bagian dari unit penagihan utama pada faktur Anda. Oleh karena itu, Anda harus menjadi pemilik langganan atau kontributor untuk menyelesaikan pembelian.
Langganan Azure dan langganan SaaS adalah dua hal yang berbeda. Langganan Azure adalah konstruksi Azure untuk tujuan yang dijelaskan sebelumnya. Langganan SaaS adalah produk marketplace yang dibeli untuk jangka waktu yang ditentukan dan memiliki siklus hidup dan perilakunya sendiri. Satu langganan Azure dapat digunakan untuk membeli dan mengelola beberapa langganan SaaS.
Saat Anda meminta perjanjian penawaran privat dengan penerbit, Anda perlu memberikan ID akun penagihan Anda. Penawaran privat berlaku untuk semua langganan di bawah akun penagihan yang Anda berikan.
Memahami pengaturan akun Anda
Bagian ini memberikan gambaran umum pengaturan yang diperlukan untuk menyelesaikan pembelian dan cara menemukannya.
Apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pembelian
Untuk menyelesaikan pembelian penawaran privat, Anda harus menyelesaikan dua langkah: terima dan beli. Menerima memerlukan izin admin akun penagihan, sementara pembelian memerlukan izin pemilik langganan atau kontributor.
Untuk produk SaaS, mengaktifkan langganan SaaS dilakukan di portal penerbit dan memerlukan izin Microsoft Entra untuk melakukan akses menyeluruh ke produk pihak ketiga. Lihat informasi selengkapnya tentang mengonfigurasi bagaimana pengguna menyetujui aplikasi.
Menemukan izin dan pengaturan akun Anda
Anda dapat menemukan izin langganan dan akun penagihan yang terkait dengannya di alat pra-pemeriksaan penawaran privat Marketplace. Ini memindai akun Anda dan memberi Anda informasi yang diperlukan tentang pengaturan potensial yang perlu Anda atasi:
- Marketplace privat: Jika marketplace privat diaktifkan pada penyewa Anda, produk yang Anda rencanakan untuk dibeli harus berada dalam daftar yang diizinkan
- Kebijakan Azure - Organisasi Anda mungkin memiliki kebijakan yang memblokir marketplace kebijakan yang memberlakukan pemberian tag tertentu saat membuat sumber daya. Untuk mempelajari cara mengatasi masalah ini, lihat Pra-pemeriksaan penawaran privat: hasil pemeriksaan kelayakan.
Setelah Anda memutuskan langganan, pastikan langganan Anda telah terdaftar untuk RP marketplace, jika tidak, Anda tidak akan dapat menggunakannya untuk penyebaran apa pun. Di portal Azure, buka: Langganan > pilih filter penyedia > sumber daya langganan > menurut kata "marketplace" > pastikan ketiga hasil diaktifkan untuk Marketplace Azure.
Untuk menemukan izin akun penagihan Anda, buka portal Azure dan pilih Cost Management & Billing Billing>Scopes> (pilih akun penagihan yang Anda inginkan) >Access Management (IAM).
Jika Anda tidak melihat akun penagihan yang Anda cari, itu berarti Anda tidak memiliki izin untuk itu (termasuk izin baca-saja). Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Akun dan cakupan penagihan di portal Azure.
Untuk menemukan apakah Anda dapat mendaftarkan aplikasi pihak ketiga melalui SSO, periksa menu ID Microsoft Entra bahwa pengguna dapat mendaftarkan aplikasi (Mengaktifkan layanan SaaS Anda memerlukan izin SSO ke aplikasi pihak ketiga):
Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Mengonfigurasi bagaimana pengguna menyetujui aplikasi - Microsoft Entra | Microsoft Learn.
Jika Anda tidak memiliki izin yang diperlukan, Anda perlu menemukan seseorang di organisasi Anda yang memilikinya. Di beberapa organisasi, ada kebutuhan untuk dua atau tiga orang berbeda yang memiliki masing-masing izin. Orang-orang ini perlu mengambil tindakan aktual untuk menyelesaikan pembelian.
Tentukan penyiapan pembelian yang disukai
Disarankan untuk mengetahui terlebih dahulu tentang langganan mana yang Anda inginkan untuk sumber daya (misalnya, SaaS) untuk menjalankan dan memeriksa siapa yang memiliki izin untuk itu. Jika Anda lebih suka membuat langganan baru untuk pembelian, buat terlebih dahulu dan jadikan diri Anda pemilik langganan ini.
Beberapa pelanggan lebih suka membuat satu "langganan wadah" untuk semua pembelian marketplace dan memberikan izin kepada orang pengadaan untuk itu. Ini memungkinkan orang pengadaan untuk menyelesaikan semua transaksi sendiri. Pembelian nantinya dapat dipindahkan ke langganan lain sehingga dapat tercermin di bawah pusat biaya yang benar.
Tata kelola dan kontrol inventaris produk
Apakah Anda ingin mengaktifkan produk marketplace dalam organisasi Anda, namun ingin menghindari akses tidak terbatas ke seluruh katalog marketplace? Azure Private Marketplace menyediakan solusi. Ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan subset produk yang disesuaikan dengan organisasi Anda atau bahkan tim tertentu di tingkat langganan.
Azure Private Marketplace beroperasi dengan tiga prinsip dasar:
- Setelah mengaktifkan marketplace privat di tingkat penyewa, semua produk marketplace, secara default, diblokir untuk pembelian.
- Setiap pengguna dalam organisasi Anda dapat mengirimkan permintaan untuk menambahkan produk ke daftar izin marketplace privat.
- Administrator marketplace menerima permintaan ini dan memiliki otoritas untuk menyetujui atau menolaknya.
- Penawaran privat dapat diaktifkan secara otomatis di marketplace, jika Anda telah mengonfigurasinya dengan cara ini.
Manajemen pengadaan
Ada batasan tertentu yang harus diperhatikan:
Marketplace Azure tidak memiliki sistem kontrol akses berbasis peran (RBAC) sendiri untuk pembelian. Sebaliknya, RBAC beroperasi di tingkat langganan, yang berarti siapa pun dengan izin pemilik/kontributor langganan dapat melakukan pembelian di marketplace.
Saat ini, Marketplace Azure tidak menawarkan integrasi siap pakai dengan sistem pengadaan atau alur kerja perusahaan.
Jika organisasi Anda mematuhi kebijakan dan prosedur pengadaan tertentu, prosedur ini harus dikelola secara eksternal ke portal Azure. Contoh prosedurnya meliputi: mengidentifikasi siapa yang mengotorisasi pembelian, menetapkan hierarki persetujuan, dan menentukan siapa yang menjalankan pembelian.
Marketplace Privat menawarkan tingkat kontrol atas pembelian individu dengan mengaktifkan produk berdasarkan permintaan. Setelah semua persetujuan prosedural diberikan, administrator marketplace dapat membuat produk tersedia untuk dibeli. Setelah pembelian selesai, produk kemudian dihapus dari Marketplace Privat, tetap tidak tersedia sampai permintaan pembelian berikutnya dibuat.
Menyelesaikan penawaran privat
Memahami dasar-dasar penawaran privat
Seperti disebutkan sebelumnya, setiap penawaran privat melibatkan dua langkah: penerimaan dan pembelian. Meskipun pembelian dapat terjadi segera setelah penerimaan, itu tidak wajib, asalkan terjadi antara tanggal mulai dan berakhir penawaran privat.
Transaksi keuangan di penagihan Azure tidak dimulai saat Anda menerima penawaran privat. Untuk menyelesaikan kesepakatan, pembelian (penyebaran dan aktivasi produk penuh) harus terjadi.
Istilah penawaran privat (tanggal mulai/selesai) TIDAK identik dengan istilah langganan SaaS.
- Penawaran privat mungkin aktif untuk jangka waktu singkat untuk memfasilitasi pembelian SaaS.
- Setelah dibeli, langganan SaaS berbasis kursi berlanjut di bawah ketentuan penawaran privat yang dinegosiasikan hingga kedaluwarsa.
- Layanan SaaS terukur ditagih dengan harga diskon hanya selama periode penawaran privat. Oleh karena itu, jika Anda bernegosiasi untuk SaaS terukur, pastikan istilah penawaran privat selaras dengan istilah langganan SaaS.
Saat langganan SaaS mendekati kedaluwarsa, penerbit dapat mengeluarkan penawaran privat baru dengan istilah yang berbeda (sekali lagi, hanya bisa untuk jendela singkat) untuk memungkinkan perpanjangan dalam kondisi yang diperbarui. Jika pelanggan menerima penawaran privat dan memperbarui langganan SaaS, harga dan ketentuan baru dikunci selama seluruh durasi langganan SaaS.
Saat ini, paket pembayaran fleksibel (tidak merata) tidak didukung dalam satu penawaran privat. Untuk membuat paket pembayaran yang tidak merata, Anda dapat memutar solusi dengan membuat beberapa penawaran privat, seperti yang ditunjukkan dalam contoh berikut. (Catatan: solusi ini tidak ideal. Muncul dengan overhead mengelola penawaran privat yang tumpang tindih. Pertimbangkan overhead ini sebelum menggunakan solusi ini):
Contoh:
Langganan SaaS tiga tahun
Total biaya: $1M
Dimulai pada 1 Maret 2023, dan berakhir pada 1 Maret 2026.
Rencana pembayaran yang diinginkan adalah 40% di tahun pertama, 50% di tahun kedua, dan 10% di tahun ketiga.
Solusi: Buat tiga penawaran privat:
- PO1: Tanggal mulai - 20 Februari 2023, Tanggal selesai - 10 Maret 2023. Masa langganan SaaS: Satu tahun. Harga: $ 400.000.
- PO2: Tanggal mulai - 20 Februari 2024, Tanggal selesai - 10 Maret 2024. Masa langganan SaaS: Satu tahun. Harga: $ 500.000.
- PO3: Tanggal mulai - 20 Februari 2025, Tanggal selesai - 10 Maret 2025. Masa langganan SaaS: Satu tahun. Harga: $ 100.000.
Ketiga penawaran privat dapat dibuat dan diterima secara bersamaan pada tahun 2023. Setiap penawaran privat mulai berlaku ketika waktunya tiba, dan perpanjangan SaaS terjadi di bawah ketentuan penawaran privat baru.
Jika tidak ada penawaran privat yang aktif pada saat perpanjangan SaaS, layanan SaaS terus beroperasi dengan harga daftar (tidak ada diskon yang akan diterapkan).
Pelanggan dapat memilih untuk melakukan pembelian di bawah satu langganan Azure dan kemudian mentransfer sumber daya ke langganan yang berbeda, seperti yang diuraikan di bagian Memahami pengaturan akun Anda. Dalam skenario ini, semua pembayaran di masa mendatang dikaitkan dengan langganan baru, sementara pembayaran sebelumnya dicatat di bawah langganan asli. Ini berarti Anda tidak dapat mengalokasikan 100% dari biaya di bawah langganan baru, karena pembelian segera berdampak pada penagihan untuk angsuran pertama.
Tagihan dan faktur
Untuk memahami jenis dan struktur akun penagihan, lihat panduan ini: Akun penagihan dan cakupan dalam portal Azure.
Pembelian marketplace muncul sebagai item baris individual di faktur Azure Anda.
Jika Anda ingin membuat faktur individual untuk pembelian Marketplace tertentu, opsi Anda bervariasi di antara dua jenis akun utama:
Akun Perjanjian Enterprise (EA):
Saat ini, Anda tidak dapat menghasilkan faktur terpisah untuk pembelian marketplace individual untuk pelanggan EA. Satu-satunya format yang didukung adalah faktur terkonsolidasi.
Faktur dihasilkan dengan nomor Pesanan Pembelian (PO#) di header faktur. PO# diatur pada tingkat akun penagihan, dan tidak ada opsi untuk menggunakan PO#s yang berbeda untuk pembelian marketplace yang berbeda.
Akun Perjanjian Pelanggan Microsoft (MCA):
Pelanggan dengan akun MCA dapat membuat beberapa profil penagihan di bawah akun penagihan mereka. Dalam kasus seperti itu, faktur dibuat untuk setiap profil penagihan. Misalnya, pelanggan dengan satu akun penagihan dan tiga profil penagihan menerima tiga faktur terpisah. Setiap faktur dapat memiliki PO#.
Jika Anda ingin menerima faktur terpisah untuk pembelian tertentu, Anda dapat membuat grup tagihan baru, membuat atau memindahkan langganan Azure di bawahnya, lalu membeli produk SaaS di bawah langganan tersebut.
Komitmen konsumsi Microsoft Azure (MACC)
Banyak tetapi tidak semua produk di marketplace memenuhi syarat MACC. Anda dapat memfilternya menggunakan opsi "Manfaat Azure memenuhi syarat" atau mencari ikon uang tunai pada petak peta penawaran.
Praktik terbaik - skenario kehidupan nyata penawaran privat
Perjalanan Lorenzo: Mendapatkan perangkat lunak melalui Marketplace Azure
Lorenzo adalah petugas pengadaan di Adatum Corporation. Dia menyelesaikan perjanjian dengan Maya, perwakilan penjualan dari penerbit perangkat lunak bernama Contoso. Lorenzo lebih suka menutup kesepakatan melalui Marketplace Azure untuk menurunkan Komitmen Konsumsi Microsoft Azure (MACC) -nya. Berikut adalah bagaimana perjalanannya terungkap:
Lorenzo mulai dengan mengonfirmasi bahwa penawaran yang dia minati memenuhi syarat MACC. Dia tahu bahwa saat membeli penawaran non-MACC dimungkinkan, mereka tidak akan mengurangi MACC-nya.
Selanjutnya, Lorenzo berkoordinasi dengan divisi IT Adatum Corporation, yang awalnya meminta perangkat lunak. Dia mengetahui langganan Azure mana yang mereka rencanakan untuk digunakan untuk penyebaran perangkat lunak. Pemilik langganan menjalankan alat pra-pemeriksaan penawaran privat di akun mereka dan memberi Lorenzo ID akun penagihan.
Dalam kasus Adatum Corporation lebih suka memusatkan pembelian perangkat lunak pada satu langganan, Lorenzo akan memeriksa apakah dia memiliki izin untuk langganan ini. Jika tidak, ia mengidentifikasi seseorang yang melakukan untuk membantu proses pembelian. Terlepas dari itu, pemilik langganan perlu memberikan ID akun penagihan kepada Lorenzo.
Lorenzo memeriksa ID akun penagihan untuk melihat apakah dia memiliki izin untuk itu. Jika dia bukan admin penagihan, dia akan menemukan seseorang.
Lorenzo kemudian memberikan ID akun penagihan kepada Maya. Sebagai gantinya, Maya mengirim email kepada Lorenzo dengan tautan untuk menerima penawaran privat.
Dengan asumsi Lorenzo memiliki izin yang diperlukan (admin EA, pemilik langganan, dan ID Microsoft Entra), ia memilih tautan yang dikirim Maya, memverifikasi detail penawaran, dan menerima penawaran privat.
Dia kemudian dialihkan ke menu Private Offer Management (POM) untuk menyelesaikan pembelian. Di sini, dia melihat tawaran pribadi yang baru saja diterimanya. Memilihnya akan membuka detail produk.
Lorenzo memilih Pembelian. Panel checkout terbuka, menampilkan opsi pembelian yang telah dipilih sebelumnya oleh Maya, semuanya terkunci untuk pengeditan: produk, paket, istilah, unit meter, rentang kursi, dan harga.
Jika tombol Beli dinonaktifkan, Lorenzo mengikuti panduan tips alat untuk memecahkan masalah. Kemungkinan alasannya adalah penawaran privat belum diterima, tanggal saat ini berada di luar tanggal mulai dan berakhir penawaran, atau penawaran privat belum siap untuk dibeli.
Pada panel checkout, Lorenzo memilih langganan (setelah memverifikasi filter langganan global disiapkan untuk menyertakan semua langganan), grup sumber daya, dan data lain yang diperlukan. Dia memilih Berlangganan dan menunggu hingga tombol Konfigurasikan akun Anda diaktifkan di layar.
Setelah tombol diaktifkan, Lorenzo memilihnya dan menyelesaikan aktivasi SaaS. Pembelian selesai, dan Lorenzo telah berhasil mendapatkan perangkat lunak untuk Adatum Corporation melalui Marketplace Azure.
