Documenti in entrata

I documenti commerciali esterni possono arrivare nella società come allegato a un messaggio e-mail o copia cartacea che è possibile scansionare e trasformare in file. Questo scenario è tipico degli acquisti, dove questi file di documenti in entrata rappresentano le ricevute di pagamento per le spese o i piccoli acquisti.

Nella pagina Documenti in entrata è possibile utilizzare diverse funzioni per esaminare le ricevute relative alle spese, gestire le attività OCR e convertire i file dei documenti in entrata, manualmente o automaticamente, nei relativi documenti o in righe di registrazione. I file esterni possono essere allegati in qualsiasi fase dell'elaborazione, ad esempio ai documenti registrati, nonché ai fornitori, clienti e movimenti di contabilità generale risultanti.

Scenario di utilizzo

Puoi registrare file o copie cartacee ricevute dai tuoi partner commerciali in Business Central e creare un record del documento. Ad esempio, una fattura di acquisto o di vendita, una nota di credito o una riga del giornale di registrazione.

Carica i file ricevuti o usa la fotocamera del dispositivo per scattare una foto e crea voci per rappresentare i documenti esterni. Facoltativamente, con i PDF o i file di immagine puoi impostare un servizio OCR (Optical Character Recognition, riconoscimento ottico dei caratteri) esterno in modo che generi documenti elettronici che possono essere convertiti in record di documenti in Business Central.

Nota

La funzione OCR è fornita da fornitori esterni. Scegliere un pacchetto di servizi appropriato per l'organizzazione e/o paese/area geografica. Trova i servizi compatibili con Business Central e i dettagli sulle funzionalità disponibili su AppSource.microsoft.com.

Ad esempio, quando si riceve una fattura nel formato PDF dal fornitore, è possibile inviarla al servizio OCR dalla pagina Documenti in entrata. In alternativa, alcuni fornitori di OCR offrono la possibilità di elaborare i file inoltrati a un indirizzo e-mail dedicato, che quindi crea automaticamente un record di documento in entrata correlato. Dopo alcuni secondi, viene ricevuto il file dal servizio OCR come fattura elettronica che può essere convertita in una fattura di acquisto per il fornitore.

Suggerimento

Crea record di documenti in entrata in Business Central direttamente dalle e-mail inviate dai fornitori utilizzando il componente aggiuntivo di Outlook. Per ulteriori informazioni, vedi Utilizzare Business Central come Posta in arrivo aziendale in Outlook.

Funzionalità del documento in entrata

L'elaborazione di documenti in entrata è costituita dalle seguenti operazioni principali:

• Registrare i documenti esterni in Business Central creando le righe nella pagina Documenti in entrata nei modi seguenti:
  • Manualmente da un PC o un dispositivo mobile, in uno dei seguenti modi:
    • Utilizza il pulsante Crea da file, carica un file e compila i campi pertinenti nella pagina Documento in entrata.
    • Utilizza il pulsante Nuovo e compila i campi pertinenti nella pagina Documento in entrata e allega manualmente il relativo file.
    • Da un tablet o un telefono, utilizza il pulsante Crea da fotocamera per creare un nuovo record di documento in entrata usando la fotocamera incorporata del dispositivo.
  • Automaticamente, ricevendo il documento dal servizio OCR come documento elettronico dopo aver inviato tramite e-mail il PDF o il file di immagine correlato al servizio OCR. La Scheda dettaglio Informazioni finanziarie viene automaticamente compilata nella pagina Documento in entrata.
• Utilizza il servizio OCR esterno per convertire PDF o file di immagine in documenti elettronici che possono essere convertiti in record di documento in Business Central.
• Creare nuovi documenti o righe registrazione COGE dai record di un documento in entrata immettendo le informazioni mentre vengono lette nei file del documento in entrata.
• Allegare i file di documenti in entrata ai documenti di acquisto e vendita con qualsiasi stato, ad esempio fornitore, cliente e movimenti di contabilità generale derivanti dalla registrazione.
• Visualizzare i record di documenti in entrata e i relativi allegati in qualsiasi documento o movimento di acquisto e vendita oppure individuare tutti i movimenti di contabilità generale senza i record di documenti in entrata nella pagina Piano dei conti.

Nota

I file allegati a schede e documenti nella scheda Allegati non sono inclusi nella pagina Documenti in entrata. Per ulteriori informazioni, vedere Gestire allegati, collegamenti e note in schede e documenti.

A	Vedere
Imposta la funzionalità Documenti in entrata e imposta il servizio OCR.	Impostare documenti in entrata
Creare i record del documento in entrata manualmente o automaticamente scattando una foto di una ricevuta cartacea, ad esempio.	Creare i record di documenti in entrata
Utilizzare un servizio di OCR per convertire file PDF e file di immagine in documenti elettronici che possono essere convertiti in fatture di acquisto in Business Central, ad esempio. Istruire il servizio OCR a evitare errori la volta successiva che elabora i dati simili.	Utilizzare OCR per convertire PDF e file di immagine in documenti elettronici
Connettere o rimuovere i record di un documento in entrata per qualsiasi documento di vendita o acquisto non registrato e a qualsiasi cliente, fornitore o movimento di contabilità generale specificato nel documento o movimento.	Creare i record di documenti in entrata direttamente da documenti e movimenti
Nelle pagine Piano dei conti e Movimenti C/G utilizza una funzione di ricerca per trovare movimenti di contabilità generale per documenti registrati che non hanno record di documenti in entrata e successivamente collegali centralmente a record esistenti o creane di nuovi con file di documento allegati.	Trovare documenti registrati senza record di documenti in entrata
Per ottenere una panoramica migliore è possibile impostare i record del documento in entrata su Elaborato e rimuoverli dalla visualizzazione predefinita.	Gestire più record di documenti in entrata

Vedere anche

Acquisti
Modifica di documenti registrati
Scambio di dati in modalità elettronica
Business Central e OneDrive per l'integrazione del business
Utilizzare Business Central come Posta in arrivo aziendale di Outlook
Inviare documenti ed e-mail
Utilizzare Business Central

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui