Svara beiðnum um persónuleg gögn notenda
Skráðir aðilar geta óskað eftir nokkrum tegundum aðgerða varðandi persónuupplýsingar þeirra. Samkvæmt sumum lögum og reglugerðum um persónuvernd hafa þeir til dæmis rétt á að biðja um útflutning, eyðingu og breytingu á persónuupplýsingum sínum. Þessar beiðnir eru kallaðar beiðnir skráðra aðila. Ef þú hefur flokkað viðkvæmni gagnanna þinna og ert viss um að þau séu rétt getur stjórnandi brugðist við beiðnum með því að nota valkostina í flipanum Gagnavernd í stjórnun notenda, öryggishópa og heimildamiðstöðvar (Mitt hlutverk).
Tegundir beiðna
Í eftirfarandi töflu eru dæmi um tegundir beiðna sem kerfisstjórar geta svarað.
Athugasemd
Þó að við bjóðum upp á getu til að bregðast við slíkum beiðnum og þar með fá aðgang að persónulegum gögnum, er það á þína ábyrgð að tryggja að persónuleg og viðkvæm gögn séu staðsett og flokkuð á viðeigandi hátt.
| Tegund beiðni | Lýsing og leiðbeinandi svar |
|---|---|
| Flutningsbeiðni | Skráður aðili getur lagt fram beiðni um flytjanleika gagna. Þú verður að flytja persónuupplýsingar hins skráða út úr kerfum þínum og veita þær á skipulögðu, algengu sniði. Til að svara þessum beiðnum er hægt að nota Hjálparforrit gagnaverndar til að flytja út persónuleg gögn í Excel-skrá eða RapidStart grunnstillingarpakka. Með því að nota Excel er hægt að breyta persónulegum gögnum og vista þau á algengu, vélalesanlegu sniði, eins og .csv eða .xml. Fyrir RapidStart-grunnstillingapakka er hægt að grunnstilla aðalgagnatöflur og tengdar töflur sem innihalda persónuleg gögn. Athugaðu: Þegar þú flytur út gögn tilgreinir þú lágmarks næmnistig. Útflutningurinn inniheldur lágmarksstig og öll næmisstig fyrir ofan það. Ef til dæmis eru flutt út gögn sem eru flokkuð sem persónuleg inniheldur útflutningurinn einnig gögn sem flokkuð eru sem viðkvæm. Við útflutning gagna sem tengjast skráðum einstaklingi leitar Persónuvernd að beinum tengslum milli hins skráða og gagna sem tengjast hinum skráða. Óbein tengsl milli gagna sem tengjast hinum skráða og annarra gagna eru ekki flutt út sjálfkrafa af Persónuvernd. Til dæmis hefur tengiliðataflan beintengd gögn tengiliðasvara forstillingar og tafla tengiliðasvara forstillingar tengist enn fremur gögnum forstillingarspurninga. Ef einnig á að flytja út forstillingarspurningar þarf að bæta þessari töflu handvirkt við sem röð með viðeigandi afmörkunum í grunnstillingarpakkanum sem Hjálparforrit gagnaverndar býr til. Gagnaverndartólið tekur aðeins til greina töflur af gerðinni Normal. Gögn í öðrum tegundum taflna, s.s. CDS, CRM, ExternalSQL og fleirum, eru geymd í ytri kerfum og beiðnir um færanleika ætti að meðhöndla í þeim kerfum. |
| Beiðni um eyðingu | Skráður aðili getur óskað eftir því að þú eyðir persónulegum gögnum. Það eru nokkrar leiðir til að eyða persónulegum gögnum með því að nota sérstillingarmöguleikana, en ákvörðun og framkvæmd er á þína ábyrgð. Í sumum tilfellum gætirðu valið að breyta gögnunum þínum beint. Til dæmis er tengilið eytt og keyrslan Eyða ógildum samskiptum keyrð til að eyða samskiptum fyrir tengiliðinn. Athugið: Ef þú hefur tilgreint dagsetningu í reitnum Leyfa eyðingu skjals fyrir á síðunum Sölugrunnur eða Innkaupagrunnur gætir þú þurft að breyta dagsetningunni svo þú getir eytt bókuðum sölu- og innkaupaskjölum sem hafa bókunardagsetningar á eða fyrir þá dagsetningu. |
| Beiðnir um leiðréttingu | Skráður aðili getur óskað eftir því að ónákvæm persónuleg gögn verði leiðrétt. Hægt er gera það á nokkra vegu: Í sumum tilfellum er hægt að flytja út lista í Excel til að magnbreyta margar skrár á fljótlegan hátt og síðan flytja inn uppfærðu gögnin. Frekari upplýsingar er að finna í Flutningur viðskiptagagna í Excel. Einnig er hægt að breyta reitum handvirkt sem innihalda persónuleg gögn, t.d. með því að breyta upplýsingum um viðskiptavin í viðskiptamannaspjaldinu. Hins vegar eru færslur eins og almennar færslur, viðskiptamannafærslur og skattafærslur mikilvægar. Ef þú geymir persónuleg gögn í viðskiptafærsluskrám skaltu íhuga að nota sérstillingarmöguleikana til að breyta slíkum persónulegum gögnum. |
Takmarka gagnavinnslu fyrir skráðan aðila
Skráður aðili getur óskað eftir því að þú hættir tímabundið með vinnslu á persónulegum gögnum hans. Til að heiðra slíkar beiðnir er hægt að merkja færslur þeirra sem lokaðar vegna persónuverndar til að hætta að vinna úr gögnum þeirra. Þegar skrá er merkt sem lokuð er ekki hægt að búa til nýjar færslur sem nota þessa færslu. Til dæmis getur þú ekki búið til nýjan reikning fyrir viðskiptavini þegar annað hvort viðskiptavinurinn eða seljandi er lokaður. Til að merkja skráðan aðila sem lokaðan skal opna spjald skráða aðilans, t.d. viðskiptamanna-, lánardrottna- eða tengiliðarspjöldin, og velja gátreitinn Lokað fyrir persónuvernd. Ef til vill þarf að velja Sýna meira til að birta reitinn.
Meðhöndlun beiðna skráðra aðila þegar prufuútgáfa er notuð
Ákveðnar gerðir persónuupplýsinga eru hluti af reikningi Microsoft 365 og aðeins stjórnendur geta flutt gögnin út. Ferlið við meðhöndlun beiðna skráðra aðila er mismunandi eftir tegund Business Central leigjanda.
Ef þú ert með greidda áskrift að Business Central verða notendur að hafa samband við leigjandastjóra stofnunar sinnar til að leggja fram beiðni um skráðan einstakling. Stjórnendur hafa stjórnunarréttindi og verkfæri til að verða við beiðnum skráðra aðila.
Ef þú skráðir þig fyrir Business Central af prufusíðunni og þú ert enn að nota prufuútgáfuna geta notendur hlaðið niður og flutt út sín eigin gögn á persónuverndarsíðunni Vinna og skóli í Azure gáttinni.
Á persónuverndarsíðu vinnu og skóla geturðu einnig lokað reikningnum þínum. Hins vegar mælum við með því að þú flytjir út og eyðir öllum gögnum fyrst. Ef þú eyðir reikningnum þínum þýðir það að þú missir aðgang að Business Central.
Þú getur samt merkt fólk sem útilokað vegna persónuverndar og útflutnings, breytt eða eytt færslum eins og lýst er annars staðar í þessari grein.
Útflutningur gagna úr töflum sem ekki eru flokkaðar af skráðum aðila
Ef flytja þarf út gögn sem ekki eru flokkuð á þann hátt að þau séu flutt út sjálfvirkt, eins og gögn úr töflunni Svör forstillingar, þarf að grípa til eftirfarandi aðgerða:
- Íhuga skal hvort þú þurfir virkilega að flytja út viðbótargögn sem tengjast tengiliðnum ekki beint.
- Bætið borðinu og venslunum handvirkt í Rapid Start-pakkann og flytjið beint út úr Rapid Start-pakkanum. Við búum til Rapid Start pakka fyrir þig svo að þú getir fínstillt hann við slíkar aðstæður.
Meðhöndlun gagna um ólögráða börn
Ef aldur tengiliðar er lægri en lögræðisaldur samkvæmt lögum á þínu svæði er hægt að gefa það til kynna með því að velja gátreitinn Minniháttar á tengiliðarspjaldinu . Þegar það er gert er gátreiturinn Lokað á persónuvernd valinn sjálfkrafa. Þegar þú færð samþykki frá yfireining eða lögráðamanni ólögráða barnsins geturðu valið gátreitinn Samþykki foreldris móttekið til að opna fyrir tengiliðinn. Þó að þú getir unnið úr persónulegum gögnum fyrir ólögráða einstakling, getur þú ekki notað lýsingaraðgerðina í Microsoft Dynamics 365 Sales.
Athugasemd
Breytingaskráin getur skráð upplýsingar eins og hvenær og af hverjum gátreiturinn Móttekið samþykki foreldra var valinn. Stjórnandi getur sett það upp með því að nota uppsetningarleiðbeiningar breytingaskrár og einnig með því að velja gátreitinn Skrá breytingar á mótteknu samþykki foreldra á tengiliðarspjaldinu . Frekari upplýsingar eru í Skráning breytinga.
Sjá einnig .
Flutningur viðskiptagagna í Excel
Breytingar skráðar
Beiðnir skráðs aðila
Finndu ókeypis rafrænar námseiningar fyrir Business Central hér