Menyebarkan Retensi Penerapan Informasi di Server File (Langkah Demonstrasi)

Berlaku untuk: Windows Server 2022, Windows Server 2019, Windows Server 2016, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012

Anda dapat mengatur periode retensi untuk folder dan menempatkan file pada penahanan legal dengan menggunakan Infrastruktur Klasifikasi File dan File Server Resource Manager.

Prasyarat

Langkah-langkah dalam artikel ini mengasumsikan Anda memiliki server SMTP yang dikonfigurasi untuk pemberitahuan kedaluwarsa file.

Langkah 1: Membuat definisi properti sumber daya

Dalam langkah ini, Anda mengaktifkan properti sumber daya Periode Retensi dan Penemuan sehingga Infrastruktur Klasifikasi File dapat menggunakan properti sumber daya ini untuk menandai file yang dipindai di folder bersama jaringan.

Untuk membuat definisi properti sumber daya:

GUI

1. Pada pengendali domain, masuk ke server sebagai anggota grup keamanan Admin Domain.

2. Buka Pusat Administratif Direktori Aktif. Di Manajer Server, pilih Alat, lalu pilih Pusat Administratif Direktori Aktif.

3. Perluas Kontrol Akses Dinamis, lalu pilih Properti Sumber Daya.

4. Klik kanan Periode Retensi, lalu pilih Aktifkan.

5. Klik kanan Discoverability, lalu pilih Aktifkan.

PowerShell

Dari prompt PowerShell yang ditingkatkan, jalankan perintah berikut:

Set-ADResourceProperty -Enabled:$true -Identity:'CN=RetentionPeriod_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'
Set-ADResourceProperty -Enabled:$true -Identity:'CN=Discoverability_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'

Langkah 2: Mengonfigurasi pemberitahuan

Dalam langkah ini, Anda menggunakan konsol File Server Resource Manager untuk mengonfigurasi server SMTP, alamat email administrator default, dan alamat email default tempat laporan dikirim.

Untuk mengonfigurasi pemberitahuan:

GUI

1. Masuk ke server file sebagai anggota grup keamanan Administrator.

2. Dari prompt perintah Windows PowerShell, ketik Update-FsrmClassificationPropertyDefinition, lalu tekan ENTER. Ini akan menyinkronkan definisi properti yang dibuat pada pengendali domain ke server file.

3. Buka File Server Resource Manager. Di Manajer Server, pilih Alat, lalu pilih File Server Resource Manager.

4. Klik kanan File Server Resource Manager (lokal), lalu pilih Konfigurasi Opsi.

5. Pada tab Pemberitahuan Email, konfigurasikan parameter berikut:

   • Dalam kotak nama server atau alamat IP SMTP, ketik nama server SMTP di jaringan Anda.

   • Dalam kotak Penerima administrator default, ketik alamat email administrator yang akan mendapatkan pemberitahuan.

   • Dalam kotak Alamat email "Dari" Default, ketik alamat email yang harus digunakan untuk mengirim pemberitahuan.

6. Pilih OK.

PowerShell

Dari prompt PowerShell yang ditingkatkan, jalankan perintah berikut:

Set-FsrmSetting -SmtpServer <IP address of SMTP server> -FromEmailAddress "<FromEmailAddress>" -AdminEmailAddress "<AdministratorEmailAddress>"

Langkah 3: Membuat tugas manajemen file

Dalam langkah ini, Anda menggunakan konsol File Server Resource Manager untuk membuat tugas manajemen file yang kedaluwarsa file dengan kriteria berikut:

• File tidak diklasifikasikan sebagai ditangguhkan secara hukum.
• File diklasifikasikan memiliki periode retensi jangka panjang.
• File belum dimodifikasi dalam 10 tahun terakhir.
• Tugas akan berjalan pada hari terakhir dalam sebulan.

Untuk membuat tugas manajemen file:

GUI

1. Masuk ke server file sebagai anggota grup keamanan Administrator.

2. Buka File Server Resource Manager. Di Manajer Server, pilih Alat, lalu pilih File Server Resource Manager.

3. Klik kanan Tugas Manajemen File, lalu pilih Buat Tugas Manajemen File.

4. Pada tab Umum , dalam kotak Nama tugas, ketik nama untuk tugas manajemen file, seperti Tugas Retensi.

5. Pada tab Cakupan , pilih Tambahkan, dan pilih folder yang harus disertakan dalam aturan ini, seperti Dokumen D:\Finance.

6. Pada tab Tindakan , dalam kotak Jenis , pilih Kedaluwarsa file. Dalam kotak Direktori kedaluwarsa, ketik jalur ke folder di server file lokal tempat file yang kedaluwarsa akan dipindahkan. Folder ini harus memiliki daftar kontrol akses yang hanya memberikan akses administrator server file.

7. Pada tab Pemberitahuan , pilih Tambahkan.

   • Pilih kotak centang Kirim email ke administrator berikut ini.

   • Pilih kotak centang Kirim email ke pengguna dengan file yang terpengaruh, lalu pilih OK.

8. Pada tab Kondisi , pilih Tambahkan, dan tambahkan properti berikut ini:

   • Di daftar Properti, pilih Discoverability. Di daftar Operator, pilih Tidak sama. Di daftar Nilai, pilih Tangguhkan.

   • Di daftar Properti, pilih Periode Retensi. Di daftar Operator, pilih Sama Dengan. Di daftar Nilai, pilih Jangka Panjang.

9. Pada tab Kondisi , pilih kotak centang Hari sejak file terakhir diubah, lalu atur nilainya ke 3650.

10. Pada tab Jadwal , pilih opsi Bulanan , lalu pilih kotak centang Terakhir .

11. Pilih OK.

PowerShell

Dari prompt PowerShell yang ditingkatkan, jalankan perintah berikut:

$fmjexpiration = New-FsrmFmjAction -Type 'Expiration' -ExpirationFolder folder
$fmjNotificationAction = New-FsrmFmjNotificationAction -Type Email -MailTo "<FileOwner>,<AdminEmail>"
$fmjNotification = New-FsrmFmjNotification -Days 10 -Action @($fmjNotificationAction)
$fmjCondition1 = New-FsrmFmjCondition -Property 'Discoverability_MS' -Condition 'NotEqual' -Value "Hold"
$fmjCondition2 = New-FsrmFmjCondition -Property 'RetentionPeriod_MS' -Condition 'Equal' -Value "Long-term"
$fmjCondition3 = New-FsrmFmjCondition -Property 'File.DateLastAccessed' -Condition 'Equal' -Value 3650
$date = Get-Date
$schedule = New-FsrmScheduledTask -Time $date -Monthly @(-1)
$fmj1 = New-FsrmFileManagementJob -Name "Retention Task" -Namespace @('<folder>') -Action $fmjexpiration -Schedule $schedule -Notification @($fmjNotification) -Condition @( $fmjCondition1, $fmjCondition2, $fmjCondition3)

Langkah 4: Mengklasifikasikan file secara manual

Dalam langkah ini, Anda mengklasifikasikan file secara manual untuk berada di penahanan legal. Folder induk file ini akan diklasifikasikan dengan periode retensi jangka panjang.

Untuk mengklasifikasikan file secara manual:

1. Masuk ke server file sebagai anggota grup keamanan Administrator.

2. Navigasi ke folder yang dikonfigurasi dalam cakupan tugas manajemen file yang dibuat di Langkah 3.

3. Klik kanan folder, lalu pilih Properti.

4. Pada tab Klasifikasi , pilih Periode Retensi, pilih Jangka Panjang, lalu pilih OK.

5. Klik kanan file dalam folder tersebut, lalu pilih Properti.

6. Pada tab Klasifikasi , pilih Penemuan, pilih Tangguhkan, pilih Terapkan, lalu pilih OK.

7. Di server file, jalankan tugas manajemen file dengan menggunakan konsol File Server Resource Manager. Setelah tugas manajemen file selesai, periksa folder dan pastikan file tidak dipindahkan ke direktori kedaluwarsa.

8. Klik kanan file yang sama dalam folder tersebut, lalu pilih Properti.

9. Pada tab Klasifikasi , pilih Penemuan, pilih Tidak Berlaku, pilih Terapkan, lalu pilih OK.

10. Di server file, jalankan tugas manajemen file lagi dengan menggunakan konsol File Server Resource Manager. Setelah tugas manajemen file selesai, periksa folder dan pastikan file dipindahkan ke direktori kedaluwarsa.

Baca juga

• Skenario: Menerapkan Retensi Informasi di Server File

• Rencanakan Retensi Informasi di Server File

• Kontrol Akses Dinamis: Gambaran Umum Skenario