Apa cara terbaik untuk menggunakan Outlook dan aplikasi keterlibatan pelanggan bersama?
Ada tiga cara untuk menggunakan aplikasi yang diarahkan model di aplikasi keterlibatan pelanggan (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, dan Dynamics 365 Project Service Automation), dan Outlook bersama-sama:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Pelacakan folder Microsoft Exchange
Gunakan Dynamics 365 App for Outlook dipasangkan dengan sinkronisasi sisi server untuk melihat data aplikasi keterlibatan pelanggan di Outlook dan melacak rekaman Outlook di aplikasi keterlibatan pelanggan. Anda dapat menggunakan Dynamics 365 App for Outlook bersama dengan Microsoft Outlook di web, aplikasi desktop Outlook, atau dengan Outlook mobile. Dengan Dynamics 365 App for Outlook, informasi aplikasi keterlibatan pelanggan muncul di samping pesan email Outlook atau janji temu. Misalnya, orang dapat melihat informasi tentang kontak dan prospek disimpan dalam aplikasi keterlibatan pelanggan dan menambahkan kontak aplikasi langsung dari pesan email. Mereka juga dapat menautkan email, janji temu, dan rekaman kontak ke baru atau lama, seperti rekaman peluang, akun, atau kasus. Untuk menggunakan Dynamics 365 App for Outlook Anda harus melakukan sinkronisasi email dengan sinkronisasi sisi server. Informasi lebih lanjut: Integrasikan sistem email
Seberapa sering rekaman disinkronisasi melalui sinkronisasi sisi server?
Jika Anda mensinkronisasi rekaman dengan sinkronisasi sisi server, proses bersifat dinamis dan unik untuk setiap kotak pesan pengguna. Algoritma sinkronisasi memastikan bahwa kotak pesan disinkronisasikan berdasarkan parameter dinamis seperti jumlah pesan email dan aktivitas dalam kotak pesan. Biasanya, sinkronisasi email terjadi setiap 5 menit. Ketika kotak pesan memiliki banyak pesan email, interval dapat dikurangi secara dinamis menjadi 2 menit. Jika kotak pesan kurang aktif, interval dapat ditingkatkan sampai dengan 12 menit. Secara umum, Anda dapat mengasumsikan bahwa kotak pesan akan disinkronkan setidaknya sekali setiap 12 menit.
Namun, bila Anda menggunakan Dynamics 365 App for Outlook untuk melacak atau membuat rekaman yang berkenaan dengan email atau janji temu, sinkronisasi terjadi segera dalam sebagian besar skenario untuk email yang diterima dan janji temu yang dikirim. Jika sinkronisasi langsung di aplikasi Dynamics 365 App for Outlook gagal, kami memanfaatkan sinkronisasi sisi server untuk membuat atau memperbarui rekaman aktivitas.
Di mana saya dapat menemukan informasi tentang memecahkan masalah sinkronisasi sisi server?
Anda dapat menemukan informasi tentang pemecahan masalah dan isu yang dikenal di sini: pemecahan masalah dan hal yang perlu diketahui tentang sinkronisasi sisi server.
Apakah izin keamanan mempengaruhi sinkronisasi?
Ya. Jika administrator sistem telah mengimplementasikan keamanan untuk bidang tertentu atau catatan, hal itu dapat mempengaruhi data yang disinkronkan.
Pemberitahuan privasi
Jika Anda menggunakan Dynamics 365, maka saat menggunakan sinkronisasi sisi server, kontak Dynamics 365 dan aktivitas (termasuk email, janji temu, kontak, dan tugas) akan disinkronisasikan ke sistem email tertentu (misalnya, Exchange).
Administrator dapat mengonfigurasi fungsi sinkronisasi sisi server untuk menentukan pengguna yang memiliki kemampuan untuk mengirim email atau janji temu dari Dynamics 365 atau aktivitas sinkronisasi dan kontak antara Dynamics 365 dan kotak pesan pengguna. Administrator dan pengguna akhir dapat lebih lanjut menyesuaikan kriteria filter, dan administrator bahkan dapat menentukan bidang entitas yang akan disinkronisasi.
Jika Anda menggunakan Dynamics 365 (online), saat menggunakan fitur Sinkronisasi ke Outlook, data Dynamics 365 yang Anda sinkronkan akan "diekspor" ke Outlook. Tautan akan dibuat antara informasi di Outlook dan informasi di Dynamics 365 (online) untuk memastikan informasi tetap terkini di antara keduanya. Sinkronisasi Outlook hanya mengunduh ID rekaman Dynamics 365 yang relevan untuk digunakan saat pengguna mencoba untuk melacak dan mengatur item Outlook terkait. Data perusahaan tidak disimpan pada perangkat.
Administrator menetapkan apakah pengguna organisasi diizinkan untuk menyinkronkan data Dynamics 365 dengan Outlook menggunakan peran keamanan.
Agar dapat menggunakan Microsoft Dynamics 365 for Outlook, Anda harus masuk menggunakan kredensial (alamat email dan sandi). Anda dapat memilih untuk menyimpan informasi ini secara lokal sehingga Anda tidak akan diminta memasukkan kredensial setiap kali membuka Outlook. Jika memilih untuk menyimpan informasi ini secara lokal, Dynamics 365 for Outlook akan secara otomatis tersambung ke Microsoft Dynamics 365 (online) setiap kali Anda membuka Outlook.
Setelah pertama kali masuk dan menggunakan Dynamics 365 for Outlook, sambungan antara komputer Anda dan Dynamics 365 (online) akan selalu terbuka bila Anda memiliki akses ke Internet. Anda dapat memilih untuk hanya menonaktifkan sambungan antara komputer Anda dan Dynamics 365 menggunakan pengaturan konfigurasi, namun jika Anda menonaktifkan sambungan, performa Dynamics 365 for Outlook mungkin akan menurun.
Jika Anda menggunakan Dynamics 365 for Outlook untuk melacak email, thread email akan terlihat oleh pengguna di organisasi Anda yang memiliki izin untuk melihatnya.
Untuk setiap email yang Anda terima, Dynamics 365 for Outlook akan mengirim ke Dynamics 365 (online) alamat email pengirim, alamat email penerima, dan baris subjek pesan. Hal ini memungkinkan Dynamics 365 (online) memvalidasi apakah email tertentu harus disimpan oleh layanan Dynamics 365 (online). Bila Anda melacak item, salinan item tersebut akan dikelola oleh layanan Dynamics 365 dan dapat dilihat oleh pengguna lain di organisasi Anda dengan izin yang sesuai. Bila Anda membatalkan pelacakan item, salinan item tersebut akan secara otomatis dihapus dari Dynamics 365 (online) hanya jika Anda adalah pemilik item.