Menganalisis data dengan template Excel

 

Berlaku Untuk: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Fitur ini diperkenalkan pada Pembaruan CRM Online 2016 dan CRM 2016 (lokal).

Ingin memiliki fitur ini? Cari administrator Dynamics 365 atau staf dukungan.

Microsoft Excel memberikan cara baru untuk menganalisis dan menyajikan data Dynamics 365 Anda. Dengan Excel template, Anda dapat dengan mudah membuat dan berbagi analisis yang disesuaikan dengan orang lain dalam organisasi.

Gunakan Excel template untuk:

• Prakiraan Penjualan

• Manajemen Alur

• Mencetak Penjualan

• Perencanaan Wilayah

• Dan banyak lagi…

Anda dapat mencoba template Excel yang disertakan dengan Microsoft Dynamics 365 untuk memperoleh tampilan ringkas analisis apa pun.

Tip

Lihat video berikut: Buat dokumen langsung dari Dynamics CRM dengan menggunakan template Word dan Excel (2:38)

Membuat template Excel baru

Berikut adalah sejumlah langkah untuk membuat template Excel.

Langkah 1: Buat template baru dari data yang ada

Ada dua tempat di Dynamics 365 yang memungkinkan template Excel dibuat:

• Dari halaman pengaturan. Pergi ke pengaturan > template > template dokumen > baru(). Anda harus memiliki izin yang memadai untuk mengakses halaman pengaturan, seperti Administrator Sistem atau Penyesuai Sistem.

• Dari daftar rekaman. Misalnya, buka Penjualan > Peluang > Peluang Terbuka Saya. Di bilah menu, klik Template Excel > Buat Template Excel.

  

Halaman Buat template dari data Dynamics 365 akan muncul.

Pilih data yang akan disertakan di template

1. Klik Template Excel.

2. Pilih entitas (tipe rekaman) menyertakan data Dynamics 365 entitas tersebut. Tampilan dapat dipilih di bidang berikutnya, tergantung pada entitas yang dipilih.

3. Pilih tampilan.

4. Klik Edit Kolom untuk menambahkan, menghapus, dan menyesuaikan properti untuk kolom guna disertakan dalam template.

5. Klik Unduh File untuk membuat file template.

Peringatan

Anda juga dapat mengunduh template yang berisi tidak ada data kecuali untuk kolom terkait dengan jenis rekaman (entitas) menggunakan Pengaturan > Manajemen Data > Template untuk Impor Data. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Unduh template untuk Impor data..

Langkah 2: Sesuaikan data di Excel

Buka template yang baru dibuat di Excel untuk menyesuaikan data.

Mari lihat contoh sederhana dalam menyesuaikan template Excel menggunakan Dynamics 365 data sampel.

Contoh penyesuaian data Peluang

1. Klik Aktifkan Pengeditan untuk memungkinkan penyesuaian spreadsheet Excel.

2. Tambahkan kolom baru dan beri nama "Pendapatan yang Diharapkan".

   

3. Buat rumus untuk pendapatan yang diharapkan. Jangan mengacu ke sel menggunakan alamatnya; definisikan dan gunakan nama sebagai gantinya.

   

4. Membuat tabel dan diagram pivot. Langkah-langkah demo ini dan lainnya akan dijelaskan dalam pembaruan mendatang untuk topik ini.

   Tempat konten yang ditambahkan pengguna di atas atau ke sebelah kanan tabel data yang ada. Ini mencegah konten ditimpa jika menambahkan data baru dalam Dynamics 365 di lain waktu dan Anda membuat template Excel baru. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Pertimbangan dan praktik terbaik untuk menggunakan template Excel.

   

5. Simpan spreadsheet.

Sekarang Anda siap mengunggah template Excel ke dalam Dynamics 365.

Langkah 3: Unggah template dan bagikan dengan orang lain

Ketika template Excel Anda disesuaikan seperti yang Anda inginkan, Anda dapat mengunggahnya ke Dynamics 365. Lokasi template diunggah menentukan ketersediaannya.

Administrasi Dynamics 365 dapat menggunakan halaman pengaturan untuk meng-upload template Excel ke Dynamics 365. Template yang diupload dalam pengaturan tersedia untuk semua pengguna di organisasi Dynamics 365 Anda.

Untuk admin: Upload template Excel ke Dynamics 365

1. Di Dynamics 365, pergi ke pengaturan > template > template dokumen.

2. Klik Unggah Template.

3. Tarik file Excel ke kotak dialog atau jelajahi guna menemukan dan mengunggah file.

   

4. Klik Upload.

Pengguna non-admin dapat meng-upload template untuk mereka gunakan sendiri dari daftar rekaman.

Untuk non-admin atau admin yang ingin membuat template pribadi: Upload template Excel ke Dynamics 365

1. Dalam Dynamics 365, buka halaman dengan daftar rekaman, misalnya, daftar Peluang Penjualan. Buka Penjualan > Peluang > Peluang Terbuka Saya.

2. Di bilah menu, klik Template Excel > Buat Template Excel.

3. Klik Template Excel > Unggah.

   

4. Tarik file ke kotak dialog atau jelajahi guna menemukan dan mengunggah file.

5. Klik Upload.

Langkah 4: Pilih siapa yang dapat menggunakan template baru

Akses ke template Excel yang baru dibuat akan tergantung pada cara mengunggahnya, dan dengan akses yang diberikan kepada peran keamanan Pastikan untuk memeriksa Gunakan peran keamanan untuk mengontrol akses ke template.

Jika Anda mengunggah template dari halaman Pengaturan

Halaman informasi untuk template Excel yang diunggah akan terlihat seperti ini.

Template yang diunggah dari halaman Pengaturan tersedia untuk semua pengguna di organisasi Dynamics 365 Anda. Anda tidak perlu melakukan tindakan lebih lanjut apa pun.

Jika Anda mengunggah template dari daftar rekaman

Halaman informasi untuk template Excel yang diunggah akan terlihat seperti ini.

Template yang diunggah dari daftar rekaman tersedia untuk pengguna yang mengunggah template. Untuk membagikan template dengan orang lain, ikuti langkah ini:

1. Dari halaman Informasi template, klik Bagikan.

2. Gunakan halaman Bagikan template dokumen pribadi untuk membagikan template Excel dengan orang lain dan untuk menetapkan izin.

Ekspor dan analisis data menggunakan template baru

Proses untuk menggunakan template Excel tersebut akan terlihat seperti ini.

Langkah 1: Pilih entitas yang akan dianalisis

Di Dynamics 365, pilih entitas (jenis rekaman) yang akan dianalisis dengan Excel template yang Anda buat. Misalnya, buka Penjualan > Peluang > Peluang Terbuka Saya. Dua peluang baru ditambahkan sejak template dibuat.

Langkah 2: Ekspor data Dynamics 365 menggunakan template Excel baru

Pilih template Excel yang Anda buat.

Template ini dibuat dari halaman Pengaturan sehingga akan muncul pada menu dalam Template Excel. Jika template dibuat dari daftar rekaman sehingga akan muncul dalam Template Excel Pribadi.

Jika memiliki Microsoft Excel Online, Anda dapat melihat data sebagai gantinya pada jendela Excel di Dynamics 365. Jika tidak, atau jika Anda memilih membuat file Excel, klik Unduh <nama template>.

Langkah 3: Analisis data Dynamics 365 Anda di Excel

Apa yang Anda lihat dalam Excel spreadsheet akan berdasarkan dua hal:

• Catatan Dynamics 365. Lokasi asal tampilan yang Anda pilih untuk diekspor menentukan rekaman Dynamics 365 yang Anda lihat dalam file Excel yang diekspor. Misalnya, jika Anda memilih Peluang Tertutup, Anda akan melihat rekaman tersebut bahkan jika Anda menggunakan template yang dibuat dengan Peluang Terbuka Saya.

• Kolom. Template yang Anda gunakan menentukan kolom yang muncul pada tabel dalam file Excel yang diekspor. Misalnya, tampilan Peluang Tertutup memiliki kolom ini: Potensi Pelanggan, Status, Pendapatan Aktual, dan Tanggal Penuntasan Aktual. Tetapi jika template yang Anda gunakan didasarkan pada Peluang Terbuka Saya, Anda akan melihat kolom terkait dengan tampilan tersebut dan pemfilteran kolom apa pun yang dilakukan saat membuat template.

Langkah 4: Bagikan hasil dengan orang lain

Jika Anda menggunakan Excel, simpan salinan secara online atau ke komputer. Kirim file ke orang lain untuk ditinjau dan diberikan masukan.

Coba template Excel sampel

Ada empat template Excel yang disertakan dengan Microsoft Dynamics 365.

Template sampel Excel dibuat dengan jenis rekaman tertentu (entitas). Anda hanya akan dapat menerapkan template untuk rekaman dari jenis rekaman yang sama.

Nama	Entitas
Manajemen Alur	Peluang (area Penjualan)
Ikhtisar Kampanye	Kampanye (area Pemasaran)
Kasus Status SLA	Kasus (area layanan)
Ringkasan Kasus	Kasus (area layanan)

Untuk menerapkan template Excel sampel

1. Buka daftar rekaman dengan informasi dengan jenis entitas yang cocok dengan template sampel. Misalnya, buka daftar peluang penjualan untuk menerapkan template Manajemen Saluran.

2. Klik > Template Excel, lalu pada Template Excel, pilih template sampel.

3. Unduh template atau buka template di tempat yang sama dengan Excel.

Tip

Anda dapat mengekspor template yang disertakan dalam Microsoft Dynamics 365, mengubahnya, lalu mengimpor template kembali seperti template baru. Ini dapat memberi Anda menjalankan pengaktifan saat membuat template Excel khusus Anda sendiri.

Pertimbangan dan praktik terbaik untuk menggunakan template Excel

Berikut adalah beberapa hal yang perlu disadari untuk dibuat dan membuat penggunaan terbaik pada Excel template dalam Dynamics 365.

Uji template Excel

Excel memiliki banyak fitur. Sebaiknya uji penyesuaian untuk melihat bahwa semua fitur Excel bekerja seperti yang diharapkan dalam template Anda.

Diagram privasi dan pivot

Secara default data diagram pivot tidak diperbarui ketika spreadsheet dibuka. Ini dapat menciptakan masalah keamanan jika data diagram pivot tertentu tidak harus dilihat oleh pengguna dengan izin yang tidak memadai.

Pertimbangkan skenario berikut:

• Administrator Dynamics 365 membuat template dengan data rentan dalam diagram pivot dan mengunggah template ke dalam Dynamics 365.

• Tenaga penjualan tidak memiliki akses ke data rentan dalam diagram pivot menggunakan template untuk membuat file Excel guna melakukan sejumlah analisis data.

Hasil. Tenaga penjualan mungkin dapat melihat data diagram pivot seperti yang diunduh oleh administrator Dynamics 365 mencakup akses ke tampilan yang tenaga penjualan tidak memiliki izin untuk mengaksesnya.

Selain itu. iOS tidak mendukung memperbarui data pivot dan diagram pivot saat menggunakan aplikasi Microsoft Excel pada perangkat iOS.

Rekomendasi. Data rentan tidak boleh disertakan dalam tabel pivot dan diagram pivot.

Tetapkan data diagram pivot agar me-refresh secara otomatis

Secara default, data diagram pivot tidak di-refresh secara otomatis ketika spreadsheet dibuka. Diagram rutin diperbarui secara otomatis.

Di Excel, klik kanan diagram pivot, lalu klik Opsi PivotChart > Refresh data saat membuka file.

Menempatkan data baru

Jika Anda ingin menambahkan konten ke template Excel, tempatkan data di atas atau ke kanan data yang ada. Opsi kedua adalah untuk menempatkan konten baru pada lembar kedua.

Template Excel dengan gambar dapat menyebabkan kesalahan

Jika mencoba menganalisis data Dynamics 365 dengan template Excel yang memiliki gambar tersimpan di dalamnya, kesalahan berikut mungkin akan ditampilkan: “Terjadi kesalahan sewaktu mencoba menyimpan buku kerja Anda. Sebagai hasilnya, buku kerja tidak disimpan.” Coba menghapus gambar dari template dan memuatnya ulang ke Dynamics 365.

Template Excel dan aplikasi Office Mobile di Windows 8.1

Template Excel tidak akan dibuka dalam perangkat Windows 8.1 dengan aplikasi Office Mobile. Pesan kesalahan berikut akan ditampilkan: "Kami akan memulihkan dokumen Anda sebanyak yang kami bisa, namun Anda tidak dapat mengeditnya. Coba buka dan perbaiki dokumen di PC untuk memperbaiki masalah.”

Ini adalah masalah yang dikenal.

Gunakan nama kolom tabel dan nama rentang dalam rumus

Saat membuat rumus Excel, jangan gunakan ubin kolom dan nomor sel. Sebaliknya, gunakan nama kolom tabel, lalu tentukan nama untuk sel atau rentang sel.

Gunakan peran keamanan untuk mengontrol akses ke template

Dynamics 365 administrator dapat mengontrol akses ke template Excel dengan beberapa rincian. Misalnya, Anda dapat memberi tenaga penjualan akses Baca tetapi tidak akses Tulis ke template Excel.

1. Di Dynamics 365, klik Pengaturan > Keamanan > Peran Keamanan.

2. Pilih peran kemudian klik tab Manajemen Bisnis.

3. Pilih Template dokumen untuk mengatur akses untuk template yang tersedia untuk seluruh organisasi. Pilih Template dokumen pribadi untuk template yang dibagi untuk masing-masing pengguna.

4. Klik lingkaran untuk menyesuaikan tingkat akses.

Untuk melihat dan menghapus template dokumen pribadi

Ikuti langkah-langkah untuk menghapus template dokumen pribadi:

1. Klik Pencarian Tingkat Lanjut ().

2. Untuk Cari, pilih template dokumen pribadi.

3. Klik Hasil(!).

4. Pilih template dokumen pribadi yang akan dihapus, lalu klik Hapus ().

Template Excel tidak dapat diunggah di Microsoft Edge

Jika Microsoft Excel tidak dapat diunggah di Dynamics 365 saat menggunakan Microsoft Edge sebagai browser, perbarui Microsoft Edge, lalu coba lagi

Pemberitahuan privasi

Jika Anda menggunakan Microsoft Dynamics 365 (online), mengekspor data ke lembar kerja statis akan membuat salinan lokal data yang diekspor dan menyimpannya di komputer Anda. Data ditransfer dari Dynamics 365 (online) ke komputer menggunakan sambungan aman, dan tidak ada sambungan yang dipertahankan antara salinan lokal ini dan Dynamics 365 (online).

Bila Anda mengekspor ke lembar kerja dinamis atau PivotTable, tautan akan dipertahankan antara lembar kerja Excel dan Dynamics 365 (online). Setiap kali lembar kerja dinamis atau PivotTable di-refresh, Anda akan diautentikasi dengan Dynamics 365 (online) menggunakan kredensial Anda. Anda akan dapat melihat data yang diizinkan untuk Anda lihat.

Administrator akan menetapkan apakah pengguna organisasi diizinkan untuk mengekspor data ke Excel dengan peran keamanan.

Lihat Juga

Unduh template untuk Impor data.
Menggunakan template Word di Dynamics 365