Melacak email Outlook dengan memindahkannya ke folder Exchange yang dilacak
Lacak intertindakan dengan pelanggan di mana pun Anda berada, dan dari hampir semua perangkat dengan menggunakan pelacakan folder. Setelah mengkonfigurasi folder yang dilacak, Anda dapat menarik, atau memindahkan email ke folder tersebut untuk dilacak secara otomatis di aplikasi keterlibatan pelanggan (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, dan Dynamics 365 Project Service Automation). Selain itu, jika Anda mengatur rekaman mengenai (seperti rekaman akun atau peluang spesifik) untuk folder, aplikasi keterlibatan pelanggan secara otomatis menautkan semua email di folder tersebut untuk rekaman yang tertentu itu. Folder yang dilacak berfungsi di Exchange Online, Outlook di web, atau aplikasi seluler lainnya yang mendukung Exchange.
Tip
Folder yang dilacak berfungsi dengan peraturan Kotak Masuk Exchange. Hal ini memudahkan untuk merutekan pesan email secara otomatis ke folder tertentu. Misalnya, siapkan Exchange aturan yang secara otomatis merutekan email dari kontak Contoso ke folder Contoso yang dilacak, yang ditautkan ke peluang Contoso tertentu. Ceritakan lebih lanjut tentang menyiapkan aturan.
Untuk melihat folder pelacakan dalam praktik, lihat video pelacakan tingkat Folder di CRM Online.
Persyaratan untuk menggunakan folder dilacak
Pelacakan fitur folder juga mesti diaktifkan oleh administrator. Hubungi administrator Anda untuk informasi lebih lanjut. Untuk admin informasi tentang cara mengaktifkan folder yang dilacak, lihat mengkonfigurasi pelacakan tingkat folder.
Organisasi Anda harus menggunakan sinkronisasi sisi server sebagai metode sinkronisasi email Anda. Jika Anda tidak tahu metode sinkronisasi yang digunakan organisasi Anda, hubungi administrator Anda. Untuk informasi admin tentang cara mengatur sinkronisasi sisi server, lihat mengatur sinkronisasi sisi server.
Mengatur folder yang dilacak
Di aplikasi web, pada bilah navigasi, klik Opsi
.Dalam kotak dialog mengatur pilihan pribadi, klik tab Email, dan kemudian di bawah pilih pesan email untuk dilacak di Dynamics 365, klik Konfigurasi aturan pelacakan Folder.
Dalam kotak dialog pelacakan tingkat folder, di bawah Folder Exchange, klik + pemetaan Folder baru, klik tanda panah bawah di kotak yang muncul, dan kemudian pilih folder yang ingin Anda Lacak.
Catatan
Anda hanya dapat melacak folder atau subfolder dalam kotak masuk Exchange. Hanya folder yang Anda pilih akan dilacak. Misalnya, jika Anda memilih folder yang memiliki subfolder, subfolder tidak dilacak kecuali Anda secara khusus memilih mereka pada kotak dialog ini. Jumlah maksimum folder yang dapat Anda lacak adalah 25.
Jika Anda ingin menautkan folder ke rekaman tertentu—misalnya, akun atau peluang—di bawah Mengenai Rekaman di aplikasi Dynamics 365, klik tombol Pencarian
, lalu cari rekaman.Ulangi langkah 3 dan 4 untuk folder lain yang ingin Anda Lacak dan (opsional) link ke rekaman mengenai.
Setelah selesai menambahkan dan menautkan folder, klik Simpan.
Praktek-praktek terbaik untuk pelacakan folder
Pastikan untuk mengambil keuntungan dari pelacakan folder pada perangkat mobile Anda. Jika perangkat mendukung email Exchange, pelacakan folder akan berfungsi dengan otomatis. Anda tidak perlu menginstal apa pun. Cukup menyeret atau memindahkan email ke folder dilacak untuk secara otomatis melacak email itu.
Apakah Anda mengatur rekaman mengenai untuk folder, atau tidak tergantung pada bagaimana Anda berencana untuk menggunakan folder:
Jika Anda menerima volume kecil email dari banyak pelanggan yang berbeda, Anda mungkin ingin membuat satu folder yang disebut "Lacak di Dynamics 365" (atau nama yang serupa) yang tidak terhubung ke rekaman tertentu. Dengan cara itu, Anda dapat menyeret pesan ke folder tersebut untuk melacak mereka secara otomatis. Jika Anda kemudian ingin menghubungkan pesan email dalam folder ke rekaman spesifik, buka rekaman aktivitas, dan kemudian isi di bidang Mengenai.
Jika Anda menerima volume besar email dari pelanggan tertentu, buat folder (atau menggunakan folder yang ada) hanya untuk pelanggan itu, dan link ke rekaman tertentu. Misalnya buat folder aswono, dan atur rekaman mengenai data akun aswono, atau rekaman peluang.
Email sebagai jawaban atas email yang telah dilacak hanya akan otomatis dilacak jika email respons ada dalam folder kotak masuk. Jika ini telah dipindahkan secara manual atau melalui aturan Outlook ke sub folder dalam kotak masuk, ia tidak akan dilacak secara otomatis. Solusi: (1) Jangan gunakan folder berdasarkan aturan perutean atau (2) Jangan secara manual memindahkan email dari folder ke kotak masuk untuk Balasan email apa pun yang menurut Anda harus dilacak.
Anda dapat mengatur beberapa folder yang di-link ke rekaman mengenai yang sama. Misalnya, Anda dapat menghubungkan folder Proposal penjualan aswono dan folder masalah-masalah hukum aswono ke rekaman akun aswono yang sama.
Lebih baik untuk tidak menggunakan folder yang sama untuk rekaman berbeda selama periode waktu. Sebagai instans, katakanlah Anda melacak komunikasi email untuk suatu peluang dengan pelanggan 1, tapi Anda telah memenangkan peluang, dan sekarang Anda tidak perlu untuk melacak lebih jauh komunikasi dengan pelanggan itu. Anda mungkin tergoda untuk hanya mengubah rekaman mengenai untuk folder tersebut untuk pelanggan baru (pelanggan 2) yang bekerja dengan Anda. Jika dilakukan, bagaimana pun, semua email dalam folder tersebut, termasuk email yang berkaitan dengan Pelanggan 1, akan dikaitkan dengan Pelanggan 2. Jika demikian, sebaiknya buat folder baru yang terkait dengan pelanggan 2, lalu atur rekaman terkait untuk folder baru tersebut ke Pelanggan 2. Kemudian Anda dapat menghapus rekaman terkait tersebut untuk folder Pelanggan 1.
Anda dapat menyertakan folder yang tidak terlacak di dalam folder dilacak. Sebagai contoh, katakanlah Anda ingin menyimpan email pribadi dari kontak aswono. Anda dapat membuat subfolder pribadi di bawah folder aswono dan meninggalkannya tak-terpantau.
Jika Anda tidak lagi perlu untuk melacak folder, adalah ide yang baik untuk tidak melacaknya untuk alasan kinerja. Untuk tidak melacak folder, hapus dari kotak dialog pelacakan tingkat folder.
Apa yang terjadi ketika Anda batal melacak, memindahkan, menghapus, atau mengubah nama folder, atau mengubah rekaman mengenai?
Tabel berikut menunjukkan apa yang terjadi ketika batal mealcak, memindahkan, atau menghapus folder, atau mengubah rekaman mengenai yang dihubungkan ke folder dilacak
| Tindakan | Hasil |
|---|---|
| Batalkan pelacakan folder dengan menghapusnya dari kotak dialog pelacakan tingkat folder | Semua email pesan sebelumnya termasuk folder tetap bisa dilacak, dan rekaman mengenai akan masih terhubung ke pesan email tersebut. Pesan email baru yang Anda tambahkan ke folder itu tidak akan dilacak. |
| Menghapus folder dari Outlook atau Exchange | Semua pesan email yang dimasukkan dalam folder itu akan dihapus dari Outlook atau Exchange Online. Namun, pesan email yang sudah dilacak melalui folder itu tidak akan dihapus dari aplikasi keterlibatan pelanggan. |
| Memindahkan folder di Outlook atau Exchange | Folder dan segala isinya akan terus dilacak. Jika Anda memindahkan folder di luar kotak masuk, aturan pelacakan tingkat folder akan dinonaktifkan. |
| Mengganti nama folder di Outlook atau Exchange | Folder dan segala isinya akan terus dilacak. Tip: Saat Anda mengganti nama folder, perangkat lunak menggunakan ID folder Exchange untuk tujuan pelacakan – itu tidak bergantung pada nama folder yang sebenarnya. Hal ini penting untuk mengetahui jika Anda menghapus folder, dan kemudian mengubah nama folder baru dengan nama yang sama dengan folder yang dihapus. Misalnya, jika Anda menghapus Folder 1, buat Folder 2, lalu ubah nama Folder 2 menjadi Folder 1. Informasi pelacakan untuk Folder 1 asli tidak akan dipertahankan dalam kasus ini. |
| Hapus link antara folder dilacak dan rekaman tertentu dengan menghapus link dalam kotak dialog pelacakan tingkat folder | Semua pesan dalam folder yang sebelumnya terkait akan terus dihubungkan. Pesan baru yang ditambahkan ke folder itu tidak akan dihubungkan. |
| Pindahkan pesan email dalam folder dilacak yang terkait dengan rekaman tertentu ke folder yang berbeda | Jika folder baru tidak memiliki rekaman mengenai, pesan email akan terus dihubungkan ke rekaman asli. Jika folder baru memiliki rekaman mengenai, pesan email akan terhubung dengan rekaman mengenai. |
| Ubah rekaman mengenai secara manual untuk pesan email yang terkait dengan rekaman mengenai yang berbeda melalui folder dilacak secara manual | Aturan folder dilacak didahulukan. Bila folder disinkronkan, pesan email akan kembali terhubung ke rekaman yang ditentukan dalam aturan pelacakan folder, meskipun Anda mengubah rekaman mengenai secara manual. Untuk mengubah rekaman mengenai dalam kasus ini, lakukan salah satu langkah berikut. - Pindahkan pesan ke folder dilacak yang ditautkan ke data yang Anda inginkan. - Hapus tautan pada data terkait di kotak dialog Pelacakan Level-Folder sebelum Anda secara manual mengubah data terkait. - Pindahkan pesan email spesifik tersebut di luar folder dilacak, lalu ubah data terkait secara manual untuk pesan email tersebut. |
| Dua pengguna memindahkan pesan email yang sama untuk memisahkan folder yang memiliki rekaman mengenai berbeda | Anda hanya dapat mengatur satu rekaman mengenai untuk pesan email. Dalam kasus ini, rekaman yang diproses pertama terhubung ke rekaman mengenai. |
Lihat juga
Pertanyaan umum tentang menyinkronkan rekaman antara aplikasi keterlibatan pelanggan dan Microsoft Outlook
Mengonfigurasi pelacakan tingkat folder