Gestire allegati, collegamenti e note in schede e documenti

Nella maggior parte delle pagine elenco, delle schede e dei documenti, puoi allegare file, aggiungere collegamenti e scrivere note nella scheda Allegati del riquadro Dettaglio informazioni. Il numero nel titolo della scheda indica quanti file, collegamenti o note allegati esistono per la scheda o il documento.

Nella scheda dettaglio Righe puoi anche utilizzare l'azione Allegati per allegare documenti a una riga specifica. Ad esempio, potresti voler allegare specifiche di progettazione a un articolo su una fattura di acquisto.

Allegati, collegamenti e note rimangono allegati alla scheda o al documento mentre viene elaborato in altri stati. Ad esempio, da un ordine di vendita in corso a una fattura di vendita registrata. Tuttavia, nessuno dei tipi di allegato viene generato dal sistema, ad esempio durante la stampa o il salvataggio in un file.

Puoi anche aggiungere allegati alle email che invii da Business Central. Quando invii un'e-mail direttamente da un documento, ad esempio un'offerta di vendita, l'azione Aggiungi file dal documento di origine ti consente di scegliere i file da allegare. Puoi scegliere solo i file allegati al documento. Non puoi scegliere i file allegati alle righe.

Nota

Quando si spedisce e si fattura parzialmente una fattura di vendita o un ordine di acquisto, l'allegato verrà collegato solo alla fattura finale di quell'ordine. Allo stesso modo, quando si fattura utilizzando Differimenti, l'allegato viene collegato ai movimenti C/G per il documento, ma non per i movimenti di differimento.

Se elimini un ordine prima che venga fatturato, viene rimosso anche l'allegato.

Quando si usa l'azione Ottieni righe di carico da una fattura di acquisto, l'allegato del relativo ordine di acquisto non viene aggiunto alla fattura di acquisto.

Per allegare un file a una fattura acquisto

È possibile allegare un qualsiasi tipo di file, ad esempio testo, immagini o video, a una scheda, a un documento o a una riga di un documento. Ciò è utile, ad esempio, quando si desidera archiviare la fattura di un fornitore come file PDF nella relativa fattura acquisto in Business Central.

Nota

I file allegati con la funzione Documenti in entrata non sono inclusi nella scheda Allegati. Per ulteriori informazioni, vedi Documenti in entrata. Lo stesso vale per i file allegati alle righe dei documenti.

La seguente procedura è basata su una fattura di acquisto. I passaggi sono simili per tutti gli altri documenti e schede supportati.

Suggerimento

Se il tuo allegato è specifico per una riga di un documento, puoi allegarlo alla riga. Seleziona la riga e scegli l'azione Allegati.

1. Scegli l'icona immetti Fatture di acquisto, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Apri la fattura di acquisto a cui vuoi allegare un file.

3. Nel riquadro Dettaglio informazioni, apri la scheda Allegati.

4. Scegliere il valore dietro il campo Documenti, ad esempio "0".

5. Nella pagina Documenti allegati, nel campo Allegato.

6. Nella finestra di dialogo Allega un documento, esegui una delle seguenti operazioni per allegare un file:

   • Trascina il file da Esplora file sul tuo dispositivo nella finestra di dialogo.
   • Seleziona il collegamento Fai clic qui per navigare, trova il file, quindi seleziona il pulsante Apri.

Il file è ora allegato alla fattura acquisto.

Per visualizzare il file allegato

1. Nel riquadro Dettaglio informazioni, apri la scheda Allegati.
2. Scegliere il valore dietro il campo Documenti, ad esempio "1".
3. Nella pagina Documenti allegati scegliere l'azione Anteprima.
4. Aprire il file scaricato.

Per salvare un documento come allegato PDF

Ogni volta che è necessario salvare un documento come file, è possibile utilizzare l'azione Allega come PDF per acquisire il contenuto del documento corrente come file PDF allegato al riquadro Dettaglio informazioni del documento. Ciò è utile, ad esempio, quando i documenti seguono più passaggi in un processo, come un processo di vendita o un flusso di lavoro di approvazione, e si desidera fare riferimento a una stampa del passaggio precedente.

La seguente procedura è basata su un ordine di vendita. I passaggi sono simili per tutti i documenti supportati.

1. Scegli l'icona a forma di immetti Ordini vendita, quindi seleziona il collegamento correlato.
2. Selezionare un ordine di vendita programmato quindi scegliere l'azione Allega come PDF.

Un file PDF con il contenuto corrente dell'ordine cliente viene aggiunto alla scheda Allegati nel riquadro Dettaglio informazioni.

Per aggiungere un collegamento da una scheda articolo

È possibile aggiungere un link da una scheda o da un documento a qualsiasi URL. Ciò è utile, ad esempio, quando si desidera collegare una scheda articolo al catalogo articoli del fornitore.

La procedura seguente è basata su una scheda articolo. I passaggi sono simili per tutti gli altri documenti e schede supportati.

1. Scegli l'icona a forma di immetti Articoli, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Selezionare l'articolo da cui si desidera aggiungere un collegamento, quindi scegliere la scheda Allegati nel riquadro Dettaglio informazioni.

3. In Collegamenti, scegliere l'icona +.

4. Nel campo Indirizzo collegamento, immettere il collegamento.

   Il collegamento deve essere un URL Internet o Intranet.

5. Nel campo Descrizione immettere le informazioni relative al collegamento.

6. Scegliere il pulsante OK.

Il collegamento è ora allegato alla scheda articolo.

Per scrivere una nota in un ordine cliente

È possibile scrivere una nota in un documento o una scheda, ad esempio, per comunicare istruzioni speciali ad altri utenti del documento o della scheda. È possibile includere URL e collegamenti a file nelle note.

Nota

Le note nella scheda Allegati non sono correlate alla funzionalità Note interne, utilizzata principalmente per la comunicazione tra utenti del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle notifiche del workflow.

La seguente procedura è basata su un ordine di vendita. I passaggi sono simili per tutti gli altri documenti e schede supportati.

1. Scegli l'icona a forma di immetti Ordini vendita, quindi seleziona il collegamento correlato.
2. Selezionare l'ordine di vendita in cui si desidera scrivere una nota, quindi scegliere la scheda Allegati nel riquadro Dettaglio informazioni.
3. Nella sezione Note, scegliere l'icona +.
4. Nel campo Nota, scrivere un testo qualsiasi, ad esempio "Questo è un ordine urgente".
5. Scegli il pulsante OK.

La nota è ora allegata all'ordine cliente.

Vedere anche

Usare Business Central
Documenti in entrata
Impostazione delle notifiche del workflow

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui