Menentukan nilai bisnis dari pemecahan masalah
Nilai bisnis termasuk dalam salah satu dari empat kategori, mudah diingat sebagai REVO:
Revenue (Pendapatan): solusi ini mendatangkan pendapatan yang tidak dapat diwujudkan, melalui lini bisnis baru atau layanan yang belum ditawarkan sebelumnya.
Efisiensi: efisiensi adalah penghematan biaya secara efektif. Solusi ini memungkinkan peserta yang menjalankan proses untuk melakukannya lebih cepat.
Volume: penghindaran biaya dicapai dengan mengaktifkan pengguna saat ini untuk memproses lebih banyak transaksi, yang pada gilirannya menghindari biaya sumber daya tambahan.
Other (Lainnya): solusi ini membantu organisasi mematuhi persyaratan "harus melakukan", yang dapat mengakibatkan menghindari sanksi keuangan.
Setelah kategori ditentukan, kita harus menentukan nilai yang akan kita capai:
Pendapatan
Tentukan yang akan ditagih untuk Layanan
Tentukan berapa banyak pelanggan yang akan membeli layanan atau produk
Tentukan batas waktu untuk mengukur (bulanan, kuartalan, setiap tahunnya)
Pendapatan = (pelanggan × harga) untuk Horizon waktu
Efisiensi
Tentukan jumlah orang yang melakukan pekerjaan hari ini
Tentukan jumlah waktu langsung yang mereka ambil untuk melakukan pekerjaan hari ini ("waktu lama")
Tentukan jumlah orang yang akan melakukan pekerjaan setelah solusi Microsoft Power Platform dibangun
Tentukan jumlah waktu langsung yang diperlukan untuk menggunakan solusi baru ("waktu baru")
Penghematan waktu = waktu lama – baru (untuk mengonversinya ke dolar, kalikan penghematan waktu dengan biaya penuh dari orang untuk unit waktu yang Anda ukur (misalnya, jam).)
Volume
Tentukan volume transaksi yang dapat diproses oleh satu orang untuk unit waktu tertentu ("transaksi per orang")
Tentukan volume transaksi yang akan dapat diproses oleh solusi baru pada waktu tersebut ("transaksi baru per orang")
Tentukan volume transaksi yang perlu diproses pada waktu tersebut ("volume")
Penghindaran biaya = (volume ÷ transaksi per orang) – (volume ÷ transaksi baru per orang)
Ini menghitung jumlah orang yang tidak perlu memproses transaksi untuk mencapai volume yang diproses oleh solusi.
Lainnya
- Tentukan penalti yang dapat dihindari dengan memiliki informasi yang diambil dan tersedia dalam solusi
Jika nilai bisnis yang akan Anda terima dengan mengotomatisasi proses tidak sebanding dengan biaya untuk tidak melakukan apa pun, Anda harus bertanya kepada diri sendiri apakah masalah ini adalah masalah bisnis yang tepat untuk difokuskan.
Namun, jika nilai bisnis yang Anda terima dengan menyelesaikan masalah bisnis lebih besar daripada biaya tidak melakukan apa pun—ditambah waktu pengembangan dan biaya bulanan lisensi perangkat lunak—, maka masuk akal untuk mengotomatisasi proses.
Contoh: nilai bisnis Mengotomasikan proses pengeluaran
Dalam kasus aplikasi contoh kami, kategori utama dari nilai bisnis adalah efisiensi. Aplikasi baru akan mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses jumlah laporan pengeluaran yang sama setiap minggu, bulan, dan tahun. Kita meninjau proses baru dan apa yang Kita ingin dicapai aplikasi dengan pengguna masa depan Kita. Kita bertanya kepada mereka berapa banyak waktu yang mereka harapkan untuk dihemat dengan proses baru dan mampu membangun beberapa aturan di aplikasi laporan pengeluaran.
Kita masih memiliki 140 laporan pengeluaran yang diajukan setiap minggu; yang tidak berubah. Namun, saat kita berbicara dengan orang yang mengirimkan laporan, kita menemukan bahwa kita dapat mengurangi waktu yang mereka habiskan hingga 20 menit—setelah mereka dapat segera memasukkan informasi, dan mengambil gambar tanda terima saat tanda terima diperlukan. Biaya yang terisi penuh juga tetap sama.
(140 laporan pengeluaran seminggu × 20 menit) × $90/HR = $4.158 seminggu = $216.216 setahun
Nick akan meninjau laporan pengeluaran tim (sekitar 100 tenaga penjualan) dan memperkirakan akan memakan waktu sekitar 5 menit untuk meninjau setiap laporan pengeluaran. Ulasan Nick terbatas pada jenis pengeluaran yang diajukan, mengakui bahwa kebutuhan akan tanda terima— dan kebutuhan untuk memasukkan nama-nama tamu saat makan dan mendistribusikan pengeluaran hotel ke dalam kategori— yang sesuai akan dikendalikan oleh aplikasi.
(100 laporan pengeluaran seminggu × 5 menit) × $90/HR = $750 seminggu = $39.000 setahun
Manajer lain akan meninjau dan menyetujui laporan pengeluaran dari Departemen mereka ke depan, sehingga sisa 40 laporan pengeluaran akan dikenakan biaya $15.600 setahun.
Pekerjaan untuk Abhay dan tim mereka kini telah bergeser ke laporan pengecekan tempat. Mereka seharusnya tidak perlu melakukan pekerjaan ulang apa pun; Bahkan, tim Abhay mungkin dapat bertugas dengan aktivitas lain karena berkurangnya upaya yang diperlukan untuk meninjau laporan pengeluaran.
Kita optimalkan proses untuk mengaitkan kode akuntansi buku besar yang benar untuk masing-masing kategori pengeluaran. Sekarang Abhay dan tim mereka dapat mengekstrak data untuk membuat jurnal pembayaran, mengurangi 40,3 (16,5 untuk pengkodean + 23,8 untuk posting) jam seminggu menjadi beberapa menit, menghemat $ 188.604 ($ 77.220 untuk pengkodean dan $ 111.384 untuk posting) setahun. Abhay mungkin dapat menugaskan beberapa tim mereka dengan pekerjaan lain yang lebih penting di departemen mereka.
Dengan proses baru, Abhay dan tim mereka dapat mempertimbangkan untuk memposting laporan pengeluaran setiap hari, yang akan memberi Charlotte pandangan terbaru tentang anggaran setiap hari. Ini juga akan memungkinkan Charlotte untuk merespons lebih cepat ketika kendala anggaran mendekat.
Biaya baru bagi perusahaan dengan menggunakan aplikasi otomatis kira-kira:
$216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 setahun
Perusahaan menghemat sekitar $777.738 setiap tahunnya
Catatan
Apa bahasa dokumentasi yang Anda inginkan? Lakukan survei singkat. (perlu diketahui bahwa survei ini dalam bahasa Inggris)
Survei akan berlangsung kurang lebih selama tujuh menit. Tidak ada data pribadi yang dikumpulkan (pernyataan privasi).