Creare e gestire una richiesta di eliminazione

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Una richiesta di eliminazione in Richieste di diritti dell'oggetto consente di contrassegnare gli elementi di contenuto da eliminare dall'ambiente Microsoft 365. Dopo che i collaboratori identificano gli elementi che devono essere eliminati durante il processo di revisione dei dati, determinati responsabili approvazione possono approvare la richiesta. Quando la richiesta di eliminazione viene approvata, viene avviato un processo di eliminazione del flusso di lavoro per gli elementi contrassegnati come Includi per eseguire l'eliminazione entro 30 giorni dall'approvazione.

Nota

Le richieste di eliminazione non sono disponibili per i clienti di Us Government Community (GCC) Moderate, GCC High e Department of Defense (DoD).

Panoramica del processo

Il processo di base per la revisione e l'approvazione degli elementi per l'eliminazione è descritto di seguito.

Importante

Sono necessari passaggi specifici per collaboratori e responsabili approvazione durante questo processo. Assicurarsi di esaminare i passaggi per i collaboratori e i passaggi per i responsabili approvazione per i dettagli.

  1. L'amministratore di una richiesta di diritti dell'oggetto crea la richiesta di eliminazione e specifica uno o più responsabili approvazione. La richiesta passa quindi alla stima e al recupero dei dati.
  2. I collaboratori esaminano i dati raccolti e contrassegnano come Includi gli elementi da eliminare.
  3. I collaboratori completano la revisione e comunicano ai responsabili approvazione che la richiesta è pronta per l'approvazione.
  4. I responsabili approvazione esaminano la richiesta e decidono di approvare la richiesta per spostarla in avanti e iniziare il flusso di lavoro di eliminazione oppure Consiglia le modifiche, che interrompe il flusso di approvazione e consente ai collaboratori di apportare modifiche e inviarla di nuovo per approvazione.

Informazioni sui passaggi di avanzamento per le richieste di eliminazione

Una richiesta di eliminazione viene spostata tra le stesse fasi di avanzamento principali che consentono di accedere ai tipi di richiesta ed esportare, con alcune fasi aggiuntive correlate al processo di approvazione.

L'unico modo per eliminare le richieste è la sottostage Approvazione della fase di revisione dei dati . Il sottostaggio Approvazione è attivo dopo che i collaboratori hanno completato la revisione, come descritto di seguito in Passaggi per i collaboratori. Quando questa fase è attiva, i responsabili approvazione possono eseguire la revisione come descritto di seguito in Passaggi per i responsabili approvazione.

L'elenco seguente evidenzia le differenze nella fase di avanzamento da tenere presenti:

  • Scheda Panoramica: la scheda Panoramica in una pagina dei dettagli della richiesta di eliminazione mostrerà altre schede di stato.

  • Scheda stato approvazione: mostra quanti elementi sono stati inclusi dai collaboratori per l'eliminazione, lo stato di approvazione e i responsabili approvazione assegnati alla richiesta.

  • Elementi inclusi per la scheda di eliminazione: mostra l'analisi della posizione degli elementi inclusi per l'eliminazione.

  • Scheda riepilogo azione: mostra lo stato di completamento del flusso di lavoro di eliminazione. La scheda mostra anche il numero di elementi inclusi per l'eliminazione e gli eventuali elementi rimanenti, che sono elementi in sospeso nel processo del flusso di lavoro o a cui non è stata applicata un'etichetta di eliminazione.

Creazione di una richiesta di eliminazione

Per creare una richiesta di eliminazione, in genere si seguirà lo stesso processo per la creazione di altri tipi di richieste. La differenza principale è che è necessario assegnare un responsabile approvazione per la richiesta.

Responsabili approvazione per le richieste di eliminazione

Quando si crea una richiesta di eliminazione, è necessario assegnare almeno un utente dell'organizzazione come responsabile approvazione per la richiesta specifica. Il ruolo del responsabile approvazione consiste nell'eseguire un'approvazione a livello di richiesta per l'eliminazione degli elementi contrassegnati come Includi. Il responsabile approvazione può consigliare le modifiche se non può approvare la richiesta così come è.

È possibile scegliere in modo flessibile chi assegnare a una determinata richiesta. Un responsabile approvazione potrebbe essere un responsabile della privacy o una persona responsabile dell'eliminazione dei dati nell'organizzazione. Un responsabile approvazione può essere lo stesso utente che ha creato la richiesta. Tuttavia, qualsiasi responsabile approvazione deve essere assegnato come tale all'interno della richiesta.

È possibile designare più utenti dell'organizzazione come responsabili approvazione per una richiesta. Avere più responsabili approvazione è utile per bilanciare il lavoro e fornire la copertura Fuori sede. Tuttavia, solo un responsabile approvazione può fornire l'approvazione di una richiesta. Nel caso di più responsabili approvazione, il primo da approvare avvierà il processo di eliminazione del flusso di lavoro.

Un utente con il ruolo di richiesta di diritti dell'oggetto Amministrazione può aggiungere o modificare i responsabili approvazione dopo la creazione di una richiesta di eliminazione. Nella pagina dei dettagli di una richiesta selezionare Visualizza dettagli richiesta nella scheda Dettagli , trovare Responsabile approvazione e selezionare Modifica. Da qui è possibile rimuovere i responsabili approvazione deselezionando la casella accanto ai loro nomi e aggiungere altri utenti come responsabili approvazione.

Per informazioni dettagliate su come approvare una richiesta di eliminazione, vedere Passaggi per i responsabili approvazione .

Creazione di una richiesta di eliminazione da un modello

In generale, seguire gli stessi passaggi per creare richieste da un modello, con i passaggi aggiuntivi seguenti:

  • Nell'elenco dei modelli di richiesta di dati trovare Eliminazione dei dati e selezionare Inizia.
  • In Assegna responsabili approvazione iniziare a digitare il nome di un utente che deve approvare la richiesta di eliminazione degli elementi. È possibile selezionare più utenti, ma è necessario selezionarne almeno uno.

Creazione di una richiesta di eliminazione dall'opzione di configurazione personalizzata

Quando si crea una richiesta di eliminazione usando l'opzione di configurazione personalizzata per un processo guidato, seguire le stesse istruzioni descritte per Configurazione personalizzata, con i passaggi aggiuntivi seguenti:

  • Nella pagina Selezionare il tipo di richiesta della creazione guidata della richiesta selezionare il pulsante accanto a Elimina. Seleziona quindi Avanti.

  • Nella pagina Impostazioni richiesta assegnare uno o più utenti come responsabili approvazione per la richiesta di eliminazione. Selezionare Assegna responsabili approvazione e nel riquadro a comparsa Assegna responsabili approvazione selezionare la casella accanto al nome di uno o più utenti. Al termine, seleziona Aggiungi.

  • I nomi dei responsabili approvazione scelti verranno visualizzati nella pagina Impostazioni richiesta . Selezionare il comando Modifica se è necessario apportare modifiche. Dopo aver assegnato i responsabili approvazione, selezionare Avanti.

Potrai quindi assegnare un nome alla richiesta e completare il processo di creazione della richiesta.

Eliminare il flusso di lavoro e la modalità di eliminazione degli elementi

Quando l'organizzazione crea correttamente la prima richiesta di eliminazione, Priva crea un'etichetta di conservazione con un risultato di eliminazione denominato PrivaDelete. Quando un responsabile approvazione una richiesta di eliminazione, il flusso di lavoro di eliminazione viene avviato. Ogni elemento di contenuto contrassegnato come Includi viene valutato per determinare se esiste un conflitto che impedirebbe l'eliminazione. In caso di conflitto, all'elemento viene applicata l'etichetta eliminazione Priva per facilitare l'eliminazione.

Motivi per cui alcuni elementi potrebbero non essere eliminati

In alcuni casi, l'etichetta di eliminazione Priva non verrà applicata a un elemento. Questa situazione può verificarsi per i motivi seguenti:

  • L'elemento di contenuto viene archiviato in una posizione non supportata dalle etichette di conservazione.
  • All'elemento di contenuto è già stata applicata un'etichetta di conservazione, nel qual caso l'etichetta eliminazione Priva non verrà applicata. Gli elementi con un'etichetta di conservazione vengono evidenziati come elemento Priorty da rivedere.
  • Non è possibile trovare l'elemento di contenuto, ad esempio gli elementi spostati o eliminati manualmente.

Se si verificano problemi durante l'applicazione dell'etichetta di eliminazione agli elementi qualificati, l'applicazione dell'etichetta verrà automaticamente ritentata. Se l'etichetta non può essere applicata dopo tre giorni, il processo del flusso di lavoro continua a essere completato .

La scheda Riepilogo azione nella pagina dei dettagli della richiesta mostrerà il numero di elementi rimanenti, ovvero gli elementi che non hanno ottenuto l'etichetta senza conflitti noti. Per vedere quali elementi hanno avuto conflitti o errori, esaminare il log di esecuzione delle azioni. Gli elementi rimanenti avranno il valore Stato azioneFalso e un valore Dettagli stato azione che indica il motivo per cui l'etichetta non è stata applicata.

Quando l'eliminazione avviene dopo il completamento del flusso di lavoro

Lo stato della scheda Riepilogo azione viene spostato su Completato dopo aver completato la logica di eliminazione del flusso di lavoro per l'applicazione dell'etichetta di eliminazione e aver completato i report. Lo stato Completato non significa che gli elementi sono stati eliminati. L'eliminazione degli elementi etichettati senza conflitti può richiedere fino a 30 giorni dall'approvazione.

Dopo lo spostamento della richiesta nella fase di generazione dei report, è possibile verificare se l'etichetta di eliminazione è stata applicata o meno esaminando l'elemento di contenuto nel log di esecuzione delle azioni nella scheda Report della pagina dei dettagli della richiesta. È consigliabile controllare a campione l'ambiente Microsoft 365 entro 30 giorni dall'approvazione della richiesta per verificare che sia stata verificata l'eliminazione.

Come funziona Priva con Gestione del ciclo di vita dei dati di Microsoft Purview

Se l'organizzazione usa le funzionalità di gestione del ciclo di vita dei dati purview, ad esempio le etichette di conservazione per conservare i documenti per scopi normativi, il flusso di lavoro delle richieste di eliminazione rispetta le impostazioni correnti. L'etichetta PrivaDelete non verrà applicata agli elementi che hanno un'etichetta di conservazione esistente. Quando l'etichetta di eliminazione Priva viene applicata a un elemento, la piattaforma di conservazione esegue la risoluzione dei conflitti in base ai principi di conservazione. Se un elemento contrassegnato per l'eliminazione è in conflitto con un'etichetta di conservazione o record esistente, l'amministratore della richiesta di diritti dell'oggetto ha visibilità su tali conflitti nel log di esecuzione delle azioni. Questa visibilità può aiutare l'amministratore a risolvere i problemi relativi alla gestione del ciclo di vita dei dati dell'organizzazione o agli amministratori di gestione dei record e a rispondere all'interessato in merito al motivo per cui non è stato possibile eliminare determinati elementi.

Altre informazioni sui criteri di conservazione, sulle etichette di conservazione e sui principi di conservazione in Microsoft 365.

Completamento di una richiesta di eliminazione

Le richieste di eliminazione seguono lo stesso processo di stima e recupero dei dati di tutte le altre richieste. Quando un collaboratore rivedrà i dati, designerà gli elementi di contenuto da eliminare contrassegnando gli elementi come Includi durante la revisione dei dati.

I collaboratori e i responsabili approvazione devono completare passaggi aggiuntivi univoci per eliminare le richieste. Le responsabilità per ogni ruolo sono descritte di seguito.

Procedura per i collaboratori

Al termine della fase Recupera dati , i collaboratori devono seguire la procedura seguente mentre lavorano nella fase di revisione dei dati di una richiesta di eliminazione. I collaboratori che non hanno il ruolo di richiesta di diritti dell'oggetto Amministrazione ruolo dovranno inviare loro un collegamento diretto alla pagina dei dettagli della richiesta per visualizzare la richiesta e lavorarci. Ottieni dettagli in Collaborazione per la revisione dei dati.

Nota

Quando viene creata una richiesta di eliminazione, l'amministratore che ha creato la richiesta è l'unico collaboratore inizialmente. L'autore della richiesta o un altro amministratore della richiesta di diritti dell'oggetto può aggiungere altri collaboratori.

Passo Spiegazione Azione da intraprendere
1. Esaminare i dati raccolti. I collaboratori esaminano tutti gli elementi raccolti nella scheda Dati raccolti della richiesta e decidono cosa includere per l'eliminazione. Selezionare il nome di un elemento dall'elenco e, nell'area di revisione del contenuto a destra, esaminarne il contenuto. Se l'elemento deve essere eliminato, selezionare il comando Includi nella parte superiore dell'elenco elementi o dal menu dell'azione a tre punti accanto al nome oppure dal pulsante nella parte inferiore dell'area di revisione. Contrassegnare gli altri elementi come appropriati in base al processo di revisione dei dati.
2. Completa la revisione. Dopo aver contrassegnato come Includi tutti gli elementi nell'ambito per l'eliminazione, selezionare il pulsante Revisione completa nell'angolo in alto a destra dello schermo. Un riquadro a comparsa riepiloga i file inclusi per l'eliminazione, visualizza i responsabili approvazione e fornisce un campo note. Selezionare Completa revisione nell'angolo in alto a destra dello schermo. Nel riquadro a comparsa Invia dati rivisti per l'approvazione esaminare il riepilogo degli elementi da eliminare, aggiungere note per i responsabili approvazione e selezionare Completa revisione.

Se si include un elemento a cui è applicata un'etichetta di conservazione, lo stato di revisione verrà visualizzato come "incluso", ma non verrà eliminato dal flusso di lavoro di eliminazione; rivedere i dettagli.
3. Informare i responsabili approvazione. Ora si avvisano i responsabili approvazione che la richiesta di eliminazione è in attesa della loro approvazione. I responsabili approvazione non ricevono automaticamente una notifica quando una richiesta è pronta per l'approvazione.

La scheda Stato nella pagina dei dettagli della richiesta mostra un sottostaggio Approvazione sotto Controlla dati. Una scheda stato Approvazione mostra lo stato di approvazione come In sospeso. La scheda Dati raccolti è di sola lettura finché un responsabile approvazione non completa la revisione.		 Vai alla pagina dei dettagli della richiesta. Nell'angolo in alto a destra dello schermo selezionare il menu a discesa Condividi e scegliere Copia collegamento, che copia un collegamento diretto alla richiesta. Comunicare ai responsabili approvazione che la richiesta è pronta per la revisione e fornire il collegamento alla richiesta. Aggiornare la pagina dei dettagli della richiesta per visualizzare le schede di stato aggiornate.
4. Verificare l'approvazione. Quando il responsabile approvazione completa la revisione, può approvare la richiesta di eliminazione o consigliare modifiche. Segui le istruzioni a destra a seconda del risultato. Se approvata: attendere il completamento delle azioni di eliminazione del flusso di lavoro, esaminare i report per facilitare la comunicazione interna ed esterna, se necessario.

Se non è stata approvata: nella pagina dei dettagli della richiesta viene visualizzato un messaggio che indica che il responsabile approvazione consiglia di apportare modifiche e lo stato "Approvazione" nella scheda di stato non sarà più attivo. Visita la scheda Dati raccolti , che ora è sbloccata. Filtrare per contrassegni usati dal responsabile approvazione e/o visualizzare le note del file lasciate dal responsabile approvazione per gli elementi di contenuto. È possibile discutere e modificare in base alle esigenze. Al termine, selezionare Revisione completa nell'angolo in alto a destra della pagina dei dettagli della richiesta. Comunicare al responsabile approvazione che può esaminare la richiesta di approvazione.

Quando il responsabile approvazione completa l'approvazione della richiesta, la fase di revisione dei dati è stata completata. Il flusso di lavoro di eliminazione viene avviato automaticamente e la richiesta viene spostata nella fase Genera report .

Importante

Dopo l'approvazione della richiesta, il processo di eliminazione verrà avviato automaticamente e non potrà essere annullato.

La pagina dei dettagli della richiesta ora mostra una scheda di riepilogo dell'azione che mostra il numero di elementi da eliminare e lo stato del flusso di lavoro di eliminazione come In corso o Completato. Lo stato Completato indica che il processo di eliminazione del flusso di lavoro è stato completato. Alcuni elementi potrebbero non essere idonei per l'eliminazione a causa di un conflitto. È consigliabile controllare il log di esecuzione delle azioni per verificare gli elementi che Priva è stato in grado di applicare correttamente l'etichetta di eliminazione.

Passaggi per i responsabili approvazione

Un collaboratore invierà ai responsabili approvazione un collegamento diretto alla richiesta quando è pronto per essere esaminato per l'approvazione. A questo punto, la richiesta si trova nella fase di revisione dei dati con un sottostage Approvazione attivo. Quando si riceve il collegamento, copiarlo e incollarlo nel browser e seguire la procedura seguente.

Passo Spiegazione Azione da intraprendere
1. Trovare gli elementi da eliminare nella scheda Dati per l'approvazione . Nella pagina dei dettagli della richiesta, la scheda Dati per approvazione elenca tutti gli elementi contrassegnati per l'eliminazione dai collaboratori. Questa scheda è univoca per le richieste di eliminazione e viene visualizzata solo per i responsabili approvazione. Se nella pagina è ancora visualizzato Nessun elemento incluso per l'approvazione dell'eliminazione, significa che i collaboratori non hanno ancora completato la revisione. Gli elementi verranno visualizzati quando i collaboratori selezionano Completa revisione. Selezionare la scheda Dati per l'approvazione per avviare la revisione.
2. Rivedere tutti gli elementi. L'elenco mostra solo gli elementi contrassegnati come Includi durante il processo di revisione dei dati dei collaboratori. Per ogni elemento, è possibile selezionarne il nome nell'elenco ed esaminarne il contenuto e le eventuali note di file, nell'area di revisione del contenuto a destra.
3. Modifiche consigliate, se necessario. Se si determina che la richiesta non può essere approvata così com'è, usare contrassegni e note per comunicare le modifiche necessarie per approvarla. Selezionare uno o più elementi, quindi selezionare il comando Applica contrassegni sopra l'elenco di elementi per applicare un contrassegno. È possibile aggiungere note quando si applica un contrassegno per fornire altre indicazioni e contesto. È anche possibile aggiungere una nota file per singoli elementi nell'area di revisione del contenuto a destra.
4. Avanzamento del processo. Dopo aver esaminato la richiesta, selezionare Completa approvazione nell'angolo in alto a destra dello schermo. Viene visualizzato un riquadro a comparsa Approva richieste o modifiche consigliate , che riepiloga i file contrassegnati per l'eliminazione. Nella sezione Note è possibile aggiungere altre note per i collaboratori. Se si approva l'eliminazione: Selezionare Approva nel riquadro a comparsa. Questa azione completerà la fase Di revisione dei dati e avvierà il flusso di lavoro per avviare il processo di eliminazione. Il lavoro sulla richiesta è terminato.

Se non si approva la richiesta di eliminazione: Selezionare Consiglia modifiche nel riquadro a comparsa e usare il campo delle note per comunicare gli eventuali tag usati nei file e riepilogare i suggerimenti. La richiesta rimane nella fase di revisione dei dati . I collaboratori riceveranno un messaggio nella parte superiore della pagina dei dettagli della richiesta che consiglia le modifiche prima dell'approvazione. I collaboratori possono discutere e modificare in base alle esigenze, completare la revisione, quindi notificare ai responsabili approvazione che la richiesta è pronta per l'approvazione. È quindi possibile rivedere nuovamente la richiesta.

Dopo aver dato l'approvazione, le attività come responsabile approvazione sono completate. La scheda Dati per l'approvazione si sposta in uno stato di sola lettura, il che significa che non è possibile modificare lo stato degli elementi, applicare contrassegni o immettere note. Il flusso di lavoro di eliminazione viene avviato automaticamente e la richiesta viene spostata nella fase Genera report .

Importante

Dopo l'approvazione degli elementi per l'eliminazione, il processo di eliminazione viene avviato automaticamente e non può essere annullato.

Report del log di esecuzione delle azioni

Il log di esecuzione delle azioni è un report generato dopo l'avanzata della richiesta di eliminazione tramite la fase Genera report . Il report è un file CSV scaricabile disponibile nella scheda Report della pagina dei dettagli di una richiesta di diritti dell'oggetto. Ogni elemento approvato contrassegnato come Includi durante la revisione dei dati viene visualizzato in una riga del report.

Ogni riga del report mostra l'ID dell'elemento, che è un identificatore univoco per il file, e colonne di dati che spiegano cosa è successo all'elemento nel processo di eliminazione.

Esaminare il log di esecuzione delle azioni per verificare le attività correlate agli elementi di contenuto. Le colonne nel file CSV includono:

  • UPN approvazione: utente che ha approvato la richiesta di eliminazione.
  • Data approvazione: data di approvazione.
  • Azione: il valore "ApplyRetentionLabel" è l'applicazione dell'etichetta Priva delete.
  • Stato azione: il valore True indica che è stata applicata l'etichetta. Il valore False indica che l'etichetta non è stata applicata.
  • Dettagli stato azione: quando lo stato dell'azione è "False", questa colonna elenca il motivo per cui non è stato possibile applicare un'etichetta. Ad esempio, la posizione dell'elemento non supporta le etichette di conservazione o l'elemento aveva un'etichetta di conservazione esistente o un altro errore ha impedito l'applicazione dell'etichetta.
  • Data azione: data in cui è stata applicata l'azione.

Il log di esecuzione delle azioni include l'ID, il percorso, il mittente/autore e l'oggetto/titolo non modificabili di un elemento. Questo elenco può essere un riferimento utile per verificare se gli elementi approvati per l'eliminazione sono stati etichettati con PrivaDelete e per convalidare l'eliminazione. L'elenco può essere utile anche se altri stakeholder dell'organizzazione devono gestire gli elementi ignorati a causa di un conflitto. Se si prevede di scaricare e mantenere il file come riferimento futuro, è consigliabile eliminare tutti i dati personali dal file, che possono essere trovati nelle colonne Percorso, Mittente/Autore e Oggetto/Titolo .

Come per tutti gli altri report, il log di esecuzione delle azioni viene eliminato 30 giorni dopo la chiusura della richiesta, a meno che non sia stata scelta l'opzione di 90 giorni per il periodo di conservazione dei dati. Vedere Periodi di conservazione per report e dati.

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