Menentukan nilai bisnis dari pemecahan masalah

Nilai bisnis termasuk dalam salah satu dari empat kategori, mudah diingat sebagai REVO:

• Pendapatan: Solusi ini mendatangkan pendapatan yang tidak akan terwujud jika tidak melalui lini bisnis baru atau layanan yang belum pernah ditawarkan sebelumnya.

• Efisiensi: Efisiensi pada dasarnya adalah penghematan biaya. Solusi ini memungkinkan peserta yang menjalankan proses untuk melakukannya lebih cepat.

• Volume: Penghindaran biaya dicapai dengan memungkinkan pengguna saat ini memproses lebih banyak transaksi, yang pada gilirannya menghindari biaya sumber daya tambahan.

• Lainnya: Solusi ini membantu organisasi mematuhi persyaratan "harus dilakukan", yang dapat mengakibatkan terhindarnya sanksi finansial.

Setelah kategori ditentukan, kita harus menentukan nilai yang akan kita capai:

• Pendapatan

  • Tentukan yang akan ditagih untuk Layanan

  • Tentukan berapa banyak pelanggan yang akan membeli layanan atau produk

  • Tentukan batas waktu untuk mengukur (bulanan, kuartalan, setiap tahunnya)

  • Pendapatan = (harga × pelanggan) untuk jangka waktu tertentu

• Efisiensi

  • Tentukan jumlah orang yang melakukan pekerjaan hari ini

  • Tentukan jumlah waktu langsung yang mereka ambil untuk melakukan pekerjaan hari ini ("waktu lama")

  • Tentukan jumlah orang yang akan melakukan pekerjaan setelah solusi dibangun Microsoft Power Platform

  • Tentukan jumlah waktu langsung yang diperlukan untuk menggunakan solusi baru ("waktu baru")

  • Penghematan waktu = waktu lama – waktu baru (Untuk mengonversikannya ke dolar, kalikan penghematan waktu dengan biaya penuh orang untuk unit waktu yang Anda ukur (misalnya, jam).)

• Volume

  • Menentukan volume transaksi yang dapat diproses oleh satu orang dalam satuan waktu tertentu ("transaksi per orang")

  • Tentukan volume transaksi yang dapat diproses oleh solusi baru dalam waktu tersebut ("transaksi baru per orang")

  • Tentukan volume transaksi yang perlu diproses pada waktu tersebut ("volume")

  • Penghindaran biaya = (volume ÷ transaksi per orang) – (volume ÷ transaksi baru per orang)
    Ini menghitung jumlah orang yang tidak perlu memproses transaksi untuk mencapai volume yang diproses oleh solusi.

• Lainnya

  • Tentukan penalti yang dapat dihindari dengan memiliki informasi yang ditangkap dan tersedia dalam solusi

Jika nilai bisnis yang akan Anda terima dengan mengotomatisasi proses tidak sebanding dengan biaya jika tidak melakukan apa pun, Anda harus bertanya pada diri sendiri apakah ini masalah bisnis yang tepat untuk difokuskan.

Namun, jika nilai bisnis yang Anda terima dengan memecahkan masalah bisnis lebih besar daripada biaya untuk tidak melakukan apa pun—ditambah waktu pengembangan dan biaya bulanan untuk setiap lisensi perangkat lunak—maka masuk akal untuk mengotomatiskan proses tersebut.

Contoh: nilai bisnis Mengotomasikan proses pengeluaran

Dalam kasus aplikasi contoh kami, kategori utama dari nilai bisnis adalah efisiensi. Aplikasi baru akan mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses jumlah laporan pengeluaran yang sama setiap minggu, bulan, dan tahun. Kita meninjau proses baru dan apa yang Kita ingin dicapai aplikasi dengan pengguna masa depan Kita. Kita bertanya kepada mereka berapa banyak waktu yang mereka harapkan untuk dihemat dengan proses baru dan mampu membangun beberapa aturan di aplikasi laporan pengeluaran.

• Kita masih memiliki 140 laporan pengeluaran yang diajukan setiap minggu; yang tidak berubah. Namun, saat kami berbincang dengan orang-orang yang menyerahkan laporan, kami menemukan bahwa kami dapat mengurangi waktu yang mereka habiskan hingga 20 menit—dengan kemampuan mereka memasukkan informasi dengan segera dan mengambil gambar tanda terima saat tanda terima diperlukan. Biaya yang terisi penuh juga tetap sama.

  (140 laporan pengeluaran seminggu × 20 menit) × $90/jam = $4,158 seminggu = $216,216 setahun

• Nick akan meninjau laporan pengeluaran tim (sekitar 100 tenaga penjualan) dan memperkirakan akan memakan waktu sekitar 5 menit untuk meninjau setiap laporan pengeluaran. Tinjauan Nick terbatas pada jenis pengeluaran yang diajukan, menyadari bahwa kebutuhan akan tanda terima—dan kebutuhan untuk mencantumkan nama tamu saat makan dan mendistribusikan pengeluaran hotel ke dalam kategori yang sesuai—akan dikontrol oleh aplikasi.

  (100 laporan pengeluaran seminggu × 5 menit) × $90/jam = $750 seminggu = $39,000 setahun

• Manajer lain akan meninjau dan menyetujui laporan pengeluaran dari departemen mereka ke depannya, sehingga 40 laporan pengeluaran yang tersisa akan menghabiskan biaya $15,600 setahun.

• Pekerjaan Abhay dan timnya kini beralih ke pemeriksaan laporan secara acak. Mereka seharusnya tidak perlu melakukan pekerjaan ulang apa pun; Bahkan, tim Abhay mungkin dapat bertugas dengan aktivitas lain karena berkurangnya upaya yang diperlukan untuk meninjau laporan pengeluaran.

• Kita optimalkan proses untuk mengaitkan kode akuntansi buku besar yang benar untuk masing-masing kategori pengeluaran. Sekarang Abhay dan timnya dapat mengekstrak data untuk membuat jurnal pembayaran, mengurangi 40,3 jam (16,5 untuk pengkodean + 23,8 untuk posting) jam seminggu menjadi beberapa menit, menghemat $188,604 ($77.220 untuk pengkodean dan $111,384 untuk posting) setahun. Abhay mungkin dapat menugaskan sebagian anggota timnya dengan pekerjaan lain yang lebih penting di departemen mereka.

• Dengan proses baru tersebut, Abhay dan timnya dapat mempertimbangkan untuk memposting laporan pengeluaran setiap hari, yang akan memberi Charlotte tampilan anggaran terkini setiap hari. Ini juga akan memungkinkan Charlotte untuk merespons lebih cepat saat kendala anggaran mendekat.

• Biaya baru bagi perusahaan dengan menggunakan aplikasi otomatis kira-kira:

  $216,216 + $39,000 + $15,600 = $270,816 setahun

  Menghemat perusahaan sekitar $777.738 setiap tahunnya

Langkah selanjutnya: Mengukur keberhasilan