Apakah otomatisasi proses ini sepadan?
Sekarang saatnya mempertimbangkan upaya yang diperlukan untuk membangun solusi dan memutuskan apakah itu dibenarkan. Ini melibatkan penimbangan nilai bisnis terhadap biaya otomatisasi proses. Nilai bisnis adalah manfaat berkelanjutan yang diterima bisnis dari proyek.
Harga yang dibayar jika tidak melakukan apa-apa
Untuk mencari tahu apakah layak untuk mengotomatisasi proses, pertama-tama Anda harus memahami biaya untuk tidak memecahkan masalah.
Sebagai bagian dari mendefinisikan nilai bisnis yang ingin Anda capai dari solusi Microsoft Power Platform, Anda harus mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang penetapan biaya organisasi Anda untuk memecahkan masalah dengan cara saat ini. Dengan kata lain, ukur biaya tidak melakukan apa-apa.
Untuk menghitung biaya saat ini, tentukan waktu yang dihabiskan untuk melakukan proses saat ini dan kalikan dengan biaya orang-orang yang melakukan tugasnya. Anda dapat mengukur biaya tahunan dengan menentukan biaya untuk menjalankan proses secara end-to-end sekali, lalu mengalikan dengan jumlah berapa kali Anda melakukan proses dalam satu tahun. Tambahkan biaya lain seperti lisensi perangkat lunak, kertas, perangko, dan sebagainya.
Contoh: biaya proses pengeluaran saat ini
Hal pertama yang perlu kita pahami adalah, berapa biaya organisasi untuk terus melakukan proses laporan pengeluaran secara manual? Inilah yang kita temukan saat kita berbicara dengan rekan kerja kita:
Kita menemukan bahwa mereka akan memakan waktu seKitar satu jam setiap minggunya untuk mengumpulkan semua kuitansi mereka dan mengisi laporan biaya manual. Abhay menyatakan bahwa ada sekitar 140 laporan pengeluaran per minggu. Kita juga mempelajari bahwa biaya kapasitas penuh setiap anggota tim adalah kira-kira $90/jam.
(140 pengeluaran laporan × 1 jam/minggu) × $90 = $12600/minggu
52 minggu × $12.600 = $655.200 setahun
Nick tidak meninjau atau menyetujui laporan pengeluaran; itu semua jatuh ke tangan Abhay dan tim untuk menyelesaikannya. Karena Nick tidak secara teratur memantau pengeluaran tim, kesempatan penting untuk memeriksa pengeluaran, mengawasi penipuan, dan mengoptimalkan kebiasaan belanja tim terlewatkan.
Abhay berbagi dengan kami bahwa tim menghabiskan sekitar 15 menit per laporan pengeluaran, menerima rata-rata 140 laporan seminggu, dan mengirim kembali 25 persen dari mereka karena informasi yang hilang.
Peninjauan awal: 140 laporan pengeluaran × 15 menit ulasan = 35 jam
ulasan awal: 35 jam × $90 = $3.150 sepekan = $163800/Tahun
ulasan pengerjaan ulang: 35 laporan pengeluaran × 15 menit ulasan = 8,75 jam
ulasan pengerjaan ulang: 8,75 jam × $90/HR = $787,50/minggu = $40.950/Year
Total biaya mingguan: $3.937,50
Total biaya tahunan: $204.750
Setelah laporan biaya diverifikasi akurat, diperlukan sekitar 7 menit per pengeluaran laporan untuk mencari kode buku besar untuk setiap kategori pengeluaran dan menuliskannya pada setiap baris pengeluaran laporan.
140 pengeluaran laporan × 7 menit pengkodean = 16,5 jam/minggu = $1485/minggu = $77220/tahun
Laporan keuangan diperlukan sekitar 10 menit per pengeluaran untuk membuat jurnal pembayaran dalam sistem keuangan untuk memproses pembayaran dan muncul pada laporan keuangan Charlotte.
140 pengeluaran laporan × 10 menit = 23,8 jam/minggu = $2,142/minggu = $111,384/tahun
Charlotte ingin meninjau anggaran setiap minggu, tetapi tidak bisa mendapatkan laporan sampai Kamis, setelah Abhay menyelesaikan tinjauan dan mendapatkan kembali laporan yang memiliki informasi yang hilang. (Walaupun ini bukan biaya moneter, namun berdampak pada bisnis.)
Seluruh proses adalah mengakibatkan biaya pada perusahaan:
$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554
Catatan
Apa bahasa dokumentasi yang Anda inginkan? Lakukan survei singkat. (perlu diketahui bahwa survei ini dalam bahasa Inggris)
Survei akan berlangsung kurang lebih selama tujuh menit. Tidak ada data pribadi yang dikumpulkan (pernyataan privasi).