Senda nýjum notendum opnunarkveðju
Á við: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu
Efni síðast breytt: 2012-07-31
Þegar þú hefur lokið við að úthluta nýjum notendum pósthólfum verður þú að gefa nýjum notendum notendakenni og aðgangsorð fyrir nýja reikninga þeirra. Við mælum með því að senda opnunarkveðju í tölvupósti sem inniheldur skilríki til innskráningar og allar aðrar upplýsingar sem eru hjálplegar í upphafi.
Góð leið til þessa er að nota póstsamsetningarferlið í Microsoft Office Word og CSV-innflutningsskrána sem þú notaðir til úthlutunar fyrir notendur. Með því að nota póstsamsetningu geturðu búið til opnunarkveðju sem inniheldur upplýsingar fyrir alla notendur, eins og t.d. leiðbeiningar um hvernig þeir skrá sig inn í fyrsta sinn. Við póstsamsetningarferlið er sértækum upplýsingum úr gagnaveitu um notanda bætt við skilaboðin. Þegar slík gerð opnunarkveðju er notuð, eru sértæku upplýsingar um notanda Windows Live auðkennið og aðgangsorð og gagnaveitan er CSV innflutningsskráin sem þú notaðir til að úthluta notendum.
Búa til og senda nýjum notendum opnunarkveðju
Skoðum nú eitt dæmi um slíkt. Þú ert póststjórinn við Listaskólann. Þú fékkst fyrirspurnir frá nemendum þess efnis að þeir vita ekki hvernig þeir eiga að skrá sig inn á nýja reikninginn sinn. Þar af leiðandi eru ekki allir nemendur að nota reikningana sína. Slíkt er áhyggjuefni fyrir stjórnendur skólans. Þú getur auðveldað nemendum fyrstu innskráningu með því að senda þeim opnunarkveðju sem veitir nákvæmar leiðbeiningar varðandi innskráningarferlið, hjálpartengla og tölvuþjónustu skólans við nemendur.
Horfðu á þetta sýnidæmi til að fræðast um hvernig opnunarkveðja er send
Skipulag og undirbúningur
Í fyrsta lagi þarftu netföng til að senda opnunarkveðjuna á. Listaskólinn fær netfang fyrir alla nýja nemendur við skráningu. Þú gætir þess að fá öll netföngin frá skráningaraðila og bætir þeim við CSV-innflutningsskrána áður en póstsameining fer fram.
Til að undirbúa póstsameiningu verður þú að ákvarða eftirfarandi:
Notaðu eftirfarandi færibreytur úr CSV-innflutningsskránni fyrir reiti póstsameiningarinnar:
FirstName (fornafn) Þú notar þennan reit í kveðjunni.
EmailAddress Þessi reitur inniheldur notandakennið. Notandakennið er einng netfang nýs reiknings hvers nemanda.
Password (aðgangsorð) Þessi reitur inniheldur aðgangsorð notanda, sem er fæðingardagur og -ár notanda. Hvettu notendur til að breyta aðgangsorðinu þegar þeir skrá sig inn í fyrsta sinn.
Bættu netfanginu sem nemendur lögðu fram við skráningu við hverja röð í CSV-innflutningsskránni og skírðu dálkinn SendToAddress.
Byrjaðu á Dæmi um opnunarkveðju sniðmátinu frá Microsoft og fylltu inn upplýsingarnar frá Listaskólanum. Til undirbúnings skaltu afrita sniðmátið í Word og gera viðeigandi breytingar, eins og að bæta nafni fyrirtækisins við kveðjuna og bæta við tengli á þá vefsíðu fyrirtækisins sem birtir hjálpargögn um tölvumál og gögn um samskipti fyrir notendur. Einnig geturðu breytt sniðinu að vild. Vistaðu síðan skránna sem Opnunarkveðja.doc.
Nota póstsameiningu og CSV-innflutningskrá til að senda opnunarkveðju
Þegar áætlunin er tilbúin, afrit af CSV-innflutningsskránni og sniðmát opnunarkveðjunnar eru á tölvunni, þá notarðu póstsameiningu Word til að búa til og senda opnunarkveðju sem inniheldur skilríki til innskráningar fyrir hvern notanda í CSV-innflutningsskránni. Til að fá hjálp varðandi póstsameiningu, líttu á eitt af eftirfarandi atriðum:
Notaðu eftirfarandi töflu til að ljúka póstsameiningarferlinu í Word.
| Í þessu þrepi póstsameiningarinnar: | Gerðu eftirfarandi... |
|---|---|
Gerð skjals |
Velja tölvupóstskeyti. |
Upphafsskjal |
Nota WelcomeMessage.doc. |
Listi yfir viðtakendur |
Nota CSV-innflutningsskrána. |
Sameina reiti |
Settu eftirfarandi færibreytur úr CSV-innflutningsskránni inn á viðeigandi reiti í opnunarkveðjunni:
|
Ljúktu sameiningunni |
Notaðu reitinn SendToAddress í CSV-innflutningsskránni til að tilgreina netföngin sem eru notuð í reitinum Til: í tölvupóstskilaboðunum. Sláðu inn efnislínu sem á að nota í hverri opnunarkveðju. T.d.: „Skráðu þig inn á nýja tölvupóstreikninginn þinn“. |
Þegar þú hefur lokið við póstsameininguna, er sérsniðin opnunarkveðja ásamt einkvæðu notendakenni og aðgangsorði send til allra sem eru á CSV-innflutningsskránni.
Bestu starfsvenjur
Leggðu stund á eftirfarandi bestu venjur þegar þú notar póstsameiningu og CSV-innflutningsskrá til að senda opnunarkveðju:
Notaðu CustomAttributeN eiginleikann til að geyma önnur netföng Þegar þú úthlutar notendum, bættu CustomAttributeN eiginleikanum við hausinn á CSV-innflutningsskránni til að þú getir geymt önnur netföng fyrir hvern nýjan notanda. Þar á eftir, þegar þú notar póstsameiningu til að senda opnunarkveðju velurðu reitinn CustomAttributeN sem netfangið sem á að senda til. Á þann hátt þarftu ekki að bæta öðrum netföngum við hverja röð í CSV-innflutningsskránni, líkt og gert var í dæminu sem við tókum.
**Þröngvaðu notendum til að breyta aðgangsorði sínu **Til að gera slíkt, bætir þú ForceChangePassword eiginleikanum í haus CSV-innflutningsskráarinnar sem þú notar til að úthluta notendum. Þá er búið til notendakenni sem krefst þess að nýir notendur breyti aðgangsorði sínu eftir að þeir skrá sig inn í fyrsta skipti. Þetta er öryggisráðstöfun sem er mikilvæg til að tryggja að aðeins notendur viti aðgangsorð fyrir reikninga sína.
Prófaðu póstsameininguna áður en þú sendir opnunarkveðju til margra nýrra notenda Æfingin skapar meistarann - notaðu póstsameininguna og CSV-innflutningsskrána til að senda prufuskeyti til þín og leysa öll vandkvæði áður en þú sendir póst á hundruð eða þúsundir notenda. Notaðu þitt eigið netfang sem netfangið til sendingar fyrir póstsameininguna.
Bættu merki fyrirtækisins og öðrum myndum við opnunarkveðjuna Slíkt er gert til að opnunarkveðjan birtist sem opinber póstur frá skólanum eða vinnunni eða til að gera opnunarkveðjuna áhrifaríkari í augum nemenda.
Slökktu á stillingunni Sjálfvirkt snið í Outlook sem gerir netföng að tenglum Outlook og önnur forrit Microsoft Office sérsníða sjálfvirkt vefföng, vefslóðir og netföng sem tengla. Ef þú notar Outlook, þá er e.t.v. betra að slökkva á þessum eiginleika þannig að notendakenninu sé ekki breytt í tengil þegar þú sendir opnunarkveðju til nýrra notenda. Til að framkvæma slíkt í Outlook:
1. Smelltu á Verkfæri > Valkostir > Póstsnið >Valkostir ritils > Yfirlestur > Valkostir sjálfvirkra leiðréttinga
2. Í flipanum Sjálfvirkt snið, hreinsaðu gátreitinn „Vefslóðir og vefföng með tenglum“.