Creare una richiesta e definire le impostazioni di ricerca

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Questo articolo illustra come creare una richiesta in Priva per iniziare a soddisfare una richiesta di diritti dell'oggetto. Informazioni sulle impostazioni di ricerca per il recupero dei dati e su come perfezionare la ricerca.

Gli utenti devono contenere tutti i ruoli nel gruppo di ruoli Subject Rights Request Administrators (vedere Autorizzazioni Priva) per creare una richiesta. È possibile creare una richiesta in due modi:

  • Da un modello, una rapida opzione "predefinita" che usa impostazioni predefinite personalizzate; O
  • L'opzione personalizzata , che è un processo guidato per esaminare tutte le impostazioni.

Consiglio

La prima volta che visiti la soluzione Subject Rights Requests , offriamo un modo semplificato per creare una richiesta ed esplorare le funzionalità. Vedere Introduzione alla prima richiesta riportata di seguito.

Tipi di richiesta

Richieste di diritti degli interessati Priva supporta quattro tipi di richieste:

  1. Accesso: fornisce un riepilogo delle informazioni personali dell'interessato contenute nell'organizzazione in Microsoft 365.

  2. Esportazione: fornisce un riepilogo e un file esportato di elementi di contenuto che contengono le informazioni personali dell'interessato. Questi sono gli elementi esaminati e contrassegnati come Inclusi durante la revisione dei dati raccolti dalle impostazioni di ricerca.

  3. Elenco con tag per il completamento: genera un riepilogo dei file contrassegnati durante la revisione dei dati. È possibile visualizzare i tag forniti da Priva e configurare tag personalizzati nelle impostazioni Priva.

  4. Elimina (anteprima): elimina gli elementi di contenuto contenenti le informazioni personali di un interessato. Questi sono gli elementi contrassegnati come Includi durante la revisione dei dati raccolti, al termine dell'approvazione.

    Nota

    L'eliminazione è una funzionalità di anteprima. La creazione e la gestione di una richiesta di eliminazione implicano passaggi univoci oltre a quelli elencati in questo articolo. Per istruzioni dettagliate, vedere Creare e gestire una richiesta di eliminazione (anteprima).

Introduzione alla prima richiesta

Quando si avvia una versione di valutazione o una sottoscrizione di Richieste di diritti dell'oggetto, viene offerta una configurazione semplice e predefinita per la prima richiesta che usa le impostazioni predefinite. Questa configurazione consente di esplorare il flusso di lavoro della richiesta di diritti dell'oggetto e acquisire familiarità con le relative funzionalità.

La prima volta che si arriva alla pagina Richieste di diritti dell'oggetto, verrà visualizzato un banner nella parte superiore con un pulsante Introduzione . Quando un utente seleziona questo pulsante, viene visualizzato un riquadro a comparsa con le informazioni dell'utente prepopolato nei campi nome e posta elettronica e vengono visualizzate tutte le impostazioni predefinite.

Esplorazione della funzionalità di richiesta con le informazioni: provare una richiesta di diritti dell'oggetto in base alle proprie informazioni può aiutare a acquisire familiarità e comfort nello spostamento in ogni fase del processo. Si vedrà cosa restituirà una ricerca predefinita e sarà possibile esercitarsi a perfezionare i risultati modificando le impostazioni di ricerca. Nella scheda Dati raccolti è possibile esaminare gli elementi nell'area di anteprima a destra e praticare la redazione di testo, l'applicazione di tag, l'immissione di note e l'contrassegno di elementi da includere o escludere per il report finale.Trovare i dettagli in Rivedi i dati per una richiesta di diritti dell'interessato.

  • Non è necessario usare le informazioni per creare la prima richiesta. Se si è pronti per avviare una richiesta per un interessato, sostituire il nome e l'indirizzo di posta elettronica con le informazioni dell'interessato.

Per accettare tutte le impostazioni e creare la richiesta, selezionare Crea. Il riquadro verrà chiuso e la nuova richiesta verrà visualizzata nella pagina Richieste di diritti dell'oggetto . Per modificare una delle impostazioni predefinite prima di creare la richiesta, selezionare Modifica dettagli richiesta, che consente di accedere alla creazione guidata della richiesta con diritti dell'oggetto.

Nota

Qualsiasi richiesta creata verrà conteggiata per l'assegnazione della sottoscrizione di valutazione o a pagamento, indipendentemente dalle informazioni dell'interessato usate per la richiesta. Il periodo di conservazione dei dati standard di 30 giorni si applica dopo la chiusura della richiesta. Informazioni su come modificare i periodi di conservazione per le richieste di diritti dell'oggetto.

Configurazione rapida: usare un modello con le impostazioni predefinite

Quando si crea una richiesta direttamente da un modello, le impostazioni predefinite consentono di iniziare a funzionare rapidamente. I tre modelli corrispondono ai tre tipi di richiesta: Accesso ai dati, Esportazione dati e Dati contrassegnati per ulteriori azioni. È possibile visualizzare le impostazioni predefinite di un modello e apportare modifiche durante il processo di creazione della richiesta.

Selezione della relazione

Ogni modello consente di selezionare il tipo di relazione tra l'interessato e l'organizzazione, che a sua volta determina le impostazioni predefinite. I punti seguenti illustrano in che modo la relazione scelta influisce sulle impostazioni di ricerca nei modelli:

  • Dipendente corrente: i risultati della ricerca sono personalizzati per evitare messaggi di posta elettronica o chat di Teams a cui il dipendente ha partecipato o file creati dal dipendente. Questa impostazione semplifica i risultati della ricerca, in quanto gli attuali dipendenti hanno in genere accesso al contenuto creato o alla comunicazione a cui hanno partecipato.

  • Ex dipendente: le impostazioni di ricerca assegnano la priorità alla cassetta postale dell'ex dipendente (se disponibile) e agli elementi creati dal dipendente. Queste impostazioni mirano a restituire contenuti a cui gli ex dipendenti hanno generato o partecipato.

  • Cliente, potenziale dipendente e altro: i risultati della ricerca per queste relazioni non includeranno il contenuto creato dall'interessato e includeranno solo le versioni più recenti degli elementi di SharePoint (altre informazioni sulle opzioni di ricerca avanzate).

Consiglio

Nella pagina Principale richieste di diritti soggetto è possibile ordinare l'elenco di richieste in base alla relazione nella colonna Relazione all'organizzazione .

Passaggi per la creazione di una richiesta da un modello

  1. Nel Centro conformità Microsoft Purview selezionare Richieste di diritti degli interessati Priva nel riquadro di spostamento a sinistra.

  2. Nell'angolo in alto a destra della schermata selezionare Crea una richiesta.

  3. Trovare il tipo di richiesta che si vuole creare, ovvero accesso ai dati, esportazione dei dati o Dati contrassegnati per un'ulteriore azione, e selezionare Introduzione. Verrà visualizzato un riquadro a comparsa.

  4. In Relazione all'organizzazione selezionare l'opzione che descrive la relazione tra l'interessato e l'organizzazione. Se si seleziona Altro, nel riquadro a comparsa verrà visualizzato un campo di testo Altra relazione . Immettere un termine appropriato per l'organizzazione. ad esempio "paziente" o "studente".

  5. Se si desidera esaminare tutte le impostazioni predefinite e apportare modifiche a una di esse, selezionare il pulsante Visualizza impostazioni . Le impostazioni verranno visualizzate nel riquadro a comparsa. Per modificare le impostazioni, selezionare Modifica impostazioni, che consente di accedere al processo guidato descritto di seguito.

  6. Immettere i dettagli dell'interessato:

    • Il nome, il cognome e l'indirizzo di posta elettronica sono campi obbligatori. Per i dipendenti attuali e precedenti, digitando il nome dell'interessato nel campo Cerca un soggetto interessato verrà visualizzato un elenco di utenti tra cui scegliere. È anche possibile selezionare il collegamento sotto tale campo per immettere manualmente il nome e l'indirizzo di posta elettronica.
    • È facoltativo immettere il paese di residenza dell'interessato, il regolamento sulla privacy associato alla richiesta e un intervallo di tempo.

    Consiglio

    L'intervallo di tempo predefinito cercherà il contenuto creato o modificato negli ultimi 12 mesi. È possibile modificare questa impostazione per selezionare tutto il contenuto creato in qualsiasi momento o impostare un intervallo di tempo personalizzato.

  7. Al termine, selezionare Crea. La nuova richiesta verrà riportata alla pagina Relativa alla richiesta di diritti dell'oggetto nella parte superiore dell'elenco delle richieste.

Per impostazione predefinita, la richiesta viene denominata con il nome e il tipo di richiesta dell'interessato. Per modificare il nome della richiesta, selezionare la richiesta dall'elenco per aprire la pagina dei dettagli e selezionare il comando Modifica nella parte superiore della schermata. Si arriva alla creazione guidata della richiesta. Selezionare Avanti finché non si passa alla pagina Nome richiesta , in cui è possibile modificare il nome e aggiungere una descrizione.

Nessuno dei modelli viene sospeso automaticamente nella fase di stima dei dati. È tuttavia possibile modificare questa e altre impostazioni di ricerca selezionando Visualizza impostazioni nel riquadro a comparsa del modello.

Configurazione personalizzata: processo guidato per scegliere tutte le impostazioni

L'opzione di richiesta personalizzata è un processo guidato per la creazione di un criterio. Si inizierà scegliendo un modello e quindi si esaminerà ogni impostazione per personalizzare i criteri. Le istruzioni seguenti forniscono informazioni dettagliate sulle impostazioni di base applicabili a ognuno dei tre tipi di criteri. Se le impostazioni sono diverse in base al tipo di criterio, verrà creato un collegamento a istruzioni specifiche.

Seguire la procedura seguente per creare una richiesta:

  1. Nel Portale di conformità di Microsoft Purview selezionare Richieste di diritti degli interessati Priva nel riquadro di spostamento a sinistra.

  2. Nell'angolo in alto a destra della schermata selezionare Crea una richiesta.

  3. Nell'opzione Personalizzato selezionare Introduzione. Verrà visualizzata la creazione guidata della richiesta.

  4. Nella pagina Informazioni sull'interessato immettere il nome e il cognome dell'interessato è facoltativo, ma l'indirizzo di posta elettronica è obbligatorio. Selezionare Aggiungi identificatore dell'interessato per fornire altre informazioni utili per la ricerca, ad esempio nomi alternativi, indirizzo o numero di telefono. Selezionare Aggiungi residenza per scegliere il paese di residenza dell'interessato. Selezionare l'opzione che identifica il modo in cui l'interessato è correlato all'organizzazione. Se si sceglie Altro, immettere un termine per descrivere la relazione appropriata per l'organizzazione. ad esempio "paziente" o "studente". Selezionare Avanti per passare al passaggio successivo.

  5. Nella pagina Località decidere dove cercare le informazioni dell'interessato. Scegliere una o entrambe le posizioni seguenti spostando l'interruttore di stato accanto a ogni opzione nella posizione Sì :

    • Exchange: cercare i dati nelle cassette postali di Exchange e nelle chat di Teams singole o di gruppo. È possibile scegliere di cercare tutti gli account di Exchange nell'organizzazione oppure selezionare Scegli account per selezionare singoli utenti nel riquadro a comparsa Cassette postali di Exchange .

    • SharePoint: cercare i dati nei siti di SharePoint, nei siti OneDrive for Business e nei canali di Teams. È possibile scegliere di eseguire ricerche in tutti i siti di SharePoint nell'organizzazione oppure selezionare Scegli siti per selezionare singoli utenti nel riquadro a comparsa Siti di SharePoint .

    Consiglio

    Per informazioni sull'identificazione dei termini di ricerca appropriati, vedere gli argomenti seguenti:

    • URL e siti di SharePoint: gestire i siti nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint fornisce indicazioni su come ordinare e filtrare i siti e su come cercare un sito di SharePoint. Usare questa opzione per trovare gli URL da immettere nel campo di ricerca nel riquadro a comparsa Siti di SharePoint .
    • Chat e canali di Teams: Get-Team mostra come trovare i team in Microsoft Teams fornendo proprietà o informazioni specifiche.
    • URL e siti di OneDrive: informazioni sugli URL di OneDrive fornisce informazioni sul formato e sulle proprietà appropriati per l'URL di OneDrive di un utente. Usare questa opzione per identificare i siti di OneDrive nella ricerca.

  6. Nella pagina Definisci impostazioni di ricerca è possibile scegliere di apportare modifiche alla ricerca predefinita scegliendo tra le varie opzioni di ricerca avanzate. Qui è anche possibile scegliere di ottenere una stima prima che i dati siano restituiti automaticamente. Se si sceglie una di queste opzioni, quando si seleziona Avanti si procederà a schermate aggiuntive. Per informazioni dettagliate, vedere Definire le impostazioni di ricerca riportate di seguito. Se non si vuole modificare la ricerca, lasciare vuote tutte le opzioni e selezionare Avanti per passare alla fase successiva.

  7. Nella pagina Selezionare il tipo di richiesta scegliere il tipo di richiesta: Accesso, Esportazione o Elenco tag per il completamento (vedere le descrizioni precedenti). Indicare se la richiesta riguarda un regolamento sulla privacy dei dati. Esaminare o apportare modifiche alla scadenza di completamento, che per impostazione predefinita è due settimane dopo la data di creazione della richiesta. Quindi, scegliere Avanti.

  8. Nella pagina Conferma o modifica il nome di questa richiesta è possibile mantenere o modificare il nome descrittivo specificato per la richiesta e immettere una descrizione facoltativa. Quindi, scegliere Avanti.

  9. Nella pagina Revisione e fine esaminare il riepilogo degli elementi immessi durante i passaggi precedenti. Qualsiasi campo può essere modificato selezionando il collegamento Modifica in ogni sezione. Al termine, selezionare Crea richiesta.

Una volta creata la richiesta, verrà visualizzata una schermata di conferma. Selezionare Done (Fatto) per tornare alla schermata principale Subject Rights Requests .Select Done to return to the subject rights requests screen. La nuova richiesta verrà elencata nella parte superiore dell'elenco di richieste. Selezionarlo dall'elenco per iniziare a esaminare e a lavorare sulle fasi di avanzamento.

Cosa accade dopo la creazione della richiesta

Si calcolerà immediatamente una stima della quantità di dati che si prevede di trovare in base ai parametri di ricerca. Visitare la pagina dei dettagli della richiesta tra pochi minuti e un'ora per visualizzare i risultati della stima e verificare se la richiesta è stata spostata nella fase successiva. La richiesta procederà automaticamente dalla stima dei dati al recupero dei dati , ad eccezione delle circostanze seguenti:

  • Se si è scelto di ricevere prima un'esimtae di dati nel passaggio 5, Definire le impostazioni di ricerca, sarà possibile visualizzare i dettagli della ricerca e apportare modifiche alla ricerca prima che tutti i dati vengano recuperati. È necessario passare manualmente alla fase successiva di recupero dei dati se si è sospeso in Data estimate.

  • Se non si è scelto di interrompere la stima dei dati, ma si prevede che la ricerca produrrà un volume elevato di dati, verrà visualizzata una barra dei messaggi nella parte superiore della richiesta con un collegamento per modificare la ricerca prima di procedere al recupero dei dati.

Per altre informazioni su queste fasi, vedere Stima e recupero dei dati .

Definizione delle impostazioni di ricerca

Quando si crea una richiesta di diritti dell'oggetto, verrà eseguita una ricerca predefinita in base alle selezioni nella pagina Percorsi della creazione guidata. Se si vuole eseguire una ricerca più mirata o se si vuole ottenere una stima dei dati prima del recupero degli elementi di contenuto, è possibile effettuare tali selezioni nella pagina Impostazioni di ricerca della creazione guidata richiesta.

Opzioni di ricerca avanzate

  • Perfezionare la ricerca: questa opzione consente di specificare proprietà aggiuntive per identificare l'interessato tra i dati dell'organizzazione. Dopo aver scelto questa opzione, verrà richiesto di aggiungere altri parametri di ricerca, illustrati di seguito in Affinamento della ricerca.
  • Includi contenuto creato dall'interessato: questa opzione cercherà il contenuto creato dall'interessato. Gli esempi includono i file creati dall'interessato o caricati in SharePoint dall'interessato. La selezione di questa opzione può aumentare significativamente la quantità di dati restituiti.
  • Includi tutte le versioni degli elementi: se SharePoint è stato selezionato come percorso di ricerca, la query di ricerca predefinita restituirà solo la versione corrente degli elementi di SharePoint. Se si seleziona questa casella, verranno restituite le versioni correnti e tutte le versioni precedenti degli elementi di SharePoint, generando una quantità di dati significativamente maggiore da esaminare.

Consiglio

È possibile scegliere di caricare materiale aggiuntivo per consentire a Priva di identificare gli interessati in base a valori di dati esatti. Per altre informazioni, vedere Corrispondenza dei dati per le richieste di diritti dell'interessato.

Stima dei dati

L'opzione Ottieni una prima stima presenterà una stima della quantità di dati che si prevede di trovare prima che i dati vengano recuperati automaticamente. Quando la stima viene visualizzata nella pagina dei dettagli della richiesta, è possibile scegliere di visualizzare i risultati della ricerca e visualizzare in anteprima un campionamento degli elementi individuati. Se gli elementi rappresentano i risultati previsti, è necessario selezionare Recupera dati per procedere con il recupero effettivo degli elementi di contenuto. Ottenere altri dettagli sulla fase di stima dei dati.

Se si sceglie Affina la ricerca nella pagina Impostazioni di ricerca o se è stata sospesa la fase di stima dei dati e si sceglie di modificare la query di ricerca, verrà richiesto di specificare una o più condizioni per indirizzare ulteriormente i risultati della ricerca. Al termine delle selezioni in questa sezione, il recupero dei dati per la richiesta si baserà sulle impostazioni di ricerca.

I dettagli illustrati di seguito sono anche quelli che verranno richiesti se si è sospesi nella fase di stima dei dati e si sceglie di modificare la query di ricerca.

Condizioni

Nella pagina Definisci impostazioni di ricerca selezionare Aggiungi condizioni di ricerca. Verrà aperto un riquadro a comparsa Affina ricerca . Selezionare Aggiungi condizioni per visualizzare un menu di opzioni per le condizioni che è possibile specificare. Gli esempi includono il nome dell'elemento, i nomi del mittente e del destinatario, il tipo di dati personali e se l'elemento è stato condiviso esternamente all'esterno dell'organizzazione. Quando si seleziona un elemento dal menu, si immette un valore e si indica se la ricerca deve includere uno o tutti i valori immessi. I campi di testo per i valori supportano più voci separate da un punto e virgola. Al termine dell'aggiunta di condizioni, selezionare Salva per chiudere il riquadro a comparsa e quindi selezionare Avanti.

Passaggi successivi

Dopo aver creato la richiesta, verrà visualizzata nella pagina relativa alla richiesta di diritti dell'oggetto. Per altre informazioni su come procedere con la revisione, vedere Esaminare i dati e collaborare alle richieste.

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